پست الكترونیكی و اشاعهء اطلاعات

پست الكترونیكی به عنوان یك ابزار مهم ارتباطی, جایگاه ویژه ای در زندگی امروزهء ما یافته این وسیلهء ارتباطی به علت سهولت, سرعت و هزینهء نسبتاً پایی آن توسط بسیاری از سازمانها و افراد و از جمله كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی به خدمت گرفته شده

● چكیده

پست الكترونیكی به عنوان یك ابزار مهم ارتباطی, جایگاه ویژه‌ای در زندگی امروزهء ما یافته. این وسیلهء ارتباطی به علت سهولت, سرعت و هزینهء نسبتاً پایی آن توسط بسیاری از سازمانها و افراد و از جمله كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رسانی به خدمت گرفته شده. این مقاله به معرفی و نحوهء كار با ابزارهایی چون گروههای مباحثه, گروههای خبری و فهرست (لیست) پستی كه از طریق پست الكترونیكی به اشاعه اطلاعات در میان كاربران می‌پردازند, اختصاص دارد.

بزرگترین شبكهء رایانه‌ای جهان یعنی »اینترنت« كه شكل تكامل یافتهء »آرپانت« می‌باشد در سال ۱۹۷۱ میلادی توسط آژانس تحقیقاتی سازمان دفاع آمریكا و برخی از همكاران آن در كشورهای دیگر با تعداد اندكی عضو تاسیس گردید. در طول سه دهه فعالیت روبه‌رشد, امروزه میلیون‌ها استفاده كننده در سراسر دنیا(۱) به این شبكه عظیم جهانی وصل هستند و به انبوه اطلاعات موجود در آن دسترسی دارند. تقریباً تمام كسانی كه به اینترنت دسترسی دارند از خدمات پست الكترونیكی نیز بهره‌مند هستند. البته خدمات پس الكترونیكی منحصر به اینترنت نیست و به عنوان یك رسانه ارتباطی در سراسر اینترنت گسترده شده است.

● مروری بر پست الكترونیكی

پست الكترونیكی از مهمترین و پراستفاده‌ترین خدمات اینترنت محسوب می‌شود و قابلیت ارسال و دریافت هر نوع پیام اعم از متن, تصویر, صوت و ... را به شكل الكترونیكی (رقومی) دارد. پست الكترونیكی شباهت زیادی به پست معمولی دارد. اغلب مراكز (مانند American On-Line, Compuserv, Delphi,... و بسیاری از بی‌بی‌اس‌ها) چه به اینترنت متصل باشند و چه نباشند, خدمات پست الكترونیكی را نیز ارائه می‌دهند. همچنین مراكزی (مانند MCI و Sprint) وجود دارند كه فقط مشترك پست الكترونیكی می‌پذیرند. برخی از مراكز, خدمات پست الكترونیكی را فقط در داخل شبكه خود ارائه می‌دهند و برخی دیگر امكان ارسال و دریافت پیام و بطور كلی ارتباط با شبكه‌های دیگر را نیز فراهم می‌سازند. بسیاری از مراكز پست الكترونیكی, امكان ذخیره كردن پیامهای خوانده شده بر روی رایانهء مركز را به مشتری می‌دهند-البته ممكن است برای این منظور هزینهء اضافی دریافت كنند. به هر حال تمام مراكز ارائه‌دهندهء این خدمات, هزینه دریافت می‌كنند, كه برخی از آنها در قبال خدمات هزینهء ثابت دارند و برخی دیگر نسبت به حجم پیامهای مبادله‌شده, هزینه را محاسبه و دریافت می‌كنند.

پست الكترونیكی با برنامه‌های شبكه‌ای دیگر از قبیل »اف‌تی‌پی« و »تل‌نت« تفاوت دارد, چرا كه این گونه برنامه‌ها دارای خدمت‌گیرنده/خدمت ‌دهندهء دوطرفه هستند كه بین استفاده‌كننده و منبع اینترنتی یك ارتباط دوسویه-تقریباً شبیه ارتباطی تلفنی-برقرار می‌سازند؛ در حالی كه اساس پست الكترونیكی بر اصل »ذخیره و ارسال« است و شباهت بسیار زیادی با خدمات پست معمولی دارد. پست الكترونیكی امكان ارتباط ناهمزمان افراد را فراهم می‌سازد. به عبارت دیگر, فرستنده هر وقت بخواهد پیام خود را ارسال می‌كند و گیرنده نیز هر وقت بخواهد پیام مورد نظر را بخواند. در واقع لازم نیست فرستنده و گیرندهء پیام, ارتباط همزمان داشته باشند. هنگام ارسال یك نامهء الكترونیكی, پیام از یك رایانه به رایانه دیگر می‌رود تا به مقصد برسد و در مقصد به صندوق پستی سیستم گیرنده می‌رود و در یك فایل (Inbox) ذخیره می‌شود.

