دسترسی به اسناد و مدارك ابزارها و الگوهای مناسب

حجم روزافزون انتشارات, هزینه سنگین تهیه اطلاعات و نگهداری آن, كمبود بودجه, كمبود نیروی انسانی و چندین عامل دیگر بخصوص در چند دهه اخیر كتابخانه ها و مراكز اسناد را بیش از پیش به پذیرش این واقعیت سوق داده است كه خرید و نگهداری تمامی اطلاعات مورد نیاز جامعه استفاده كننده اش امكانپذیر نیست و از این رو به سمت سیاست دسترسی به منابع اطلاعاتی گرایش پیدا كرده اند

حجم روزافزون انتشارات، هزینه سنگین تهیه اطلاعات و نگهداری آن، كمبود بودجه، كمبود نیروی انسانی و چندین عامل دیگر بخصوص در چند دهه اخیر كتابخانه ها و مراكز اسناد را بیش از پیش به پذیرش این واقعیت سوق داده است كه خرید و نگهداری تمامی اطلاعات مورد نیاز جامعه استفاده كننده اش امكان پذیر نیست و از این رو به سمت سیاست "دسترسی" به منابع اطلاعاتی گرایش پیدا كرده اند.در این مقاله نویسنده سعی كرده است ضمن معرفی ابزارهای دسترسی به اسناد و مدارك، الگویی مناسب برای خدمات تحویل مدارك را نیز ارایه كند.دسترسی به اسناد و مدارك و انتقال اطلاعات همواره كانون توجه جوامع بوده است و بشر از ابتدایی ترین وسیله حفظ و نگهداری انتقال اطلاعات امروزه تقریباً به جایی رسیده است كه با فشار دكمه ای می تواند به حجم عظیمی از اطلاعات بدون توجه به مرز جغرافیایی و زمانی دسترسی پیدا كند. اهمیت نگهداری، پردازش، دسترسی و انتقال اطلاعات آنقدر برای بشر مهم و اساسی بوده است كه امروزه پیشرفته ترین و ظریف ترین ابزارهای بشرساز را لوازم الكترونیكی تشكیل می دهند كه به همین منظور ساخته شده اند. در واقع اطلاعات (ذخیره، پردازش، بازیابی و انتقال آن) بوده است كه موجب پیدایش تكنولوژی ظریف و حیرت انگیز اطلاعات و ارتباطات شده است. بدون شك كلماتی از قبیل " عصر اطلاعات"، "عصر ارتباطات"، "عصر ماهواره"، "عصر كامپیوتر" و ۰۰۰ همه در یك نقطه اساسی با هم مشترك هستند و آن این است كه قطعات ”اطلاعات” را در خود ذخیره، پردازش و یا جابجا می كنند.شاید بتوان گفت كه امروزه بشر به جایی رسیده است كه برای پاسخ دادن به این سئوال كه تكنولوژی یا اطلاعات كدام اساسی تر و مقدم تر است به سختی با مشكل روبرو می شود. از یك طرف بدون استفاده از تكنولوژی، قدرت مهار و دسترسی به اطلاعات مورد نظر را نداریم و از طرفی دیگر این اطلاعات است كه در پیكره این دستگاههای حیرت انگیز جابجا می شود و بدون در نظر گرفتن عنصر اطلاعات، این تكنولوژی ظریف ارزش اعتباری خود را از دست خواهد داد. ولی در نهایت هدف اساسی بشر در توسعه این ابزارها، نگهداری، پردازش و بازیابی اطلاعات بوده است نه خود ابزار و این نكته ای است بسیار ظریف كه از سوی مدیران كتابخانه ها و مراكز اسناد همواره باید مورد توجه قرار گیرد. با ظهور این ابزارها بود كه نگرش "دسترسی" به اطلاعات بدون توجه به محل نگهداری و زمان دستیابی عملی گردید و این مسئله ای است كه بخصوص برای كشورهایی كه در آن كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی بودجه لازم برای تهیه اطلاعات را ندارند بسیار حائز اهمیت است.

