راههای دستیابی به بهره وری در واحدهای صنعتی

استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری, باعث می شود تا بهره وری به صورت فرایندی دائمی, ارتقا یابد و مسیر بهره وری مشخص و بسترسازی های لازم صورت گیرد بهبود اثربخش بهره وری همانند سایر مؤلفه ها و فرایندهای نرم افزاری سازمانی, از جمله الزامات کار سازمانی است

استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری، باعث می‌شود تا بهره‌وری به صورت فرایندی دائمی، ارتقا یابد و مسیر بهره‌وری مشخص و بسترسازی‌های لازم صورت گیرد. بهبود اثربخش بهره‌وری همانند سایر مؤلفه‌ها و فرایندهای نرم‌افزاری سازمانی، از جمله الزامات کار سازمانی است. بهبود در ذات و خمیرمایه بهره‌وری نهفته است و مشروعیت بهره‌وری در بهبود و اصلاح آن است. آنچه که مزیت رقابتی سازمان‌ها را ایجاد می‌کند، بهره‌وری به معنای به‌کارگیری و ترکیب مؤثر منابع موجود در سازمان است.

حرکت بهره‌وری لازمه رشد و پیشرفت سازمان بوده و به نهادی شدن امر بهبود در نظام‌های مختلف سازمانی منجر خواهد شد. در این مقاله به برخی راهکارهای علمی استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری، اشاره شده است.

● فرایند چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری

چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری، فرایندی است که طی آن بهترین ترکیب بین مجموعه عوامل تولید حاصل شده و متناسب با شرایط درون و برون سازمانی تغییراتی در بهره‌وری حاصل می‌شود. چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری را می‌توان به مراحل زیر خلاصه کرد:

۱) مرحله اندازه‌گیری بهره‌وری

برای شناخت وضعیت موجود، ابتدا باید نوع شاخص‌های مناسب اندازه‌گیری در هر زمینه و در سطوح سازمانی، بخشی و ملی، مشخص و تعریف شوند و برای کمیت هر یک و جنبه‌های کیفی آنها در حد لازم، هدف‌های مربوط تعریف و مورد توافق قرار گیرند.

۲) مرحله ارزیابی و تحلیل بهره‌وری

در این مرحله، با تحلیل و ارزیابی شاخص‌های اندازه‌گیری بهره‌گیری و تعیین نقاط قوت و ضعف آن، شرایط برای بهبود وضعیت موجود براساس چرخه بهره‌وری فراهم می‌شود. در تحلیل و ارزیابی فرهنگ بهره‌وری، بسیاری از ریشه‌های عقب‌ماندگی بهره‌وری سازمان‌ها مشخص می‌شود و می‌توان از درون تحلیل‌ها به‌ راهکارهای عملی نیز دست یافت.

۳) برنامه‌ریزی بهبود بهره‌وری

الف) سازوکار طراحی مطلوب: در این مرحله، بهبود بهره‌وری لازم است به‌صورت دائمی وضعیت‌های مطلوب را طراحی کرد. بهبود بهره‌وری بدون نگریستن به وضعیت‌های آرمانی، امکان‌پذیر نیست. ضروری است که پیوسته به شکل فرایندی در زمینه وضعیت مطلوب کار کرد.

ب) مرحله فرهنگ‌سازی: چرخه بهبود بهره‌وری در سازمان، حرکتی جمعی و سازمانی است و تمامی افراد سازمان در رده‌های مختلف می‌بایستی درگیر آن شوند. بنابراین، فرهنگ‌سازی و تبدیل آن به‌صورت یک فرهنگ سازمانی، کمک زیادی به استقرار و نهادینه شدن آن می‌کند. با آموزش و اطلاع رسانی می‌توان امکان پذیرش بهبود مستمر توسط کارکنان سازمان را فراهم ساخت.

