هدفمندسازی جلسه های کاری

باید با این واقعیت کنار بیایید که اکثر جلسات کاری بیهوده هستند حتماً برای شما هم پیش آمده که در جلسه ای شرکت کرده اید و برای تمام شدن جلسه و ترک آن لحظه شماری کرده اید

باید با این واقعیت کنار بیایید که اکثر جلسات کاری بیهوده هستند. حتماً برای شما هم پیش آمده که در جلسه ای شرکت کرده اید و برای تمام شدن جلسه و ترک آن لحظه شماری کرده اید. از آنجائیکه زمان کاری زیادی صرف شرکت در این گونه جلسات می شود، این سوال مطرح است که چرا این جلسات اینقدر بد هستند؟

هزینه واقعی جلسات

برای محاسبه هزینه های هر جلسه بیایید این مثال را مطرح کنیم: فرض کنید جلسه با ده کارمند برگزار شود و میانگین حقوق آنها ۱۰۰ هزار دلار در سال باشد، این تیم ۱۵ درصد از وقت خود را در جلسات می گذراند. بنابراین ۱۵۰ هزار دلار هزینه می شود. اگر شرکت شما شرکت بزرگی با ۵۰۰۰ کارمند باشد که میانگین حقوق سالانه آنها ۶۰ هزار دلار باشد و آنها ۲۵ درصد از وقت خود را در جلسات بگذرانند، سالانه ۷۵ میلیون دلار هزینه می شود.

از کجا بدانیم که در جلسه افتضاحی شرکت کرده ایم

اگر خودتان یا دیگران به جائی رسیدید که خواستید بگویید: "باید برم کار دارم" بدانید که جلسه شما هیچ سودی برایتان ندارد. چیزهایی که یک جلسه را با شکست روبرو می کنند عبارتند از سخنگوهای کسل کننده، بحث ها و گفتگوهای جانبی، مطالب نامرتبط، اهداف گیج کننده، یک سری نظرات بدون آیتم های عملی، مونولوگ های بی نتیجه، تعدد شرکت کنندگان، روند آماده سازی طولانی و عدم پیگیری معنادار.

مشخص کردن اینکه آیا جلسه ای بیهوده است یا خیر آسان است، ولی چطور می توان این مشکل را حل کرد؟

دلیل و هدف جلسه را بدانید.

سه نوع جلسه وجود دارد و همه شرکت کنندگان (به خصوص ترتیب دهندگان جلسه و سخنگویان) باید از هدف و نیت برگزاری جلسه کاملاً آگاه باشند. یک جلسه باید:

۱. مشکلی را حل کند.

۲. اطلاعات بدهد.

۳. توفان مغزی داشته باشد.

بیشتر جلسات به موضوعات انحرافی کشیده می شوند زیرا افراد شرکت کننده از هدف و نیت برگزاری جلسه آگاه نیستند یا گیج شده اند. اول از همه باید منظور از برگزاری جلسه را بیان کنید و تمرکز خود را حفظ کنید.

برای نتیجه داشتن جلسات تقلب بنویسید!

در اینجا لیست کوتاهی از بایدها و نبایدهایی آورده ایم که به شما کمک می کند تا جلسات خود را دگرگون کنید:

۱. برای چه جلسه برگزار می کنید و می خواهید چه مشکلی را حل کنید؟ حتی اگر هدف بسیار مشخص و واضح به نظر می رسد، قبل از شروع جلسه آن را روی تخته بنویسید تا ذهن افراد به سمت آن جلب شود.

۲. زمان جلسات را نصف کنید. جلسات یک ساعته را تبدیل به جلسات نیم ساعته و جلسات نیم ساعته را تبدیل به جلسات ۱۵ دقیقه ای نمائید. اگر به زمان بیشتری احتیاج داشتید می توانید بیشتر وقت بگذارید، ولی اینطور نمی شود.

۳. همه دستگاه ها را خاموش کنید، مگر آنکه برای هدایت جلسه لازم باشند. دقت و تمرکز افراد را به موضوع موردنظر جلب کنید و خیلی فوری و بدون عوامل حواس پرتی مسئله را حل کنید. بدین ترتیب افراد کمتری حواسشان با موبایل پرت می شود و نیاز به توضیح بیشتر برای آنها کمتر می شود.