● تجهیزات مورد نیاز

وجود تجهیزات شبكه‌ای با سرعت بالا, عملیات ارسال و دریافت پیام را به میزان بسیار قابل توجهی تسریع می‌كند. نامه‌های الكترونیكی در اینترنت (بدون توجه به مسافت) معمولاًً در عرض چند ثانیه به مقصد می‌رسند. هر حوزهء پست الكترونیكی یك خدمت‌دهنده دارد كه از »پروتكل ساده انتقال نامهء الكترونیكی« (SMTP)(۲) استفاده می‌كند. برای استفاده از خدمات پست الكترونیكی, پس از انتخاب و اشتراك در یك مركز ارائه‌دهندهء خدمات الكترونیكی (Mailer), یك رایانه (یا نوعی پایانه), یك مودم و یك خط تلفن مورد نیاز است. اشتراك پست الكترونیكی بدین مفهوم است كه استفاده‌كننده باید وارد رایانهء مركز خدمات پست الكترونیكی شود و نامه‌های خود را ارسال و دریافت نماید.

این مراكز اشتراك موارد ذیل را در اختیار كاربر قرار می‌دهند:

▪ اطلاعات مربوط به نحوه متصل شدن به مركز؛

▪ نشانی پست الكترونیكی كاربر, یعنی همان نامی كه دیگران هنگام ارسال نامه به وی باید از آن استفاده كنند (معمولاً این نام از طریق تكمیل فرم توسط كاربر و با توافق مركز خدمت‌دهنده تعیین می‌شود و باید بدون نقطه و فاصله باشد و از هشت نویسه (كاراكتر) تجاوز نكند)؛

▪ یك نام ورود و كلمهء رمز برای ورود به سیستم (نام ورود احتمالاً بخشی از آدرس پستی كاربر خواهد بود)؛

▪ صندوق پستی در سیستم.

● مزایا و كاربرد پست الكترونیكی

پست الكترونیكی به عنوان یكی از ابزارهای مهم ارتباطی دارای مزایا و ویژگی‌هایی است كه اهم آنها عبارت‌اند از:

▪ امكان ارتباط همزمان چند كاربر (از طریق كنفرانس پست الكترونیكی)؛

▪ امكان ارسال همزمان پیام برای چند نفر (از طریق گروههای مباحثه و فهرستهای پستی)؛

▪ امكان عضویت در گروههای مباحثه, گروههای خبری و فهرستهای پستی؛

▪ عدم نیاز به ارتباط مستقیم و رو در رو؛

▪ امكان ذخیره و در صورت لزوم تغییر پیامهای آنها؛

▪ سرعت بالای ارسال و دریافت پیامها؛

▪ پایین بودن هزینه؛

▪ حذف محدودیت‌های زمانی و جغرافیایی.

● از كاربردهای پست الكترونیكی در كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رسانی می‌توان به موارد زیر اشاره كرد:

▪ عضویت در خدمات آگاهی‌رسانی جاری و اشاعهء اطلاعات گزیدهء ناشران, كتابخانه‌ها, و ...

▪ تولید بولتن خبری یا فهرست تازه‌های كتابخانه و ارسال آن به مشتركین؛

▪ دریافت مجلات و خبرنامه‌های الكترونیكی؛

▪ استفاده از پست الكترونیكی برای دسترسی به بسیاری از اطلاعات موجود در اینترنت؛

▪ ایجاد گروههای مباحثه و خبری در موضوعات مختلف كتابداری و اطلاع‌رسانی؛

▪ مكاتبات اداری مانند درخواست‌های امانت بین كتابخانه‌ای, درخواست پروفرما از ناشر یا كارگزار, ...

● پست الكترونیكی و خدمات اشاعهء اطلاعات

سهولت, سرعت و قابلیت‌های استفاده از پست الكترونیكی باعث شده كه اكثر كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رسانی علاوه بر مكاتبات شخصی كه از بدیهی‌ترین خدمات پست الكترونیكی است, برای اشاعهء جدیدترین اطلاعات به مشتریان خود, این ابزار پرقدرت اطلاع‌رسانی را به خدمت بگیرند. در دنباله به مهمترین شیوه‌های استفاده از پست الكترونیكی در خدمات اشاعهء اطلاعات اشاره می‌شود.