ایجاد فرهنگ کار محوری، لازمه بهبود است. در فرهنگ کار محوری تأکید اصلی بر موفقیت‌ها و دستاوردهای موجود در کار است. این امر، دلیل موجود و بقای سازمان است و هیچ چیز نمی‌تواند در این هدف بزرگ مداخله کند.

پ) مرحله عاطفی کردن بهبود بهره‌وری: برای بهره‌وری در سازمان، ابتدا باید آن را شناخت. کارکنان سازمان می‌بایستی علاقه‌مند به بهبود بهره‌وری بوده و آن را دوست داشته باشند. به بیانی دیگر، بهره‌وری باید با عواطف و احساسات کارکنان عجین شود و به‌گونه‌ای که به نتایج آن ایمان بیاورند.

استقرار دائمی چرخه بهبود بهره‌وری بهبود عاطفی کردن آن در سازمان، موقتی و مقطعی خواهد بود. اساسا ارتباط عاطفی با بهره‌وری به این دلیل است که به حسن نیت منتهی می‌شود و این موضوع باعث خواهد شد تا کارکنان بهترین تلاش خود را به کار ببندند و از جان مایه بگذارند.

ت) مرحله ساختارسازی: در این مرحله باید کانال‌های حرکت فردی و جمعی در سازمان تعریف شوند. اینکه کارکنان چگونه میزان بهره‌وری را بالا ببرند، نیاز به بسترسازی دارد. بنابراین، در این مجموعه می‌بایستی مسیر فعالیت‌های افراد سازمان مشخص و تعریف شده باشد.

ث- مرحله عمل: بهره‌وری، عمل به فرهنگ‌های ایجاد شده مطلوب سازمانی است. در مرحله عمل، کارکنان سازمان در همه سطوح و متناسب با ماموریت خود باید دست به کار شده و در جهت بهبود بهره‌وری اقدام به فعالیت‌های فکری و جسمی کنند.

ج) مرحله بازنگری: آنچه که به چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری مشروعیت می‌دهد، بازنگری است. از طریق بازنگری مجموعه فعالیت‌های انجام شده سازمان در فرایند چرخه بهبود بهره‌وری، می‌توان بهبود مستمر بهره‌وری را تضمین کرد.

● سازوکارهای علمی

در استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری راهکارهای مختلفی وجود دارد. برخی از آنها که در عمل تجربه شده‌اند، عبارتند از:

۱) نهادی کردن بهره‌وری در اندیشه

زیربنای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری این است که کارکنان یک سازمان، تولید فکر کنند. کمبود سازمان‌ها در مقوله بهره‌وری، پول، تجهیزات، مواد و امکانات مادی نیست بلکه کمبود اصلی، تولید فکر است. سازمان‌های موفق و بهره‌ور علاوه بر نظم بروکراتیک، تدابیر خاصی برای استفاده از کلیه ظرفیت‌های فکری و عملی کارکنان خود اتخاذ کرده‌اند. به رغم اینکه اصولاً فعالیت دانش‌گران و کارکنان، عمل و فکری فرمول پذیر نیست، سازمان‌های پیشرو در بهره‌وری، به‌تدریج به مکانیسم و شیوه‌های رهبری در زمینه‌های مناسب فرهنگی برای هم‌افزایی تلاش‌ها و اندیشه‌های کارکنان علمی، دست یافته و موفق شده‌اند از افکار و ابتکارات و دانش آفرینی سازمان‌ها و توسعه فکری این کارکنان بهره بیشتری ببرند. مدیریت موثر نیروی کار دانش‌گر و دانشمند نیازمند تدابیری است که حاصل آن توسعه کیفی و کمی ظرفیت دانش‌اندوزی، استفاده کارساز از دانش و توسعه دانش در سطح ملی و سازمانی است.

