آشنایی با Microsoft Office ۲۰۰۳

محافظت از مستندات و صفحات گسترده به وسیله كلمه عبور چیزی است كه از مدت ها پیش در اختیار كاربران قرار داشته است ولی مایكروسافت این روش را یك گام به جلوتر برده است و به ابزاری دست یافته كه مدیریت حقوق اطلاعات Information Rights Management نام گرفته است به وسیله این ابزار كه تنها در ویرایش حرفه ای یا در برنامه های مستقل Standalone موجود است, نویسنده یا صاحب یك مستند می تواند دسترسی را بنا به كاربر محدود كند

ویژگی جدید فراوانی برای كاربران حرفه ای به این ویرایش افزوده شده، ولی آیا ضرورتی دارد كه كاربران خانگی هم نرم افزار خود را ارتقاء دهند ؟

▪ نصب وراه اندازی

همچون ویرایش های یش می توانید اجزای مختلف را روی دیسك نصب كنید یا آنها را به صورت “ first-time use ” نصب نمایید ( در این حالت فایل های مربوط به یك بخش از نرم افزار هنگامی كه برای اولین بار فراخوانی می شوند، به محل مخصوص خود كپی می شوند)‌ و یا این كه برخی از آنها را اصلا نصب نكنید. گزینه آخر زمانی سودمند است كه هرگز نیازی به نوارها (tabs ) و لیست های یك ویژگی خاص ندارید. یك گزینه دیگر نیز در اختیار است كه البته همچون گزینه“ first-time use ” در فضای دیسك سخت صرفه جویی نمی كند ولی این امكان را به شما می دهد كه فایل های نصب شدنی را روی دیسك نگه دارید. در این صورت همین كه بخواهید برای اولین بار از قابلیت های بخش های مربوط استفاده كنید. فایل ها خود به خود از دیسك سخت خوانده و به محل مناسب كپی می شوند. حجم فایل های مربوط به امكانات اصلی Publisher, Outlook, powerpoint, Excel, Office pro-word و Access در مجموع ۵۰۹ مگابایت است. علاوه بر این ۲۲۷ مگابایت فایل نصبی اختیاری نیز موجود است. این ویرایش از Office تقریبا ۲۰۰ مگابایت حجیم تر از ویرایش پیشین آن است كه البته برای سخت- دیسك های امروزی چیزی به حساب نمی آید. تفاوت دیگرش با ویرایش های پیشین این است كه این بار به Windows ۲۰۰۰ SP۳ یا Windows XP نیاز دارید: Office ۲۰۰۳ روی ویندوزهای قدیمی تر اجرا نمی شود. همانند Office XP می بایست این محصول را هم روی اینترنت یا توسط تلفن همراه فعال كنید. فعال سازی از راه اینترنت تنها چند ثانیه طول كشید و بدون این كه نیازی به وارد كردن چیزی از سوی كاربر باشد، فقط می بایست چند بار كلیك كنید. گرچه روزآمد سازی ویرایش Office XP فقط Outlook را در برنداشت- كه می بایست روزآمد می شد- این فرآیند بسیار خوب انجام شد و همه تنظیمات همانند آنچه در Office XP بود، حفظ شد.

▪ ظاهر تازه

گرچه منوها و نوار ابزارها تغییر شدید و چشم گیری نكرده اند ولی به گونه ای متفاوت به نظر می رسند. ظاهر تخت و بی پیرایه آفیس XP و ۲۰۰۰ دستخوش تغییر شده است: جعبه ابزارها و نوارهای حاشیه ای منوها با یك انحنای استوانه ای برجسته و قابل لمس شده اند. دكمه ها و سرمنوها زمانی كه نشانگر ماوس روی آنها قرار می گیرد نارنجی كم رنگ می شوند و اگر آنها را بفشارید رنگ نارنجی آنها پر رنگ می شود. اینها گذشته از جذاب كردن محیط كار، به رویت پذیری اجزای محیط كار می افزایند، مثلا به راحتی متوجه می شوید كه آیا حالت پر رنگ انتخاب شده است یا نه. گذشته از جنبه های ظاهری این ویرایش می توان گفت كه آنچه Office ۲۰۰۳ را بیش از همه خواستنی می كند در سه حرف خلاصه می شود – XML . این نیز همانند HTML یك mark-up language است و از برچسب ها تشكیل می شود. اما در حالی كه HTML در درجه اول متوجه ظواهری مانند ‹ Font › است،برچسب های XML می توانند به محتوا آدرس دهی كنند و با توجه به طرح كلی ( Schema ) تعریف شوند. بنابراین، به عنوان نمونه گروهی از تولید كنندگان پنیر می توانند یك برچسب ‹ Bordeaux › تعریف كنند كه نشان می دهد داده ای با این برچسب دربردارنده اطلاعاتی از پنیر تولید بردو است. علاوه بر این، مستنداتی كه با فرمت XML ذخیره شده اند را می توان با موتورهای دیگر پردازش داده بر پایه نوع داده شان مورد جست و جو قرار داد، نه فقط بر پایه كلمه های ساده. برتری این روش روشن است- مانند این است كه برای پیدا كردن اطلاعات یك پرواز به خصوص از یك موتور جست و جو مناسب مانند Expedia استفاده كنید، نه این كه عبارت “ flight+tehran+rome+Tuesday ” در Google تایپ كنید. XML را همچنین می توان توسط سرویس های وب برای انجام كارهایی چون فعال كردن یك نرم افزار ثبت سفارش در جهت كار با یك برنامه كنترل سهام در یك سازمان یا سازمان های مختلف به كار گرفت.

