الفبای مدیریت فناوری اطلاعات مهندسی مجدد فرایندهای كسب وكار

BPR یا مهندسی دوباره فرآیندهای كسب وكار یك راهكار مدیریتی است همان طور كه از نام این راهكار برمی آید, موضوعش حول و حوش یك تصمیم رادیكال دور می زند همه امور را از نو بنا كن نظریه BPR درباره روش های متحول كردن ساختار كسب وكار با استفاده از فناوری اطلاعات صحبت می كند

BPR یا مهندسی دوباره‌ فرآیندهای كسب‌وكار یك راهكار مدیریتی است. همان‌طور كه از نام این راهكار برمی‌آید، موضوعش حول و حوش یك تصمیم رادیكال دور می‌زند : همه امور را از نو بنا كن! نظریه BPR درباره روش‌های متحول‌كردن ساختار كسب‌وكار با استفاده از فناوری اطلاعات صحبت می‌كند. الكترونیكی كردن امور كه با افزودن حرف E به ابتدای برخی واژه‌ها مانند Business (و البته نه به همین سادگی!) صورت می‌پذیرد ، یكی از پیامدهای مهم دنبال‌كردن ایده‌های این راهكار است. از مجموعه دیدگاه‌ها و پیشنهادات این نظریه می‌توان هم در جهت ایجاد تغییر و تحولات گسترده در ساختار كلی كسب‌وكار (ایجاد تحول به كمك IT) و هم در جهت تسهیل روند سازگاری محیط كسب‌وكار با تغییرات سریع ابزارها و راهكارهای فناوری اطلاعات (ایجاد تحول برای سازگاری با IT) بهره جست. مقاله‌ای كه پیش روست نگاهی اجمالی به مفهوم BPR و رابطه دوسویه آن با فناوری اطلاعات دارد. در تألیف این مطلب از مقاله <مروری بر طراحی مجدد فرآیند كسب‌وكار> از مجله IEEE Engineering Management Review استفاده كرده‌ام.تغییر، اصلاح، توسعه، بهبود و روزآمد شدن. این‌ها واژگانی هستند كه غالباً معنی مثبتی می‌دهند و قاعدتاً باید از شنیدن آن‌ها خوشحال شد. اما اگر از مدیران و صاحبان كسب‌وكار در سازمان‌ها و شركت‌های مختلف بپرسید، هیچ بعید نیست كه این مفاهیم برای آنان یادآور مشكلات بی‌پایانی باشد كه از دشواری‌های مربوط به ناسازگاری محیط كسب‌‌وكار و كاركنان با شرایط پس از تغییرات و حتی مقاومت آنان دربرابر پذیرفتن تغییرات، نشأت می‌گیرند. این یك واقعیت بدیهی است كه فناوری‌های مختلف، مدام در حال تغییر و تحول هستند و نیاز به نو شدن سیستم‌ها، ابزارها و روش‌ها همواره وجود دارد. اما پیامد اعمال این تغییرات چیست؟

به عنوان مثال، آیا سازمان‌ها و شركت‌های استفاده‌كننده از فناوری اطلاعات می‌توانند به‌راحتی خود را با شرایط حاكم بر نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای جدید تطبیق دهند؟ آیا هرسیستم جدیدی را می‌توان به راحتی وارد چرخه كار سازمان نمود؟ همه می‌دانیم كه درعمل چنین نیست. زیرا كسب‌وكار یك فرآیند حساس است كه حیات اقتصادی اشخاص حقیقی و حقوقی مرتبط با سازمان و جنبه‌های دیگری از زندگی اجتماعی افراد موكول به زنده بودن و روان بودن آن است. از دیدگاه اقتصادی، مهمترین موضوع برای هر بنگاه انتفاعی یا غیرانتفاعی، سرمایه آن است. برخی عقیده دارند كه یكی از مهمترین دشمنان بالقوه سرمایه، تغییراتی است كه در روند امور جاری و اقتصادی بنگاه، ناپایداری ایجاد می‌كند. به همین دلیل است كه بعضی مدیران و صاحبان كسب‌وكارهای مختلف به سمت اتخاذ یك خط مشی محافظه‌كارانه گرایش دارند. بنابراین هرگاه كه بخواهیم در روند امور یك سازمان یا شركت تغییری به‌وجود آوریم، با یك اینرسی روبرو می‌شویم كه از نگرانی مجموعه سازمان به‌خصوص تیم مدیریت آن نسبت به پیامدهای تغییر ناشی می‌شود. همه در این فكر هستند كه مبادا تغییرات جدید موجب به خطر افتادن كسب وكارمان شود؟

