موانع برنامه ریزی نوآورانه در سازمان

تاکنون کتاب ها و مقالات زیادی در حوزه برنامه ریزی منتشر شده است, اما شکست هایی که بویژه طی سال های اخیر در شرکت ها و سازمان ها شاهد آن هستیم, نشان می دهند که کوتاهی در تفکر و برنامه ریزی به شیوه باز, نوآورانه و مبتنی بر یادگیری, هزینه زیادی را به سازمان ها تحمیل کرده است

تاکنون کتاب‌ها و مقالات زیادی در حوزه برنامه‌ریزی منتشر شده است، اما شکست‌هایی که بویژه طی سال‌های اخیر در شرکت‌ها و سازمان‌ها شاهد آن هستیم، نشان می‌دهند که کوتاهی در تفکر و برنامه‌ریزی به شیوه باز، نوآورانه و مبتنی بر یادگیری، هزینه زیادی را به سازمان‌ها تحمیل کرده است. در این مقاله سعی شده تا با استناد به یکی از جدید‌ترین و جسورانه‌ترین منابع موجود در این زمینه، به معرفی آن دسته از عواملی پرداخته شود که مانع از تهیه برنامه‌ای سودمند برای موفقیت سازمان می‌شوند. این مقاله برای افرادی نوشته شده که درگیر برنامه‌ریزی برای آینده سازمان‌های خود بوده (همه سطوح) و به دنبال دست‌یابی به مرجعی سریع و آسان برای برخی مفاهیم برانگیزاننده‌ای هستند که تفکر خلاق را هرچه بیشتر، تثبیت و موفقیت آتی افراد و سازمان‌ها را تضمین می‌کند.

در حالی که گروه‌ها و مدیران برای طراحی آینده شرکت‌ها یا سازمان‌های خود به سختی کار می‌کنند، استراتژی‌هایی پیش پا افتاده، محدود، فاقد خلاقیت و اغلب خطرناکی را که تقریبا محکوم به شکست هستند، برای موفقیت خود برمی‌گزینند. در بیشتر مواقع، تفکر کهنه با ایده‌های دست‌نیافتنی یا محدود عجین شده و دست در دست مسائل سیاسی و ترس آشکار از آینده نامطمئن، باعث می‌شود تا افراد هوشمند و سختکوش، تصمیماتی ضعیف اتخاذ کنند.

تقریبا در تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها، همواره با سه موضوع زیر به عنوان موانع کلی تفکر و برنامه‌ریزی نوآورانه مواجه می‌شویم:

۱) نیازهای کوتاه‌مدت که در کسب سود یا کاهش هزینه متجلی بوده و توانایی تفکر بلندمدت را سلب می‌کند.

۲) اشتیاق و احساس ایمنی که در تقلید از رقبا، مانع نوآوری واقعی می‌شود.

۳) حفاظت از سرمایه‌گذاری‌ها و هزینه‌های صرف شده‌ای به مثابه اجتناب از سرمایه‌گذاری جدید که نوعی احساس امنیت یا هاله ایمنی ایجاد کرده و به نابودی خلاقیت می‌انجامد.

این موانع، غالبا به دلیلی مشخص ایجاد می‌شوند، آنها دربردارنده «نتایج زودبازده» هستند. با این وجود هیچ سازمانی نمی‌تواند در درازمدت تنها با توسل به نتایج زودبازده، به تمامی قابلیت‌های خود برسد. رقابت و روند بلندمدت و اجتناب‌ناپذیر تخریب خلاق (حتی اگر شما و رقبا، انقلابی در کسب‌و‌کار راه بیندازید) مستلزم آن است که برنامه‌ریزی استراتژیک جدی گرفته شود. به همین دلیل است که با وجود دشوار بودن موانع، سازمان‌ها هنوز هم باید برای برنامه‌ریزی وقت صرف کنند. صرف وقت در این زمینه، بسیار باارزش است زیرا می‌تواند ایده‌ها و برنامه‌هایی خلاقانه‌تر و نوآورانه‌تر به بار آورد.

