پنجشنبه, ۲۷ دی, ۱۴۰۳ / 16 January, 2025
بررسی مدیریت جامع فرایندهای کسب و کار
مدیریت جامع فرآیندهای کسب‌و کار، مبحث جدید و تازه‌ای است که‌لازمه پیاده شدن آن، مستلزم به‌کارگیری اصول و شیوه‌های مشخص‌است. مدیریت فرآیند کسب و کار یا(BPM)، روش و شیوه و یا راهکارهای‌برای کارایی برکسب و کار است.این مقاله که به وسیله دکتر راج‌رامش تنظیم و تدوین شده و به وسیله>امیره نیکخواه< رییس گروه نظارت واستانداردسازی دفتر فناوری اطلاعات‌شرکت توانیر ترجمه و تلخیص شده‌مباحث مهم مدیریت جامع‌فرآیندهای کسب و کار را مورد ارزیابی‌و تجزیه و تحلیل قرارداده است.
فرض می‌کنیم که تصمیم گرفته‌اید باخانواده به سفر بروید. لازم است به مدت‌طولانی رانندگی کنید و اتومبیل شما برای‌چنین سفری مطمئن نیست. بنابراین‌تصمیم به خرید اتومبیل می‌گیرید. در این‌نمایشگاه اتومبیل پاترول را با توضیحات‌فروشنده انتخاب می‌کنید و از مزایای این‌اتومبیل برای همسرتان صحبت‌می‌کنیداما پس از بازگشت از سفر متوجه‌می‌شوید، پاترول برای سفرهای روزانه‌داخل شهر زیاد مناسب نیست.
بدین ترتیب، شما هزینه زیادی برای‌یک نرم‌افزار صرف کرده‌اید که تا حدزیادی بی‌مصرف است.
بنابراین در محیط کار پیدا کردن‌نرم‌افزار مناسب که هم اهداف کوتاه مدت‌و هم اهداف بلند مدت شما را تامین کرده وضمانت کند بسیار مهم است.
باید گفت که فناوری اطلاعات واهداف کسب و کار هم در یک جهت‌هستند.
در سناریوی مسافرت، به کارگیری‌روش زیر نتیجه بهتری بدنبال دارد: قبل ازهر چیز، شما و همسرتان اهداف خانواده راتعیین کنید. احتمالا رسیدن به توازن پکار- زندگی‌پ یکی از اهداف خواهد بود. وقتی‌تصمیم به مسافرت می‌گیرید، پیشنهاد راامکان‌سنجی کنید که شامل بودجه،زمانبندی، اولویتهای خانواده، اهداف بلندمدت در حدود یک زندگی متوازن باشد ومشخص کنید که آیا مسافرت با اهداف‌خانواده متناسب است یا خیر؟
در صورتیکه نتیجه امکان‌سنجی‌مثبت باشد، برای مسافرت برنامه‌ریزی‌کنید.
به طور کلی هدف تاکتیکی مورد نظرو هدف راهبردی، زندگی کردن در یک‌شرایط متوازن است. هر دو هدف، در یک‌جهت بوده و خرید اتومبیل مناسب درخدمت رسیدن به این اهداف است.
برای استفاده اتومبیل در دراز مدت، باتنظیم مرتب و تعویض روغن از آن خوب‌نگهداری می‌کنید. اتومبیل به داشبوردی‌مجهز است که با علایمی، میزان مصرف‌بنزین و... را نشان می‌دهد. براساس این‌علایم، اتومبیل را در طول چرخه حیاتش‌تنظیم یا تعمیر می‌کنید.
به طور کلی مراحل تحلیل،برنامه‌ریزی، پیاده‌سازی، نگهداری وپایش، مراحل یک فرآیند کسب و کارهستند. مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM)، انتظامی است که بر کارایی‌کسب و کار نظارت دارد و نحوه انجام کار رااداره میکند.
