تنش زدایی در مدیریت

در بحث تنش زدایی در مدیریت اموری چون ارتباطات انسانی, عوامل مؤثر بر ارتباطات, گروه هایی غیررسمی و رسمی, راه های بهبود ارتباطات در رفع موانع ارتباطی و مدنظر داشتن مراودات انسانی در سازمان مطرح است

در بحث تنش زدایی در مدیریت اموری چون ارتباطات انسانی، عوامل مؤثر بر ارتباطات، گروه هایی غیررسمی و رسمی، راه های بهبود ارتباطات در رفع موانع ارتباطی و مدنظر داشتن مراودات انسانی در سازمان مطرح است. بیشتر وقت مدیران به ارتباط رودررو یا تلفنی با زیردستان، همكاران یا مشتریان می گذرد و گاهاً در زمانی كه مدیران تنها هستند ممكن است به واسطه ارتباطات ذهنی با مسائل حاد روز خلوت آنها به یك محیط كاری تبدیل شود.

ارتباطات برای مدیریت و در جهت برقراری رابطه مؤثر و كاهش تنش ها در محیط كاری به دلایل زیر مهم است:

الف: ارتباط فرایندی است كه وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، رهبری و كنترل توسط آن انجام می گردد، پس ایجاد ارتباطات سالم و مؤثر تنش های موجود در مسیر انجام این وظایف را از بین می برد یا لااقل كاهش می دهد.

ب: ارتباط فعالیتی است كه مدیران جهت هماهنگ كردن و متناسب نمودن وقت خود از آن بهره می گیرند.

ارتباط فرایندی است كه اشخاص از طریق انتقال علایم پیام به تبادل معینی مبادرت می ورزند و همچنین ارتباط سازمانی فرایندی است كه مدیران را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معنی با افراد فراوان داخل سازمان و افراد در ارگان های مربوط به خارج از آن سیستم توانا می سازد.

در یك فرایند ارتباط ۷ بخش وجود دارد، شامل:

۱- منبع ارتباط، ۲- به رمز درآوردن پیام، ۳- پیام،

۴- كانال، ۵- از رمز خارج كردن پیام، ۶- گیرنده پیام، ۷- باخورد نمودن نتیجه.

پیام عبارت است از: شكل عینی شده مفهوم ذهنی فرستنده پیام. پیام ممكن است كلامی یا غیركلامی باشد، پیام كلامی به صورت نوشتار یا گفتار می باشد و پیام غیر كلامی علائم، اشارات و تصاویری هستند كه برای ایجاد ارتباط به كار می روند مثل تصویر پرستاری كه انگشت خود را بر بینی نهاده و شما را دعوت به سكوت می كند.

در بیانی دیگر پیام ها به صورت سمعی، بصری، كتبی، سمعی- بصری، بصری- كتبی، سمعی- كتبی، تقسیم بندی شده اند كه فرستنده پیام موظف است برای فرستادن پیام خود از یكی از فعالیت های سخن گفتن، كاربرد وسیله مكانیكی برای ارسال پیام، عمل، تحریر و نوشتن یا تركیبی از این فعالیت ها متناسب با پیامی كه می خواهد بفرستد استفاده كند و گیرنده پیام نیز موظف است جهت دریافت گوش دادن، مشاهده، خواندن یا تركیبی از این فعالیت ها متناسب با پیام فرستاده شده استفاده كند.در تقسیم بندی دیگر راه های شناخته شده در ایجاد ارتباط ارتباطات گفتاری، نوشتاری و غیر گفتاری هستند. عیب ارتباطات گفتاری در سازمان این است كه پیام از چندین نفر عبور می كند. هر قدر تعداد افرادی كه پیام از آنها عبور می كند بیشتر باشد احتمال تحریف پیام بیشتر است. هر فرد پیامی را كه دریافت می كند از دید خود تفسیر می كند و پس از آن كه پیام به نفر آخر رسید محتوای آن كاملاً تحریف شده است. پیام نوشتاری بر پیام گفتاری ارجح است، زیرا هر گاه كسی بخواهد مطلبی را بنویسد دقت بیشتری به عمل می آورد و پیام دهنده مجبور است ژرف تر بیندیشد. بنابر این پیام های نوشتاری پشتوانه منطقی قوی تری دارند و رساتر و روشن تر می باشند. عیب پیام نوشتاری هم در وقت گیر بودن آن است و عیب دیگر آن بازخورد ننمودن نتیجه و اینكه نمی توان تضمین كرد كه آیا پیام نوشتاری به دست فرد مورد نظر رسیده و این كه وی چگونه آن را تفسیر كرده است ولی در ارتباطات گفتاری می توان از گیرنده پیام خواست آنچه را دریافت كرده بازگو كند. ارتباطات غیرگفتاری دربرگیرنده حركت اعضا و اندام است و شامل آهنگ صدا، اشاره های چشم و ابرو و سایر اندام بدن است، این رشته علمی هنوز دوران كودكی خود را می گذراند و نمی توان زیاد روی آن حساب كرد.

از طرفی باید بدانیم حركت یك عضو نمی تواند یك مقصود یا مفهوم جهانی به خود بگیرد ولی هنگامی كه آن را با زبان گفتاری در هم آمیزیم پیام كامل تری به گیرنده می دهد.

انواع ارتباطات

الف: ارتباطات یك جانبه: هر گاه عكس العمل (واكنش) گیرنده نسبت به پیام ابراز نشود آن ارتباط را یك جانبه گویند. این نوع فرآیند ارتباط فاقد بازخورد می باشد. در فرآیند ارتباط یك طرفه هر گاه فرستنده پیام اقدام به مطالب دشوار، كسل كننده یا بیش از حد تخصصی بپردازند آن گاه تا زمانی كه شنوندگان قادر به درك و دریافت مفاهیم از كلام مدیر هستند بازدهی مثبت است ولی هر گاه توان و انرژی شنوندگان برای دریافت و تحلیل ذهنی مفاهیم كاهش یابد با حركاتی چون خمیازه و دهن دره و حالات دیگر این عدم دریافت پیام را مطرح می كنند. در صورتی كه مدیر ادامه بحث را برای زمانی دیگر بگذارد ارتباط دو طرفه باقی می ماند ولی در صورتی كه مدیر به این حالات كه ناشی از عدم دریافت مفهوم است توجه نكند ارتباط یك طرفه می شود.

ب: ارتباطات دوجانبه: چنانچه محیط استقرار به گونه ای باشد كه گیرنده عكس العمل ها و نظرهای خود را درباره محتوای پیام به اطلاع فرستنده برساند و عملاً این چنین كند به این نوع ارتباط دوجانبه گویند.

به هر حال باید توجه داشت فرستنده ای مؤثر است كه عوامل محیطی را مورد بررسی قرار داده و اطمینان حاصل كند كه پیام دریافت شده است.

---