چگونه مدیر کارآمدی باشیم؟

تلفن پیوسته زنگ می زند، ایمیل ها بی وقفه به صندوق پست الكترونیك سرازیر می شود. پست های صوتی در انتظار است، همكاران دقایقی از وقت ما را طلب می كنند، جلسات كاری، برنامه مان را انباشته است، یادداشت ها و گزارش های نانوشته در نوبت نوشته شدن به سر می برد، پیام ها را باید پاسخ گفت، باید به نیازهای خانواده رسید، دوستان دست یاری به سویمان دراز كرده اند و در پایان روز امیدواریم اندكی زمان برای خود نیز داشته باشیم! گویی دست و پایمان را گرفته اند و از جهات مختلف به سوی خود می كشند. آن هم زمانی كه بسیاری معتقدند، زمان <كالای گرانبهایی> است. آیا واقعاً چنین است؟ من در این مقاله می كوشم به این موضوع بپردازم كه چگونه می توان تبدیل به مدیری مولد و پویا شد. در بسیاری از تحقیقات انجام شده، تجارت پیشگان عموماً فعالیت هایی از جمله موارد زیر را به عنوان بزرگترین عوامل هدردادن وقت تلقی كرده اند: تلفن، اهداف نامشخص، امور اولویت بندی نشده، تعلل و مسامحه، میهمانان ناخوانده، نوشتن گزارش، پركاری بیش از حد، جلسات، عدم توانایی در <نه> گفتن، ایمیل های بیش از اندازه، میزكار آشفته، اینترنت، مدیریت بحران، نبود انضباط، برنامه ریزی ضعیف، پست صوتی، سیاست های اداری و تفویض ناكارآمد مسئولیت ها. برای مقابله با تاثیر نامطلوب این عوامل، نخستین چیزی كه باید بیاموزیم، پذیرفتن یك واقعیت تلخ است:<نه هم اكنون و نه هیچ زمان دیگری در زندگی، فرصت كافی برای انجام تمامی كارهای ارزشمند وجود ندارد و نخواهد داشت.>این واقعیتی است كه باید پذیرفت. به كتاب هایی بیندیشید كه آرزوی خواندنشان را دارید، مكان هایی كه سودای سفر به آنها را در سر می پرورانید، تجربه هایی كه می خواهید بیندوزید، مهارت هایی كه قصد آموختنشان را دارید و سرگرمی ها و تفنن هایی كه دلتان می خواهد به آنها بپردازید. انجام این همه كار در طول یك دوره عمر تقریباً ناشدنی است. به همین دلیل است كه باید احساس گناه را به خاطر ناتوانی مان در انجام برخی كارها كنار بگذاریم و از زمان خود برای اولویت بندی كارها در زندگی بهره بگیریم. ما مسئول موفقیت ها و نیل به خواسته های خود هستیم. بخشی از این مسئولیت به چگونگی مدیریت زمان بازمی گردد. اگر كنترل و مدیریت زمان خود را برعهده نگیریم، ناچار این زمان است كه كنترل ما را به دست خود خواهد گرفت. این ما هستیم كه باید چگونگی استفاده از ۲۴ ساعت روز را رقم بزنیم. همه ما <اهداف> بیشماری داریم كه قصد نایل شدن به آنها را پیشه خود ساخته ایم و این، خود مشكلات متعددی را برایمان به ارمغان می آورد. بگذارید افسانه ای كهن را در اینجا برایتان بازگو كنم.یك تیرانداز كهنسال و خردمند دو شاگرد جوان داشت كه درحال آموختن فنون رزم آوری و تیراندازی بودند. بر فراز درختی در آن نزدیكی، یك هدف تیراندازی نصب شده بود. هریك از شاگردان جوان تیری از تیردان خود بدر آوردند، آن را در كمان خود قرار دادند و به سوی هدف نشانه رفتند. آنگاه استاد پیر از آنها خواست كه هرآنچه را در اطراف می بینند بازگویند. جنگجوی اول گفت <من آسمان، ابرها، درختان، برگ ها، شاخه ها و هدف را می بینم.> استاد حكیم به او امر كرد كه كمان خود را بر زمین بگذارد. جنگجوی دوم گفت <من فقط هدف را می بینم.