همسویی فناوری اطلاعات با کسب وکار

جهان امروزی با پیچیده شدن محیط کسب و کار, تغییرات عمیقی را تجربه می کند این تغییرات به گونه ای چشمگیر روشی را که ما در آن فعالیت های روزانه را انجام می دهیم و روشی که خودمان را برای رویارویی با آینده آماده می کنیم, تغییر می دهد و برای دنیای ما چالشها و فرصت هایی را ایجاد می کند

جهان امروزی با پیچیده شدن محیط کسب و کار، تغییرات عمیقی را تجربه می کند. این تغییرات به گونه‌ای چشمگیر روشی را که ما در آن فعالیت های روزانه را انجام می دهیم و روشی که خودمان را برای رویارویی با آینده آماده می کنیم، تغییر می دهد و برای دنیای ما چالشها و فرصت‌هایی را ایجاد می‌کند. بسیاری از این تغییرات، تغییر چشمگیر کسب وکار وساختارهای چابکتر و انعطاف پذیرتر را می‌طلبد. سازمان ها برای دستیابی به چنین قابلیت هایی باید استفاده استراتژیک از فناوری اطلاعات را مورد توجه قرار دهند. چنین امری می تواند ماهیت اصلی یک صنعت را تغییر دهد. استفاده اثربخش فناوری اطلاعات نیازمند همسویی فناوری اطلاعات و کسب کار است. بیش از چندین سال است که متخصصان سعی کرده اند به این پرسش پاسخ دهند که چگونه فعالیت های فناوری اطلاعات و کسب کار را همسو کنندکه برای نخستین بار هندرسون و ونکاترامن یک الگوی همسویی استراتژیک را تعریف کردند. در این مقاله بر مبنای این مدل، ضرورت همسویی بین فناوری اطلاعات وکسب وکار و نقش آن در تحول سازمان شرح داده می شود.

● مقدمه

در سال ۱۹۹۳ هندرسون و ونکاترامن برای نخستین بار یک الگوی همسویی استراتژیک را تعریف کردند. آنها این مدل را در پاسخ به محیط به سرعت متغیر کسب و کار، توسعه دادند. به گفته نویسندگان « همسویی استراتژیک یک مفهوم است که مدل ارتباط وظیفه ای سنتی برنامه ریزی فناوری اطلاعات را با مدلی که به فرایند مدیریت استراتژیک خیلی منسجم نیاز دارد جایگزین می‌کند، (Smaczny,۲۰۰۱:۷۹۷). در این مقاله بر اساس این مدل، ما توضیح می دهیم که چگونه استراتژی‌های فناوری اطلاعات با استراتژی‌های کسب و کار و همچنین فرایندها و زیرساخت‌های سازمان با فرایندها و زیرساخت های فناوری اطلاعات همسو می شوند، تا سازمان در یک محیط رقابتی و پویا پاسخگوی تغییرات باشد و به مزیت رقابتی و استراتژیک دست یابد.

● فناوری اطلاعات

فناوری اطلاعات به طور کلی به عنوان اصطلاحی پذیرفته شده که به طور سریع دامنه گسترده ای از تجهیزات و کامپیوترها، ابزارها، ذخیره سازی داده‌ها، ابزارهای ارتباطات و شبکه ای، کاربردها و خدمات که توسط سازمانها استفاده شده، تا داده و اطلاعات و دانش را ایجاد کنند،گفته می‌شود. (Luftman & Lewis, ۱۹۹۳)