درصورت مدیریت بر فکر و دانش کارکنان سازمان بهره‌وری در اندیشه حاصل خواهد شد. مدیریت بر دانش و اندیشه عبارت است از: مدیریت دانش سازمان که می‌تواند گستره‌ای از ویژگی‌های عملکرد سازمانی را بهبود بخشد. فکر و دانش، عاملی بنیادی است که کاربرد موفق آن، سازمان‌ها را یاری می‌کند تا خدمات و کالاهایی بدیع ارائه دهند. این منبع عظیم دانش، بسیاری از گونه‌های مختلف فرایندهای سازمانی، بهترین عملکردها، جلب اعتماد مشتری، نظام‌های اطلاعات مدیریت، فرهنگ و هنجارها را در برمی‌گیرد.

۲) نهادی کردن صرفه‌جویی در کل سازمان

یکی از روش‌های استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره‌وری این است که صرفه‌جویی در همه سازمان به عنوان یک اصل مورد توجه قرار گیرد. دستیابی به بهره‌وری مستمر از طریق صرفه‌جویی، با شعار حاصل نمی‌شود بلکه در این راستا می‌بایستی ساختارهای مناسبی طراحی کرد. معمولاً صرفه‌جویی از طریق دو مکانیسم ساختارسازی و تشویق در سازمان نهادی می‌شود.

روش‌های تجربه شده برای نهادی کردن صرفه‌جویی در یکی از سازمان‌های بزرگ صنعتی را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:

- ساختاری کردن صرفه‌جویی در مصرف انرژی از طریق دخیل کردن میزان مصرف در پاداش تولید

- برقراری رابطه بین خوب مصرف کردن و پاداش

- برقراری رابطه بین کیفیت استفاده از مواد و پاداش

- پرداخت مستقیم مبلغی از صرفه‌جویی‌های انجام شده انرژی به کارکنان

- تشویق کتبی کارکنانی که ستاره صرفه‌جویی هستند

برای استقرار چرخه بهبود مستمر بهره‌وری ازطریق صرفه‌جویی لازم است زمینه برای ساختارسازی فراهم شود.

۳) طراحی نظام‌های بهره‌ور

برای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری در کنار کارهای فرهنگی و فرهنگ‌سازی، باید ساختارهای مناسب و علمی را طراحی و اجرا کرد. در سازمان‌ها گاهی مشاهده می‌شود که افراد زیادی هستند که داوطلب تولید بهره‌وری هستند، اما ساختار مناسبی وجود ندارد که از فکر، توان، استعداد و دلسوزی آنها به شکلی معقول و منطقی استفاده شود. بر این اساس، سازمان‌ها باید به فکر طراحی ساز و کارهای بهره‌ور باشند. اجازه بدهید، دو نوع ساختار بهره‌ور را که عملا در یکی از سازمان‌های صنعتی تجربه شده‌اند، تشریح کنیم:

الف) طراحی نظام نگهداری و تعمیرات فراگیر(T.P.M)

نظام TPM یکی از ساختارهایی است که در سازمان‌های تولیدی و صنعتی بهره‌وری را در عمل ارتقا می‌دهد. هدف از به‌کارگیری فرایند TPM عبارت است از: توانمندسازی همه کارکنان برای به حداکثر رساندن کارایی عملیات نگهداری و تعمیرات بهره‌ور جامع. استفاده از این نظام، کانونی را فراهم می‌آورد تا مشارکت‌کنندگان یا اعضا بتوانند توانمندی‌ها، قابلیت‌ها، دانش و تجربه خویش را ابراز کنند. از طریق نت بهره‌ور جامع، همه می‌کوشند تا سازمان خود را به بهترین سازمان در زمینه فعالیت‌های محوله باشد. این به نوبه خود موجب رشد تولید، ارتقای کیفیت برای مشتری و هزینه کمتر برای تولیدکننده می‌شود. به‌طورکلی TPM از طرق زیر به استقرار چرخه بهبود بهره‌ور کمک می‌کند:

- به حداکثر رساندن میزان اثربخشی تجهیزات

- ایجاد سیستم کارای نگهداری و تعمیرات

- ایجاد فرصت و شرایط مناسب برای همکاری تمامی بخش‌های بهره‌برداری

ب) پیاده‌سازی نظام مدیریت کیفیت فراگیر (TQM)

