كار تیمی در تیم های كاری

اثر قابل ملاحظه فرهنگ كار تیمی و كار گروهی, آنقدر اهمیت دارد كه دانشمندان علم مدیریت آن را لازمه دست یافتن به قابلیت های محوری پایدار مزیت رقابتی پایدار در فضای رقابتی دنیای امروز می دانند بارنی و رایت ۱۹۹۸

امروزه بسیاری از مطالعات پژوهشگران علم مدیریت در راستای افزایش اثربخشی و كارآمدی فعالیت‌ها، به سمت تیم‌های كاری سوق یافته است. تشكیل تیم‌های كاری كارامد و تعریف پروژه‌های مختلف برای تیم‌ها، با توجه به توان و تخصص آنها، اصلی گریزناپذیر در مدیریت و كنترل فرایندها و فعالیت‌های كاری است. البته این نوع چینش وظیفه‌ای در فضایی میسر است كه پروژه‌ها و فرایندهای كاری، مستقل از یكدیگر و یا با حداقل وابستگی به هم هستند. وابستگی هر چه بیشتر فرایندها باعث طولانی شدن زنجیره تكمیل كار و بزرگ شدن تیم كاری است. تا حدی كه تلقی تیم كاری به آن كمی دور از ذهن می‌شود، اما هر قدر این زنجیره فعالیت، كوتاه‌تر باشد معنای تیم كاری قوی‌تر و استوارتر در ذهن نقش می‌بندد.

تمركز و توجه بر اثربخشی و كارامدی تیم‌های كاری، مستلزم داشتن روحیه كار تیمی است. به نحوی كه اعضاء یا عناصر تشكیل‌دهنده تیم‌های كاری بتوانند كار تیمی و فعالیت تیمی انجام دهند، نحوه تعامل و فعالیت هر یك از اعضاء در موفقیت یا عدم موفقیت آن تیم‌ها مؤثر و سرنوشت‌ساز است، بنابراین پیش از تشكیل و راه‌اندازی تیم‌های كاری باید فرهنگ كار تیمی را در فضای سازمانی نهادینه كرد.

اثر قابل ملاحظه فرهنگ كار تیمی و كار گروهی، آنقدر اهمیت دارد كه دانشمندان علم مدیریت آن را لازمه دست یافتن به قابلیت‌های محوری پایدار (مزیت رقابتی پایدار) در فضای رقابتی دنیای امروز می‌دانند (بارنی و رایت ۱۹۹۸).

تغییرات دنیای پرتلاطم امروز و عرصه شدیداً رقابتی و ناپایدار آن، شرایط را برای بقای سازمان‌ها به نحوی تعیین كرده كه تكیه بر مهارت‌های كاری كارمندان و كاركنان سازمان‌ها را گریزناپذیر كرده است و توانایی كار تیمی را جزء لاینفك آن مهارت‌های فردی می‌داند (دراكر ۱۹۹۹).

نهادینه كردن تیم‌های كاری بوسیله ترویج فرهنگ كار تیمی، قابل انجام است. این كار با آموزش و تقویت اصول كار تیمی حاصل خواهد شد. بنابراین دانستن این اصول و معیارها و تبیین، تشریح و به كار بستن آن تا جایی كه در ذهن و جان كاركنان، كارمندان و مدیران سازمان‌ها ملكه شود، مهم‌ترین راه دستیابی به تیم‌های كاری كارامد و اثربخش است.

این مقاله به بیان برخی اصول اساسی كار تیمی و تشریح مختصری برای تقریب به ذهن شدن آنها می‌پردازد.

۱) روحیه همكاری

در بیان معنای هم‌افزایی (سینرژی)، مهمترین اصل در دستیابی به آن همكاری و مشاركت بیان می‌شود. در تعاملات میان گروهی كه بین اعضای تیم كاری انجام می‌شود، اولین اصل داشتن روحیه همكاری است به نحوی كه اگر این باور در اعضای گروه وجود نداشته باشد به زودی انسجام گروه از هم پاشیده خواهد شد.

حال این سؤال مطرح است كه چگونه می‌توان روحیه همكاری را در اعضای گروه پدید آورد؟

برخی از پژوهشگران معتقدند اگر اعضای گروه چهار گزینه زیر را باور داشته باشند تعاملات آنها بر پایه روحیه همكاری خواهد بود؛

الف) هر یك از اعضای گروه، دیگر اعضاء را به عنوان شریك خود بدانند و از رقابت با آنها بپرهیزند، زیرا سود یا زیان گروه متوجه همه اعضاء می‌شود. شریك‌ها همواره تكیه بر مكمل بودن یكدیگر دارند به نحوی كه هر شریك سعی می‌كند ضعف و نقصان دیگری را پوشش دهد تا ضرری از جانب آن نقصان متوجه گروه نشود.

