خبرنامه های الکترونیکی راهی برای ایجاد یا حفظ ارتباط مستمر با مخاطبین

آنچه در این مقاله آورده ام، بخش هایی از مطالبی است كه در مورد اهمیت و ضرورت استفاده از خبرنامه ها برای ایجاد و یا حفظ ارتباط دائمی و مستمر با مخاطبین سایت های اینترنتی، در جلسات و سمینارهای مختلفی كه در شركت ها و موسسات ایرانی برگزار كرده ام.
ارتباط مستمر با مخاطبین، بازدید كنندگان و مشتریان بالقوه، اعضای یك گروه یا انجمن(ها) و نیز اعضای یك سایت اینترنتی، با استفاده از امكانات و تسهیلات و خدماتی كه اینترنت برای صاحبان مشاغل و علی الخصوص سایت های اینترنتی فراهم آورده است، بویژه، استفاده از امكانات و خدمات پست الكترونیك، از جمله فعالیت هایی است كه در حال حاضر، از نظر كارشناسان و حرفه ای های اینترنت، حركت و فعالیتی حیاتی و موثر در امر بازاریابی بر روی وب Web Marketing، بویژه بازاریابی از طریق پست الكترونیك Email Marketing است.
باید توجه داشت كه بازدید كنندگان و مخاطبین سایت های اینترنتی، در روز و گاه در لحظه، با سایت های متعدد و بسیاری بر روی اینترنت در حال تعامل هستند و یا تنها از آنها بازدید می كنند، به همین لحاظ، از آنجا كه در جستجوی اطلاعات موثق و مفید هستند و از سوی دیگر در كارشان «عجله» دارند، فراموش كردن محتوا و آدرس (URL) سایت ها و در عین حال عدم مراجعه بعدی به آنها امری طبیعی است. گفته می شود كه ۸۰ درصد از كسانی كه از سایتی بازدید می كنند، دیگر هرگز و هیچگاه مجدداً به سایت باز نمی گردند و شاید تنها اگر صاحبان آن سایت اینترنتی شانس داشته باشند فقط ۲۰ درصد از بازدیدكنندگان ممكن است برای كسب اطلاعات بیشتر سری به آن سایت مورد نظر ما بزنند.
كاملاً واضح است كه صاحبان سایت های اینترنتی، برای تر و تازه نگاه داشتن سایت خود، هر از چند گاه، مثلاً به صورت فصلی، ماهانه یا هفتگی، دستی به سر و گوش سایت های خود می كشند و آنها را با اطلاعات تازه از تنور درآمده خود به روز رسانی می كنند، مطالبی را حذف یا اضافه و اصلاح می كنند و خیلی ساده، بار دیگر، كاملاً واضح است كه در ساده لوحانه ترین حالت ممكن، این سایت داران عزیز انتظار دارند كاربران، بازدید كنندگان قبلی و مخاطبین شان از آنچه اخیراً بر روی سایت شان قرار گرفته است مطلع باشند، حال آنكه به علت عدم اطلاع رسانی خود آن سایت، اطلاع از آخرین اخبار و تازه های سایت، اعضاء، كاربران و بازدید كننذگان سایت از این موضوعات هیچ اطلاعی ندارند و به همین علت، به ندرت، بنا به خواسته ی خود برای كسب خبر از تازه های سایت، به سایت مورد نظر مراجعه می كنند.
برنامه های متعددی بر روی اینترنت موجود و قابل دریافت است كه به كاربران امكان این را می دهد كه چنانچه سایتی به روزرسانی شد، آن برنامه ویژه با استفاده از پست الكترونیكی بلافاصله موضوع را به كاربر اطلاع دهد. اما همه كاربران اینترنت از وجود چنین سایت ها، برنامه ها و خدماتی كه ارائه می دهند مطلع نیستند. به این ترتیب، سایت ها به روزرسانی می شوند، اخبار و مقالات و پیشنهاد هایشان را بر روی اینترنت قرار می دهند بی آنكه برای آنها بازدید كننده ای داشته باشند.