●تعریف BPR

سالیان قبل مدیران كسب‌وكارهای گوناگون می‌كوشیدند با بهره‌گیری از تكنیك‌هایی مانند: (TQM (Total Quality Management ، پیامد‌های ناشی از <تغییر> در فرآیند كسب‌وكار خود را مهار كنند. روش‌هایی مانند TQM به مدیران امكان می‌دهد با روش علمی، ریسك ناشی از تغییرات را به حداقل برسانند و نوعی <مدیریت تدریجی روند كسب‌وكار> را به اجرا بگذارند.اما پیشرفت‌های اخیری كه در صحنه معادلات اقتصادی و سیاسی دنیا به وقوع پیوسته‌، الزامات تازه‌ای را با خود به حوزه كسب‌وكار آورده كه نمی‌توان آن‌ها را نادیده‌گرفت. در شرایط جدید اقتصادی لازم است شركت‌ها و سازمان‌های مختلف از چابكی، سرعت و انعطاف‌پذیری بیشتری برای پذیرش تغییراتی كه اجتناب‌ناپذیر می‌نماید برخوردار باشند. از این رو بسیاری از مدیران مایلند بدانند چگونه می‌توان در كوتاه‌ترین زمان، بیشترین تغییرات را درفرآیند كسب‌وكار اعمال كرد و همزمان‌، ریسك ناشی از ایجاد تغییرات را به حداقل رساند. گاهی اوقات این تغییرات ضروری است زیرا بدون آن، بهره‌وری كسب‌وكار به شدت افت می‌كند و قابل رقابت با سایر بازیگران صحنه اقتصاد نخواهد بود. در عین حال اگر تغییرات مورد بحث با هوشمندی صورت نگیرد، مخاطرات زیادی را برای كسب‌وكار ایجاد خواهد كرد كه ممكن است فلسفه همه این اقدامات را زیر سؤال ببرد.جیمز شرت و داوِن‌پورت در سال ۱۹۹۰ طی مقاله‌ای در مجله Sloan Management Review ایده <طراحی مجدد فرآیند‌های كسب‌وكار> را با چنین تعریفی ارائه كردند: <آنالیز و طراحی چرخه‌ها و فرآیندهای جدید درون سازمانی>. همزمان، میكائیل همِر نیز طی مقاله‌ای در مجله Harward Business Review ایده پیاده‌كردن تغییرات بنیادی در روند كسب‌وكار را مطرح كرد BPR .یعنی آنالیز دقیق و حساس و جدی كسب‌وكار، و طراحی مجدد و رادیكالِ فرآیندهای موجود به منظور دستیابی به بهبود قابل ملاحظه در راندمان كسب‌وكار.همان‌طور كه ملاحظه می‌كنید، روند بهبود و اصلاح در روش TQM بیشتر متكی بر كنترل وضعیت كسب‌وكار با تكیه بر تجزیه‌ و تحلیل‌های آماری است. در حالی كه روند نوآوری و تحول در نظریه BPR بیشتر متكی بر نقش فناوری اطلاعات است و پای IT از همین‌جا به بحث مدیریت تغییرات در فرایند كسب‌وكار باز می‌شود. اما پیش از آن‌كه بپرسیم نقش فناوری اطلاعات در این استراتژی چیست، خوب است ابتدا روی معنای اصطلاح <فرایند كسب‌وكار> دقیق شویم.

●منظور از فرایند كسب‌وكار چیست‌

در این مقاله بارها از عبارت <فرایند كسب‌وكار> استفاده كرده‌ایم. توصیف ساده‌ای از این اصطلاح را می‌توان با بیان این پرسش به‌دست آورد : < دراین شركت (یا سازمان) فلان كار را طبق كدام روال باید انجام داد؟> امری كه در این جمله سؤالی با واژه <روال> مشخص شده‌است درواقع یك <فرایند> است. هر سازمان برای خود مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و قواعد دارد كه رویه‌ انجام امور جاری آن را مشخص می‌كند. یك <فرایند كسب‌وكار> مجموعه‌ای از كارهای مربوط به هم است كه با هدف حصول خروجی معینی تعریف و تدوین می‌شود. مثلا <ثبت سفارش مشتری> یك فرایند كسب‌وكار است. <تهیه گزارش ترازنامه مالی> یك فرایند دیگر است و <پاسخگویی به مشتریان> نیز چنین است. موضوع بحث این مقاله آن‌جا كاربرد پیدا می‌كند كه بخواهیم یك یا چندتا از این فرایندها را برحسب نیاز تغییر دهیم. به عنوان نمونه، می‌توانید تصور كنید كه وقتی پای فناوری اطلاعات به سازمانی می‌رسد، بسیاری از این روندها دچار تحول می‌شوند. <ثبت سفارش مشتری> ممكن است الكترونیكی شود، <تهیه گزارش ترازنامه مالی> را می‌توان توسط روش‌های پیشرفته تجزیه و تحلیل اطلاعات در نرم‌‌افزارهای انجام داد و <پاسخگویی به مشتریان> ممكن است آن‌چنان متحول شود كه به روش‌های پییشرفته‌ CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان) منجر شود.متدولوژی BPR صورت مسأله عبارت است از ایجاد تغییرات سریع، كه ابزار این تغییرات IT است. گاهی اوقات خود این تغییرات برای ایجاد سازگاری با محیطی است كه ابزارها و سیستم‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات پدید می‌آورند و گاهی نیز از فناوری اطلاعات برای پیاده‌سازی سناریوی <تغییر در فرایند كسب‌وكار> استفاده می‌شود.

---