● ضرورت مدیریت فرآیند کسب‌و کار (BPM)
در گذشته، BPM اغلب با تکنولوژی‌شناخته می‌شد. در نتیجه توجه مدیران‌ارشد را به خود جلب نمی‌کرد. حتی بعضی‌از تحلیل‌گران، فرآیند کسب و کار را به‌عنوان نرم‌افزاری که داده‌ها، برنامه‌های‌کاربری و نیروی انسانی را از طریق یک‌فرآیند مشترک یکپارچه می‌سازد تعریف‌می‌کردند. تعاریف دیگر BPM مشتری‌محور یا سازمان محور هستند. به طورمختصر، یک فرآیند کسب و کار را می‌توان‌پیک مجموعه هماهنگ از فعالیتهای‌کسب و کار که منجر به نتایج خاصی‌خواهند شدپ، تعریف کرد.
اولین محرک یک سازمان، ارایه‌ارزش به مشتریان، کارکنان، سهامداران واجتماع بزرگتر در بردارنده آن است. ارزش‌از طریق فرآیندهای کسب و کار منتقل‌می‌شود که بعضی از فرآیندها در داخل وبرخی در پیرامون سازمان انجام می‌شوند.فرآیندهایی نظیر تامین سفارش به منظورتحویل و ارایه ارزش، بحرانی هستند زیرامشتری پول می‌پردازد و انتظار دریافت‌محصول با کیفیت را به موقع دارد.فرآیندهایی نظیر پپرداخت پاداش‌کارکنان‌پ فرآیندهای توانمندساز هستندکه به بالا رفتن کارآیی و بهره‌وری کلی‌فرآیندهای بحرانی کمک می‌کنند.
فرآیندهایی توانمندساز هستند که به‌بالا رفتن کارآیی و بهره‌وری کلی‌فرآیندهای بحرانی کمک می‌کنند.
فرآیندهای بحرانی مستقیمٹ به‌اهداف راهبردی متصل هستند. برای مثال‌اگر هدف راهبردی، کسب رضایت بیشترمشتری باشد، عمل لازم می‌تواند، رسیدن‌به چرخه تامین سفارش در طی ۲ روزباشد. به این ترتیب، ممکن است‌بهینه‌سازی فرآیند تامین سفارش نیازباشد. سپس ممکن است تمام‌فرآیندهایی که نقشی در رسیدن به اهداف‌راهبردی دارند، تعیین شوند. به عبارت‌دیگر فرآیندها و اهداف راهبردی به شدت‌به هم متصل هستند. بنابراین،بهینه‌سازی، مدیریت و کنترل فرآیندها،مفهوم و موجودیت پیدا میکند. BPMمزایای زیر را بدنبال دارد:
- چابکی: کسب و کار باید نسبت به‌تغییرات سریع بازار عکس‌العمل نشان‌دهد.
- قابلیت تطبیق: می‌توان از BPM برای‌ایجاد برنامه‌های کاربردی ترکیبی استفاده‌کرد تا سطح عملکرد برنامه‌های کاربردی‌قدیمی را بالا برد. از آنجاییکه این‌برنامه‌های کاربردی پمرکب‌پ هستند باسرعت بیشتری با تغییر نیازمندیها قابل‌تطبیق خواهند بود.
- کنترل و پایش: طی فرآیند پایش‌مدیران می‌توانند کارایی کسب و کار راپایش نمایند که منجر به شناسایی موانع ورفع آنها خواهد شد.
- شفافیت: سازمانها باید فرآیندهایی رابرقرار سازند که شفافیت بیشتری دارند به‌گونه‌ای که ضمانت پایش و مدیریت آنهادر همه حوزه‌های عملکردی وجود داشته‌باشد.
● عملکرد بین حوزه‌ای BPM
به طور کلی BPM عملی در عرض‌سازمان است. یک شرکت تولید و فروش‌محصول را فرض کنید. این شرکت یک‌فرآیند سفارش دارد. مشتری سفارشی‌می‌دهد که منجر به یک مجموعه ازفعالیتهای زیر می‌شود و واحدهای‌سازمانی مختلفی را درگیر خواهد کرد:
- دریافت و ورود سفارش (واحد خدمات‌مشتریان)
- انتخاب و اولویت‌بندی سفارش (واحدبازاریابی)
- زمانبندی تولید محصول (واحدعملیات)
- تامین که شامل تولید، سرهم بندی،تست و تحویل (واحد عملیات) می‌شود
- صدور صورتحساب (واحد حسابداری)
- مرجوع زدن و شکایات (واحد فروش)
- خدمات پس از فروش (واحد خدمات‌مشتریان)
جریان یافتن سفارش در واحدهای‌سازمانی، منجر به تغییر شکل آن می‌شودو در نهایت مشتری محصول مورد نظر خودرا دریافت میکند.
