افسار زمان را در دست بگیرید

تصور کنید که شما صاحب حساب بانکی ای هستید که هر روز مبلغ قابل توجهی به آن واریز می شود و فقط تا آخر شب فرصت دارید از آن استفاده کنید وگرنه حساب خودبه خود خالی می شود

تصور کنید که شما صاحب حساب بانکی‌ای هستید که هر روز مبلغ قابل توجهی به آن واریز می‌شود و فقط تا آخر شب فرصت دارید از آن استفاده کنید وگرنه حساب خودبه‌خود خالی می‌شود.

فرض کنید حتی این مبلغ ۸۶۴۰۰ تومان باشد؛ چه کار می‌کنید؟ بیشتر ما سعی می‌کنیم آن را تا آخرین ریال به دست بیاوریم. هرکدام از ما چنین حسابی داریم؛ حساب بانکی زمان. هر روز صبح ۸۶۴۰۰ ثانیه اعتبار در حساب بانک زمانی شما ریخته می‌شود و آخر شب این اعتبار به پایان می‌رسد. آیا پس‌اندازی هم با اعتبار این حساب می‌توان انجام داد؟

به هر حال کسی موفق‌تر خواهد بود که از این مقدار اعتبار به بهترین نحو بهره ببرد و آن را به خوبی مدیریت کند. به‌نظر می‌رسد که استفاده از واژه مدیریت زمان صحیح نباشد و استفاده از برنامه‌ریزی زمان مطلوب‌تر باشد. در واقع اکثر صاحب‌نظران علم مدیریت معتقدند که زمــــــان اساساً اداره‌ شدنی نیست و از مدیریت زمان، تعبیر به مدیریت بر خویشتن می‌کنند و تنها به ارائه برنامه‌ها و طرح‌هایی جهت جلوگیری از اتلاف وقت اکتفا می‌کنند.

شناخت صحیح و به‌موقع عواملی که وقت ما را هدر می‌دهند خیلی مهم است، زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را کوتاه خواهیم کرد. همه اندیشمندان در کتاب‌ها و مقالات خود یک الگوی خاص و قالبی را جهت جلوگیری از هدررفتن وقت ارائه می‌کنند و در اصطلاح به آن مدیریت زمان می‌گویند که شامل ۳ اصل کلی

۱) هدف‌گذاری

۲) تعیین اولویت‌ها

۳) رعایت اولویت‌هاست.

اما آنچه آنها بیان می‌کنند تنها استفاده صحیح از وقت است، نه مدیریت زمان!

از شاخصه‌های مدیریت، کنترل بر عوامل دخیل در آن است؛ نکته‌ای که تصور آن در مورد زمان امری محال و غیرممکن می‌نماید. الک مکنـــــزی در کتاب «مدیریت بهره‌وری از زمان»، کنتــــرل را چنین تعریف می‌کند: «کنترل زمان بدین معناست که این خود شما هستید که مشکل دارید نه شخص دیگری. این به معنای آن است که باید با همه توان بکوشید تا عادات جا افتاده را ترک کنید. یعنی باید بر کشش‌های منفی طبیعت انسانی چیره شوید.»

کنترل زمان و مدیریت بر آن یعنی به اختیار درآوردن بازه زمانی تاثیرگذار بر یک تصمیم و جداکردن آن بازه از قطار زمان، به‌نحوی که گذر زمان بر آن تصمیم بی‌اثر شود. لحظه‌ای که ما توانایی آن را داشته باشیم که تصمیمات مناسبی اتخاذ یا انتخاب کنیم که گذر زمان بر اجرای آنها بی‌تاثیر باشد، دیگر زمان در کنترل ما خواهد بود و مدیریت زمان معنا خواهد داشت. بـــــه عبارت دیگر، مدیریت زمان را می‌توان این‌گونه تعریف کرد: «تثبیت عامل زمان درتصمیم‌گیری‌های آگاهانه.»

اگرچه اتخاذ یا انتخاب تصمیمی که به‌طور مطلق تاثیر زمان را بر آن تصمیم از بین ببرد تقریباً غیرممکن است اما می‌توان بازه‌های زمانی متنوعی را ایجاد کرد، در کنترل گرفت و بر آن مدیریت کرد. به‌عنوان مثال، اگر یک مدیر با توجه به طول دوره رشد عمر محصول تولیدی کارخانه، درصدد تولید همان محصول یا محصول جدیدی با قابلیت‌های بهتر برآید و منحصربه فردی کالای خود را حفظ کند تاثیرگذاری زمان بر محصول خویش را برای مدتی از بین برده است.