۱) فهرست‌های پستی

یكی از خدمات جذاب و مهم در این عرصه, دستیابی به فهرست‌های پستی(۳) است. در اینترنت, فهرستهای پستی متعددی برای گروهها و حرفه‌های مختلف از جمله اطلاع‌رسانی, رایانه, و ... وجود دارند. اغلب فهرستهای پستی مشتركین جدید را آزادانه می‌پذیرند و خدمات خود را به طور رایگان در اختیار آنها قرار می‌دهند.

اولین گام برای پیوستن به یك فهرست پستی, اطلاع‌یافتن از وضعیت و موقعیت آن است. خوشبختانه بیشتر اطلاعات مربوط به فهرستهای پستی در چند منبع اینترنت متمركز شده‌اند كه به سادگی قابل دستیابی‌اند. چند لیست پستی مورد علاقهء كاربران اینترنت در »بیت نت« (BITNET) نگهداری می‌شود. برخی از پایگاههای »بی نت« خدمت‌دهنده‌هایی هستند كه اطلاعات فهرستهای پستی و خدمات مدیریتی آنها (مانند اشتراك‌پذیری) را ارائه می‌دهند. به این پایگاهها, »لیست سرو«(۴) نیز گفته می‌شود. اگر آدرس یك پایگاه لیست سرو را بدانیم با فرستادن یك پیام الكترونیكی به آن می‌توانیم اطلاعات مربوط به فهرست‌های‌پستی را دریافت كنیم. برای این منظور باید یك نامه الكترونیكی به »لیست سرو« مربوطه ارسال و درخواست راهنمایی كرد. به همین جهت كافی است درمتن پیام, كلمه Help را به تنهایی تایپ و نامه را به نشانی »لیست سرو« ارسال كرد.

هر »لیست سرو« چند فهرست پستی را شامل می‌شود. برای كسب اطلاعات دربارهء فهرستهای پستی یك »لیست سرو« باید فرمان List Short را برای آن بفرستید. همچنین اگر بخواهید اطلاعات مربوط به فهرستهای پستی تمام پایگاه‌های »لیست سروها« را به دست آورید می‌توانید فرمان List Global را ارسال كنید. در پاسخ, یك نامهء الكترونیكی حاوی اسامی بیش از ۵۰۰۰ فهرست پستی را دریافت خواهید كرد. چنانچه دربارهء یك فهرست خاص به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشید, كافی است فرمان Info را به همراه نام فهرست موردنظر (مانند Info Newjour) به »لیست سرو« بفرستید. فرمانهای دیگر »لیست سرو« مانند Subscritpion امكان اشتراك یا لغو اشتراك در یك فهرست پستی شدید, تمام پیامهای ارسالی به آن فهرست را دریافت خواهید كرد ك تعداد آنها, ممكن است چند پیام در هفته یا چندین پیام در یك روز باشد.

با پیروی از »لیست سرو«های موجود در »بیت نت« بسیاری از پایگاههای اینترنت نیز فهرست‌های پستی متعددی تاسیس نمودند. فهرست‌های پستی اینترنت اغلب با برنامه‌ای با نام Majordomo اداره می‌شوند كه عملكرد بسیار مشابهی با »لیست سرو« دارد. برای یافتن فهرست‌های پستی یك پایگاه اینترنت, می‌توانید یك نامهء الكترونیكی به Majordomo آن پایگاه (مثلاً [e-mail]) بفرستید كه در متن آن فرمان List (به تنهایی در یك سطر) وارد شده باشد. برنامه Majordomo فهرست‌های پستی یك پایگاه را اداره می‌كند. در واقع Majordomo همان ویژگی‌های »لیست سرو« را دارد.

● یكی از راهنماهای گروههای خبری و مباحثه در اینترنت Liszt می‌باشد كه شامل سه قسمت است:

▪ راهنمای فهرست‌های پستی؛

▪ راهنمای گروههای خبری یوزنت, (۵)

▪ راهنمای گفتگوی رله‌ای اینترنت.(۶)

شهرت Liszt بیشتر به خاطر راهنمای فهرست‌های پستی آن است, به طوری كه »یاهو« آن را یكی از ده وب سایت معتبر می‌داند. این راهنما, ۰۰۰/۸۰ فهرست پستی در سراسر جهان را معرفی می‌كند. جستجو در این فهرستها به صورت موضوعی و كلیدواژه‌ای و با استفاده از منطق بولی and, or, not امكانپذیر است. راهنمای Liszt به طور خودكار فهرست‌های پستی موجود در اینترنت را شناسایی می‌كند. نشانی Liszt در اینترنت http://www.liszt.com/ می‌باشد و از طریق پست الكترونیكی به نشانی [e-mail] نیز قابل جستجو است. برای دریافت جزئیات بیشتر دربارهء جستجو و دریافت اطلاعات از طریق پست الكترونیكی, باید پیامی بدون متن به نشانی مذكور ارسال شود.

