نمایه سازی همارا پیش همارا و پس همارا

تا چند قرن پیش, مجموعه دانشهای ثبت شده, بسیار کم بود تعداد کمی کتاب نوشته شده بود که هر کدام در یک یا دو موضوع از مجموعه دانشهای بشری کشف شده قابل گنجانیدن بود

● چکیده:

به علت حجم فراوان مدارک و فشردگی محتوای اطلاعاتی آنها دسترسی فوری به مندرجات آنها احساس گردید، تا بدین وسیله مطالب آنها حتی المقدور ساده تر و خلاصه تر در اختیار محققین قرار گیرد، بنابراین نمایه سازی انجام این امر را هموار ساخت.

در این پژوهش قصد بر آن است که پس از شرحی بر نمایه و نمایه سازی، به بسط یکی از انواع آن، یعنی نمایه سازی همارا (پیش همارا و پس همارا) پرداخته شود. در واقع منظور از همارایی،ترکیب واژه ها در زمان نمایه سازی ( نمایه سازی پیش همارا ) و نیز ترکیب واژه ها برای بازیابی در زمان جستجو (نمایه سازی پس همارا) می باشد.

● مقدمه

افزایش سریع حجم مدارک در توسعه رشته های علمی موجب پیدایش روشهای گوناگونی برای ضبط محتوای اطلاعاتی آنها شده است. برای محققانی که در زمینه های گوناگون علمی دست درکار پژوهش هستند، مطالعه کلیه مدارکی که در زمینه تخصص آن ها منتشر شده است، امکان پذیر نیست. حتی در بسیاری از تحقیقاتی که در نقاط مختلف جهان بعمل آمده و نشانه ای از آنها در دست نیست. با توجه به موارد فوق و به منظور جلوگیری از دوباره کاری و ایجاد سرعت و دقت درفعالیتهای پژوهشی، صاحبنظران دانش اطلاع رسانی برآن شدند تا با استفاده از وسائل متعدد از هر مدرک علمی، نشانی به دست دهند. در واقع، از هر مدرک علمی می توان به طریق گوناگون نشانه هایی به دست داد که مؤلف، عنوان سازمان تحقیقاتی یا ناشر، چکیده راهنما و یا چکیده تمام نماو ... از آن جمله اند.

به علت حجم فراوان این قبیل مدارک و فشردگی محتوای اطلاعاتی آنها از طرفی و لزوم دسترسی فوری به مندرجات آن از طرف دیگر، باید نشانه هائی را که در بالا به آن اشاره کردیم، حتی المقدور ساده تر و خلاصه تر در اختیار محققین قرار گیرد. (۱۲)

● تاریخچه

تا چند قرن پیش، مجموعه دانشهای ثبت شده، بسیار کم بود. تعداد کمی کتاب نوشته شده بود که هر کدام در یک یا دو موضوع از مجموعه دانشهای بشری کشف شده قابل گنجانیدن بود.

همانطور که می دانیم، قرن هیجدهم برای دنیا تغییرات زیادی را همراه داشت که قسمت مهمی از آن پیدایش مفهوم رده بندی در طبیعت بوده است. فهرست نویسی و رده بندی یکی از هدفهای مهم و با اهمیت علوم شد و امید به آنکه روزی تمام دانشهای لازم برای شناخت جهان مادی کامل شده و بتواند در سیستم های رده بندی طبیعی و ساخت بشر جای گیرند، یکی از رویاهای قرن شد. در واقع، نمایه سازی سنتی با شکلی ساده، اساسی ترین کلمات متن را جمع آوری می کند، آنها را برحسب حروف الفبا مرتب می نماید و با هرکلمه شماره صفحه یا صفحات حاوی اطلاعات موردنظر را مشخص می سازد. در حقیقت، این ساده ترین سطح نمایه سازی است که صرفاً به جمع آوری کلمات می پردازد و خواننده را به صفحات مورد نظر ارجاع می دهد. در صورتی که از این سطح فراتر رویم و جنبه های علمی نمایه سازی را مورد توجه قرار دهیم، آنگاه نمایه سازی را می توانیم به شکل زیر تعبیر کنیم:

