چگونه یک تیم بسازیم

از آنجا که سازمان ها حوزه خود را بین جمعیت های مختلف گسترده اند, مدیریت اهمیت ویژه ای پیدا کرده است

از آنجا که سازمان‌ها حوزه خود را بین جمعیت‌های مختلف گسترده‌اند، مدیریت اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است. مدیران امروزی با اعضای گروه مختلفی روبه‌رو هستند که ممکن است متعلق به محل‌ها و فرهنگ‌های مختلفی باشند و سوابق و گذشته‌های متفاوتی داشته باشند.درست کردن تیم‌ها و گروه‌های مختلف، از جمله مهارت‌های باارزشی است که مدیران در پی کسب آن هستند. به منظور انتخاب فردی برای کاری یا پروژه‌ای، دانستن این که فرد مورد نظر قابلیت کار گروهی را دارد یا خیر، اهمیت زیادی دارد. در اینجا می‌خواهیم به مدیران کمک کنیم تا راه‌های ساختن یک گروه کاری را بیاموزند.

۱) از بهترین افراد استفاده کنید. فاصله بهره‌وری بین کارمندان عالی و متوسط باید مدنظر قرار گیرد. اگر برای انجام پروژه‌ای که در دست دارید، زمان کمی دارید و کیفیت کار نیز برایتان مهم است، حتما بهترین‌ها را در گروه جمع کنید. ممکن است استخدام آنها کمی برایتان هزینه‌آور باشد اما از طریق آنها بیشترین بازده را خواهید داشت.

افرادی را استخدام کنید که اطلاعات مربوط به سوابق کاری‌شان مانند بهترین کارمندان باشد. مثلا در امور مالی باتجربه باشند، طی ۵ سال گذشته فقط ۲ بار تغییر شغل داده باشند، باانگیزه، مشتاق و علاقه‌مند باشند. دقت کنید که افرادی را که انتخاب می‌کنید مهارت‌های مورد نیاز مانند مهارت‌های اجتماعی، شخصیت و انگیزه و قدرت ذهنی لازم برای حل مشکلات و تجزیه و تحلیل مسائل و همچنین چشمی باریک‌بین داشته باشند. گاهی اوقات ممکن است به علت کمبود وقت مجبور شوید که کمی در استخدام اعضا عجله به خرج دهید. هر طور شده از عجله اجتناب کنید. با دقت افراد را بررسی و بعد انتخاب کنید تا نتیجه مورد نظر به دست آید.

۲) کارها را برحسب مهارت و انگیزه تخصیص دهید. مدیران هیچ‌گاه کارمندان را تشویق نکرده و به آنها انگیزه نمی‌دهند. این خود افراد هستند که باید در خود انگیزه ایجاد کنند. اگر کارها را بر حسب انگیزه هر فرد به او واگذار کنید، مطمئن باشید که بخوبی انجام خواهد شد. اگر به کارمندان خود اجازه دهید که در زمینه مورد علاقه‌شان فعالیت کنند، هیچ‌گاه با مشکل مواجه نخواهید بود. رفتار مدیر می‌تواند به کارمندان کمک کند انگیزه‌های درونی خود را بشناسند. مدیر باید یک مربی باشد تا ثبات و توافق در امور حاصل شود. اگر مدیر بتواند از روی شخصیت کارمندان پی به مهارت‌های آنها ببرد، بسیار موفق خواهد بود. به طور مثال کارمندی که روابط عمومی خوبی دارد، اگر در زمینه کاری خود از او کار گرفته نشود، اعتماد به خود را از دست می‌دهد و نمی‌تواند بخوبی کار کند. افراد فعال و آنها که دوست دارند زود نتیجه کار خود را ببینند، اگر در قسمت فروش به کار گرفته شوند موفقیت زیادی از آن شرکت خواهند کرد.

۳) تعادل ایجاد کنید. بیشتر پروژه‌ها نیازمند آمیزه‌ای از فعالیت‌هاست. یک گروه کاری باید مجموعه‌ای متوازن و متعادل از مهارت‌ها را داشته باشد. مخصوصا اگر اکثر اعضا در رشته خود متخصص باشند (مشاوران، تحلیلگران، متخصصان فناوری اطلاعات و ...) همه این مهارت‌ها در روند انجام پروژه باید به کار آیند و فقدان یکی از این نیازها باعث اختلال در کار خواهد شد. مدیران باید توجه داشته باشند علاوه بر متعادل کردن مهارت‌ها، شخصیت‌های افراد در کار را نیز متعادل کنند تا اختلافی بین اعضای گروه پیش نیاید. توازن و تعادل باید در شخصیت و خلق و خوی افراد نیز ایجاد شود، چون باعث می‌شود اعضا رابطه خوبی با هم برقرار کنند. مدیر وظیفه دارد ارتباطات بین گروه را بخوبی تحت نظر داشته باشد. تا حد ممکن باید در تلاش باشد که از افرادی در پروژه استفاده کند که قابل انعطاف باشند و بتوانند با افراد مختلف سازگاری پیدا کنند.