> استاد به او فرمان تیراندازی داد و تیر درست در میان هدف جای گرفت. جنگجوی اول هدف های متعددی را در ذهن داشت و بر روی آنچه مهم بود متمركز نشده بود. اما جنگجوی دوم تنها یك هدف را پیش چشم داشت و تمركزش كامل و دقیق بود. بله می دانم، زندگی ما پیچیده تر از آن است كه فقط یك هدف یا حتی تعداد انگشت شماری هدف برای خود قایل باشیم. اما نكته اینجاست كه بیشتر ما تمركز خود را بر آنچه پراهمیت تلقی می كنیم از دست داده ایم. چرا كه در ذهن خود اهداف بی حد و شماری را نشانده ایم! حال پرسش این است كه با وجود محدود بودن وقت ذی قیمت چگونه می توان ذهن خود را بر روی چیزهای با ارزشی متمركز كرد كه بیش از همه چیز برایشان ارزش قایل هستیم؟ اساساً دو نوع فعالیت هست كه بخش عمده وقت ما را صرف خود می كند. من این دو نوع فعالیت را فعالیت های <پربازده> و فعالیت های <كم بازده> نامیده ام. فعالیت های <پربازده> فعالیت هایی است كه مستقیماً با اهداف اصلی زندگی مرتبط است. انجام این فعالیت ها كه عموماً با ریسك و مخاطره نیز همراه است گاه دشوار و نامطلوب است و نوعاً نمی توان آنها را به دیگران سپرد. از سوی دیگر، فعالیت های <كم بازده> فعالیت هایی است كه با اهداف اصلی زندگی ما مستقیماً مرتبط نیست. شاید آنها را بالنسبه با اهمیت بپنداریم، اما واقعیت این است كه درمقابل زمانی كه صرف آنها می كنیم، بازدهی چندانی برایمان ندارند. فعالیت های <كم بازده> معمولاً فعالیت های ساده و روزمره ای است كه بخش قابل توجهی از وقت ما را مستهلك می كند و اغلب نیز می توان انجام آنها را به دیگران سپرد. با این حال ما خود شخصاً انجامشان را برعهده می گیریم. چون می پنداریم پراهمیتند. درحالی كه چه بسا تبدیل به عاداتی نخ نما و تكراری شده اند. از آنجا كه ما <موجوداتی عادتی> هستیم خود به خود گرایش به انجام مداوم و بی وقفه كارهای زمان بر داریم. بدون این كه از خود بپرسیم چرا به انجامشان مبادرت می كنیم و یا آیا این فعالیت ها حقیقتاً ثمربخش است یا خیر. گام نخست برای استفاده بهینه از زمان ارزشمند و محدودی كه در اختیار داریم این است كه فعالیت های <كم بازده> و فعالیت های <پربازده> را در روند زندگی روزانه خود از یكدیگر تفكیك كنیم و بازشناسیم. شاید بگویید <من همین حالا نیز وقت كافی ندارم. آنگاه از من می خواهید زمانی را نیز به انجام این كار اختصاص دهم؟> این سخن را از من بپذیرید كه صرف چنین وقتی ارزشش را دارد! درنظر بگیرید كه با تجدیدنظر بر آنچه انجام می دهیم چه مدت وقت را می توان صرفه جویی كرد. اگر چنین كنید خواهید دید كه واگذار كردن یك فعالیت <كم بازده> به دیگران و یا اصلاً حذف آن از چرخه فعالیت ها فقط به مدت ۱۵ دقیقه در روز، چقدر در وقت شما صرفه جویی خواهد كرد. چنین كاری ۵۴۷۵ دقیقه در سال معادل ۹۱ ساعت یا ۲ و یك چهارم هفته كاری (هر هفته برابر با چهل ساعت كاری) به زمان آزاد شما خواهد افزود! اگر سالی دو هفته اضافی برای انجام آنچه دلتان می خواهد انجام دهید در اختیار داشتید چه می كردید؟ در اینجا مثال های دیگری می آوریم كه ببینید چه مقدار زمان را می توان با این شیوه زنده كرد:
- فقط روزی ۳۰ دقیقه صرفه جویی می تواند زمانی معادل ۵/۴ هفته كاری در سال برای شما زنده كند.
- فقط روزی ۶۰ دقیقه صرفه جویی می تواند زمانی معادل ۹ هفته كاری در سال برای شما زنده كند.
