چگونه مصاحبه مطبوعاتی موفق داشته باشیم؟

اطلاع رسانی درست امروزه جزو لاینفک مدیریت موفق است و هر مدیری بعد از اتمام پروژه های خود مهم ترین هدف را اطلاع رسانی قرار می دهد یا به بیانی دیگر زمانی یک مدیر، پروژه خود را پایان یافته می داند که اطلاع رسانی دقیق و مناسبی از آن صورت گرفته باشد .
این اطلاع رسانی به دو بخش تقسیم می گردد:
۱) اطلاع رسانی به مسئولین کشوری سازمان مربوطه
۲) اطلاع رسانی در مطبوعات و رسانه های عمومی
بخش دوم دارای اهمیت بیشتری می باشد زیرا در صورتی که انعکاس مناسبی از عملکرد سازمان مربوطه در رسانه ها صورت گیرد علاوه بر آشنایی کارشناسان ، منتقدان ، صاحب نظران و مردم (که اصلی ترین جامع هدف در نظام جمهوری اسلامی می باشد)مدیران ارشد کشوری نیز از آن مطلع می گردند و در بسیاری از موارد گزارش های ارائه شده در رسانه ها از اهمیت بیشتری نسبت به گزارش های ارائه شده توسط خود مدیران ، نزد مسئولین ارشد سازمان ها دارد.در نتیجه یکی ازدغدغه های مدیران موفق ایجاد ارتباط مناسب و دو سویه با رسانه ها می باشد . یکی از راه های اطلاع رسانی در رسانه ها برگزاری جلسات مطبو عاتی است .
اغلب مدیران قبل از برگزاری جلسات مطبوعاتی دارای انگیزه های زیادی بوده و انرژی بسیاری برای انعکاس نتیجه موفق تلاش ها ی شبانه روزی خود و همکارانشان صرف می کنند این علاقه در حین برگزاری جلسه نیز ادامه دارد البته در مواردی با مشاهده عدم یادداشت سخنان خود توسط خبر نگاران مواجه شده اما همچنان به ارائه گزارش ادامه می دهند . جلسه به اتمام می رسد و انان بی صبرانه در انتظار مشاهده نتیجه جلسه مطبوعاتی خود هستند . زمانی که آنان انعکاس سخنان خود را در رسانه ها می بینند مسئله اصلی به وجود می آید زیرا برخی گزارش ها همچون آب سردی بر روی مدیران است .برخی گزارش ها تمامی مطالب آنان را منعکس نکرده اند ، برخی به مسائلی پرداخته اند که دارای اهمیت ثانویه است ، برخی دیگر اصلا مطلبی ارائه نداده اند و بدترین حالت ، برخی نیز از میان سخنان وی مطالبی بر علیه وی ارائه داده اند که گاها هفته ها و ماه ها صرف ارائه جوابیه به آن مطالب می شود و چه بسا که برای همیشه در پرونده مدیر مربوطه ماندگار گردد . ادامه این گونه باز خورد ها از جلسات مطبوعاتی مدیران ، نه تنها آنان را نسبت به رویا رویی با رسانه ها کم علاقه مکند بلکه گاها یک حس تنفر و یا گریز از رسانه ها در آنان به وجود می آورد .
اما در جلسه مطبوعاتی که عملا نه در کار مدیران مشکلی وجود دارد و نه خبرنگاران دارای قصد و غرض قبلی هستند ،علت چنین پیش آمد هایی چیست؟
اصلی ترین دلیل بروز چنین رویدادهایی آگاه نبودن مدیران از نگرش خبرنگاران به مقوله خبر است .آنچه که مدیران باید بدان توجه کنند این است که خبر نگاران با توجه به یک سری پارامتر ها خبر ها را ارزش گزاری می کنند و آشنا بودن مدیران با ارزش های خبری کمک بسزایی در نحوه ارائه اطلاعات به خبرنگاران می کند .ممکن است خبری از دیدگاه یک مدیر دارای اهمیت زیادی باشد اما از دیدگاه خبر نگار اصلا ارزش خبری نداشته باشد .
آشنایی با ارزش های خبر خودمبحثی مفصل می باشد که در این مجال نمی گنجد اما توجه به یک سری نکات دیگر نیز در رسیدن به هدف مطلوب تاثیر گزار می باشد که به اختصار اشاره ای بدان ها می کنیم.
محدود کردن مباحث در مصاحبه های مطبوعاتی نقش به سزایی در انعکاس بهتر خبر ها دارد .مدیران باید توجه کنند که خبرنگاران برای انعکاس خبر در روزنامه ها دارای محدودیت هستند .بنابراین درجلسات مطبوعاتی نباید حداکثر به بیش از ۳ موضوع پرداخت .
این توجه به محدودیت انعکاس خبری در مصاحبه های تلویزیونی از حساسیت بیشتری برخوردار بوده زیرا حداکثر زمان برای هر خبردر سیما سه دقیقه می باشد و اگر مدیری می خواهد سخنان او برش نخورد باید تمامی مطالب خود را در کمتر از سه دقیقه ارائه نماید .
یکی دیگر از مشکلات مشاهده شده در مصاحبه های مطبوعاتی اعلام آمار های پی درپی واصطلاحات پیچیده می باشد. به گونه ای که دیده شده در انعکاس های خبری آمار ارائه شده در هر رسانه متفاوت بوده است. .مدیران باید توجه کنند که تنها به آمار های اصلی بپردازند و از ارائه آمار های کم اهمیت خوداری کنند ،چه بسا که ارائه آمار اشتباه در رسانه ها موجبات دردسر هایی برای سازمان مربوطه را ایجاد کند .
در نظر داشتن زمان مشخصی برای پایان جلسه نیز داری اهمیت است . طولانی شدن زمان جلسه موجب خستگی و کم توجهی خبرنگارران می شود و گاها به دلیل برنامه ریزی برای حضور در جلسه ای دیگر و ادامه سخنرانی در خارج از زمان مشخص شده باعث ترک جلسه توسط خبرنگار شده و در نتیجه به ناقص شدن اطلاعات خبرنگار می انجامد.
یکی دیگر از راهکار های مناسب در انعکاس بهتر اخبار تهیه خلاصه ای از آمار و ارقام و اطلاعات ضروری از مطالب ارائه شده در مصاحبه توسط روابط عمومی سازمان مربوطه قبل از برگزاری جلسه می باشد که با در اختیار داشتن این اطلاعات خبرنگار اخبار و ارقام دقیق تری منعکس می کند.
در پایان باید به این نکته نیز توجه نمود که به کار گیری فردی مسلط به امور خبری و رسانه در روابط عمومی سازمان ها نقش بسزایی در روند کاری یک مدیر موفق دارد.

مهدی یزدانی