«استخراج محتوای اطلاعاتی، ثبت محتوای اطلاعاتی ، کاربرد روشهای گوناگون ذخیره وبازیابی اطلاعات و ایجاد یک بایگانی متناسب». (۱۲)

● تعریف نمایه

طبق استاندارد نمایه سازی بریتانیا « نمایه»، سیاهه نظام یافته مدخل هایی است که به منظور کمک به استفاده کنندگان در جایابی اطلاعات یک مدرک ساخته می شود. در زبان فارسی امروز واژه «نمایه» توسط فرهنگستان زبان و ادب پارسی از معنای واژه انگلیسی «Index » انتخاب شده است و واژه «Index » در اصل از واژه لاتینی «Indicate » به معنای نشان دادن و خاطرنشان کردن، مشتق شده است. (۱۳) ، (۱۴)

● نمایه سازی

قسمت اول : جنبه های نظری نمایه سازی

۱) تعریف نمایه سازی:

از نمایه سازی تعاریف متعددی شده است که با تلفیق و ترکیب آنها می توان یک تعریف جامع و مانع از نمایه سازی دست داد. نمایه سازی عبارتست از« ثبت و ضبط محتوای اطلاعاتی مدارک با استفاده از روشهای گوناگون به منظور سازمان دادن اطلاعات به قصد سهولت بازیابی»، بنابراین این تعریف شامل چندین فعالیت گوناگون است:

«ثبت و ضبط اطلاعات، سازمان دادن و بازیابی».

۲) دلایل تهیه نمایه:

ایجاد مراکز گوناگون علمی و پژوهشی موجب گسترش فعالیت های علمی شده است و توسعه مراکز آموزشی و تخصصی، این قبیل فعالیت ها را در مسیر افزایش دائمی قرار داده است. نتایج تحقیقات و بررسی های این گروه عظیم پژوهنده موجب شده است که دائماً بر مجموعه اطلاعات علمی افزوده شود وانعکاس آن به شکل گزارشها، مقاله ها، تک نگاری ها و انواع دیگر در سطوح گوناگون عرضه گردد، از طرف دیگر در هر پژوهش علمی باید در وهله اول مطمئن شد که چنین فعالیتی در گذشته در زمینه موردنظر انجام نگرفته و در وهله دوم از کلیه فعالیت هایی که می تواند در همین زمینه موثر واقع شود، استفاده گردد. بنابراین اطلاع از وجود مدارک علمی در زمینه های گوناگون و آگاهی ازمحتوای اطلاعاتی آنها را می توان یکی از عوامل مهم پیشرفت های پژوهشی دانست. این فعالیت تا حدود زیادی در قلمرو نمایه سازی قرار می گیرد، بطوری که تعریف نمایه سازی نیز در تأیید همین مطلب می باشد.

۳) مراحل تهیه نمایه:

▪ مرحله اول: آشنایی

▪ مرحله دوم: تحلیل

▪ مرحل سوم: ارزیابی

▪ مرحله چهارم: توصیف

▪ قسمت دوم: جنبه های عقلی نمایه سازی

با توجه به قسمت اول این بحث، برای تهیه نمایه از یک مدرک علمی، به شرح زیر عمل می شود:

۱) ابتدا اطلاعات کتابشناختی مدرک بر روی برگه مخصوص نمایه سازی یادداشت می شود.

۲) مدرک باتوجه به عنوان اصلی و سایر عناوین فرعی آن و همچنین چکیده، نتیجه و بررسی های مندرج در آن مطالعه می گردد.

۳) اساسی ترین مفاهیم مدرک بدون توجه به عناوین اصلی و فرعی آن بر روی برگه های مخصوص نمایه سازی یادداشت می گردد.

۴) برای مفاهیم استخراج شده از متن کلید واژه تهیه می شود. تعداد این واژه ها برای هر مدرک بطور معمول بین ۵ تا ۱۰ واژه است.