ب) هر یك از اعضای گروه از دیگر اعضاء حمایت كند و سعی كند همه افكار و گمانه‌های ناروا در مورد دیگر اعضاء را دور بریزد. این رویكرد را می‌توان در اصاله الصحت جستجو كرد یعنی همه خوب هستند و فعالیتی صحیح دارند، مگر آنكه خلاف آن ثابت شود. البته این بیان هیچ‌گاه مانع واقع‌بینی نیست، اما خوش گمان بودن اعضای تیم كاری به یكدیگر در تعاملات سازنده آنها غیرقابل انكار است.

پ) اگر هر یك از اعضای گروه بر فعالیت گروه تمركز كند، مأموریت گروه را مد نظر قرار دهد و به حاشیه‌های فردی فعالیت‌ها توجه نكند، این باور موجب پیش‌گیری از تشتت گروه و انسجام كاركردی آنها می‌شود.

ت- هر یك از اعضاء بداند كه نتایج و موفقیت‌های حاصل از فعالیت گروه، متعلق به همه اعضاء است و این پیروزی با كوشش و تلاش تك‌تك اعضاء پدید آمده است كه قطعاً در فرایند فردی آن نتیجه حاصل نمی‌شد و یا با صرف زمان چند برابر پدید می‌آمد كه باز هم عنصر گذشت زمان، امكان بی‌ارزش شدن آن را تشدید می‌كرد.

۲) انعطاف‌پذیری

هدف اصلی انعطاف‌پذیری، دست‌یابی به سازگاری گروهی برای تعامل سازنده میان گروهی است. در مطالعات رفتار سازمانی نشان داده شده است كه افرادی موفق و دائم در حال پیشرفت هستند كه همگام با توسعه قابلیت‌های انسانی خود در سازگاری و انعطاف‌پذیری، موفق و ماهر باشند، این افراد در دوباره جهت دادن فعالیت‌های خود و دیگران در مسیرهای ناآزموده كه باعث رسیدن به سطح بالاتری از پیشرفت شوند نیز كوشا هستند.

افراد منعطف دارای سه ویژگی زیر هستند:

الف) آموزش‌پذیرند:

یكی از عادات مردمان مؤثر كه استفان كاوی در كتاب هفت عادت مردمان مؤثر بیان می‌دارد این است كه موضوعات را می‌فهمند، سپس به دیگران می‌آموزند. كار تیمی، نیازمند تقویت این عادت مردمان مؤثر است. بنابراین باید آموزش‌پذیر باشند و بتوانند خود را با تفكرات و دیدگاه‌های جدید همگام كنند و از فناوری روز به نحو مقتضی بهره گیرند. سبك این فرایند باعث می‌شود تا گامی مؤثر در سازگاری تیمی بردارند زیرا پس از آموختن، نوبت آموزش می‌آید آنگاه در صورت منعطف بودن دیگر اعضاء تیم كاری منسجم و سازگاری خواهیم داشت كه كمترین اصطكاك را با فرایندهای جدید دارند.

ب) از نظر روحی، ثبات دارند:

ویژگی دیگر شخصیتی افراد انعطاف‌پذیر، امنیت روانی- عاطفی آنها است. افرادی كه از نظر روحی احساس امنیت ندارند، ذهنی مشغول و ناراحت دارند كه با تمام اتفاقات نظیر یك چالش یا یك تهدید برخورد می‌كنند. بنابراین در رویارویی با موقعیت‌های جدید، به جای انعطاف‌پذیری و سعی در بهره جستن از فرصت‌ها، در مقابل آن جبهه می‌گیرند و موضع‌گیری می‌كنند.

پ) خلاق هستند:

خلاقیت، ویژگی دیگری است كه در افراد منعطف، وجود دارد. رویارویی با فضاهای نو و ناشناخته، نیازمند تدبیر در بهره‌گیری از آن و خلاقیت در نحوه سازگاری است. خلاقیت باعث رشد و توسعه سازگاری می‌شود زیرا اگر فردی معمولی راهی برای سازگاری با موقعیت جدید داشته باشد، فرد خلاق در مواجهه با همان موقعیت، راه‌های متفاوتی كشف خواهد كرد.

۳) تعهد

پایبندی به گروه، متعهد بودن به اهداف و التزام به شرایط تیم شاید معنایی دقیق از تعهد باشد. تعهد به كار و تیم كاری در شرایط سخت كاری مهم‌تر و سرنوشت سازتر است. شاید زمان مناسب برای آزمایش تعهد اعضاء، در مشكلات و سختی‌های كاری باشد. البته تعهد اعضای گروه هنگامی استوارتر خواهد بود كه مبتنی‌بر ارزش‌های اخلاقی و فطری (انسانی) بوده و همچنین در نتیجه انتخاب آگاهانه صورت گرفته باشد زیرا كه اجبار و تحمیل در جهت عكس تعهد عمل می‌كند.