تقریبٹ تمام شرکتها به صورت سلسله‌مراتبی سازمان یافته‌اند. هر واحدسازمانی نقش کوچکی را در فرآیند بازی‌می‌کند. اما هیچ واحدی از ابتدا تا انتهای‌فرآیند را به طور کامل پسرپرستی‌پنمی‌کند. در این مرحله مشکل ایجادمی‌شود. اکثر فرآیندها در داخل واحدهای‌سازمانی کارآمد هستند اما جایی که خراب‌می‌شوند مرز بین واحدهای سازمانی است.
برای اطمینان از کارآمدی فرآیند،باید مسوولیت کلی فرآیند از ابتدا تا انتهابه شخصی سپرده شود. چنین شخصی،یک پناظرپ فرآیند است که باید از مرزواحدهای سازمانی عبور کند تا ضمانت‌دهد که فرآیند نتایج مطلوب را تولید کرده واهداف کارایی را تامین میکند. وظیفه‌مدیریت ارشد ایجاد چنین هماهنگی‌است. اگر همکاری در سطح مدیریت ارشدکم باشد، عدم همکاری در سطوح پایینی‌سازمان بیشتر خواهد بود. موفقیت BPM به حمایت و ضمانت مدیریت ارشدبستگی دارد.
شناخت و درک فرآیندهای سازمان،بخصوص فرآیندهای بحرانی، برای‌مدیران ارشد سازمان قبل از اینکه آنها رامدیریت کنند، حیاتی است. اگر مدیران‌ارشد ندانند که در سطوح پایینی فرآیند چه‌می‌گذرد، گسیختگی اصلی پیش می‌آید.متناسب با اندازه سازمان، ممکن است‌نیاز باشد هر مدیری که منتسب به‌فرآیندی می‌شود، آن را در سطوح عمیق وعمیق‌تری بشناسد و بفهمد. البته، عمق‌شناخت در اینجابیشتر از میزانی است که‌معمولا تلقی می‌شود و به منظور کنترل‌بهتر و بیشتر صورت می‌گیرد. علت این‌است که اغلب فرآیندها به وسیله افرادعملیاتی مدل شده و به مدیران با جزئیات‌زیاد ارایه می‌شود که بیشتر جزئیات موردعلاقه مدیران ارشد نیست.
یک راه بهتر برای اینکه مدیران‌فرآیند را بشناسند، به کارگیری یک روش‌بالا به پایین است که در آن بتوان مدلهای‌ساده‌تری بدون استفاده از ابزارها و یافن‌آوری پیشرفته ساخت. شکل ۱ نشان‌می‌دهد که چگونه هر واحد سازمانی از یک‌فرآیند بحرانی دید محدودی دارد و هیچ‌یک واقعٹ سرپرستی کل فرآیند را بعهده‌ندارند.
همانطور که در شکل نشان داده شد،مسوولیت شناخت و درک کل فرآیند، البته‌در یک سطح بالاتر، به عهده مدیران ارشداست. این مسئله اثرات متقابل بین‌واحدهای سازمانی را راحتتر و ملایم‌ترمی‌کند.