● جامعیت و مانعیت

▪ جامعیت

نمایه ساز باید قادر به تشخیص همه مفاهیم یک مدرک که برای استفاده کننده ارزش بالقوه دارد، باشد. نکته مهم آن است که در نمایه سازی نباید موضوع مدرک اصلی خیلی محدود تعبیر شود، گرچه گاهی نمایه سازی برای یک گروه استفاده کننده خاص انجام می شود، اما غالباً این نمایه ها برای سایر گروههای استفاده کننده نیز مـورد مراجعه قــرار می گیرد، خصوصاً با ایجاد ارتباطات بین رشته ای از یک سو و رشد شبکه های اطلاع رسانی از سوی دیگر، باید استفاده کنندگان بالقوه و به دنبال آن محتوای مدرک را از هر جنبه در نظر گرفت. در انتخاب هر مفهوم، بایستی ارزش بالقوه آن به عنوان یک عامل مهم در بازیابی مدارک در نظر گرفته شود. نمایه ساز باید سوال هایی را که ممکن است مطرح شود، در نظر داشته باشد و مفاهیم به عنوان کلیدهای بازیابی مورد استفاده قرار گیرند و در مورد تعداد اصطلاحات یا توصیفگرهای معرف محتوای یک مدرک نیز لازم نیست محدودیتی قائل شد، زیرا هر نوع محدودیت ما را از هدف نمایه سازی دور می کند و جامعیت بازیابی را به خطر می اندازد، بنابراین منظور از جامعیت «بازیابی مدارک مفید » می باشد.

▪ مانعیت

به عنوان یک قاعده، مفاهیم باید هر قدر که ممکن است بطور اخص تهیه شوند. درجه خاص بودن یک مفهوم ناشی از اهمیتی است که نویسنده برای آن مفهوم قائل شده است، به عبارت دیگر میزان اطلاعاتی که درباره آن مفهوم ارائه گشته است. چنانچه نمایه ساز تشخیص دهد که یک ایده کاملاً پرورانده نشده و یا بصورت تصادفی یا گذرا به آن اشاره شده است، باید بطور اخص به آن بپردازد تا به خوبی پرورانده شود، در غیر اینصورت بهتر است آن را انتخاب ننماید، بنابراین منظور از مانعیت «پرهیز از بازیابی مدارک غیر مفید» می باشد.

● انواع نظام های همارایی در نمایه سازی همارا Co-orinate Indexing

قبلاً باید متذکر شد که نظام های نمایه سازی، رویه و روش های (ماشینی و غیر ماشینی) برای تهیه نمایه نامه ها یا سایر ابزار جستجو هستند، به عبارت روشن تر نظام نمایه سازی، همان طور که قبلاً هم شرح آن رفت، عبارت است از «مجموعه ای از روش های از پیش تعیین شده برای سازماندهی، بازیابی و اشاعه اطلاعات». نظام های نمایه سازی را برحسب روشی که در نمایه کردنِ موضوع دارند، به دو گروه مستقل پیش همارا و پس همارا تقسیم می کنند.

بطور کلی، در گروه اول، واژه ها و مفاهیم واصطلاحات در موقع نمایه سازی با یکدیگر ترکیب می شوند (درون داد) و در گروه دوم، این کار در موقع بازیابی صورت می گیرد (برون داد)، که به تفسیر هر یک بطور مفصل می پردازیم.(۲)

نمایه سازی پیش همارا Pre-Co-ordinate indexing تعریف ـ نمایه سازی پیش همارا نظامی است که در آن واژه ها در زمان نمایه سازی مدرک با هم ترکیب می شوند و این ترکیب در سر عنوان ها نشان داده می شود.

در عین حال، در رده بندی شناخته شده « فهرست سرعنوان های موضوعی کتابخانه کنگره آمریکا » و « نظام نمایه سازی پرسی»(Precis:Preserved Context Index System) که در کتابشناسی ملی انگلیس از آن استفاده می شود، آخرین شکل در سلسله نمایه های پیش همارا هستند.(۱۵) در واقع پیش همارایی در نظام همارا به شیوه ای اطلاق می شود که در آن، گاهی واژه ها و اصطلاحات در موقع نمایه سازی با هم ترکیب می شوند: صادرات نفت به جای صادرات / نفت. (۲)

▪ سیستم های نمایه سازی پیش همارا

نمایه های پیش همارا از نظر فرمت فیزیکی به مشخصه بخصوصی احتیاج ندارد. اکثر نمایه هائی که اصول نمایه سازی پیش همارا را منعکس می سازد، نمایه های چاپی می باشند. بعضی از این نمایه ها کاملاً مستقل از رایانه‌ بوده، اما بعضی دیگر از توانائیهای رایانه‌ در شکل دهی و نمایش مدخل ها استفاده می کنند. اصول نمایه سازی پیش همارا تا حدی در سیستم های بازیابی اطلاعات رایانه‌ای آن ـ لاین Online (پیوسته)و آف لاین Offline(نا پیوسته) (جستجوی گروهی) نیز بکار می رود.