آنچه كه قابل تأمل به نظر می‌رسد این نكته است كه تعهد به كار و تیم كاری، ارتباط با استعداد و هوش افراد ندارد، اگر چه سطح دانش و آگاهی‌های اعضا، سطح تعهد را بالا و بالاتر می‌برد.

۴) شایستگی و فرهیختگی

تیم‌های كاری موفق، دارای اعضای شایسته و فرهیخته هستند، افزایش سطح دانش و آگاهی‌ها همراه با روحیه برتری‌طلبی كه پایبند به ارزش‌های اخلاقی است، موجب فرهیختگی و شایستگی می‌شود. شاید بتوان گفت كه ویژگی اصلی افراد شایسته این است كه همیشه مایلند ممتاز باشند و هیچگاه حد متوسط را قبول نمی‌كنند. این تعالیم در مكاتب دینی نیز وجود دارد كه رهروان خود را به فرهیختگی تشویق می‌كنند. از این‌رو به ایشان گوشزد می‌كند كه پیشرفت آنها نسبت به دیگران، ملاك اصلی موفقیت نیست بلكه پیشرفت آنها نسبت به ظرفیت بالقوه‌ای كه دارند معیار اصلی موفقیت، محسوب می‌شود.

شایستگی، اكتسابی است، اما بر مبنای استعدادها و قابلیت‌های افراد، پایه‌ریزی می‌شود. شاید بتوان گفت بذر شایستگی و فرهیختگی در زمین مساعد با آبیاری تلاش و كوشش بی‌وقفه به بار می‌نشیند.

۵) هدفمندی

تیم‌های كاری به منظور انجام مأموریت‌های خاص تشكیل می‌شوند كه می‌توان آن را هدف گروه نامید. اهداف گروه بسته به نوع فعالیت آن می‌تواند كوتاه‌مدت یا میان‌مدت باشد. برای مثال یك تیم كاری ساخت تونل (مثل تونل كندوان)، اهدافی میان‌مدت دارد و یك تیم بررسی و امكان‌سنجی ساخت تونل، اهدافی كوتاه‌مدت. البته تقسیم‌بندی اهداف با توجه به زمان دستیابی به اهداف، مهم‌ترین راه تقسیم‌بندی آنها نیست بلكه عواملی نظیراولویت‌بندی، سطح مدیریتی و حجم كار مورد نیاز نیز بسیار مؤثر است.

آنچه حائز اهمیت است درك كامل هدف و مأموریت گروه توسط تمامی اعضای گروه و همچنین تسلط فنی و مدیریتی هر وظیفه كه برعهده هر یك از اعضاء در راستای نیل به آن هدف گذاشته شده، می‌باشد. اگر هر یك از این دو مهم ناقص بماند، تیم كاری به هدف از پیش تعیین شده خود به راحتی دست نمی‌یابد.

تشریح مأموریت گروه غالباً توسط مدیران مافوق و ابلاغیه‌ها، انجام می‌شود كه در این موضوع نیز اعضای گروه باید آن را خوب درك كنند و یكدیگر را برای درك همه جوانب آن یاری دهند.

تخصص فنی، مهارت و ویژگی منحصر به‌فردی كه هر یك از اعضا دارای آن می‌باشند باید به نحوی در خدمت گروه قرار گیرد كه گروه را در دستیابی به مأموریت خود یاری دهد.

نكته آخر اینكه طولانی بودن زمان دستیابی به اهداف در برخی موارد نباید باعث خستگی، ركود، رخوت و روزمره شدن اعضای گروه شود، مدیران گروه‌های كاری باید همواره سعی در تجدید نشاط اهداف كنند تا دراز مدت بودن آن باعث كاهش سطح انگیزش اعضای گروه نشود.

۶) نظم

پیروی طبیعت و نظام آفرینش از نظم ذاتی، الگویی مناسب برای زنجیره‌های انسانی است تا خود را همگام با خلقت بزرگ و بی‌بدیل، منظم كنند.

ضرورت وجود نظم در تمام فعالیت‌ها، بالاخص فعالیت‌های تیمی بر كسی پوشیده نیست. واضح است كه در شرایط كار گروهی، وظیفه هر یك از اعضاء زمان اختصاصی انجام كار، زمان همكاری‌های چند وظیفه‌ای و دیگر جزئیات باید دقیق و پیوسته تنظیم شده باشد. از سوی دیگر نظم درون گروهی باعث انسجام كاركردی گروه می‌شود.