به این ترتیب می بینید كه با تفكیك فعالیت های <كم بازده> از فعالیت های <پربازده> می توانید به سرعت، زمان فراوانی را برای انجام كارهایی كه حقیقتاً در زندگیتان مهم است زنده كنید. اما پیش از آنكه دست به چنین ارزشیابی و تفكیكی بزنید، لطفاً به خاطر داشته باشید كه نباید دو مفهوم <اثربخشی> و <كارآیی> را با یكدیگر آمیخته و آنها را یكسان تلقی كنید.اثربخشی به مفهوم <انجام دادن كار درست> و كارآیی به مفهوم <درست انجام دادن كار> است. ممكن است ما انسان های فوق العاده كارآمدی باشیم كه كار خود را همان بار اول دقیق انجام می دهیم! اما این به آن معنا نیست كه انجام آن كار برای رسیدن به اهداف اصلی ما اهمیت دارد یا این كه فعالیتی <پربازده> تلقی می شود. از سوی دیگر اثربخشی فقط به معنای انجام كارها نیست. بلكه به معنای انجام كارهای مهم است. به همین دلیل هم هست كه باید به طور مداوم از خود بپرسیم <آیا آنچه درحال حاضر درحال انجامش هستم، اثربخش ترین شیوه استفاده از زمانی است كه در اختیار دارم؟> هنگامی كه می خواهید كاری مهم انجام دهید، معمولاً برای آن برنامه ای تعیین می كنید و یا آن را سرلوحهِ كارهایی كه باید انجام شوند قرار می دهید، مثلاً از دكتر یا دندانپزشك وقت می گیرید، با مكانیك یا معلم فرزندان خود و یا با مشتریان خود قرار ملاقات هایی ترتیب می دهید. قرار ملاقات، چیزی نیست جز توافق برای دیدن كسی در زمانی مشخص. ممكن است زمان آن را یادداشت كنید یا در تقویت خود علامتی بزنید. به همین ترتیب، بار دیگر كه با ضرورت شروع یا به انجام رساندن یك فعالیت <پربازده> روبه رو می شوید با خودتان یك قرار بگذارید. آن را در تقویم خود بنویسید و هنگامی كه زمان اجرای آن فرا می رسد، درست گویی با شخص دیگری قرار گذاشته اید، بر اجرای آن پابرجا بمانید. برای انجام عهدتان، به خود زمان كافی بدهید. آن گونه كه مشاوری به نام <جفری مایر> می نویسد <بیشتر ما غالب اوقات مقدار زمانی را كه برای اجرای یك كار ظاهراً آسان لازم است، كمتر از واقعیت و مقدار زمانی را كه برای اجرای یك كار ظاهراً دشوار لازم است، بیشتر از واقعیت تخمین می زنیم.> مایر در ادامه می افزاید:<زمانی بیش از آنچه فكر می كنید لازم است به خود بدهید. مثلاً اگر تخمین می زنید كه برای انجام كاری پانزده دقیقه زمان نیاز دارید، نیم ساعت وقت كنار بگذارید، اگر یك ساعت زمان نیاز دارید، دو ساعت از وقت خود را به آن اختصاص دهید. این كار زندگی شما را آسان تر می كند، از هیجان و تب آن می كاهد و تنش را از شما دور می سازد.>آیا می توان تفكیك فعالیت های <كم بازده> و <پربازده> از یكدیگر و واگذاری فعالیت های <كم بازده> به دیگران و یا اصولاً حذف آن از چرخهِ فعالیت ها را نوعی ریسك تلقی كرد؟لابد پاسخ شما مثبت است ولی باید به خاطر سپرد كه این، بهایی است كه برای رهبری باید پرداخت! خصلت انسانی، حكم می كند كه بخواهیم محبوب، موردنیاز و مورداحترام دیگران واقع شویم. اگر این خواسته ها به حد تعادل در ما باشد هیچ اشكالی ندارد. ولی باز یك واقعیت تلخ دیگر هم این است كه ما نمی توانیم همه كار را انجام دهیم یا همیشه در خدمت همگان باشیم؛ پس باید بیاموزیم بدون دچار شدن به حس گناه، گاهی نیز <نه> بگوییم. گفتن <نه> به فعالیت های <كم بازده> ممكن است برخی را برنجاند و شما را از نظرشان بیندازد. شك نكنید كه حتی برخی از آنان می كوشند وجدان شما را بیازارند چون به آنها اجازه نداده اید با وقت شما هر آنچه می خواهند بكنند. اما باید به خاطر بسپارید كه اگر بخواهید همهِ كارهای كم بازده را انجام دهید دیگر وقتی برای انجام كارهای پربازده باقی نمی ماند و دچار همان روزمرگی های كذایی می شوید. راه گریز از این حالت این است كه از خود بپرسید چه كسانی مهمترین افراد در زندگی شما هستند؟ كیستند كسانی كه ما نمی خواهیم از وجودشان غفلت كنیم؟ خانواده؟ عزیزان؟ دوستان صمیمی؟ همكاران؟ نمی توان همه را از خود راضی نگاه داشت. اما می توان كسانی را كه بیشترین اهمیت را برای ما دارند راضی نگاه داشت. می توان از تعداد هدف ها و سیبل هایی كه در ذهن خود برافراشته ایم كاست و زمان و وقت خود را برای انجام كارهایی كه دستاوردی را نصیب ما می كنند محفوظ نگاه داشت. در خاتمه، این اصل اعتقادی مدیران را در رابطه با زمان به خاطر بسپارید: <نه هم اكنون و نه هیچ زمان دیگری در زندگی فرصت كافی برای انجام تمام كارهای ارزشمند وجود ندارد و نخواهد داشت.> زمان حقیقتاً گران بها و زودگذر است، آنگاه كه گذشت، دیگر نمی توان بازش گرداند. اهداف و ارزش های شخصی ماست كه باید ما را به سوی استفادهِ معقول و اثربخش از وقتمان سوق دهد. گفته اند كه افسار مردمان بی هدف را افراد هدفمند به دست می گیرند. بی شك این قاعده دربارهِ چگونگی استفاده از زمان نیز صدق می كند. اندیشه های خود را بر روی فعالیت های <پربازده> متمركز سازید و هدف های مهم را نشانه روید.
نویسنده: گرگ توماس
مترجم: اداره كل امور بین الملل سازمان تأمین اجتماعی