افزایش ارزش آفرینی فعالیتهای IT

طراحی فعالانه سازکار هدایت و اجرا کسب و کارهای مختلف از شیوه های گوناگونی برای این منظور استفاده می کنند

پیتر ویل و جین روس از محققان مرکز پژوهشهای نظامهای اطلاعاتی امریکا (CISR) پس از مطالعه و بررسی فعالیتهای مربوط به هدایت و بکارگیری فناوری اطلاعات در صدها شرکت، توجه به ده اصل زیر را در افزایش ارزش‌آفرینی فعالیتهای مبتنی بر فناوری اطلاعات موثر دانسته‌اند:

▪ طراحی فعالانه سازکار هدایت و اجرا: کسب و کارهای مختلف از شیوه‌های گوناگونی برای این منظور استفاده می‌کنند. این شیوه‌ها معمولا از برآوردن برخی نیازهای اولیه و گاه مقطعی شروع می‌شود، اما مدیریت باید به‌دنبال استقرار نظامی مبتنی بر اهداف اساسی سازمان باشد. برخورد فعالانه مستلزم هدایت امور توسط مدیران ارشد، تخصیص منابع، توجه و پشتیبانی از فرایند است. بازنگری و بهبود منظم، بهره‌گیری از کمترین سازوکارهای موثر ممکن، انسجام در اثربخشی، درک جامع از کارکرد مجموعه و هدایت آن توسط مجموعه کوچکی از افراد که نیازهای کسب و کار را بخوبی می‌شناسند، از دیگر جنبه‌های هدایت و اجرای فعالانه است.

▪ دانستن زمان مناسب طراحی دوباره: بازنگری در ساختار کلی مستلزم فراگیری نقشها و روابط جدید است. یادگیری زمانبر است، لیکن طراحی دوباره نیز بندرت انجام می‌شود. در این زمینه باید به رفتارهایی توجه کرد که باید در چارچوب راهبرد سازمان تغییر کنند. یونیسف از فناوری اطلاعات برای تغییر در عملیات و بهبود تسهیم جهانی، مدیریت اطلاعات، شفافیت و ارتباطات استفاده کرده است که البته، تغییر مزبور جنبه‌های مختلف دیگری را نیز شامل می‌شد که اجرای آن ماهها طول کشید. در این نوع از تغییر، می‌توان از فناوری اطلاعات به‌عنوان مشوقی برای تغییر در دیگر ابعاد سود جست.

▪ درگیر کردن مدیران ارشد: بر اساس بررسیهای انجام شده، بنگاههایی که مدیران ارشدش درگیری بیشتری در امور داشته‌اند، از سازکار هدایتی موثرتری برخوردار بوده‌اند. آنان باید به تصمیمات راهبردی بپردازند و به‌همین ترتیب، مدیران اجرایی نیز در سطوح کمیته‌ها، فرایندهای تایید و تثبیت و نیز بازنگری عملکرد ایفای نقش کنند. همواره باید از ارتباط مناسب سطوح سلسله‌مراتب سازمان با یکدیگر و بویژه توجه مدیران ارشد به اقدامات اطمینان حاصل کرد. اغلب مدیران ارشد علاقه‌مند به ایفای نقش هستند، لیکن نمی‌دانند چه کنند. بهتر است در چارچوب فعالیتهای مربوط به هدایت امور فناوری اطلاعات، نقشهای متناظری برای آنان تعریف و تشریح شود.

▪ تعیین گزینه‌های مناسب: هدایت مناسب، همانند راهبرد مناسب مستلزم اتخاذ گزینه‌هاست. نمی‌توان به‌تمامی اهداف دست یافت، لیکن می‌توان و باید اهداف متضاد را برای بحث و تبادل نظر مشخص کرد. با این‌حال، سبک و سنگین تعداد زیادی از اهداف منجر به پیچیدگی کار می‌شود. با چند اصل ساده و شفاف کسب و کار می‌توان تحلیل مناسبی ارائه کرد و بویژه اصول منعکس‌کننده آنها را در فناوری اطلاعات تعیین کرد. توجه به نیازها و خواسته‌‌های ذی‌نفعان و گروههای مختلف و دست‌یابی به یک اجماع اولیه منجر به تسهیل و رفع تنش بین اهداف خواهد شد.