نظام TQM ساختاری بهره‌ور است زیرا در مدیریت کیفیت فراگیر، به جای اینکه مسئولیت افزایش کیفیت و بهره‌وری فقط بر دوش واحدی خاص در سازمان باشد، بر عهده مدیران ارشد سازمان قرار می‌گیرد. مدیریت کیفیت فراگیر فقط به محصول برنمی‌گردد و دیدگاهی جامع نسبت به سازمان و محصول دارد و تمام فعالیت‌ها و جزئیات کار را در بر دارد. به‌طورکلی، پیاده‌سازی نظام TQM در ابعاد زیر به استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره‌وری کمک می‌کند:

- خوشحال کردن مشتری

- منطقی‌سازی قیمت‌ها

- مشارکت همگانی

- سازگاری با محصولات

- استقرار استراتژی بهبود دائمی

۴) استقرار نظام تحقیقات بهره‌وری

بهبود بهره‌وری بدون تحقیقات، هیچ معنایی ندارد. برای استقرار چرخه بهبود بهره‌وری، لازم است ذهنیت و مولفه‌های درگیر بهره‌وری، دائما مورد تحقیق علمی قرار گرفته و راهکارهایی علمی به‌کارگرفته شوند. با استقرار نظام تحقیقات بهره‌وری، اهداف زیر تحقق می‌یابند:

- محصولاتی جدید برای واحدهای تولیدی طراحی می‌شود

- کیفیت تولیدات ارتقا می‌یابد

- هزینه‌های تولید از طریق نوآوری به شدت کاهش می‌یابد

- مصرف انرژی بهینه می‌شود

- ضایعات تولیدی کاهش می‌یابد

هرمرحله از چرخه بهبود بهروری نیازمند تحقیق است. در مرحله اندازه‌گیری بهره‌وری به تدوین شاخص و ابزار اندازه‌گیری نیاز است که در این زمینه، با در نظر گرفتن شرایط، محیط، نیاز مشتریان و تحولات، دائما باید شاخص‌های جدید طراحی شوند که این امر نیز از طریق تحقیق حاصل شود.

تحلیل وضعیت بهره‌وری از تحقیق، امری تفکیک‌ناپذیر است. هر نوع تحلیل و بررسی نیازمند کارهای تحقیقی جامعی است که بتوان بر مبنای نتایج تصمیم‌گیری عقلایی انجام داد. برای تدوین برنامه بهبود بهروری نیاز است که مولفه‌های تاثیرگذار و مولفه‌های کلیدی شناسایی و از آنها استفاده شود. این امر با تحقیق و پژوهش ممکن خواهدشد.

پس از ا‌جرای برنامه‌های بهبود از طریق کارهای تحقیقی، می‌توان از تجارب و نتایج به دست آمده در روند بهبود آینده استفاده کرد. بنابراین، بهبود بهره‌وری بدون تحقیق، کاری سخت و دشوار خواهد بود.

۵) توسعه منابع انسانی

توسعه منابع انسانی در هر کار سازمانی کارساز خواهد بود. زمانی که کارکنان سازمان از بالندگی لازم برخوردار باشند، بهره‌وری بهبود می‌یابد. در فرایند توسعه منابع انسانی، کارکنان سازمان به مجموعه‌ای از کیفیت‌ها مجهز می‌شوند که این کیفیت‌ها موجب جامع‌نگری و تعادل می‌شود. یکی از شاخص‌های انسان توسعه‌یافته سازمانی، بهره‌ور عمل کردن اوست. یعنی درواقع توسعه‌یافتگی در تخصصی عمل‌کردن نیست بلکه در این است که فرد از تخصص خود به شکل بهره‌ور در سازمان استفاده کند.