● تعاریف همسویی فناوری اطلاعات با کسب و کار

با وجود اهمیت ظاهری همسویی فناوری اطلاعات با کسب و کار، بیشتر مقالات در مورد اینکه چگونه همسویی را تعریف کنند، به نسبت مبهم اند. وایرنینگ و همکاران در سال ۲۰۰۵ این همسویی را به عنوان مسأله منطبق کردن خدمات IT با نیازمندیهای کسب و کار با در نظر گرفتن کسب و کار به عنوان اصل تعریف کردند. این رویکرد منطقی اما سنتی، در مقابل نظر پوئلز است که بیان می‌کند همسویی فناوری اطلاعات با کسب و کار تأثیر متقابلی بین فناوری اطلاعات و کسب و کار را نشان می دهد. مشکل دیگری که در تعریف همسویی وجود دارد این است که آیا این همسویی یک حالت است یا سطحی که می تواند به دست آید، یا فرایندی است که به یک حالت معین (بالاتر) می رسد. مفهوم همسویی به عنوان یک حالت، بیشتر به وسیله لافمن در سال ۲۰۰۰ توسعه یافت که سطح بلوغ همسویی یک سازمان را ارزیابی می کند. محققان دیگری در سال ۱۹۹۶ درجه ای از سطح همسویی را اندازه گیری کردند. رویکرد فرایندی به همسویی با کسب و کار فناوری اطلاعات را می‌توان در متدولوژی‌های برنامه ریزی فناوری اطلاعات که در دهه ۷۰ و ۸۰ توسعه یافتند، مشاهده کرد. همچنین برودنت ووایل زمانی که بیان کردند که همسویی یک حرکت است، نه یک رویداد، از دیدگاه فرایندی حمایت کردند. در تعریف دیگری همسویی فناوری اطلاعات و کسب و کاردرجه ای است که کاربردها و زیرساخت فناوری اطلاعات، استراتژی و فرایندهای کسب و کار را توانمند کرده، شکل می دهد. در این تعریف همسویی می تواند به عنوان یک حالت، درجه ای از همسویی و هم به عنوان یک فرایند، فعالیتها یا متدولوژی های رسیدن به یک حالت معینی از همسویی بیان شود. با توجه به تعریفهای ارائه شده می توان گفت همسویی کسب وکار و فناوری اطلاعات یک همسویی چند جانبه است که هم همسویی بین استراتژی کسب و کار و استراتژی فناوری اطلاعات و نیز همسویی بین ساختارکسب و کار و فناوری اطلاعات و هم فرایندهای کسب وکار و زیرساخت های فناوری اطلاعات و همچنین نیازمندیهای سازمان و قابلیت‌های فناوری اطلاعات را در بر می گیرد.

● مدل همسویی استراتژیک هندرسون و ونکاترامن

این دو محقق در سال ۱۹۹۳ مدلی را برای همسویی فناوری اطلاعات با کسب و کار ارائه دادند که تا به امروز مشهورترین مدل ارائه شده در این زمینه است آنها همسویی را در دو بعد ارائه دادند : تناسب استراتژیک و انسجام عملیاتی که نیازمند تدوین استراتژی‌اند و دو حوزه داخلی و خارجی را مورد بررسی قرار می دهند. در این مدل، دو نوع یکپارچگی یا انسجام بین محدوده های کسب و کار و فناوری اطلاعات بیان می شود. نوع نخست انسجام استراتژیک است که به ارتباط بین استراتژی کسب و کار و استراتژی IT با توجه به عوامل خارجی می پردازد. نوع دوم انسجام عملیاتی است که به تطابق سطح داخلی سازمان می‌پردازد. (شکل ۲)

۱) استراتژی کسب وکار

۱-۱) حوزه پوشش کسب و کار: شامل بازارها ،محصولات، خدمات، گروههای مشتریان، محدوده جغرافیایی که موسسه در آن به فعالیت و رقابت می پردازد و نیز رقبای بالقوه و بالفعلی که بر محیط کسب و کار تأثیر می گذارند.

۲-۱) قابلیت‌های مشخص: عوامل کلیدی موفقیت و توانمندیهای اصلی که زمینه قابل رقابت بالقوه‌ای را برای سازمان ایجاد می کنند که شامل: عنوان و نشان تجاری سازمان یا شرکت، تحقیق و توسعه، تولید محصولات، ساختار هزینه و قیمت گذاری، کانالهای فروش و توزیع است.

۳-۱) سبک اعمال اختیار کسب و کار: اینکه چگونه سازمانها بین مدیریت ،سهامداران و هیأت مدیره ارتباط برقرار می کنند، چگونه سازمان توسط قوانین دولتی زیر تأثیر قرار می گیرد و چگونه سازمان روابط را با شرکای استراتژیک مدیریت می کند .

۲) زیرساخت ها و فرایندهای سازمانی

۲-۱) زیرساخت های اداری: شامل ساختار سازمانی، نقش‌ها و روابط گزارش دهی است.

۲-۲) فرایندها: جریانهای کاری و جریانهای اطلاعاتی مرتبط چگونه است؟ فعالیت های کسب و کار سازمان و کارهای کارکنان چگونه اجرا می شوند و جریان می یابند.

۲-۳) مهارت ها: مسائل مربوط به منابع انسانی.

۳) استراتژی IT

۳-۱) حیطه عمل فناوری: فناوری‌های اطلاعاتی خاص که اولویت‌های استراتژیک کسب و کار را مورد پشتیبانی قرار می دهند و می توانند اولویت های استراتژی کسب و کار جدید را برای سازمان ایجاد کنند.