▪ شفاف کردن فرایند مستثنی‌سازی: استثنائات، وضعیت کنونی و بویژه، معماری فناوری اطلاعات و زیرساخت را به چالش می‌کشد. برخی الزامات مربوط به استثنائات از سبک رفتاری نشات می‌گیرند، ولی بسیاری از آنها از تحقق نیازهای کسب و کار ناشی می‌شوند. سه عنصر اساسی در رویه مستثنی‌سازی عبارت است از: تعریف شفاف فرایند و درک آن توسط همه افراد، دسترسی سریع مدیریت ارشد به اطلاعات مربوط به وضعیت و انطباق استثنائات با معماری کسب و کار و تکمیل فرایند یادگیری سازمانی. استثنائات به‌عنوان سوپاپ اطمینان تلقی می‌شوند و در بسیاری موارد منجر به کاهش فشارها و اعمال سازکارهای موثر در شرایط ویژه می‌شوند.

▪ ایجاد انگیزه‌بخشهای مناسب: باید بین انگیزه‌ها و نظامهای پاداش همسویی لازم را برقرار کرد. بر این‌اساس باید رفتارهای مختلف مورد ملاحظه قرار گیرند. تمامی این موارد نیز باید با اهداف سازمان همسو باشند. از مهمترین موضوعات در این زمینه می‌توان به هم‌افزایی، خودمختاری یا حتی ترکیب واحدهای کسب و کار اشاره کرد. اگر نظام هدایت فناوری اطلاعات بدرستی طراحی شد، ولی هنوز موثر نبود، باید ابتدا به سراغ انگیزه‌ها رفت.

▪ تعیین مالکیت و پاسخگویی نسبت به سازکار هدایتی: هدایت فناوری اطلاعات همچون هر فعالیت دیگر در سازمان باید مالک و پاسخگویی داشته باشد. گروه مربوط باید در زمینه طراحی سازوکار هدایتی، اجرا و عملکرد آن به فعالیت بپردازد. البته، سازوکار هدایتی نباید منفک از دیگر فعالیتهای کلیدی باشد و گروه مزبور نیز نباید فقط به این امر بپردازد. اعتبار، اثربخشی هزینه، وجاهت قانونی، امنیت و چارچوب راهبردی نظام مزبور از اهمیت بسزایی برخوردار است.

▪ طراحی سازکار هدایتی در چندین سطح سازمانی: در شروع باید به تعداد محدودی از راهبردها و اهداف سازمانی در این زمینه توجه کرد. بویژه، چنانچه کسب و کار از بخشهای کاری، واحدهای اجرایی یا جغرافیایی متععدی برخوردار باشد، سازوکارهای هدایتی مجزا ولی مرتبط با هم ضروری است. بهتر است، این یکپارچگی از واحدهای جزئی کسب و کار شروع شود و سپس به کل سازمان تسری یابد.

▪ شفاف‌سازی و آموزش: هر چند انجام کامل این کار با محدودیتهای روبرو است، لیکن توجه به هر یک از آنها منجر به تاثیرگذاری بر دیگری می‌شود. در هر صورت، تحقق آن باعث اعتماد بیشتر به سازوکار هدایتی خواهد شد. از پورتال‌ها و اینترانت می‌توان سازوکارهای مختلف را به ‌هم مرتبط کرد. در این پورتال‌ها، وظایف، ابزارها، مقررات، منابع و محصولات تشریح می‌شود. هر چه فرایند هدایت مبهمتر باشد، تعداد کمتری از افراد از آن پیروی خواهند کرد. مستندسازی مناسب نقش موثری در موفقیت سازکار هدایتی ایفا می‌کند.

▪ بکارگیری سازکار مشترک در شش سرمایه اساسی: در بخشهای اساسی سازمان باید سازگاری و هم‌افزایی لازم را برقرار کرد. به‌عنوان مثال، چنانچه سازمان در بخش فروش از مشتریان وفادار برخوردار باشد، ولی تولید یا تحقیق و توسعه نتوانند محصول مناسبی ارائه کنند، ارزش سازمان سقوط خواهد کرد. همچنین، چنانچه افراد خلاق از طریق اطلاعات و فناوری مناسب تغذیه نشوند، باز انحطاط در انتظار سازمان خواهد بود. هماهنگی و همسویی مزبور نیز باید در راستای نتایج مطلوب قرار گیرد.

http://bashari.blogfa.com/