پس راه حل چیست؟ چگونه می توان كاری كرد كه بازدید كنندگان سایت مورد نظر ما كه روزی روزگاری سری به سایت ما زده اند، بازگردند (یا بازگردانده شوند) كه گوشه چشمی به آنچه از خبر و مقاله و فایل و عكس و فیلم و ... برایشان فراهم آورده ایم بیاندازند؟
شاید بد نباشد كه آنها را آموزش دهیم. مثلاً به آنها بگوییم كه لطفاً هفته ای یكبار سری به سایت ما بزنید به نفع شماست. یا در همان صفحه اول سایتمان آدرس آن سایت هایی را بدهیم كه كار اطلاع رسانی را به جای ما انجام می دهند، آن هم بنابه درخواست خود كاربر، بازدید كنندگان ما بروند عضو آن سایت شوند تا هر وقت كه ما چیز تازه ای به سایت یا صفحاتمان اضافه كردیم، آن سایت خبرش را به كاربر ما برساند. اجازه دهید همین جا من، در ضمن تایپ و نگارش این مقاله، لحظه ای، با انگشت هایم به شقیقه ام اشاره كنم و چند بار ضربه بزنم كه : «مگر عقل از سر كاربران ما پریده!» كه بیایند هر چه كه ما می گوییم انجام بدهند چرا كه ما سایت مان را به روز رسانی كرده ایم و غیره ...
آنچه مسلم است این است كه برای این منظور هم تدابیری اندیشیده شده است. خبرنامه های الكترونیكی (Electronic Newsletters or Ezines) برای ارتباط دائمی با مخاطبین بالقوه و یا بالفعل سایت، طراحی و پیاده سازی، ارسال و مدیریت می شوند.
آنچه در این مقاله آورده ام، بخش هایی از مطالبی است كه در مورد اهمیت و ضرورت استفاده از خبرنامه ها برای ایجاد و یا حفظ ارتباط دائمی و مستمر با مخاطبین سایت های اینترنتی، در جلسات و سمینارهای مختلفی كه در شركت ها و موسسات ایرانی برگزار كرده ام.
شركت های ایرانی متعددی را به ایجاد و مدیریت خبرنامه هایشان تشویق و ترغیب كرده ام چرا كه معتقدم، خبرنامه های الكترونیكی با این حال و روز و وضعیت و به این ترتیبی كه ما امروز می بینیم، دریافت می كنیم و می خوانیم نخواهند ماند و شاید «امروز» است كه می توانیم از این «فرصت» مغتنم و از این «ابزار» نیرومند – یعنی پست الكترونیك (EMAIL) استفاده كنیم. فردا ممكن است به علل مختلف، مثلاً محدودیت های بیشتر و یا تغییرات كلی در فن آوری اطلاعات و ارتباطات مدرن، قواعد و قوانین جدید و یا فیلترهای ظاهراً هوشمندتر و ... دیگر برای این كار دیر باشد. به هر حال، آنچه از آن مطلع هستیم این است كه هنوز هم خبرنامه های الكترونیكی به عنوان یكی از پر طرفدارترین، قوی ترین و سودمند ترین ابزارهای بازاریابی ار طریق اینترنت شناخته می شود و می دانیم كه بسیاری از شركت ها و موسسات بزرگ خارجی از آن بخوبی و درست استفاده می كنند و بسیاری از كاربران اینترنتی نیز از دریافت آنها خوشنودند.
بحث طراحی، تهیه و تنظیم، ارسال و مدیریت «خبرنامه های الكترونیكی» موضوعی نیست كه بتوان در این مختصر ارائه نمود، ریزه كاری ها و نكات بسیاری دارد و در مورد آن بایستی از همان ابتدا با دانش و آگاهی كافی، گام های عملی و موفق برداشت.