در تمام نمایه های پیش همارا دو مسأله وجود دارد:

نخستین مسأله با توصیف یکدست موضوع ها سروکار دارد. با در نظر گرفتن سر عنوان ها یا شناسه های بی شمار، یکدستی را باید هم در اصطلاحات و هم در نظم و ترتیب آنها بکار برد. قبل از آن که بتوان به یک روش یکدست استنادی ( اطلاعات کتابشناختی) دست یافت، باید بعضی از اصول مربوط به این روش را ایجاد و بر سر آن توافق نمود. در هر مورد ممکن است به سادگی درباره روش هر موضوعی که مطرح می شود، تصمیم گیری کرد و سپس آن را مراعات نمود یا برای ترتیب اصطلاحات یا مفاهیم ممکن است بعضی قواعد را به وجود آورد. پایه نظری برای روش استنادی باید یک سیستم بسیار ساخت یافته ای ایجاد کند که هدف آن رسیدن به روش استنادی یکدست میان موضوعات شبیه به هم باشد. در صورتی که بعضی دلایل اساسی و منطقی برای سبک و روش تعیین شده باشد، توصیف یک موضوع به وسیله سرعنوان مختلف با اصطلاحات و روش استنادی متفاوت، احتمال کمتری دارد که نادیده گرفته شود. با این حال، سیستم های نمایه سازی بسیاری در طول قرن گذشته بوجود آمده، و اصول خود را در زمانی پایه گذاری کرده اند که ذکر مشخصات مفصل موضوعات غیر ضروری بود. نمایه هایی که مبتنی بر فهرست سرعنوان های موضوعی معمول و متدوال می باشند، از یک روش استنادی کم ساخت یافته ای استفاده می کنند، چرا که از یک طرف، نیازی به این نیست که روش های استنادی میان موضوع ها شبیه به هم بوده، و از طرف دیگر هیچ مجموعه کاملی از اصولی که روش استنادی را مشخص نماید، وجود ندارد. با این وجود، این نمایه ها بعضی از قواعد مربوط به ساختار سرعنوان ها را مورد توجه قرار می دهند.

مسأله دوم که باید مورد توجه نمایه سازان باشد، تأمین نیازهای دستیابی استفاده کنندگان به موضوع هایی است که از طریق یکی از مفاهیم «ثانویه» صورت می پذیرد. در روش استنادی مقرر، فقط یک اصطلاح می تواند در محل اصلی قرار گیرد. روش استنادی مرجّح باید روشی باشد که با رهیافت بسیاری از استفاده کنندگانی که انتظار می رود اطلاعات مربوط به موضوع را بازیابی کنند، مطابقت داشته باشد. هر روش استنادی هر قدر هم به خوبی پایه گذارده شده باشد، برای هر جستجوگری مناسب نخواهد بود. ارجاعات و معرفهای اضافی باید مکمل سرعنوان اولی یا معّرف اصلی باشد و دستیابی را از جهات دیگر نیز امکان پذیر سازد. حداقل، یک ارجاع یا معّرف اضافی معمولاً از هریک از مفاهیم «ثانویه»، در روش مرجّح ضروری می باشد. به همان طریقی که روش های استنادی ممکن است از پایه های تئوریکی کمتر یا بیشتری برخوردار باشد، بطور یکسان، تولید ارجاع ممکن است از یک الگوی از پیش تعیین شده ای پیروی کند، یا ارجاع یا معّرفهای اضافی موردنظر ممکن است براساس یک روش خاصی برنامه ریزی شود. بعضی الگوها وجود دارند که معمولاً از آنها برای تولید ارجاعات اضافی استفاده می شود تا تعداد ارجاعات کمکی در یک سطح قابل قبول حفظ شود. همچنین اگر الگوریتم ساده ای را بتوان برای تولید مدخل های نمایه معین کرد، آنگاه مدخل ها و ارجاعات اضافی را با استفاده از رشته نمایه اصلی به عنوان داده های ورودی، می توان بوسیله رایانه‌ چاپ نمود. در واقع، مسائل دوگانه مطرح شده به این علت رخ می دهند که سیستم های پیش همارا اساساً سیستم های تک ـ موردی(One- Place system) هستند. سیستم های تک موردی در موقعیت هائی مناسب هستند که بخواهیم برای هر مدرکی فقط یک معّرف اصلی داشته باشیم. این سیستم ها ممکن است برای جستجوگر مزایائی نیز داشته باشد. تعدادی از جستجوها را با ردیابی مدخل ها ذیل سر عنوان های مشابه می توان به طور همزمان انجام داد. همچنین در جائی که فقط پالایش یاتغییرات جزئی در واژه های موضوعی مقتضی می باشد، استراتژی جستجو را نسبتاً می توان به آسانی تغییر داد. (۳)