▪ جست و جو

ویژگی بعدی پنجره Research است و زمانی كه آفیس فعال شود به صورت مجموعه ای از منابع برخط ( Online ) و نابرخط ( Offline ) شكل می گیرد. منظور از منابع نابرخط، thesaurus واژنامه و منظور از منابع برخط، Gale,Factiva,Elibrary,Microsoft Encarta و Commpany profiles است. هنگامی كه جست و جو انجام می دهید، پنجره Research با یافته های فشرده ای انباشته می شود كه هر كدام در زیر منبع خود گرد آمده اند و شامل یك لینك به مقاله اصلی هستند. با اینكه یك نمایش این چنینی از قابلیت كاری XML خیره كننده است،ولی انچه واقعا به دست می آید كمتر از چیزی است كه در برابر دیدگان شما قرار می گیرد. ما بسیاری از لینگ هایی به مقاله های Encarta اشاره داشتید را امتحان كردیم. این لینك ها در بیشتر مواقع به “‌ Pay to join ” منتهی می شدند و این در حالی بود كه یك جست و جوی مستقیم در Encarta ، مقاله را به صورت كامل و به رایگان در اختیار ما قرار می داد. لینك هایlibrary E و Factiva نیز بدون پرداخت امكان دسترسی به مطلب را فراهم نمی كردند، گرچه بسیاری از مطالب Factiva برگرفته از صفحات Observer,BBC و Times بودند كه به راحتی از سایت های خودشان قابل دسترسی هستند. با وجود این كه می توانید خدمات جست و جو را مطابق نیاز خود تنظیم كنید ولی امكان افزودن سایت های دلخواهی همچون Wikiped و Google را ندارید. این تا حدودی شرم آور است و ما را به این نتیجه می رساند كه این ویژگی نه برای فنی كردن دانش كاربر، بلكه برای غنی كردن جیب شركای مایكروسافت در نظر گرفته شده است. اعلام شده است كه قرار است یك قرار داد با آمازون ( http://www.amazon.com ) بسته شود تا كاربران بتوانند با انجام یك دان لود ( download ) رایگان، از امكان جست و جو در آمازون نیز بهره مند شوند. بدین ترتیب می توان جزییات كتاب ها با جلد آنها را به صورت مستقیم به آفیس كپی كرد یا اینكه بدون ترك محیط آفیس كتاب خرید. نكته مثبتی كه می توان به آن اشاره كرد، امكان ترجمه است كه توسط Worldlingo فراهم شده است. ما توانستیم یك مستند ۳۰۰۰ كلمه ای ورد را در عرض چند ثانیه از انگلیسی به فرانسه ترجمه كنیم. متن ترجمه شده در یك پنجره IE پس داده شد. كیفیت ترجمه با توجه به این كه توسط یك ماشین انجام شده بود، قابل قبول می نمود. ولی باید گفت كه هیچ كس انتظار ندارد ترجمه URL هایی كه به .co.uk منتهی می شوند در زبان فرانسوی به صورت .co.r-u باشد! هنوز جا دارد زبان های بیشتری افزوده شوند- مانند یونانی، روسی و چینی. بخش دیگری از Task Pane كه می توان از آن سخن گفت Shared Workspace است كه در Powerpoint, Excel, word موجود است كه برای ایجاد تبادل میان اعضای یك تیم در نظر گرفته شده است. اعضای یك تیم می توانند بدین وسیله مستندات خود را روزآمد كنند، وظایف را مشخص كنند و لینك هایی كه به منابع خارجی دارند به اشتراك بگذارند.

▪ حقوق

محافظت از مستندات و صفحات گسترده به وسیله كلمه عبور چیزی است كه از مدت ها پیش در اختیار كاربران قرار داشته است ولی مایكروسافت این روش را یك گام به جلوتر برده است و به ابزاری دست یافته كه مدیریت حقوق اطلاعات ( Information Rights Management ) نام گرفته است. به وسیله این ابزار كه تنها در ویرایش حرفه ای یا در برنامه های مستقل ( Standalone ) موجود است، نویسنده یا صاحب یك مستند می تواند دسترسی را بنا به كاربر محدود كند. برای بهره مندی كامل از این خدمت، سازمان شما می باید به یك سرویس دهنده مدیریت حقوق مجهز شود، در غیر این صورت می بایست با ثبت یك گذرگاه Net . رایگان در مایكروسافت به صورت آزمایشی از آن استفاده كنید.

---