۳-۲) قابلیت‌های سیستمی : ویژگی هایی از استراتژی IT که در ایجاد راهبردهای کسب و کار جدید یا پشتیبانی بهتر از راهبرد کسب و کار موجود موثراند.

۳-۳) سبک اعمال اختیار (IT ): انتخاب و استفاده از مکانیزمی برای به دست آوردن قابلیت های فناوری اطلاعات مورد نیاز، مسائل مربوط به اختیار استفاده از منابع، ریسکها، حل تعارضات و مسئولیت های مربوط به IT بین شرکای کسب و کار، مدیریت IT و ارائه کنندگان خدمات مطرح است.

۴) زیرساخت ها و فرایندهای (IT)

۴-۱) معماری: چگونگی برنامه های کاربردی ،ترکیب سخت افزار و نرم افزار و ارتباطات معماری، داده ها در مجموع زیرساخت‌های فنی IT را شامل می شوند.

۴-۲) فرایندها : فرایند های کاری که محور فعالیت های زیرساخت IT، مانند توسعه ، نگهداری و نظارت سیستم ها است.

۴-۳) مهارتها: چگونگی جذب آموزش و توسعه دانش و قابلیت های افراد مورد نیاز جهت مدیریت موثر و به کارگیری زیرساخت های فناوری اطلاعات، در سازمان را شامل می شود.

مدل همسویی استراتژیک، این دیدگاه را منعکس می‌کند که موفقیت کسب وکاربه مرتبط کردن استراتژی کسب وکار با استراتژی فناوری اطلاعات، فرایندها و زیرساخت‌های سازمانی و فرایندها و زیرساخت‌های فناوری اطلاعات بستگی دارد. در این مدل بجای اینکه فقط بر یکی از جنبه ها به طور جداگانه تمرکز شود ، همه جنبه های کسب وکار و فناوری اطلاعات را در بر می گیرد. به دلیل اینکه اغلب بیشتر توجه‌ها بر مسائل فناوری شده تا بر مسائل کسب وکار، مدیریت و سازمان، در این مدل، هدف، ایجاد یک وابستگی متقابل بین استراتژی‌های کسب وکار و استراتژی‌‌های IT و بین ساختار و فرایندهای کسب وکار و ساختار و فرایندهای فناوری اطلاعات و نیز نیازمندیهای سازمان و قابلیت‌های IT است به گونه ای که باعث ایجاد تغییر در سازمان شده، مزیت رقابتی و استراتژیک را برای موسسه فراهم کند. در این مدل نشان داده می شود که برای ایجاد یک همسویی مناسب چه مهارت ها ، فرایندهاو زیرساخت‌هایی برای فناوری اطلاعات و کسب وکار نیاز است و حوزه پوشش هر یک چگونه است و چگونه این ابعاد با هم هماهنگ می شوند تا انواع همسویی در سازمان ایجاد شوند.

محققان دریافتند که آنچه در مورد متغیرهای همسویی محدودکننده است، بیشتر رابطه ای است تا اینکه فنی یا سازمانی باشد. بنابراین به نظر می‌رسد همسویی باید حالتی باشد که بیشتر از رابطه بین مدیران اجرایی IT و مدیران اجرایی کسب و کار منتج شود تا اینکه از تجزیه و تحلیل متدولوژیکی کسب وکار. موقعیت این رابطه با بلوغ همسویی تعیین می شود. نمودار (۲) محدودکننده‌ها و تقویت کننده‌های همسویی را نشان می‌دهد.

● مدل بلوغ همسویی فناوری اطلاعات با کسب وکار

در مدل (شکل ۲) شش معیار برای تعیین بلوغ همسویی IT وکسب و کار استفاده می شود.

▪ بلوغ ارتباطات : اینکه چگونه کارکنان فنی و کسب و کار یکدیگر را درک کنند‌؟ آیا آنها به آسانی و به گونه مکرر با هم در تماس‌اند‌؟ آیا شرکت به گونه موثر با مشاوران، خریداران و شرکا ارتباط برقرار می کند؟ آیا شرکت، یادگیری سازمانی را به طور طبیعی اشاعه می دهد ؟

▪ بلوغ سنجش ارزش و شایستگی: اینکه شرکت چگونه باید به درستی عملکرد و ارزشهای پروژه اش را اندازه گیری کند‌؟ آیا آنها بعد از اتمام پروژه، ارزیابی می کنند که چه اندازه درست رفته اند و چه اندازه اشتباه ؟ آیا آنها فرایند درونی شان را بهبود می‌دهند به گونه‌ای که پروژه بعدی بهتر شود ؟

▪ بلوغ نظارتی: آیا پروژه هایی که به عهده گرفته می شوند از درک استراتژی کسب و کار ناشی می شوند؟ آیا آنها آن استراتژی را حمایت می کنند ؟

▪ بلوغ مشارکتی: تا چه اندازه بخش های کسب و کار و IT مشارکت واقعی را براساس اعتماد متقابل و سهیم شدن در ریسک و پاداش ایجاد کرده اند.