● گذر وقت از دیدگاه مدیریت

از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می‌‌شوند:

۱) کارهای مهم و فوری: این کارها خودبه‌خود انجام می‌‌گیرد.

۲) کارهای مهم و غیرفوری: این دسته کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می‌‌کنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعویق می‌‌اندازند.

۳) کارهای فوری و غیرمهم: این کارها در جهت اهداف انسان نیستند، اما انجام می‌شوند.

۴) کارهای کم اهمیت و غیرضروری: بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری ( گاهی برای تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس) خود را به این کارها سرگرم می‌‌کنند. از همین دیدگاه، وقت با چند نوع از عوامل مخرب روبه‌روست که در این میان، عادت‌های غلط فرد، مهم‌ترین عامل مخرب زمان به شمار می‌آید.

تجربه نشان داده است که با کنترل چند نوع از عوامل مخرب، می‌توان سایر آفت‌ها را نیز محدود کرد. برای شناسایی عوامل تخریبی زمان، بایستی به بررسی و مطالعه منش‌ها و روش‌های خود پرداخت و آفات موجود را شناسایی کرد. برای شناسایی آفت‌های وقت، بررسی عملکرد روزانه یکی از راه‌های مناسب به شمار می‌آید که در این راستا، فرد می‌تواند با یادداشت عملکرد روزانه خود و تجزیه و تحلیل آن در طول روزها، هفته‌ها و ماه‌ها، اشکالات موجود را دریابد.

نکته مهم اینکه، شناسایی این عوامل، برخی راه حل‌های مناسب را نیز روشن خواهد کرد. برای مبارزه با آفت‌های مربوط به خلق و خوی افراد که زمان را تلف می‌کنند، بهترین راه، برقراری یک انضباط شخصی مستمر است که موجب بروز تغییرات تدریجی در این راه می‌شود. از آنجا که عادت‌های نامناسب به‌صورت تدریجی شکل می‌گیرند و موجب تخریب زمان می‌شوند، لذا تغییر این عادات نیز در طول زمان میسر خواهد بود، بر این اساس، بایستی سرلوحه کار در شناسایی و از بین بردن عوامل مخرب زمان باشد.

مدیریت زمان یک فن و مهارت است که باعث می‌شود ما آنچه که بارها در طول هفته، ماه یا سال به تعویق می‌اندازیم و تأثیراتشان را بر زندگی‌مان متوجه نیستیم، اولا به خوبی بشناسیم و ثانیا وقت کافی برای انجام آنها داشته باشیم یعنی با آموزش و یادگیری مدیریت زمان و با به کارگیری مجموعه‌ای از اصول، تکنیک‌ها و نکات راهنما هم تسلط و کنترل بیشتری بر چگونگی اوقات و کارهای خود پیدا می‌کنیم و اطمینان داریم که برای کارهای مهم و ضروری زندگی وقت کافی اختصاص داده‌ایم. توجه به موارد ذیل از دیدگاه مدیریتی می‌تواند شما را یاری دهد تا از وقت خود استفاده و بهره بیشتری ببرید:

۱) هدفمندی: پایه و اساس مدیریت زمان مؤثر و موفق هدفمندی است؛ در غیاب هدفمندی، تکنیک‌های مدیریت زمان باعث می‌شوند تا دونده بهتری باشیم، اما دونده بهتر بودن هرگز به معنای موفقیت در رسیدن به مکان مورد نظر نیست. در این حالت شاید ضرب‌المثل «از دویدن زیاد کفش و کلاه پاره می‌شود» در مورد ما مصداق پیدا کند. مراقب باشید اول ببینید به کجا و کدامین مقصد رهسپار هستید، بعد راه درست را انتخاب کنید و در آخر دونده خوبی باشید. ۲ اصل را نیز فراموش نکنید:

اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، دستیابی و زمان‌بندی باشند.

اهدافی را مد نظر قرار دهید که شما را در حد اعلای انگیزه‌دهی قرار می‌دهد و امکان بروز قابلیت‌هایتان را فراهم می‌سازد.

۲) اولویت‌بندی: بسیاری عقیده دارند اصل اساسی مدیریت زمان اولویت‌بندی است. اولویت‌بندی یعنی بدانیم اهمیت کارها در کسب موفقیت و رسیدن به مقصود یکسان نیست. در عین حال توجه کنیم که فعالیت‌ها و کارهای ما دارای تقدم و تأخر است. نمی‌توان همه کارها را با هم انجام و با هم خاتمه داد. باید مقدم‌ها و مهم‌ترین‌ها را انتخاب و نخست به آنها پرداخت. به بیانی دیگر اولویت‌بندی یعنی نخست امور نخست را قرار دهید.