داشتن نظم گروه، مستلزم داشتن روحیه نظم‌پذیری و منظم بودن هر یك از اعضای آن است. شاید بتوان گفت مهم‌ترین ركن منظم بودن یك فرد، داشتن ذهن منظم و تفكری نظم‌دهنده است، چنانچه روان‌شناسان ثابت كرده‌اند انسانی كه دارای ذهن آشفته است هیچ‌گاه نمی‌تواند كاری كاملاً منظم انجام دهد. زیرا برای منظم بودن، قوه‌ای لازم است تا امور را اولویت‌بندی و در اجرای آنها نظم را حاكم كند. حال اگر فرمانده قوای بدن (ذهن) خود آشفته باشد و نتواند اولویت‌ها و نظم خود را حفظ كند چگونه ممكن است بتواند كارهای دیگر را انجام دهد.

۷) سخت‌كوشی

به ثمر رسیدن تلاش‌ها و آزمودن تجربیات، هنگامی با شیرینی موفقیت، قرین می‌شود كه سخت‌كوشی همراه آن شود. ادیسون معتقد است: «همه اختراعات و اكتشافات دنیا ۹۹ درصد مبتنی‌بر تلاش و كوشش مداوم است و تنها یك درصد آن مرهون شانس است. بنابراین مطمئن باشید همیشه از شما خوش شانس‌تر در دنیا وجود دارد كه آن یك درصد سهم شما نمی‌شود». درصد دست‌یابی به سخت‌كوشی، تحت اختیار فرد است و می‌تواند انتخاب كند كه آیا فردی تلاشگر و سخت‌كوش باشد و یا منتظر بخت و اقبال.

جمله معروف شكست مقدمه پیروزی است بر همین معنا تكیه دارد، آنانكه از شكست‌ها تجربه كسب كرده و با قوت بیشتری به تلاش می‌پردازند به قله موفقیت نزدیكترند.

پیشگامان عرصه علم، كوشاترین افراد بوده‌اند و هیچ بهره هوشی بدون زحمت، تلاش و رنج كوششی به ثمره پیروزی نمی‌رسد. تیم‌های كاری كه به سوی مأموریت‌های دشوارتر حركت می‌كنند، بیشتر از هر تیم دیگری نیازمند به روحیه تلاشگری و سخت‌كوشی هستند. اگر تك‌تك اعضای گروه این روحیه را در خود پرورش نداده باشند به زودی موجب انزوای گروه می‌شوند.

شكست حقیقی تیم در كسب موفقیت، زمانی سایه بر تیم كاری می‌اندازد كه روحیه یأس و ناامیدی در میان گروه جریان یابد بنابراین مدیران تیم‌های كاری باید به نحوی فعالیت‌های تیم را تنظیم كنند كه این حادثه شوم اتفاق نیافتد. البته روحیه فردی، شاكله شخصیتی، توان تحمل سختی‌ها و صبر و استقامت هر یك از اعضای گروه در عدم ایجاد یأس و ناامیدی، اصلی گریزناپذیر است كه هنگام تشكیل تیم‌های كاری باید به آن توجهی شایسته داشت.

امروزه «كار تیمی» روز به روز اهمیت بیشتری می‌یابد و تیم‌های كاری بیشتری تشكیل می‌شود. در سازمان‌های مختلف هنگامی كه افراد با یكدیگر بهتر كار می‌كنند دستاوردها به لحاظ كمی و كیفی بهتر می‌شود، اما تیم، مجموعه‌ای از افراد است كه هر یك پایه‌ای از اركان فعالیت تیمی را به دوش می‌كشند. وظیفه هر عضو از تیم این است كه سهم وظیفه‌ای خود را در تیم به نحو احسن و اكمل انجام دهد و آن را برای رسیدن به اهداف نهایی خود به پیش برند.

نویسنده : مصطفی مؤمنی - كارشناس ارشد مدیریت بازرگانی

منابع:

۱ . ماكسول، جان، ۱۷ اصل كار تیمی، مرتضی ذوالانوار، ۱۳۸۵، نشر معیار اندیشه.

۲ . دراكر، پیتر، چالش‌های مدیریت در سده ۲۱، عبدالرضا رضایی نژاد، ۱۳۷۸، نشر فردا.

۳ . نژاد ایرانی، فرهاد، مدیریت خلاقیت و نوآوری در سازمان‌ها، ۱۳۸۱، نشر پیك سبحان.

۴ . بیو، دی‌اس، هیكس، دی‌جی، هینینگز، سی‌آر، نظریه‌پردازان علم سازمان، سیدمحمد میركمالی، قاسم كبیری، ۱۳۸۰، نشر سیطرون.