▪ بلوغ معماری و حوزه پوشش: تا چه اندازه تکنولوژی برای حمایت از کسب و کار و فراتر از آن، تکامل یافته است؟ چگونه به رشد، تکمیل و سودمند کردن کسب و کار کمک می کند ؟

▪ بلوغ مهارتها: آیا کارکنان، مهارت مورد نیاز را برای موثر بودن دارند؟ تا چه اندازه کارکنان فنی کسب و کار را می دانند و به زبان کسب و کار صحبت می کنند؟ تا چه اندازه کارکنان مفاهیم تکنولوژی مربوطه را می فهمند ؟ (۲۴ :Silvius,۲۰۰۷)

● دیدگاه مبتنی بر دانش از همسویی استراتژیک

در زمینه برنامه ریزی استراتژیک IT ، انسجام دانش، با ادغام دانش IT و کسب و کار مرتبط است. یک پیامد مهم از این ادغام دانش، رابطه بیشتر بین برنامه استراتژیکIT با هدفها و مقاصد کسب و کار است. فرایندهای انسجام دانش، پیامدهای ادغام دانش را تسهیل می کند. در زمینه برنامه ریزی استراتژیک IT دو نوع از رفتارهای مرتبط با ادغام دانش IT و کسب وکار مشخص شده است. مشارکت مدیران کسب و کار در برنامه ریزی استراتژیک IT ومشارکت مدیران IT در برنامه ریزی کسب وکار. این فرایندها، ادغام دانش را در بین مدیران کسب وکار و IT ممکن می سازند. مشارکت مدیران کسب وکار در برنامه ریزی استراتژیک IT ومشارکت مدیران IT در برنامه ریزی کسب وکار، رویارویی بین وظیفه ای را ایجاد می کند که فرصت هایی را برای یادگیری جمعی فراهم می سازد.

● پیامدهای همسویی استراتژیک کسب و کار با فناوری اطلاعات

همسویی استراتژیک کسب وکار و IT از توسعه شناختی استراتژی هایی که دانش ترکیب شده مدیران IT و کسب وکار را منعکس می کند، ناشی می شود. همسویی استراتژیک بالاتر کسب وکار و IT که یک پیامد از انسجام دانش بین کسب وکار و IT است، برنامه ریزی پروژه های مختلف IT را بهبود می دهد . همسویی استراتژیک بالاتر کسب وکار و IT الزامات کسب وکار را قادر می‌سازد که به گونه موثرتری تکنولوژی ها و سیستم های مناسب تغییر یابند. همسویی استراتژیک پایینتر کسب وکار و IT ممکن است به هدر دادن منابع گرانقیمت IT منجر شود. (Kearns,& Sabherwal,۲۰۰۶:۱۳۷)

● نتیجه گیری

جهان امروزی تغییرات عمیقی را تجربه می‌کند و بررسی‌های اخیر اجتماعی، محیطی و سیاسی فرض می‌کنند که پایداری نادر است و در آینده نیز کمتر می شود. تغییرات به گونه‌ای چشمگیر روشی را که ما در آن فعالیت های روزانه را انجام می دهیم و روشی که خودمان را برای رویارویی با آینده آماده می کنیم، تغییر می دهند. بسیاری از این تغییرات، تغییر چشمگیر کسب وکار را می طلبد که هدف آن کنترل چالشها و کسب مزیت از فرصت ها است. در این مقاله با توجه به تغییرات روزافزونی که در محیط کسب وکار رخ می دهد، ضرورت توجه به همسویی بین IT وکسب وکار، مورد بحث قرار گرفته و بر این اساس چندین مدل تشریح شده است. توجه به همسویی فناوری اطلاعات با کسب وکار، می تواند به گونه‌ای چشمگیر بر رقابت و کارایی کسب وکار تأثیر گذارد و نیز مزیت رقابتی و استراتژیک را برای موسسه فراهم سازد. هدف از ارائه این مدلها در این مقاله، به کارگیری فناوری اطلاعات برای تبدیل کردن سازمان به یک سازمان موفق است که در آینده پایدار بماند.