● نقش فن‌آوری
فرآیندها وجود دارند به دلیل اینکه‌کسب و کار وجود دارد و بنابراین مفهوم‌بهینه‌سازی را نیز به دنبال دارد.اتوماسیون پدیده نسبتٹ جدیدی است که بااختراع فن‌آوری ظاهر شده است و بهتراست بین بهینه‌سازی و اتوماسیون تفاوت‌قائل شد. بهینه‌سازی، به کاهش راندمان‌ذاتی در یک سیستم اهمیت می‌دهد و درحالیکه اتوماسیون، انجام یک فعالیت‌خاص به صورت اتوماتیک است و بنابراین‌کارایی و دقت را به صورت غیرمستقیم‌نتیجه می‌دهد. بطور کلی، فناوری‌اطلاعات اتوماسیون را بدنبال دارد وکمکی به بهینه‌سازی نمی‌کند. در BPM،فن‌آوری نقش حیاتی در مدیریت فرآیندباز میکند. اما این نگاه جامعی نیست. اگریک مرحله در یک فرآیند مشخص، تولیدارزش افزوده نکند، اتوماتیک کردن آن نیزارزشی اضافه نخواهد کرد. بنابراین اولین‌نیاز BPMتحلیل برای شناخت‌فرآیندهای بحرانی است بدون اینکه‌فناوری اطلاعات، محور قرار گیرد. کارایی‌فرآیند از طریق بهینه‌سازی اداره می‌شودکه با کاهش پیچیدگی و رفع مراحل‌غیرضروری انجام می‌شود. فقط پس ازاین مرحله است که اداره و نظارت کارایی‌فرآیند می‌تواند از طریق اتوماسیون دربیشتر موارد با استفاده از فناوری اطلاعات‌انجام شود. هر چند فن‌آوری تمایل‌جدیدی را نسبت به BPM ایجاد کرده امابا این وجود معقول است که به فرآیندها ازیک منظر مستقل از تکنولوژی نگریسته‌شود. به دلایل زیر، BPM ایجاد کرده اما بااین وجود معقول است که به فرآیندها ازیک منظر مستقل از تکنولوژی نگریسته‌شود. به دلایل زیر، BPM توجه زیادی رابخود جلب کرده است:
- با پیدایش وب و بعضی تلاشهای‌مشابه، استانداردها در سطح وسیع‌تری‌مورد پذیرش واقع شده‌اند. این‌استانداردها شرکتهای کوچک را قادرمی‌سازند تا وارد بازی یکپارچگی شوند.
- سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب وکار، نرم‌افزارهایی هستند که به BPMسهولت می‌بخشند، به بلوغ رسیده‌اند ومی‌توانند مشکلات واقعی فرآیند را آدرس‌دهی کرده و نظارت کنند.
● BPM و SOA
تکنولوژی سه روش برای ارتقاءBPM پیشنهاد میکند: اتوماسیون، پایش‌و یکپارچه‌سازی. در این بخش فقطیکپارچه‌سازی را مورد توجه قرار می‌دهیم.در سازمانها تعداد بیشماری سیستم‌های‌قدیمی وجود دارند که وظایف مشخصی راانجام می‌دهند. این سیستمهای قدیمی درفرآیندهایی مشارکت دارند که سازمانهاعملیات خود را از آن طریق انجام‌می‌دهند. برای اینکه فرآیندها موثر باشند،نیاز است این سیستمها با یکدیگر ازطریق مبادله داده‌ها ارتباط داشته باشند.تاکنون تنها انتخاب برای مبادله‌اطلاعات، EAI و مبادله الکترونیکی وب وبه منظور مبادله اطلاعات پدیده آمده‌است. اگر عملکرد یک سیستم قدیمی رابتوان به عنوان یک پسرویس‌پ ارایه داد که‌یک سیستم دیگر بتواند آنرا مطالبه کند،آنگاه ارتباط سیستمها از طریق مطالبه‌سرویسهای یکدیگر ممکن می‌شود.معماری جدیدی که از این مکانیزم ایجادشده، معماری سرویس‌گرا (SOA) نامیده‌می‌شود. SOAبرای ارتباط از پروتکلXML بر مبنای وب استفاده میکند.SOA برنامه‌های کاربردی را به سرویسهامی‌شکند و مزایای دیگری نظیر پیمانه‌ای‌بودن، قابلیت استفاده مجدد را ارایه‌می‌دهد که منجر به در دسترس بودن ومدیریت سرویسها می‌شود.
SOA به تنهایی کافی نیست و به‌مکانیزم‌های دیگری برای هماهنگی‌جریان اطلاعات بین سیستمها نیاز است،مکانیزمی که توالی تبادل اطلاعات راکنترل کند که شامل تبادلات شرطی هم‌می‌شود. این امکان از طریق قرار دادن‌یک لایه فرآیند که جریان اطلاعات وکنترل بین سیستمی را کنترل و مدیریت‌می‌کند، انجام می‌شود. مدیریت این لایه،BPM را تشکیل می‌دهد. حال با BPM،مدیران ارشد می‌توانند فرایندهای‌سازمان را مدیریت و پایش نمایند.رهبران کسب و کار که از مزایای BPMآگاه نیستند. امکان رقابت با رقبای زرنگی‌که از مزایای بهینه‌سازی فرآیندها استفاده‌می‌کنند از دست می‌دهند.
