آشنایی با شورای جهانی ایكا

شورای جهانی آرشیو تا سال ۲۰۰۵ تقریباً دارای ۱۶۰۰ عضو از ۱۹۰ كشور دنیا می باشد این اعضا تحت چهار رده «الف» آرشیو های دولتی و ایالتی, «ب» نمایندگان مجامع حرفه ای آرشیوی, «ج» مؤسسات آرشیوی غیردولتی, «د» اعضای مستقل و «ه» اعضای افتخاری تقسیم بندی شده اند

آرشیوهای ملی، حافظان میراث مكتوب و در حقیقت حافظه دولتها و ملتها هستند. این یادواره های ارزشمند، گه گاه بر اثر عدم آگاهی از شیوه ها و فناوری های مطلوب و مناسب نگهداری، حوادث ناگوار طبیعی از قبیل سیل و زلزله و جنگها و آتش سوزی ها آسیب دیده یا از میان رفته اند. متأسفانه مثالهای تلخ تاریخی در این زمینه بسیار است. بعد از دو جنگ جهانی اول و دوم كه طی آنها خسارات عظیم و جبران ناپذیری به آرشیوهای كشورهای مختلف وارد آمد، دوستداران فرهنگ، ایجاد نهادی را كه حتی الامكان از زوال و نابودی اسناد جلوگیری كند، ضروری دانستند.

بنابراین پس از تشكیل سازمان ملل متحد، با تلاش شاخه علمی، فرهنگی این سازمان (یونسكو) شورای جهانی آرشیو بوجود آمد و اولین اجلاس آن در سال ۱۹۵۰ در پاریس تشكیل شد.

شورای جهانی آرشیو تا سال ۲۰۰۵ تقریباً دارای ۱۶۰۰ عضو از ۱۹۰ كشور دنیا می باشد. این اعضا تحت چهار رده «الف» آرشیو های دولتی و ایالتی، «ب» نمایندگان مجامع حرفه ای آرشیوی، «ج» مؤسسات آرشیوی غیردولتی، «د» اعضای مستقل و «ه» اعضای افتخاری تقسیم بندی شده اند. بیشترین حق عضویت را رده های «الف» و «ب» می پردازند و حق رأی نیز منحصر به این دو رده است.

اهم اهداف این شورا عبارت است از:

۱- هماهنگ سازی ادارات آرشیو، مجامع حرفه ای آرشیویستها، آرشیوهای منطقه ای، محلی و اداری و آرشیویستهای مستقل.

۲- تهیه استانداردها، مقررات، روشها و سایر ابزار گردآوری، پردازش و ارائه سیستم های اطلاعاتی.

۳- ارائه كمكهای مالی، فنی و كارشناسی به آرشیو كشورهای در حال توسعه.

۴- تنظیم سیاستها و برنامه های توسعه در زمینه آرشیو و اطلاع رسانی.

۵- گسترش آموزش كاركنان و مراجعه كنندگان به آرشیوها و ارتقای استعدادهای بالقوه در سطوح ملی و منطقه ای در زمینه علم آرشیو و اطلاع رسانی.

۶- مطالعه و پژوهش در تئوری و فعالیت آرشیوی و كاربرد آن در مدیریت اسناد و مدیریت آرشیو.

اعضای این شورا هر چهار سال یك بار به منظور بحث و تبادل نظر درباره مسائل و موضوعات مربوط به حرفه آرشیو در كنگره بین المللی آرشیو گرد هم می آیند. در خلال این چهار سال كمیسیون ها و كمیته های مختلف این شورا برای تصمیم گیری و ارائه خط مشی به اعضا در بخشهای مختلف آرشیوی، جلساتی تشكیل می دهند. از آن جمله می توان به سیترا اشاره كرد كه در واقع كنفرانس بین المللی میزگرد آرشیوی است و هر سال با شركت رؤسای آرشیوهای دولتی و نمایندگان آرشیوهای ایالتی، مؤسسات حرفه ای و آرشیوهای غیردولتی تشكیل جلسه می دهد. شورای جهانی آرشیو تحت نظارت یك رئیس، ۵ معاون و كمیته اجرایی اداره می شود. كمیته اجرایی دارای دبیر كل، رئیس، معاون، خزانه دار و شش عضو انتخابی دیگر است و دو بار در سال جلسه دارد و موارد ذیل را مورد بررسی قرار می دهد:

- اشتراك ها و استعفاها، گزارش دبیركل و كمیسیون های دائمی، گزارشهای مالی و بودجه، همكاری با سازمانهای بین المللی، سازماندهی كنگره ها، تعیین اولویت های برنامه، مقررات و سایر مسائل قانونی و حقوقی، سیاستهای ارائه شده به كمیته اجرایی توسط اعضا.

