میز مرتب، اعصاب راحت

برای کاهش فشار محیط کار، ابتدا از میز کار خود شروع کنید. به‌هم ریختگی روی میز عاملی مؤثر در ایجاد فشار است. دلایل بسیار زیادی وجود دارند که شما را قانع می‌کنند محل کار خود را مرتب نگه دارید. البته این امر فقط دسترسی به وسائل مورد نیاز را آسان نمی‌کند، بلکه فواید بی‌شمار دیگری نیز در بر دارد.
تحقیقات نشان داده‌اند که محیط کار نامرتب و بی‌نظم روی عملکرد ذهنی افراد تأثیر منفی می‌گذارد. در چنین شرایطی شما مجبور می‌شوید بیشتر از حد لازم از توانائی‌های خود استفاده کنید، تا به واسطه آن بتوانید لیاقت و شایستگی خود را به دیگران اثبات کنید.
خود را فریب ندهید از دور ریختن چیزهای غیرضروری و بی‌مصرف امتناع نکنید. شاید شما نیز از آن دسته افرادی هستید که فکر می‌کنید ممکن است بعدها به آنها نیاز پیدا کنید، به همین دلیل یادداشت‌های به‌ درد نخورد و بلااستفاده را جمع می‌کنید.
کاغذها، پرونده‌ها و کتاب‌هائی را که روی میز قرار داده‌اید، در قفسه‌ها جای دهید تا فضای بیشتری در اختیار شما قرار گیرد. روزنامه‌های قدیمی را از محل کار خود دور نگه دارید چون خبرها به سرعت کهنه می‌شوند. این نکته ثابت شده که: ”داشتن یک میز خلوت و یک سطل زباله پر، کتر ایجاد تنش و فشار عصبی می‌کند تا میز پر و سطل زباله خالی.“
یک اصل مهم مدیریتی اشاره دارد به این‌که پرونده‌را به سه دسته مجزا طبقه‌بندی کنید. پرونده‌هائی که نیاز به اقدام فوری دارند و همین امروز باید آنها را انجام دهید. پرونده و کارهائی که نیاز به اقدام بعدی دارند و لازم است آنها را در کازیه کارهای در دست اقدام قرار دهید و ظرف یک هفته آنها را انجام دهید و دسته سوم پرونده‌ و کارهائی که بدون اقدام هستند و باید به موقع بایگانی شوند.
در طول روز برای خود زمانی را در نظر بگیرید و به تمیز کردن محیط اطراف خود بپردازید. اگر احساس کردید چیزهائی به چشمتان می‌خورند که اصلاً ارزش نگه داشتن ندارند، می‌توانید آنها را بر طبق سیستم دسته‌بندی، بایگانی کنید. اگر قسمت‌های کوچکی از این کار را به‌صورت روزانه انجام دهید و طی هر روز تنها چند دقیقه از وقت خود را به این کار اختصاص دهید به این نتیجه می‌رسید که در فضائی آکنده از نظم کار می‌کنید و هم‌چنین می‌توانید در وقت خود تا حد بسیار زیادی صرفه‌جوئی کنید. از سیستمی استفاده کنید که مناسب شغل و خصوصیات فردیتان باشد. هر فردی به خوبی می‌داند که کدام روش در مورد او از بازده بالاتری برخوردار است. یک محیط کاری ساده و در عین حال سازمان‌یافته، می‌تواند به راحتی شما را به سمت تحقق اهدافتان رهنمون سازد و خلاقیت و لیاقت شما را تا حد بسیار زیادی افزایش دهد.
درصد زیادی از به‌هم ریختگی‌های روی میز شما به دلیل تعدد کاغذها و پوشه‌های متنوع است. هرگاه برایتان مقدور بود، بخواهید تا مدارک خود را از طریق پست الکترونیکی برای شما ارسال کنند. اگر به اندازه کافی وقت دارید، سعی کنید برخی از پرونده‌های خود را اسکن کرده و در رایانه نگهداری کنید. اگر به رایانه خود سر بزنید، چه‌قدر فایل‌های به‌درد نخور، عکس‌های بی‌مصرف، اسناد غیرضروری دارید که می‌شود آنها را پاک کرد یا درون یک سی‌دی یا فلاپی ذخیره کرد.
وسائل مورد استفاده روی میز را طوری قرار دهید که همه در دسترس شما باشد و برای برداشتن یا کار با هر وسیله، مجبور به خم شدن روی میز یا دراز کردن بیش از حد دستتان نشوید. مونیتور رایانه باید بالای صفحه کلید و مستقیم روبه‌روی چشم‌های شما باشد، طوری که گردن شما به پائین و بالا یا پهلو خم نشود. یادتان نرود نسبت به پنجره طوری بنشینید که انعکاس نور در مونیتور، شما را اذیت نکند. تلفن هم باید در جائی قرار گیرد که به راحتی در دسترس باشد و برای جواب دادن به آن مجبور به خم شدن یا چرخش کمر نشوید.
برای فضای اطراف میز کار و محیط کار خود از رنگ‌های متنوع استفاده کنید. رنگ‌ها و نورهائی که به شما احساس آرامش می‌دهند. با استفاده از گل و گیاه و عکس‌های خانوادگی به میز کارتان رنگ و جلا ببخشید و از کاهش فشار ایجاد شده در محیط کار لذت ببرید.

منبع : مجله موفقیت