مدیریت جلسات

معمولا بیشتر وقت موسسات وسازمان ها صرف اجرای جلسات ونشست هایی میشود که اثربخشی ونتیجه حاصل از آن ها جای سوال دارد بیشترمواقع درموسسات وادارات به هزینه اتلاف وقت که بزرگ ترین سرمایه های زندگی شخصی وشغلی می باشد , کم توجهی میشودوجلسات برگزار شده بی نتیجه یا با کمترین نتیجه ممکن پایان می پذیرد

معمولا بیشتر وقت موسسات وسازمان ها صرف اجرای جلسات ونشست هایی میشود که اثربخشی ونتیجه حاصل از آن ها جای سوال دارد . بیشترمواقع درموسسات وادارات به هزینه اتلاف وقت که بزرگ ترین سرمایه های زندگی شخصی وشغلی می باشد ، کم توجهی میشودوجلسات برگزار شده بی نتیجه یا با کمترین نتیجه ممکن پایان می پذیرد .

به نظر می رسد در راستای اثر بخشی جلسات و جلوگیری ازاتلاف وقت توجه به نکات زیر موثرواقع گردد :

۱) هدف از اجرای جلسات به دقت بررسی واز ضرورت برگزاری جلسه اطمینان حاصل شود .

۲) بررسی فواید برگزاری جلسات (دقت درخصوص رعایت اصل هزینه – فایده ) . پاسخ به این سوال که ، برگزاری جلسه چه میزان اثربخشی خواهد داشت ؟ وآیا نتیجه حاصل از آن هزینه های ایجادشده راپوشش می دهد ؟ در بحث هزینه ها منظور فقط هزینه های اجرای جلسه نبوده ، بلکه هزینه زمان ازدست رفته ازجمله مهم ترین عوامل ایجاد هزینه ها مد نظر می باشد .

● مسائل قابل توجه جهت تشکیل جلسات

۱) تاریخ برگزاری جلسه با فاصله زمانی مناسب (مثلا یک هفته قبل ) به اطلاع مدعوین برسد . بهتر است به فاصله دو یا یک روز مانده به تاریخ برگزاری جلسه ، با ارسال پیام کوتاه (sms)یا ارسال پیام به آدرس الکترونیکی(e-mail) زمان برگزاری جلسه یادآوری گردد . بدین ترتیب استفاده از فناوری نوین اطلاعات هم برای حاضرین در جلسه گوشزد می گردد .

۲) در دعوت نامه، دستور جلسه به دقت به حاضرین اطلاع رسانی شودتا با آمادگی کامل در جلسه شرکت نمایند.

۳) ساعت شروع و خاتمه جلسه از قبل مشخص و به دقت رعایت گردد.

۴) زمان سخنرانی هریک از حاضرین در ابتدای جلسه در صورت امکان طی بودجه بندی زمانی به شرکت کنندگان ابلاغ گردد.

۵) دبیر یا مسئول جلسه در جهت رعایت زمان اختصاص یافته به هریک از شرکت کنندگان کنترل لازم را اعمال نماید.

۶) در خصوص اظهار نظر در ارتباط با سخنان هریک از شرکت کنندگان باید توجه نمود که هر کس با یادداشت برداری در زمان اختصاص یافته به خود می تواند نسبت به اظهار نظر خود اقدام نماید و نباید در بین بیانات طرف مقابل وسط حرفهای او وارد شده و سخنرانی وی را قطع نمود.

۷) قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحریر ، کاغذ یادداشت و... مربوط به جلسه ، قبل از ورود شرکت کنندگان بر روی میز محل استقرار آنان ، نشانه ی نظم و انضباط حاکم در جلسه بوده و فهم مطالب ارائه شده به وسیله گردانندگان جلسه را برای شرکت کنندگان تسهیل می نماید.

۸) در جلسات از انجام کارهای خارج از موضوع جلسه جدا اجتناب گردد.

۹) دستور جلسه باید تا حد امکان ساده و کوتاه تهیه گردد.

۱۰) در ساعات اولیه جلسات ، معمولا شرکت کنندگان هوشیار تر می باشند ، بنابر این بهتر است سعی گردد بحث در مورد موضوعات مهم در ابتدای جلسه مطرح شود .