● "دسترسی" به اسناد و مدارك در مقابل "نگهداری" اسناد و مدارك

حجم روزافزون انتشارات، هزینه سنگین تهیه اطلاعات و نگهداری آن، كمبود بودجه، نیروی انسانی و چندین عامل اساسی دیگر بخصوص در چند دهه اخیر كتابخانه ها و مراكز اسناد را بیش از پیش به پذیرش این واقعیت سوق داده است كه خرید و نگهداری تمامی اطلاعات مورد نیاز جامعه استفاده كننده اش امكان پذیر نیست. حتی كتابخانه های ملی كه وظیفه تهیه و نگهداری اسناد و مدارك مكتوب كشور را به عهده دارند و بسیاری از این مدارك را از طریق قانون و اسپاری دریافت می كنند نیز از پذیرش این واقعیت گریزی ندارند. "طرح استراتژیك كتابخانه بریتانیا برای دهه ۱۹۹۰ اولویت ها را به سادگی بر شمرده است: ساختن یك مجموع جامع موردنظر نیست، بلكه هدف تأمین "دسترسی جامع به دانش و توزیع سریع اطلاعات" و رساندن آن به متقاضی (= مصرف‌كننده) است". (۱)با توجه به این واقعیت كتابخانه ها و مراكز اسناد به فكر توسعه امانت بین كتابخانه ای و در بسیاری از موارد به فكر اشتراك منابع افتادند تا بتوانند به نیازهای اطلاعاتی مراجعه كنندگان خود پاسخ گویند و از طرفی دیگر استفاده از خدمات كارگزاران اطلاعات به طور روزافزونی توسعه پیدا كرد، همچنانكه به آن اشاره شد از عوامل بسیار مهم در رویكرد كتابخانه ها به "دسترسی" به منابع (Access) در مقابل "نگهداری" (Holding) علاوه بر موارد اشاره شده در بالا، استفاده وسیع از تكنولوژی نوین در مكان یابی اطلاعات و انتقال آن اهمیت ویژه ای دارد.

● آگاهی از منابع موجود

تغییر نگرش از "نگهداری" منابع اطلاعاتی به دسترسی آن مستلزم این بود كه كتابخانه ها و استفاده كنندگان اطلاعات از منابع منتشر شده و محل نگهداری آن آگاهی پیدا كنند. حجم روزافزون انتشارات در زمینه های مختلف موضوعی سبب شده است كه آگاهی از منابع موجود به عنوان مشكلی اساسی در برابر كتابخانه ها و مراجعان قد علم كند تا جایی كه امروزه در زمینه های بسیار تخصصی هم نمی توان ادعا كرد كه كارشناسان آن حوزه از همه انتشارات باخبر هستند. كتابشناسیها، چكیده نامه ها، فهرستهای مشترك و ۰۰۰ از مهمترین ابزارهایی هستند كه با استفاده از آن می توان علاوه بر آگاهی از منابع بیشتر شده به انتخاب منابع مناسب نیز دست زد و از طرفی دیگر از سفارش تكراری منابعی كه امكان دسترسی به آن در كتابخانه های دیگر موجود است جلوگیری به عمل آورد. بدون شك امروزه بدون استفاده از این منابع ردیف دوم امكان دسترسی به بسیاری از منابع اطلاعاتی امكان پذیر نیست. بسیاری از این منابع علاوه بر كنترل كتابشناختی و چكیده نویسی، محل دقیق نگهداری منابع را نیز مشخص كرده و بیشتر پایگاههای اطلاعاتی مستقیماً استفاده كننده را به كارگزاران و مراكزی كه متن كامل منابع استناد شده را تهیه می كنند متصل می كنند. مثل پایگاه اطلاعات (Night-Ridder Ondisc) Dialog كه امكان اتصال و سفارش مقاله به بیش از ۷۰ كارگزار را فراهم می كند.

● ابزارهای انتقال اسناد:

برای دسترسی به اسناد و مدارك شیوه های مختلفی وجود دارد كه هر كدام ممكن است دارای مزایا و معایبی باشند و معمولاً تركیبی از این شیوه برای دسترسی به مدارك مورد نیاز انتخاب می شود از عوامل بسیار اساسی در مطلوبیت شیوه دسترسی به اطلاعات را می توان سرعت، هزینه، اطمینان، سهولت استفاده و در مورد اسنادی كه از طریق فاكس دریافت می شوند كیفیت دریافت سند نام برد.