● هم جهت بودن با راهبرد
وجود یک BPM جامع، ضمانت‌می‌دهد که نیروی انسانی، سیستمها وعملیات همه با راهبرد هم جهت هستند تاسازمان را به اهدافش برسانند.
در مدیریت موفق هم جهت بودن‌ساده فناوری اطلاعات با کسب و کار دنبال‌نمی‌شود. تمام اجزای فرآیند نیز باید بافناوری اطلاعات هم جهت شوند که شامل‌نیروی انسانی و سیستمها از واحدهای‌مختلف سازمان می‌شود. مشارکت فعال‌مدیریت ارشد برای اجرای فرآیندها به‌منظور هم جهت شدن با راهبرد، الزامی‌است و آنها نمی‌توانند این مسوولیت رامحول کنند.
همین طور که مدیران فرایندهایشان‌را بشناسند، به منظور بدست آوردن مزایای‌رقابتی، می‌توانند آنها را بهتر مدیریت وکنترل کنند.
با کاربا فرآیندها از ابتدا، مدیران‌عملکرد لازم را دستور داده و آنرا داخل‌سیستم ایجاد خواهند کرد. عدم دخالت‌مستقیم مدیر، اصلی‌ترین عامل عدم‌ارتباط است و هم جهت نبودن، فرآیندها وسیستمهای فناوری اطلاعات را موجب‌می‌شود.
هم جهت نبودن مشکل را پیچیده‌ترمی‌کند. زیرا به منظور تامین نیازهای‌جدید، واحد فناوری اطلاعات،عملکردهای تک کاره و غیر عمومی را به‌سیستم موجود اضافه میکند که یک‌چرخه نادرست پیچیدگی رو به افزایشی راموجب خواهد شد.
زمانی که مدیران ارشد از مراحل‌آغازین درگیر شوند، ملزومات فرآیند رادیکته خواهند کرد که هم جهت بودن‌فرآیندها را در تمام سطوح راهبرد عملیات‌نیروی انسانی و سیستمها تضمین‌می‌کند. فناوری اطلاعات فقط لازم است‌در مراحل بعدی به عنوان وسیله‌ای برای‌پیاده‌سازی ملزومات دیکته شده دخیل‌شود. با کلی نگری بهنیازهای آموزشی تخصصی صنعت‌برق در شاخه‌های BPM مدیران‌می‌توانند سازمانشان را به یک سازمان‌کارا، پویا و چابک تبدیل کنند که می‌تواندخود را با تغییرات مداوم بازار به سادگی‌تطبیق دهد.
دکتر راج رامش
ایران مسعود پزشکیان دولت چهاردهم پزشکیان مجلس شورای اسلامی محمدرضا عارف دولت مجلس کابینه دولت چهاردهم اسماعیل هنیه کابینه پزشکیان محمدجواد ظریف
پیاده روی اربعین تهران عراق پلیس تصادف هواشناسی شهرداری تهران سرقت بازنشستگان قتل آموزش و پرورش دستگیری
ایران خودرو خودرو وام قیمت طلا قیمت دلار قیمت خودرو بانک مرکزی برق بازار خودرو بورس بازار سرمایه قیمت سکه
میراث فرهنگی میدان آزادی سینما رهبر انقلاب بیتا فرهی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی سینمای ایران تلویزیون کتاب تئاتر موسیقی
وزارت علوم تحقیقات و فناوری آزمون
رژیم صهیونیستی غزه روسیه حماس آمریکا فلسطین جنگ غزه اوکراین حزب الله لبنان دونالد ترامپ طوفان الاقصی ترکیه
پرسپولیس فوتبال ذوب آهن لیگ برتر استقلال لیگ برتر ایران المپیک المپیک 2024 پاریس رئال مادرید لیگ برتر فوتبال ایران مهدی تاج باشگاه پرسپولیس
هوش مصنوعی فناوری سامسونگ ایلان ماسک گوگل تلگرام گوشی ستار هاشمی مریخ روزنامه
فشار خون آلزایمر رژیم غذایی مغز دیابت چاقی افسردگی سلامت پوست