برخی ضعف های آفیس مایکروسافت

این مقاله در باره برخی از ضعف های آفیس مایکروسافت می باشد ضعف هایی که هر چند ناچیز اما برای کاربران لازم و ضروری هستند

● مقدمه :

در این هیچ شکی نیست که آفیس مایکروسافت از برترین و قدرتمند ترین نرم افزارهایی است که با اسناد سر و کار دارد. اما همین نرم افزار با این خصوصیات فوق العاده هنوز دارای ضعف هایی است که طی این مقاله به برخی از این ضعف ها می پردازیم.

شاید این ضعف هایی که بیان می کنم در برابر کارایی عظیم و و فوق العاده ی آفیس، ناچیز به نظر آید اما برای هر کاربری مهم است، چرا که جزو آن دسته کارهایی است که لازم دارد.

امیدوارم که مورد رضایت قرار گیرد.

۱- اداره متن های چند زبانی :

شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که در یک سند آفیس بخواهید با چند زبان بنویسید و هر زبان را جداگانه ویرایش کنید و نوع فونت یا چیدمان آنرا تغییر دهید و قادر به این کار نباشید.

عده ای می گویند باید روی زبان و متن مورد نظر کلیک کنید و خاصیت فرمت را کلیک کنید و از این طریق به مطلوب مورد نظر دست یابید. اما این شیوه عملی نیست چرا که تمام متن را به فرمتی که انتخاب کردید، تبدیل می کند.

فرض کنید متنی با زبان فارسی و عربی و انگلیسی دارید و می خواهید فونت هر کدام خاص باشد و اندازه ی هر کدام طوری تعیین شود که اندازه دیدی تمام فونت ها یکسان باشد. متوجه می شوید که این کار در آفیس به راحتی ممکن نیست و باید در زمان نوشتن حواس جمع باشد که هر زبان با فونت و سایز خاص خودش نوشته شود تا به آنچه می خواهید برسید. کاری بس وقت گیر و طاقت فرسا.

حال فرض کنید نوشته ای طولانی بالاتر از ۵۰ یا ۱۰۰ صفحه دارید که می خواهید فونت و سایز زبان های مختلف آن را تغییر دهید. برای تغییر شما باید هر زبان را جداگانه انتخاب کنید و تغییرات فونت و سایز مورد نظر را اعمال کنید. کاری بس وقت گیر و طاقت فرسا.

اما چه باید کرد؟!

برای رفع این مشکل، مایکروسافت آفیس می تواند منویی به paragraph موجود در Format اضافه کند به این ترتیب که دارای چک باکس هایی باشد که کاربر بتواند زبان های مورد نظر را انتخاب کند و در برابر همین چک باکس ها جعبه باکس های فونت و سایز آنها وجود داشته باشد تا کاربر با انتخاب فونت مورد نظر و سایز مورد نظر بتواند به مطلوب خود دست یابد.

بدون شک با اتخاذ چنین افزونه ای به آفیس، کاربران در کمترین زمان ممکن می توانند یک سند سنگین دارای چند زبان را به بهترین نحو ممکن ویرایش کنند، آن هم در کمترین زمان ممکن.

۲- ترتیب بر اساس حروف الفبا :

یکی دیگر از ضعف های آفیس مرتب کردن دقیق کلمات فرهنگ لغتی است. شاید این ترتیب برای زبان انگلیسی به نحو احسنت رعایت شود اما در خود این زبان و برای زبان های دیگر این کار دچار اشتباهاتی می شود و متاسفانه گاهی درهم و برهم این ترتیب ها صورت می گیرد.

فرض کنید فرهنگ لغت فارسی را می خواهید به ترتیب حروف الفیا مرتب کنید. شما باید ابتدا خود کلمه و معنی و توضحات اضافه ی آنرا در یک خط یا پاراگراف مرتب کنید. و برای تمام کلمات هم همین کار را بکنید. یعنی هر کلمه با معنی و توضیحاتش را در یک پاراگراف یا خط ترتیب کنید. در مرحله ی بعد باید همه را انتخاب کنید و در نوار ابزار Tables and Borders روی آیکن Sort Ascending کلیک کنید. وقتی این کار را انجام دادید پنجره ای باز می شود که سه انتخاب برای ترتیب حروف الفبا دارد. Ok را کلیک کنید تمام خط ها رفرش می خورند و ترتیب ظاهری بر اساس الفبا درست می کند. اگر بررسی کنید متوجه می شوید که این ترتیب دقیق و کامل نیست. و خودتان باید تک تک کلمات را با کپی و پیست به ترتیب دقیق مرتب کنید.

را دیگر این است که بعد از مرتب کردن خطوط و پاراگراف ها، از منوی Table بعد Converter کل متن را داخل جدول کنید بعد روی آیکن Sort Ascending کلیک کنید. یا هم اینکه این جدول را به Excel انتقال دهید و در آنجا گزینه Sort Ascending را کلیک کنید.

در هر صورت نتیجه ی مطلوب را نخواهید داشت و هنوز دقیق به ترتیب حروف الفبا نیستند.

اما چه باید کرد؟!

مایکروسافت آفیس می تواند برای سهولت بهتر این روش باز منویی ترتیب دهد که در این منو کشویی باشد به اسم انتخاب زبان و دکمه ی تایید. به این ترتیب وقتی در کشو زبان را انتخاب می کنیم، چند چک باکس نمایان می شود که به ترتیب ۱ تا ۵ یا ۶ یا بیشتر، اولین حروف الفبای آن زبان را نمایان می کنند. کاربر با تیک زدن چک باکس های اولین حروف الفبای آن زبان، و بعد زدن دکمه ی تایید می تواند تمام خطوط و پاراگراف ها را بر اساس این حروف به دقت تمام از نظر ترتیبی مرتب کند.

یعنی با ایجاد یک منو یا افزونه ی به این کوچکی می توان هر زبانی را در هر فرهنگ لغتی به ترتیب حروف الفبا مرتب کرد طوری که مورد مطلوب کاربر شود.

۳- نداشتن فرمت PDF برای ذخیره فایل:

همه می دانند که فرمت پی.دی.اف یکی از پرکاربردترین فرمت هایی است که برای نگهداری اسناد از آن استفاده می شود، و کاربرد ذخیره و نگهداری اسناد به صورت پی دی اف دارای حسن های رازداری برای غیرقابل ویرایش بودن ، عدم کپی کردن متن و پرینت و .... می باشد.

برای من جالب بود که وقتی برای ذخیره ی فایل به صورت پی.دی.اف از طریق آفیس اقدام کردم این گزینه را نداشت و همه به کمک نرم افزارهایی بود که یک افزونه به ورد اضافه می کرد، به عنوان تبدیل ورد به پی. دی.اف صورت می گرفت.

برای من غیر منتظره بود که چرا آفیس به این فوق العاده ای ذخیره به صورت فرمت پی.دی.اف ندارد. نرم افزار آفیس با این شهرت حیف است که در ورد و ایکسل و پاورپوینت و اکسز آن ذخیره ی فایل به صورت پی دی اف نداشته باشد.

امیدوارم سازندگان آفیس این مورد را لحاظ کرده تا دیگر احتیاجی به افزونه ها نباشد و کاربر به صورت مستقیم بتواند از طریق خود آفیس سند را به فرمت پی دی اف ذخیره کند.

سید احسان راستگو سوق