از لحاظ تاریخی، ایده‌های نوین قدرتمند‌ترین نیرو در طول دوران تاریخ بشر بوده است. ایده‌های بنیانی برای خلق چیزهای جدید، پیوسته موجودیت انسانی را به پیش برده‌اند. بنابراین، اندیشه پایه خلق سازمان‌های ما و آینده آنهاست. ریشه بسیاری از برنامه‌ریزی راهبردی ضعیف و غیردقیق، نداشتن تفکر مناسب و ایده‌پردازانه است. اگر به دنبال برنامه‌ریزی نوآورانه هستیم، بهتر است که دریابیم اندیشه‌های بکر و انگیزشی، قبلا در کجا وجود داشته‌اند. باید به دنبال منبعی برای اندیشه‌های غنی باشیم که سست و بی‌پایه نبوده و از طرفی به سهولت نیز قابل استفاده باشند.

● برنامه‌ریزی به منزله تفکر سازمانی

برنامه‌ریزی، اساسا فرایندی فکری است. ریشه برنامه‌ریزی ضعیف و غیردقیق، نداشتن تفکر مناسب و ایده‌پردازانه است. بنابراین نباید به برنامه‌ریزی به عنوان فرایندی کنترلی نگاه کرد. چرا که برنامه‌ریزی در واقع نوعی فرایند یادگیری پویاست. شیوه‌ای است تا سازمان یاد بگیرد راه پیش روی خود را چگونه طی کرده و از طریق اتخاذ تصمیمات مناسب، به نحوی مؤثرتر، رقابت کند. کیفیت و اثرگذاری هر برنامه استراتژیک، به وجود رویکرد مبتنی بر یادگیری وابسته است. استراتژی، مستلزم پیاده‌سازی تفکر در صحنه عمل است و هم از این رو، بخش محوری فرایند تبدیل ایده به عمل و واقعیت است. صورت‌بندی استراتژی، مستلزم داشتن تفکر کاربردی در خصوص خلاقیت و حل مسئله است. برنامه‌ریزی یعنی یادگیری و یادگیری یعنی برنامه‌ریزی. برنامه یادگیری باید دستاورد اصلی برنامه استراتژیک مناسب باشد. برنامه‌ریزی استراتژیک یعنی فرایند تفکر درباره آنچه که سازمان نیاز دارد تا بیاموزد. برنامه استراتژیک مجهز به مؤلفه یادگیری، روشی اثربخش است که سازمان می‌تواند قوی‌تر، خلاق‌تر و نوآورانه‌تر عمل کند. نقش برنامه‌ریزی، پشتیبانی از یادگیری سازمانی و انعطاف‌پذیرسازی سازمان است تا به عنوان مزیتی رقابتی، خود را با تغییر سازگار کند. وظیفه برنامه‌ریزی، خلق فرایندی تعاملی و مستمر است تا سازمان بتواند با محیط سازگار شود.

● توجه یک جانبه به نیازهای کوتاه‌مدت

یکی از موانع تفکر و برنامه‌ریزی نوآورانه، توجه صرف به نیازهای کوتاه‌مدت سازمانی است. در این حالت، دغدغه ذهنی رهبران سازمانی، کسب سود یا کاهش هزینه است. به زعم برخی رهبران، کسب نتایج زودبازده، راهی جز این ندارد اما تکیه بر کمیت، عدد و رقم و نیز غافل شدن از محتوا و درونمایه‌ای که منجر به این اعداد و ارقام می‌شود، خطرات بسیاری برای سازمان در پی خواهد داشت. عمده‌ترین کاستی، دامن زدن به تفکر کوتاه‌مدت است. در این حالت، هدف سازمان بر دستیابی هرچه سریعتر به اعداد مورد نظر، تمرکز می‌یابد. دارایی‌های فیزیکی، جایگاهی مهم‌تر می‌یابد و هزینه کردن در آن، به دلیل استعداد تبدیل سریع به پول و زودبازده بودن نتیجه، سرمایه‌گذاری به حساب می‌آید، اما هرگونه سرمایه‌گذاری در نامشهودها، به دلیل عدم بازدهی سریع در دوران عمر کاری یک مدیریت، هزینه به نظر آمده و در اولویت قرار نمی‌گیرد.