۴. زمان خود را برای خواندن پاورپوینت هدر ندهید. هر چیزی که بتوان آن را یادداشت کرد باید آماده شده و قبل از جلسه پخش شود. شرکت کنندگان جلسه خودشان سواد دارند و لازم نیست وقت خود را صرف خواندن پاورپوینت کنید، در عوض درباره فرض های کلیدی، آیتم های عملی و ایده های نو بحث و گفتگو کنید. اگر از اسلایدشو هم استفاده می کنید، همین قواعد را پیاده کنید.

۵. جلسه را با انرژی بیشتری آغاز کنید. اگر شما جلسه را هدایت می کنید، مسئولیت شماست که چند لحظه صبر کنید تا انرژی و هیجان جمع بیشتر شود. شروع جلسه با لبخند همه شرکت کنندگان یکی از قدرتمندترین روش ها برای تأثیرگذاری بر نتیجه نهایی است.

۶. بایستید. جلسات مفید و مؤثر در حالت ایستاده انجام می شوند. بدین ترتیب زمان کمتری صرف می کنید و شرکت کنندگان در حالت ایستاده و پنهان نشده پشت کامپیوتر، فعال تر خواهند بود.

۷. اگر توفان مغزی انجام می شود، باید مطمئن شوید که زمان اختصاص یافته را مضاعف کنید. اگر اطلاعاتی رد و بدل می شود، باید تعداد افراد به اندازه باشد، معمولاً شرکت کننده خیلی زیاد یا خیلی کم موجب از بین رفتن منابع شرکت می شود. اگر در حال حل مشکل یا مسئله ای هستید، حتماً باید آیتم های عملی واضح و پاسخگویی برای اجرای آنها وجود داشته باشد.

۸. همه جلسات به یک رئیس جلسه نیاز دارند، ولی از شخصیت های سلطه جو دوری کنید. اگر منظور از برگزاری جلسه دادن اطلاعات نیست، رئیس جلسه باید کمتر از همه حرف بزند.

۹. قاعده ۵۰/۱۵ را رعایت کنید. وقتی شرکت یا تیم شما در حالت ساخت یا کسب قرار دارد، جلسات باید کمتر از ۱۵ درصد هفته کاری طول بکشند. وقتی تیم شما در حالت برنامه ریزی قرار دارد، جلسات باید ۵۰ درصد از هفته کاری زمان ببرند و باید بدون حواس پرتی و تا زمانی که برنامه ریزی تمام شود، به جلسه ادامه بدهید.

۱۰. اغلب اوقات وقتی شرکت کنندگان در جلسه همکاری می کنند، به اندازه مساوی حرف می زنند و از سوی گروه بازخورد مثبت دریافت می کنند، حس بهتری در جلسات دارند. ولی این یک باور غلط در مورد جلسه خوب است. زمانی جلسه ارزشمند می شود که اطلاعات بطور مؤثری رد و بدل شود، مشکل معلومی حل شود یا ایده یا منبع جدیدی برای یک فرصت یا چالش مجهول ارائه شود.

۱۱. سرطان جلسات (حل مسئله) وقت گذرانی جهت صحبت درباره ایده ها، راه حل ها یا اقداماتی است که می دانید برای آنها گامی برنمی ندارید. شرکت کنندگان از اینکه در آن لحظه دیدگاه آنها شنیده شود حس تأیید شدن به آنها دست می دهد، ولی اگر با گذشت زمان هیچ چیز تغییر نکند، آنها در جلسات بعدی حس خوبی نداشته و در جلسه حضور مؤثر نخواهند داشت. بحث و صحبت خود را روی آیتم هایی متمرکز کنید که می دانید بعداً در مورد آنها اقدام خواهید کرد.

۱۲. جلسات شبیه به ذره بین هستند. هر تحسینی که می کنید معنای زیادی دارد و هر انتقادی که می کنید، کاملاً تشدید می شود. عموماً باید نقدها را برای جلسات خصوصی بگذارید و تحسین ها و تمجیدها را برای جلسات گروهی بگذارید. این حس ها در میان اعضای گروه پخش می شود و اثرات درازمدت دارد.

۱۳. بطور مداوم از شرکت کنندگان خود نظرسنجی کنید. در این کار مداومت داشته باشید. از آنها بپرسید که چه چیزهایی را می توان بهتر کرد؟ چه چیزی در حال حاضر خوب عمل می کند؟ آیا گام های بعدی مشخص هستند؟

توصیه های شما کدامند؟ راهنمایی های خاصی دارید که بتوان از آنها بهره برد و نتیجه بهتری از جلسات گرفت؟