علاوه بر این خدمت‌دهنده‌های فهرست‌های پستی, كاتالوگی حاوی بیش از ۱۲۰۰ فهرست پستی فهرست فهرست‌ها, وجود دارد كه می‌توانید از طریق FTP ناشناس آن را به دست آورید: فایل مربوطه با نام Interest Groups در دایركتوری NETINFO به نشانی Crvax.sri.com قرار دارد. دراین لیست, نام فهرست‌های پستی, شرح مختصری دربارهء آنها و نحوهء اشتراك در آنها آمده است. محتویات این فایل در هر فصل نوسازی می‌گردد.

از مهمترین اطلاعاتی كه در فهرست‌های پستی یافت می‌شود می‌توان به خبرنامه‌ها, مجلات الكترونیكی و فهرست مندرجات مجلات اشاره كرد.

چنانچه فهرست مورد علاقه‌تان را یافتید و خواستید مشترك شوید, درخواستتان را مستقیماً به نشانی پستی آن فهرست نفرستید؛ بلكه برای اشتراك از »لیست سرو« یا Majordomo استفاده كنید.

۲) گروههای مباحثه(۷)

یكی از دیگر ابزارهای الكترونیكی كه از طریق پست الكترونیكی عمل می‌كند, گروههای مباحثه می‌باشند. با استفاده از این ابزار افرادی كه دارای علایق مشترك هستند با یكدیگر به بحث و گفتگو می‌پردازند و اخبار و اطلاعات مورد علاقهء خود را مبادله می‌كنند. گروههای مباحثه با نرم‌افزارهایی مانند Majordomo, Listproc, Listserv(R) و ... مدیریت می‌شوند. این سیستم هنگامی كه پیام, نامه, مقاله, خبر و ... از سوی یك عضو به نشانی گروه ارسال شود, به طور خودكار آن را برای تمام اعضای گروه ارسال می‌كند.

افراد گروه مباحثه ممكن است شامل چند نفر در قالب یك گروه كوچك باشند كه در زمینهء موضوعی خاصی تبادل نظر می‌كنند یا گروه بسیار وسیعی در سطح كشور, منطقه یا جهان باشند. موضوعات مورد بحث در این گروهها ممكن است بسیار تخصصی و علمی, یا در زمینه‌های عمومی‌تر باشد كه افراد بسیاری می‌توانند عضو آن شوند. عضویت در گروههای مباحثه معمولاً به آسانی و از طریق ارسال پیامی الكترونیكی صورت می‌پذیرد و با توجه به خدمت‌دهندهء هر گروه مباحثه, ممكن است با یكدیگر اندكی تفاوت داشته باشند. با عضویت در این گروهها, مشتركین پیام خود را به نشانی گروه (فهرست) ارسال می‌كنند و به طور خودكار پیام مربوطه برای تمام اعضا ارسال می‌شود و در صورتی كه یكی دیگر از اعضا پاسخی برای گروه (فهرست) ارسال نماید توسط تمامی اعضای دیگر دریافت می‌گردد. گروههای مباحثه همانند فهرست‌های پستی ممكن است به صورت تمام خودكار اداره و كنترل شوند. مثلاً ممكن است مدیر فهرست پستی, اجازه توزیع پیامهای غیرمرتبط و سطحی را به تمامی اعضا ندهد و اشتباهات ویژه‌ای را كه معمولاً اتفاق می‌افتد رفع نماید.

منابع

۱-استبروك, نوئل. خودآموز اینترنت در ۲۴ ساعت. ترجمه عین‌الله جعفرنژادقمی.

۲-بنت, فالك. Internet به زبان ساده. ترجمه مجید سماوی.

۳-كید, تونی. »مدیریت مجلات الكترونیكی: برخی مسائل و راه‌حل‌ها«. ترجمه جواد بشیری

۴-گافین, آدام. خودآموز استفاده از اینترنت. ترجمه مسعود خرسند.

---