● ساده‌انگاری

یکی از موانع تفکر و برنامه‌ریزی نوآورانه، گرفتار شدن در دام تفکر دوگانه است. تفکر دوگانه یعنی برخورد ساده‌انگارانه با پدیده‌ها و واقعیت‌های عینی، اتخاذ یک موضع و پافشاری بر آن و اسیر شدن در چارچوب ذهنی صفر و یک. برخورد ساده‌انگارانه با پدیده‌ها، خلاقیت و نوآوری را از بین می‌برد. برنامه‌ریزی ضعیف، یعنی اتخاذ یک موضع و قدرت بخشیدن به آن در سازمان به‌گونه‌ای که بر تفکر، برنامه‌ریزی و فرایندهای خلاقیت‌پروری و ایده‌پردازی افراد مسلط شود. چنین تفکری، به نوعی تحویلی‌گری منجر می‌شود زیرا وحدت حقیقی یک پدیده، به قسمت‌های مجزا تفکیک و همین امر سبب درک اشتباه روابط علت و معلولی می‌شود. درغلطیدن در هر نوع چارچوب فکری صلب و انعطاف‌ناپذیر، خود به خود به «گزینش دلخواه» اندیشه‌ها و افکاری می‌انجامد که فرد با آن خو گرفته و برای او کاملا جا افتاده، پذیرفته شده و ارزشمند است. بدیهی است که مورد هجوم قرار گرفتن قالب‌ها و الگوها، حالتی از نادانستگی ایجاد می‌کند و همین امر باعث ترس و در نتیجه مقاومت پنهانی فرد می‌شود.

برای نیل به یک برنامه‌ریزی استراتژیک موفق در سازمان، باید قالب‌های ذهنی دوگانه‌ای را که به تحلیل «یا این یا آن» می‌انجامند، شکست. در ذهن داشتن و مورد توجه قرار دادن همه‌جانبه‌های واقعیت عینی پدیده‌ها، به تفکر و تحلیل و یادگیری «هم این و هم آن» می‌انجامد. در این صورت، در فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک، از سرعت بی‌مورد و اجماع عجولانه پرهیز می‌شود.

● تفکر قالبی

یکی از آفات مضر تفکر و برنامه‌ریزی نوآورانه، داشتن تفکر کهنه، قدیمی، قالبی و تقلیدی است. در موارد بسیاری مشاهده می‌شود که مدیران سازمان‌ها برای طراحی آینده سازمان خود بسختی تلاش می‌کنند، اما برای تحقق موفقیت برنامه‌های استراتژی پیش پا افتاده، محدود، فاقد خلاقیت و اغلب خطرناک را برای دستیابی به موفقیت برمی‌گزینند. دلیل این مسئله، وجود قالب‌های کهنه تفکر است که با ایده‌های دست‌نیافتنی یا محدود عجین می‌شود. محدود کردن دایره تمرکز و تفکر، گرچه درک آنچه را که موجود است آسان می‌سازد، اما به نوعی ساده‌سازی بیش از حد می‌انجامد که ریشه تفکر خلاقانه را در سازمان می‌خشکاند. برای باز کردن فضای تفکر و نگرش در فرایند برنامه‌ریزی، می‌بایستی حتی به ایده‌های به ظاهر کوچک و بی‌اهمیتی که توسط گروهی کوچک از افراد ارائه می‌شوند، توجه کرد. گاه ممکن است که این ایده‌ها و نکته‌ها، رابطه‌ای مستقیم و روشن با موضوع نداشته باشند. اما تغییر منظر و نوع نگاه باعث می‌شود تا ظرفیت‌های بیشتری برای رصد ایده‌ها و احتمالات جدید به وجود آید. این نوع نگاه از زوایا و منظرهای متفاوت و گوناگون، نوعی نگاه منشوری بوده و باعث بروز دیدگاه‌هایی متفاوت می‌شود. گردهم آمدن افراد با عقاید، افکار، سوابق و نگاه‌های متعدد و مختلف در کنار یکدیگر، باعث می‌شود دید کلان‌نگری بر فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک حاکم شود.