در این میان شناخت راهزنان وقت یکی از مهم‌ترین مسائل است؛ مواردی که باعث اتلاف وقت بسیاری می‌شوند، مثل: بازی‌های رایانه‌ای بیش از حد، صحبت‌های کم‌اهمیت، میهمانان ناخوانده، مطالعه مطالب کم‌اهمیت و غیرضروری و تکراری، تغییر برنامه زمان بندی سفرها، روش‌های غیرصحیح و عادات نادرست مطالعه، تلفن‌های مزاحم و غیرضروری، وب‌گردی الکی، نداشتن انضباط کاری، انجام کار بدون بازده در اوج خستگی، سستی و بی‌‌ارادگی در تصمیم‌گیری، دوباره کاری، ناتوانی نه گفتن به خواسته‌های نابجا، عادت امروز و فردا کردن، ترس از شکست و... .

۳) انضباط فردی: انضباط یعنی خو کردن به عادات درست؛ یعنی بدانیم انجام هر کار دارای آدابی است. آن را بیاموزیم و در عمل به کار گیریم. فرد با انضباط باید دارای اراده و پشتکار نیز باشد. باید اراده داشته باشد برای آموختن آداب صحیح انجام هر کار و خود را موظف بداند به عمل در چارچوب آن آداب و پشتکار داشته باشد تا با استمرار در انجام کارها با روش صحیح آن را جزئی از خصلت‌ها و عادت خود سازد.

۴) هنر نه گفتن: نه گفتن به کارهای نادرست و اموری که هدردهنده وقت هستند یکی از اصول مهم دیگر مدیریت زمان است. به امور نادرست نه بگویید و با قاطعیت در نه گفتن، انجام کارهای غیرضروری را متوقف کنید.

۵) «به دیگران محول کردن» را یاد بگیرید: این بیشتر برای تجارت و مدیریت تجاری کاربرد دارد اما می‌شود به زندگی شخصی هم تعمیمش داد. مهم نیست شرکت چقدر کوچک است؟ اگر بزرگ است که بحثش کلا جداست! شما مدیر شرکت هستید و نه کسی که بخواهد همه فن حریفی خود را به رخ دیگران بکشد. سعی کنید یاد بگیرید چطور بار کارها را میان افرادی که سرپرستشان هستید تقسیم کنید.

۶) توجه به ارزش متفاوت ساعات شبانه روز: برای مدیریت موفق زمان لازم است به تفاوت زمان‌های شبانه روز برای انجام کارها توجه کرد. یک ساعت اول صبح با یک ساعت آخر شب برابر نیست ؛ زمانی باید فکر کرد، زمانی باید عمل کرد و زمانی باید تأمل.

انتخاب زمان مناسب برای انجام هر کار از اصول مهم مدیریت زمان است. یک برنامه روزمره برای خودتان درست کنید. برای مثال فکر کنید صبح که بیدار شدید کار شماره یک را بکنید ( مثلا ورق زدن صفحات تله تکس تلویزیون) و سپس کار شماره۲ را بکنید (مثلا رفتن به بانک برای امور مالی) و... در آخر هم یک برنامه جمع‌بندی داشته باشید. در مواقع پیدایش بحران‌های زمانی اگر بتوانید هر چه بیشتر به برنامه روزمره خود وفادار بمانید، کمتر دچار مشکل می‌شوید و کم‌کم به یک مدیر زمان موفق تبدیل می‌شوید.

۷)‌ تمرکز کاری: تمرکز و حضور در اینجا و اکنون از اصول مهم مدیریت زمان است. اینگونه مجبور به تکرار و دوباره کاری فعالیت‌ها نخواهیم شد. با تمرکز، کیفیت و سرعت کار ما افزایش قابل توجهی خواهد یافت.

۸) توجه به تعادل در زندگی: توجه به تعادل در زندگی یعنی باور داشته باشیم انسان موجودی تک بعدی نیست. یعنی به نیازهای جسمی، روانی، احساسی و اجتماعی خود توجه داشته باشید. شاید در نگاه اول چنین به‌نظر برسد که این موضوع ارتباطی به مدیریت زمان ندارد، اما چنین نیست. بی‌توجهی به نیازهای اساسی یا نداشتن تعادل در زندگی و یک بعدی زندگی کردن در میان‌مدت باعث خواهد شد تا انگیزش و انرژی ما تحلیل رفته و تبدیل به موجودی ماشینی و غمگین شویم. در نبود انگیزش، حرکت و تلاش عملاً امکان‌پذیر نخواهد بود، پس برای مدیریت زمان موفق به نیازهای چند بعدی خود حتماً توجه کنید.