بهره‌ور عمل کردن، امری اکتسابی است. یعنی کارکنان سازمان باید یاد بگیرند که چگونه عمل کنند که بهره‌ور باشند. به‌طورکلی، توسعه منابع انسانی از طرق زیر به استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری کمک می‌کند:

- کارکنان با فلسفه و ماموریت سازمان آشنا می‌شوند

- کارکنان با نحوه کمی کردن کار آشنا خواهند شد

- کارکنان شیوه حل مسئله را یاد می‌گیرند

- کارکنان کاربرد تکنیک‌های بهره‌ور را می‌آموزند

- کارکنان از فناوری اطلاعات در بهبود بهره‌وری کمک می‌گیرند

۶) استقرار نظام مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد با نگرش جامع به عملکرد بهره‌وری سازمان، همواره تصویری روشن از بهره‌وری سازمان را به‌دست می‌دهد. زمانی که بر فرایند و عملکرد سازمان مدیریت شود، بهره‌وری و بهینه‌سازی آن تضمین می‌شود. به‌طورکلی، استقرار مدیریت عملکرد در ابعاد زیر به بهبود چرخه مدیریت بهره‌وری کمک خواهد کرد:

- در منابع انسانی، اصلاحات و بهبود ایجاد می‌کند

- اهداف فردی و اهداف بهره‌وری سازمانی را یکی می‌کند

- زمینه اصلاحات ساختاردر بهره‌وری را فراهم می‌سازد

- فرایند مسئله‌یابی مناسب در بهره‌وری، بر سازمان حاکم می‌شود

- از طریق تفاوت قائل شدن بین افراد بهره‌ور و غیربهره‌ور، ایجاد انگیزه می‌شود

- در بهره‌وری سازمانی ایجاد هم افزایی می‌کند

- باورهای جدید نسبت به بهره‌وری سازمانی را مطرح می‌سازد

‌

● نتیجه‌گیری

استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری، نیازمند عزمی جدی بوده و در این زمینه می‌بایستی سازوکارهای عملیاتی طراحی کرد و آنها را به کار گرفت.

قبل از طراحی سازوکارها، آسیب‌شناسی وضعیت بهره‌وری سازمان‌ها، موجب می‌شود که سازوکارهای عملیاتی متناسب با شرایط سازمان‌ها طراحی شود و برای بهبود بهره‌وری در سازمان‌ها می‌توان از راهکارهای علمی تجربه شده نظیر نهادی کردن بهره‌وری در اندیشه، نهادی کردن صرفه‌جویی، طراحی ساختارهای بهره‌ور، توسعه منابع انسانی، طراحی نظام تحقیقات بهره‌وری و استقرار مدیریت عملکرد کمک گرفت.

نویسنده : سیدابوالفضل جعفری نژاد

منابع:

۱. هشتمین همایش ملی بهره‌وری، افزایش بهره‌وری گام‌های کوتاه اما استوار، مجله تدبیر، شماره ۱۱۲، تیرماه ۸۰

۲. فوکودا، یاسوشی "ارتقای جامع بهره‌وری و کیفیت (IPQI)" ترجمه سازمان بهره‌وری ملی ایران، تهران: سازمان بهره‌وری ملی ایران، ۱۳۷۷.

۳. "راهنمای اندازه‌گیری و تحلیل بهره‌وری واحدهای صنعتی" تهیه از سازمان بهره‌وری ملی ایران، یزد: نشر بصیر، ۱۳۷۶.

۴. الهیار، داغبندان، منوچهر، صوفی، ارزیابی عملکرد واحدهای تحقیق و توسعه در چارچوب اهداف استقرار آنها در بخش صنعت، مجموعه مقالات سومین همایش بین‌المللی مراکز تحقیق و توسعه صنایع و معادن، ۱۳۸۰.

۵. "نگرشی به مفاهیم فرهنگ و بهره‌وری"، فرهنگ و بهره‌وری، ش۱، (خرداد ۱۳۷۶)

۶. غلامی، علیرضا "نظامنامه بهره‌وری" تهران: فرادانش پژوهان، ۱۳۸۲.