۴) ترکیب گروه را کنترل کنید. پیش‌بینی این که ترکیب گروه انتخاب شده صحیح است و موفق خواهد بود یا خیر، بسیار مشکل است. از این رو مدیر باید به طور مداوم بر گروه نظارت داشته باشد. اگر به کسی که بخوبی با ترکیب گروهی تطابق ندارد اجازه داده شود در تیم باقی بماند، حتما عملکرد گروه دچار مشکل خواهد شد.

تشخیص خود گروه بسیار مهم است. همیشه افرادی در تیم وجود دارند که باعث نگاه داشتن اعضا کنار همدیگر می‌شوند. با این که ممکن است مدیر بخواهد این «دلقک گروه» را به خاطر عدم فعالیت بیرون بیندازد اما اعضا وجود آن فرد را به خاطر لطیفه‌هایش برای بقای گروه ضروری می‌دانند. وظیفه مدیر این است که هر از گاهی با اعضا به صورت تکی صحبت کند تا متوجه اشکالات کار شود.

۵) امتیاز دهید، سرزنش نکنید. زیاد به دنبال مقصرها نباشید. انگشت گذاشتن روی یک نفر در گروه، انعکاس منفی خواهد داشت و به قیمت اتلاف وقت و کیفیت کار تمام خواهد شد. هر موفقیت کوچک داخل گروه را جشن بگیرید و اعضا را تشویق کنید. این کار باعث می‌شود همدلی و رفاقت خوبی بین اعضا ایجاد شود.

یک مربی باشید نه در جستجوی ستاره‌ها. بگذارید افراد اشتباه کنند، این تنها راه آموزش آنهاست. یک مدیر باید این قابلیت را داشته باشد که از جنبه‌های خوب هر فرد در جهت منافع تیم استفاده کند. رفتارها و اعمال صحیح و مثبت را تشویق کنید تا افراد برای انجام دوباره آن انگیزه داشته باشند.

۶) با اعضای گروه مهربان باشید. تمرکزتان باید بر انجام کار باشد. به همه اعضا فرصت دهید تا توانایی‌ها و استعدادهایشان را نشان دهند. آنها را به همکاری ترغیب کنید، چون همان‌طور که می‌دانید دستاوردهای تک‌نفره اگر باعث موفقیت گروه نشود، به هیچ دردی نمی‌خورد. افراد دوست دارند مورد توجه قرار گیرند. مدیر تا می‌تواند باید حس توجه و علاقه را در گروه به وجود آورد. باید اعضا را به ریسک کردن تشویق کند و به آنها یاد دهد که چطور با شکست مواجه شوند. افراد را باید در درجه اول اهمیت قرار دهد و اشتباهات را قدمی برای پیشرفت به حساب آورد.

۷) عملکردهای گروه را مدام مرور کنید. هنگام برخورد تیم با فراز و نشیب‌ها و تغییرات، وظیفه مدیر این است که هدف اصلی را به یاد اعضا بیاورد و به آنها کمک کند تا با استفاده از تجربیاتی که حین این تغییرات به دست آورده‌اند، گروه را به سمت موفقیت هدایت کند.گروه باید از هر تغییر یا پیشرفت که می‌تواند بر عملکرد گروه تاثیر گذارد، باخبر باشد. مدیر باید اطمینان یابد که هدف اصلی گروه برای همه اعضا قابل درک است و هیچ تردیدی در آنها وجود ندارد. تا می‌تواند باید اعضای تیم را تشویق کند و آنها را در پیشبرد هدف گروه همراهی کند.

ساختن و جمع و جور کردن یک گروه خوب موضوعی چالش‌انگیز است. نیازمند برنامه‌ریزی هوشیارانه و دقیق است. سه نکته اصلی این است: با اعضا صادق باشید، به آنها فرصت عمل دهید و آنها را تشویق کنید. اولی به آنها هدف می‌دهد، دومی به آنها توانایی عمل می‌دهد و آخری باعث می‌شود که حتی روزهای تعطیل هم سر کار حاضر باشند.

مترجم : رزیتا شاهرخ

منبع: readers digest