معماری اطلاعات و فرایندهای کاری روابط عمومی

در پاسخ به این سوال كه برای شروع روابط عمومی الكترونیك از كجا باید شروع كنیم تنها باید گفت معماری اطلاعات

در پاسخ به این سوال كه برای شروع روابط عمومی الكترونیك از كجا باید شروع كنیم؟ تنها باید گفت :" معماری اطلاعات "

مطلب زیر كه می خوانید شرح مختصری از معماری اطلاعات با استفاده از جزوه تهیه شده توسط دكتر فریدون شمس است و سپس لیست فرآیندهای كاری روابط عمومی . كه برای شروع پروژه معماری اطلاعات روابط عمومی ضروری است .

معماری اطلاعات information architecture

معماری اطلاعات رویكردی جدید به منظور تهیه IT msdter plsn در سازمان ها است .

ضرورت تبیین معماری اطلاعات :

- انسجام فرآیندهای برنامه ریزی ، سرمایه گذاری و كنترل توسعه فناوری اطلاعات در سازمان

- ایجاد انطباق میان ماموریت ها و اهداف سازمان با فناوری اطلاعات مورد استفاده در سازمان

- ارتقاء سیستم های اطلاعاتی سازمان از طریق افزایش كارآیی ،‌استاندارد سازی و تعامل پذیری میان آنها

- آشكار سازی وجوه مختلف سازمان از طریق نمایش زیر ساخت های كاری ،‌ اطلاعاتی ،‌داده ای ، برنامه های كاربردی و فناوری اطلاعات

- ترسیم استراتژی دستیابی به محیط مطلوب فناوری اطلاعات در سازمان

تعریفی از معماری اطلاعات (information architecture) برای روابط عمومی :

" ارایه چارچوبی یكپارچه برای تعریف ،‌استنتاج و یا نگهداشت فناوری اطلاعات موجود و نیازمندیهای فناوری اطلاعات جدید برای دسترسی به اهداف استراتژیك روابط عمومی در امر اطلاع رسانی و بهبود ارتباطات سازمانی"

فرآیندهای كاری روابط عمومی

فرایندهای معمول روابط عمومی که در معماری اطلاعات باید بررسی و برای آنها وضعیت مطلوب استفاده از

ارتباط با رسانه ها :

۱- تولید خبر ، گزارش ، مقاله

۲- برگزاری مصاحبه مطبوعاتی اختصاصی – گروهی

۳- سفر مطبوعاتی

۴- پوشش خبری مراسم و رویدادها

۵- برآورده كردن نیازهای اطلاعاتی رسانه ها (هماهنگی و راهنمایی های لازم ، ارسال عكس ، توضیحات تكمیلی و ...)

۶- مانیتورینگ محتوای رسانه ها

۷- پاسخگویی به رسانه ها ( جوابیه ، اطلاحیه ، تكذیبیه و ...)

۸- درج آگهی در رسانه ها

۹- بانك اطلاعاتی رسانه ( مشخصات رسانه های مورد نظر ،‌ خبرنگاران ، مشخصات سازمان رسانه ای و ...)

انتشارات :

۱۰- انتشار نشریه درون سازمانی

۱۱- انتشار فعالیت های موردی ( كتاب ،‌كتابچه ، بروشور ،‌ویژه نامه و ...)

۱۲- نظارت بر نشریات درون سازمانی

اداره سمعی و بصری:

۱۳- پوشش تصویری مراسم و رویدادها

۱۴- تهیه آرشیو عكس و تصویر از سازمان و طرح ها و برنامه ها

۱۵- پشتیبانی رسانه ها و نشریات درون سازمانی برای تهیه عكس

مناسبت ها و مراسم :

۱۶- برگزاری ویا مشاركت در رویدادهای اختصاصی سازمان ( شامل نمایشگاه ، كنفرانس ، همایش ،‌مناسبت ها و مراسم و ...)

۱۷- مدیریت برگزاری رویدادهای مختلف در سطح سازمان

۱۸- شركت در نمایشگاه های برون سازمانی

۱۹- تهیه اقلام تبلیغاتی ( پوستر ، هدایا و ...)

۲۰- مدیریت و اجرای تبلیغات محیطی درون و برون سازمانی ( بیلبورد ،‌سیلك ،‌تابلو اعلانات سازمان ،‌تراكت و ...)

برنامه ریزی و مطالعات افكارعمومی

۲۱- تهیه، تدوین و نظارت برنامه های روابط عمومی

۲۲- مدیریت و اجرای مطالعات افكار عمومی و پژوهشی ( نظر سنجی ، تحلیل محتوا و ...)

۲۳- ارزیابی اثر‌بخشی برنامه‌های اجرا شده روابط عمومی

۲۴- پشتیبانی اطلاعاتی ادارات روابط عمومی ، رسانه ها و بخش های سازمانی از طریق بانك اطلاعاتی تخصصی روابط عمومی

۲۵- تهیه ، تدوین و نظارت بر حسن انجام دستورالعمل ها و آیین نامه های مورد عمل روابط عمومی و سازمان در بحث ارتباطات

ارتباطات مردمی و اطلاع رسانی

۲۶- پاسخگویی و راهنمایی به ارباب رجوع ( ایجاد نظام پاسخگویی به مكاتبات ، ایمیل ها ،‌ تماس های تلفنی و پیام های صوتی به منظور دریافت پاسخ از واحد های سازمانی مربوطه و ارایه راهنمایی لازم)

۲۷- راه اندازی و اجرای نظام پیشنهادها

۲۸- برگزاری جلسات پرسش و پاسخ ، تریبون آزاد و نشست های مشترك كاركنان و مسئولین

۲۹- ارتباط با تشكلهای تخصصی و سایر تشكلهای ذی نفوذ اجتماعی ، سیاسی ، اقتصادی و فرهنگی و...

۳۰- برقراری ارتباط دوسویه ارباب رجوع و همكاران با مدیران و مسئولان ( برگزاری ملاقات مردمی وزیر ، هماهنگی و نظارت بر ملاقات های مدیران سازمان و ...)

۳۱- انعكاس نظرهای ارباب رجوع و همكاران سازمان به مدیریت ( تهیه خبرنامه ویژه از پیام های مردمی و كاركنان )

۳۲- اطلاع رسانی به مخاطبین ( تهیه اطلاعات مورد نیاز مخاطبین ، ایجاد ابزارهای مناسب اطلاع رسانی شامل بروشور ،‌كتابچه ،‌ تلفن گویا ،‌ سایت اینترنتی و ... )

سایر:

۳۳- برنامه ریزی بودجه ای روابط عمومی

۳۴- مدیریت و هماهنگی با روابط عمومی های تابعه

نویسنده : علی مزینانی

منبع : وبلاگ روابط عمومی کاربردی