شورای جهانی ۳ كمیسیون دائمی دارد:۱- كمیسیون حمایت ازبرنامه۲،كمیسیون مدیریت برنامه۳،- كمیسیون توسعه آرشیوی.

كمیسیون مدیریت برنامه مسئول ایجاد و نظارت بر كار كمیته های فنی و حرفه ای است. این كمیته ها عبارتند از: كمیته اسناد معماری و مهندسی، كمیته اسناد دیداری و شنیداری، كمیته ساختمان و تجهیزات آرشیو، كمیته اسناد علمی، كمیته اسناد الكترونیك، كمیته اسناد ادبی و هنری، كمیته جلوگیری از حوادث نامطلوب، كمیته خودكارگردانی آرشیوی، كمیته اسناد حقوقی، كمیته تاریخ شفاهی، كمیته حفظ و نگهداری اسناد آرشیوی، كمیته اسناد جاری سیستم های مدیریت اسناد و ارزشیابی آرشیوی، كمیته مهر شناسی و كمیته فناوری تصویری.

طبق اساسنامه این شورا كشورهای غیراروپایی در یك منطقه جغرافیایی با فرهنگ مشترك یا مشابه مجازند دارای شعبه منطقه ای آرشیو باشند.

از نظر تقسیم بندی منطقه ای، سازمان اسناد و كتابخانه ملی ایران عضو شعبه جنوب و غرب آسیا است. این شعبه متشكل از ایران، بنگلادش، سری لانكا، هند، پاكستان و نپال می باشد.نمایندگان مؤسسات و مجامع حرفه ای آرشیو كه دارای علائق حرفه ای مشترك هستند در بخشهای مختلف شورای جهانی قرار می گیرند كه مهمترین آنها بخش مجامع حرفه ای شوراست و همه اعضای رده «ب» را در برمی گیرد.

شورای جهانی آرشیو به منظور تبادل اطلاعات و ارائه رهنمودهای آرشیوی نشریات متعددی را چاپ كرده و در اختیار اعضا قرار می دهد كه مهمترین آنها «كما» و خبرنامه شورای جهانی است.

شورای جهانی آرشیو با مجامع و سازمانهای گوناگون همكاری دارد.

جمهوری اسلامی ایران عضو رده «الف» شورای جهانی آرشیو است و در تمام اجلاس های این شورا از حق رأی برخوردار است. همچنین در مقابل پرداخت حق عضویت از امكانات این شورا بهره می برد كه شامل: استفاده از رهنمودها و انتشارات، پژوهش ها، كمكهای مالی، آگاهی از آخرین پیشرفتهای فناوری در امر اطلاع رسانی و آرشیو و دریافت تمام جزوات و نشریات منتشره از سوی شورا در تمام اجلاسهاست. این شورا نقش مؤثری در ایجاد و تقویت روابط اطلاع رسانی و آرشیوی با سایر آرشیوهای معتبر دنیا و تبادل این اطلاعات دارد. همچنین ارائه استانداردها، مقررات و سیستم های اطلاع رسانی روشهای مدیریت آرشیو و اسناد، سیاستهای توسعه، برگزاری دوره های آموزشی در آرشیوهای معتبر دنیا كه موجب افزایش آگاهی آرشیوی كاركنان آرشیوها می شود، از اقدامات این شورا به شمار می آید.

شورای جهانی آرشیو نهادی كاملاً فرهنگی، علمی است و از دخالت مسائل سیاسی در امور خود حتی الامكان جلوگیری می كند. عضویت در این شورا برای آرشیوهای دنیا ضروری است و عدم ارتباط با آن، موجب محرومیت آرشیوها از آخرین پیشرفتهای فناوری های آرشیوی و اطلاع رسانی خواهد شد.اجلاس آتی شورای جهانی در سال ۲۰۰۸ و در كوالالامپور پایتخت مالزی برگزار خواهد شد.

دكتر كیانوش كیانی هفت لنگ

معاون اسناد ملی سازمان اسناد و كتابخانه ملی ایران