● نداشتن قصد قوی و روشن

گرچه هیچ قصد و نیتی به خودی خود تاثیرگذار نیست، اما داشتن قصد قوی و روشن، انرژی‌آفرین بوده و برای خلق واقعیت و آینده‌ای که در پی آن هستیم عاملی موثر است. قصد ما، برداشت ما را تنظیم می‌کند و بنابراین، درک ما را از واقعیت شکل می‌دهد. نحوه تعریف و تشریح پدیده‌ها و رخدادها از نظر ما، تعیین‌کننده چگونگی آنهاست. به همین علت است که افراد با قصد‌های مختلف می‌توانند واقعیت‌های مختلفی را از شرایط و محیط واقعی همسان، خلق کنند. تاثیرپذیری واقعیت از قصد ما، چیزی جز نقطه نظر ما درباره آن نیست.

محیط کسب‌و‌کار می‌تواند به هر دلیلی و در هر لحظه‌ای تغییر کند و راه را برای امکان پدید آمدن احتمالات کاملا جدید بگشاید. گاه باید با نگرش‌ها از جهات مختلف درپیچید و فرضیات، باورها، ارزش‌ها و واقعیت‌های مسلم را به چالش فراخواند. پذیرش محدوده وسیع احتمالات، برای خلق محصولات و خدمات جدید و موفق، ضروری است.

● انعطاف‌ناپذیری

مسیر حرکت شتابناک سازمان‌ها در عصر حاضر، بسیار پرفراز و نشیب است. از جمله عواملی که باعث عدم پیش‌بینی چگونگی تغییرات می‌شود، اصرار بر ماندن در موقعیت یا جهتی خاص است. امروزه، اصل عدم قطعیت که در فیزیک کوانتوم مورد توجه قرار گرفته است، در مسائل مدیریتی و از جمله برنامه‌ریزی استراتژیک نیز مدنظر است. مطابق این اصل، محدودیت‌هایی در درک دقیق واقعیت‌ها وجود دارد. مثلا، درک کامل ویژگی‌های یک ایده، باعث می‌شود تا درکی کامل از روند تکامل و دگرگونی آن ایده نداشته باشیم. در حوزه تفکر نیز اگر بر محتوای فکر تمرکز کنیم، جهت تفکر را از دست می‌دهیم. توجه به اصل عدم قطعیت در برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان، نشان می‌دهد که سازمان‌ها به یادگیری نیاز دارند زیرا هر پاسخ درست، تنها در زمینه‌ای محدود درست است. اهمیت ذهنیت باز برای یادگیری در این است که امکان تنظیم مجدد سازمان بر اساس محیطی تغییریافته را فراهم می‌آورد. یادگیری، منجر به انعطاف‌پذیری می‌شود و انعطاف‌پذیری درهای خلاقیت و نوآوری را می‌گشاید. توانایی تغییر کردن سریع‌تر در مقایسه با رقبا، مزیت رقابتی قابل توجهی است.

آموخته‌ها می‌بایستی منجر به تغییر شوند. سیستم‌ها باید دائما خود را در حالت توازن نگه دارند. وضعیت‌های خارج از توازن، موقعیت‌های جدید متوازن و متعادل را گسترش می‌دهند. مشارکت، نگرش و اعمال ما، بر حالت توازن در چرخه مستمر بازخورد تاثیر می‌گذارد. انعطاف در برابر جریان مستمر اطلاعات حاصل از چرخه بازخورد، امری ضروری است.

● نگرش نادرست نسبت به محیط

درک صحیح و مطابق با واقع از محیط کسب‌و‌کار، اساس برنامه‌ریزی استراتژیک و تعیین درست مسیر حرکت در محیط است. محیط کسب‌و‌کار، ماهیتی زنده دارد. اگر چنین درکی نسبت به محیط وجود نداشته باشد، رابطه‌ای پویا، زنده و فعال با محیط، تعریف و ترسیم نخواهد شد. نقش برنامه‌ریزی، پشتیبانی از یادگیری سازمانی و انعطاف‌پذیری سازمان است تا به عنوان مزیتی رقابتی، خود را با تغییر و محیط متغیر سازگار کند طی فرایند برنامه‌ریزی و توسعه استراتژی، سردرگمی در برابر درک شرایط محیط کار می‌تواند منجر به ناهمخوانی و ناسازگاری شود. با این دیدگاه، از برنامه‌ریزی به عنوان ابزار یادگیری برای فهم بهتر محیط کسب‌و‌کار یاد می‌شود.