۹) از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید: حتی یک برگ کاغذ هم می‌تواند ابزار مدیریت زمان باشد؛ اگر شما کارهای‌تان را مرتب و منظم روی آن بنویسید و تحلیل کنید. در حقیقت قسمت مهم کار هم همین جاست. چه نرم‌افزارهای بسیار پیشرفته و چه ساده همه می‌توانند شما را در رسیدن به مقصودتان کمک کنند.

مهم این است که شما خودتان بتوانید به‌خودتان کمک کنید. با استفاده از ابزارهای زیادی که وجود دارد زمان‌بندی روزانه خودتان را بنویسید و کلاه‌تان را قاضی کنید، ببینید کجای کار را اشتباه کردید و کجاها را هم درست رفتید. پشت گوش نیندازید خیلی زود عیب و ایرادهای کارتان را متوجه می‌شوید. در این برنامه‌ریزی سعی کنید برنامه حداقل کل هفته‌تان را پیش‌بینی کنید و آخر هفته چک کنید ببینید که چقدر مثل برنامه پیش رفته‌اید. این کار باعث می‌شود تا به‌خودتان عادت دهید بیشتر مطابق برنامه ریخته شده حرکت کنید و به ایده‌آل خودتان نزدیک‌تر شوید.

۱۰) خودتان را به استفاده از زمان‌های محدود در میانه فعالیت‌ها عادت بدهید: خودتان را عادت بدهید بین کارهایی که می‌کنید یک زمان محدود هم در نظر بگیرید برای یکسری کارهای خاص. مثلا شما نمی‌توانید کل روز را به ای‌میل جواب دادن بگذرانید، ولی می‌توانید بین فعالیت‌های‌تان زمان‌های کوتاه ۱۵دقیقه‌ای به پاسخ دادن به ای‌میل اختصاص بدهید. همان ۱۵ دقیقه هم باید اصولی پاسخ داد و بی‌جهت ای‌میل چک کردن را طول نداد!

۱۱) مطمئن بشوید همه چیز مرتب و منظم است: از کودکی همیشه به ما یاد داده‌اند که هر چیز را که بر می‌دارید سر جای خود بگذارید یا همه چیز را در جای مناسب خود قرار دهید اما ما وقتی کمی مشغولیت پیدا می‌کنیم دیگر این دو اصل را فراموش می‌کنیم.

برای مثال همیشه به‌دنبال فایل‌ها در کامپیوتر خود می‌گردیم در حالی که اگر یک بار آنها را در کامپیوتر مرتب کرده بودیم و نظم بخشیده بودیم دیگر هر بار این همه دچار اتلاف وقت نبودیم. همین را تعمیم بدهید به چیزهای دیگر در محیط کار. نظم و ترتیب بزرگ‌ترین عامل در جلوگیری از سرقت وقت شما توسط خودتان است. به زیردستان خود ( مثلا به بچه‌ها وقتی مادر آنها هستید یا کارگران وقتی سرکارگر هستید) یاد دهید چگونه با نظم در بهینه‌سازی وقت کل سیستم یاریگر باشند.

۱۲) وقت‌تان را طوری تنظیم کنید که اسیر انتظار نشوید: شما می‌توانید به مطب دندانپزشک بروید و منتظر بمانید تا وقت ویزیت‌تان برسد. اما راستش را بخواهید شما اصلا نیازی ندارید بروید آنجا و با انگشت‌هایتان بازی کنید یا مجلاتی بخوانید که تاریخشان حداقل برای سال ۸۷ است.

با گرفتن وقت قبلی و کمی زودتر رفتن به مطب حداقل مطمئن می‌شوید که شما کارتان را درست و به موقع انجام داده‌اید و اگر وقت ویزیت شما دیرتر شود، این راهزن وقت را که دست شما نبوده به نحو مطلوب‌تری به کار دیگری در همان مطب اختصاص دهید.

● سرمایه شما از زمان

خود شما که در حال مطالعه این مطلب هستید، چقدر از زمان و سرمایه وجودی خود اطلاع دارید؟ برای اینکه به این امر واقف شوید، بدون درنگ به این سؤالات پاسخ دهید، البته سعی نکنید که محاسبه کنید: یک هفته چند ساعت است؟ در یک هفته چند ساعت خواب طبیعی دارید؟ در یک هفته چند ساعت رفت‌وآمد می‌کنید؟ در یک هفته چند ساعت صرف غذا خوردن می‌کنید؟ در یک هفته چند ساعت اوقات فراغت دارید؟ در یک هفته چند ساعت مطالعه می‌کنید؟ در یک هفته چند ساعت به نظافت شخصی اختصاص می‌دهید؟ زمان فرار است پس افسار زمان خود را در دست بگیرید تا از دست شما فرار نکند.