▪ پست

جدا از مسئله سرعت انتقال، در حال حاضر پست ارزانترین و گسترده ترین شیوه انتقال اسناد و مدارك است. علیرغم گسترش حیرت انگیز ذخیره الكترونیكی اطلاعات، بعید به نظر می‌رسد كه روزی تمامی منابع اطلاعاتی برای دسترسی از راه دور، توسط پایگاههای اطلاعاتی اسكن شوند بنابراین شیوه های سنتی انتقال اسناد برای كتابخانه ها همچنان مهم باقی می‌ماند، بخصوص برای منابع اطلاعاتی گذشته نگر كه امكان ذخیره الكترونیكی آن وجود ندارد. ضمناً انتقال الكترونیكی اسناد و مدارك با حجم زیاد مستلزم هزینه بسیار بالایی است كه همچنان كتابخانه ها و مراكز اسناد را وادار می سازد به استفاده از پست به عنوان وسیله ای ارزان تر برای انتقال اطلاعات توجه بیشتری داشته باشد و برای بهبود سرعت انتقال و هزینه، شیوه های مختلفی (مثل عادی، پیشتاز، دی. اچ. ال، هوایی، زمینی و ۰۰۰) را با توجه به شرایط مختلف اتخاذ كند.

▪ فاكس

بهبود سرعت انتقال، حافظه زیاد برای ذخیره و ارسال سند بصورت شبانه با نرخ كمتر، بهبود كیفیت كپی و هزینه كمتر، فاكس را به عنوان وسیله ای بسیار مناسب برای رفع نیارهای در حال افزایش كسانی كه خیلی سریع به مدركی نیاز دارند درآورده است. برای اینكه یك دستگاه فاكس بتواند بخوبی در خدمت خدمات انتقال اسناد كتابخانه ها قرار گیرد خصوصیات زیر باید مورد توجه قرار گیرند.استفاده از اسكنر برای حذف كپی برداری از مقالات، حافظه زیاد برای ذخیره اسناد و استفاده از آن برای انتقال اسناد در ساعتهایی كه نرخ ارتباطات كمتر است (شبانه)، حافظه برای ذخیره شماره تلفن هایی كه به مقدار زیاد مورد استفاده قرار می گیرند، میزان دقت تصویری برای ارسال كپی با كیفیت بالا، اسكن سریع و سرعت انتقال برای كارایی بیشتر و گزارش خطاهای انتقال به صورت خودكار، این امكانات سبب می شود از حداكثر كارآیی پرسنل استفاده شود و با كمترین هزینه ممكن با كیفیت بالا اسناد و مدارك انتقال یابند.

▪ انتقال دیجیتالی

در این سیستمها با استفاده از یك دستگاه كامپیوتر، اسكنر و چاپگر لیزری امكان انتقال و دریافت اسناد به صورت الكترونیكی فراهم می آید. در این سیستمها فقط برای یكبار سند بوسیله اسكنر به كامپیوتر منتقل می شود و این وظیفه كامپیوتر است كه آن را منتقل كند. در صورتی كه بنا به دلایلی بعد از چند روز (زمان از طرف فرستنده تعریف می شود) سند منتقل نشد، بصورت خودكار سند بر روی چاپگر فرستنده چاپ می شوند و بصورت فاكس یا پست ارسال می شود. ضمناً برای دریافت سند نیازی به دخالت نیروی انسانی نیست و سند خودبخود بر روی چاپگر دریافت‌كننده چاپ می شود و در صورتی كه كاغذ یا "تونر" تمام شده باشد سند بر روی كامپیوتر دریافت كننده ذخیره می شود تا اشكالات مربوطه حل شود.

پی نویس:

۱- كتابخانه های بزرگ جهان، كشتی های نوح در طوفان. ترجمه شیفته سلطانی، گزیده مسائل اقتصادی – اجتماعی، ش. ۹۷ و ۹۸. ص ۸۳.

۲-Wessling, ju;ie. Document Delivery. A Primary Sevice for Nineties. Advances in Librarianship, Vol. ۱۶, the Sandiago Academic Press, ۱۹۹۲, P. ۲۶-۲۸.

منبع مورد استفاده:

۱- Wessling, Julie Document Delivery: A Primary Service for the Nineties. Advance in Librarian Ship. Vol ۱۶. Sandiago: Academic Press, ۱۹۹۲

منابع بیشتر جهت مطالعه

۱- Cornish, Graham P., Model Handbook. For interlending and Copying. IFLA/UNES Co. ۱۹۸۸.

۲- Interlending and Document Supply. For Developing Countries IFLA ۱۹۹۴.

۳- Webb, Sylvia P.. Creating an. Information Service. ۲nd ed.. London A slib, ۱۹۹۲.

۴- Lancaster, F. W. If you Want to. Evaluate your Library… London: LA, ۱۹۸۸.

حمید محسنی

مركز اطلاع رسانی و خدمات علمی جهادسازندگی

---