شیدا نجفی نیا *

دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه الزهرا

فهرست منابع:

۱- آرتاندی، سوزان. «نمایه سازی همارا». ترجمه فیروزان زهادی. نشریه فنی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره هفتم. شماره ۲ . (وب سایت)

۲- آقابخشی، علی (۱۳۷۹ ). نمایه سازی همارا. تهران : مرکز اطلاعات ومدرک علمی ایران.

۳. پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. ‌مروری بر سه ده فعالیت اطلاع رسانی: فعالیت های اجرایی. (http://www.irandoc.ac.ir/about/EXecut-Act.htm)

۴- راولی، جنیفر (۱۳۷۴ ). نمایه سازی و چکیده نویسی. ترجمه جعفر مهرداد. تهران: سازمان مدارک فرهنگی انقلاب اسلامی.

۵- سلطانی، پوری؛ راستین، فرودین (۱۳۷۹ ). دانشنامه کتابداری و اطلاع رسانی. تهران: فرهنگ معاصر.

۶- سن ویل، دوینیک ( ۲۵۳۶ ش= ۱۳۵۶ ۶۴۴۲۸;.ش. ). راهنمای نمایه سازی مدارک و گسترش اصطلاحات توسعه فرهنگی در کشورهای آسیایی. ترجمه عبدالحسین آذرنگ. تهران: مرکز اسناد فرهنگی آسیا.

۷- سینایی، علی؛ میرزاده، احمد؛ هوسپیان، آنوش. «راهنمای نمایه سازی». نشریه فنی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره سوم، شماره های ۱ و ۲ ،بهار و تابستان ۱۳۵۳. (http://www.irandoc.ac.ir/etela-art/JiSold/۳-۱&۲-۱.htm)

۸- سینایی، علی. «نمایه سازی همارا». نشریه فنی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره اول، شماره ۲، دی ۱۳۵۱. (http://www.irandoc.ac.ir/etela-art/JiSold/۱-۲-۲.htm)

۹- فاگمر، پیتر (۱۳۷۴ ). تحلیل موضوعی و نمایه سازی: مبانی نظری و توصیه های علمی. تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.

۱۰- لنکستر، فردریک (۱۳۸۴). نمایه سازی و چکیده نویسی: مبانی نظری و علمی . ترجمه عباس گیلوری. تهران: چاپار.

۱۱- مولاپرست، فیروزه. «اصطلاشناسی و کاربرد آن در فعالیت های اطلاع رسانی». نشریه فنی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره دوم. شماره های ۲ و ۳ . (وب سایت)

۱۲- میرزاده، احمد. «نمایه و نمایه سازی » . نشریه فنی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره دوم، شماره های ۲ و ۳ .(http://www.irandoc.ac.ir/ETELA-ART/JiSold/۲&۳-۲-۲.htm)

۱۳- نوروزی، علیرضا (۱۳۸۰). نمایه سازی کتاب. تهران: چاپار.

۱۴- ویکی پدیا، دانشنامه آزاد. نمایه سازی. (http://www.wikipedia.com)

۱۵- نمایه سازی همارا. (http://www.wikipedia.com)

---