● عدم توجه به وجه انسانی برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی، فرایندی انسانی است. برنامه‌ریزی خوب، توسط اشخاص یا تیم‌هایی صورت می‌گیرد که خود آنها متوازن و متعادل هستند. توازن به مفهوم برقراری تعادل بین قلب و خرد است. ضرورت این مسئله زمانی آشکار می‌شود که باور کنیم وظیفه برنامه‌ریزی، نگاه متعادل و متوازن به تمامی جنبه‌های احتمالی و سناریوهای گوناگون پیش رو است. باید به همه چیز توجه کرد. کسب‌و‌کاری که هدف اصلی آن سود رساندن به «تمامی ذینفعان» است، باید چشم‌اندازی فراتر از علاقه به کسب سود و غلبه بر رقبا داشته باشد.

سازمان نیز مانند محیط، هویتی جمعی واقعا زنده دارد. عاملی در لایه زیرین و پنهان سازمان وجود دارد که فراتر ار صورت‌های سود و زیان و دارایی‌های مادی، زمینه چرخش امور سازمان و اخذ انرژی لازم را فراهم می‌سازد. ایده‌های جذاب در سطوح سازمان، موجد و مولد انرژی تلقی می‌شوند. ایده‌ها، امواجی هستند که از دریای ذهن افراد پدید می‌آیند و سازمان را به حرکت وا می‌دارند. وقتی ایده‌های خوب با ارزش‌های جاری مشتریان پیوند خورده و تجلی می‌یابد، موقعیت سازمان تضمین می‌شود. یکنواختی کار و روزمرگی کار، کشنده فکر انرژی‌بخش و خلاق است. رفتار احترام‌آمیز طی فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک، تفکر مشارکت‌جویانه و نوآورانه را ترویج و تشویق می‌کند.

● نتیجه

برنامه‌ریزی، فرایندی انسانی و پویاست که توسط اشخاص یا گروه‌ها شکل می‌گیرد. به همین علت باید از توازن و تعادلی همه‌جانبه برخوردار باشد؛ توازنی که مبتنی بر دل و اندیشه است و نگرشی کلان به مسائل و موضوعات دارد. نقش برنامه‌ریزی نیز پشتیبانی از یادگیری سازمانی و انعطاف‌پذیری سازمان است تا به عنوان مزیتی رقابتی، خود را با تغییرات و محیط متغیر سازگار کند. اساس برنامه‌ریزی استراتژیک و تعیین درست مسیر حرکت در محیط، درک صحیح و مطابق با واقع از محیط کسب‌و‌کار است.

اگر این درک از آغاز وجود نداشته باشد، تعاملی پویا و فعال با محیط، تعریف و ترسیم نخواهد شد. ریشه شکست برنامه‌ریزی در سازمان‌ها، دور کردن آن از فرایند یادگیری سازمانی و محدود ساختن آن به انجام پروژه‌هایی محدود و منزوی از جریان کسب‌و‌کار است. سازمان‌ها برای برون‌رفت از این معضل، باید موانع مسیر را بشناسند تا بتوانند اقدام به کنار زدن آنها کنند. استفاده از مبانی فکری و نظری مفاهیمی مانند عدم قطعیت که در فیزیک کوانتوم مطرح است، بخوبی می‌تواند دیدگاه انعطاف‌گرایانه و تلقی‌های نوآورانه را بر برنامه‌ریز‌های سازمانی تقویت کند.

سیما مهذب حسینیان

دکترای مدیریت استراتژیک

منبع

۱. Harris, Gerald. The Art of Quantum Planning: Lessons from Quantum Physics for Breakthrough Strategy, Innovation, and Leadership. Berrett-Koehler Publishers, ۲۰۰۹.

این کتاب با مشخصات زیر اخیراً به فارسی ترجمه شده و انتشار یافته است:

هنر برنامه‌ریزی کوانتومی؛ ترجمه مسعود بینش و سیما مهذب حسینیان؛ انتشارات مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران؛ ۱۳۸۹.