۱۱) محل تشکیل جلسه طوری انتخاب گردد که به دور از هر گونه مزاحمت های احتمالی باشد.

۱۲) در اغاز جلسه با بستن تلفن همراه خود شرکت کنندگان را متوجه عدم استفاده از تلفن همراه بنمایید و یا کاملا مودبانه در ابتدای جلسه از آنان در خواست نمایید که تلفن همراه خود را خاموش نمایند.

۱۳) مشارکت دادن شرکت کنندگان در اجرای جلسه باعث دوری رخوت و بی حالی و خواب آلودگی در نزد آنها می گردد.

۱۴) حتی الامکان جلسات کوتاه و گویا برگزار گردد و از اطناب کلام خودداری شود.

۱۵) از صحت عملکرد سیستم صوتی و تصویری ، سیستم رایانه ای و ویدئوپروجکشن و... قبل از شروع جلسه اطمینان حاصل گردد.

۱۶) در خصوص زمان و نوع پذیرایی دقت لازم به کار گرفته شود .بهتر است این کار در وسط جلسه به عنوان وسیله ای جهت رفع خستگی باشد.در هر صورت برنامه ریزی در خصوص پذیرایی قبل از اغاز جلسه انجام گیرد و در طول جلسه در این خصوص تعیین تکلیف نگردد.

۱۷) رعایت ساعت شروع جلسه و حضور به موقع در آن از طرف برگزار کنندگان و شرکت کنندگان الزامی باشد وقبل از ساعت مقرر هر دو گروه در محل جلسه حضور یابند.در صورت عدم رعایت وقت شناسی با برخورد جدی مناسب در راستای فرهنگ سازی در این خصوص گام بردارید.

۱۸) جلسه را دقیقا برابر برنامه ارائه شده مدیریت نمایید.

۱۹) از شرکت کنندگان در جلسه بخواهید در خصوص مطالب ارائه شده یادداشت برداری نمایند تا ضمن بهره برداری از مطالب، همه آنها را به عنوان سابقه جهت استفاده های بعدی در اختیار داشته باشند. چه بسا حافظه ی افراد دارای ظرفیت های متفاوتی بوده و طبیعی است که نتواند همه مطالب را ضبط و ثبت نماید. این مسئله جو بی اعتنایی احتمالی موجود در جلسه را هم کاهش خواهد داد.در این خصوص استادی می گفت :" اگر دانشجویی بدون دفترچه یادداشت جهت طرح موضوعی به من مراجعه کند از ارائه اطلاعات به وی خودداری می نمایم."

۲۰) دبیر جلسه یا یکی از شرکت کنندگان موظف گردد تا ضمن یادداشت مطالب ارائه شده ، بلافاصله بعد از خاتمه جلسه نسبت به تنظیم صورت جلسه اقدام نماید.

۲۱) هنگام تنظیم صورت جلسه از جملات کوتاه ، دقیق و مرتبط استفاده شود.

● قابلیتهای سیستم مدیریت وظایف

سیستم مدیریت وظایف یک سیستم مبتنی بر وب می باشد و جهت سامان دهی و کنترل پیشرفت وظایف محول شده در سازمان ها می تواند مفید واقع شود. در این سیستم افراد به صورت سلسله مراتبی تعریف می شود و وظایف نیز به صورت سلسله مراتبی به وظایف کوچکتر شکسته می شوند. به تفکیک قابلیت های سیستم عبارتند از:

▪ پایگاه داده مبتنی بر MS SQLServer

▪ تعریف کاربران به صورت سلسله مراتبی

▪ شکستن وظایف به صورت سلسله مراتبی و تخصیص زیر وظایف به کاربران بر اساس ساختار تعریف شده برای کاربران

▪ تخصیص وزن به هر زیر وظیفه

▪ تعیین وضعیت و میزان پیشرفت یک وظیفه

▪ گزارش گیری از وضعیت و پیشرفت یک وظیفه با توجه به پیشرفت زیر وظیفه ها

▪ بلوکه کردن یک وظیفه

▪ امکان مجتمع شدن با سیستم پست الکترونیکی جهت اعلام تغییرات در یک وظیفه و یا زیر وظیفه ها

سید علی مکرمی

توسط مهدی یاراحمدی خراسانی

http://athir.blogfa.com