تغییر چرخه عملیات یک محرک سود موثر

شما می خواهید تمامی عملیات را بازنگری کنید و یا بر روی قسمت های اصلی تمرکز کنید برای مثال, یک بخش در موسسه شما که زیان ده می باشد فرصتی عالی برای تعریف مجدد فرآیند و یا استفاده از تکنولوژی برای بهبود آن می باشد نرم افزاری جدید شاید به شما برای دستیابی به بهروری بیشتر و کسب سود غیر عملیاتی به جای زیان کمک کند

تضعیف اقتصاد و فشار برای رعایت معیارهای زیست محیطی (سبز شدن) بی شک از مهم ترین دلایل موسسات تجاری برای افزایش کارایی شان است. هم گام با این که شما کارمندان تان را تغییر می دهید، اهداف جدیدی تعریف می کنید یا بودجه موسسه خود را انقباضی می بندید، شما فرصت دیگری نیز دارید تا چرخه ی عملیاتی تان را نیز بازشناسی و تعریف مجدد نموده، تکنولوژی خود را بهبود بخشیده و یا بهروری تان را افزایش دهید. شما می نوانید راه کار مرحله ای زیر را با توجه به کم هزینه بودن و توان افزایش سودهی اش در نظر بگیرید:

۱) وسعت پروژه ی بهبود فرآیند تان را تعیین نمایید.

شما می خواهید تمامی عملیات را بازنگری کنید و یا بر روی قسمت های اصلی تمرکز کنید؟ برای مثال، یک بخش در موسسه شما که زیان ده می باشد فرصتی عالی برای تعریف مجدد فرآیند و یا استفاده از تکنولوژی برای بهبود آن می باشد. نرم افزاری جدید شاید به شما برای دستیابی به بهروری بیشتر و کسب سود غیر عملیاتی به جای زیان کمک کند.

۲) یک تیم پشتیبانی پروژه تشکیل دهید.

بسته به وسعت موسسات، تیم پشتیبانی ممکن است از خود شما و هر کسی دیگری که اختیار تصمیم گیری و بودجه ریزی دارد، تشکیل شود. بنابراین برای بازبینی، اعضای تیم را از تمامی سطوح چرخه عملیاتی موسسه شامل صاحبان، مدیران و کارمندان انتخاب نمایید. هم چنین در کنار ایشان از مدیران اجرایی، کارشناسان خبره فناوری اطلاعات و متخصصان سخت افزار و نرم افزار دعوت نمایید. زیرا متخصصان فناوری اطلاعات می توانند با تعریف و تعین فرصت ها هم به کاهش هزینه ها و هم به استفاده بهتر از فناوری کمک کنند.

۳) پشتیبانی تان را افزایش دهید.

گفت و گوهای مناسب با کارمندانی که تحت تاثیر این تغییرات قرار دارند ضروری است. طرح شما برای گفت و گو درباره این که چرا بهبود عملیات ضروری است، چه می باشد(به طور مثال، افزایش کارآیی، بهره وری و سوددهی)؟ و چگونه پروژه کارکنان تان را تحت تاثیر قرار خواهد داد(برای مثال، با فراهم کردن اختیارات دسترسی متنوع به اطلاعات یا بهبود مهارت های شان)؟ چگونه آن ها را در مورد امنیت شغلی شان مطمئن می کنید؟

۴) برای بهبود فرآیند تان یک هدف معین کنید.

آیا هدف شما حذف لیست حقوق، کاهش خطاها و دوباره کاری و یا بهبود خدمات مشتریات است؟ درباره اهداف تان دقیق باشید.

۵) معین کنید که چرا قبلا کاری را انجام می دادید.

بررسی چرخه عملیات جاری برای این است که بدانیم چرا می باید این فرآیند بازبینی شود. از تمامی ورودی های کارکنانی که در این فرآیند مشارکت دارند استفاده کنید(پس شما نباید با بی دقتی مرحله را از دست بدهید.). تمامی مراحل شروع تا پایان را مستند نموده و از تمامی مراحلی که بر خلاف فرآیند عمل می کنند یادداشت برداری کنید.

۶. جزئیات وقوع هر گام را تشریح نمایید.

چه تجهیزات و نرم افزارهایی به طور مستمر مورد استفاده قرار می گیرند؟ چه کسی کارها را انجام می دهد؟ در مرحله بعدی فرآیند این کار چگونه ادامه پیدا خواهد کرد؟

۷) اهمیت هر گام را به چالش بکشید.

ابتدا "چرایی" و "چگونگی" هر بخش را تبیین نمایید. سپس مشخص نمایید که آیا این بخش لازم است و یا می تواند به گونه ای متفاوت انجام شود.

۸) خصوصیات چرخه عملیاتی جدید را معین کنید.

حال که شما قبلا متوجه مشکل در فرآیند جاری و محدوده اش شدید، ویژگی های آن را ارزیابی و معین نمایید. هر گام از این فرآیند را که با هدف بهبود فرآیند شما مغایر است ارزیابی کنید. فرآیند و تکنولوژی پیشنهادی چگونه بر این تغییرات اثر می گذارد؟ این تغییر شامل چه هزینه هایی است و چه صرفه جویی هایی دارد؟ طرح باز پرداخت این سرمایه گذاری ها در تکنولوژی چیست؟ انتخاب این گزینه ها بهترین دست آورد را برای رسیدن به اهدف به دست می دهد.

۹) فرآیند های جدید و روندشان را مستند سازی کنید.

اغلب مردم از طریق دیدن به یادگیری می پردازند. مستند سازی باید شامل نمودارها، نمودگرها و جداول مختلفی باشد که برای آموزش به کار آیند.

۱۰) برنامه های آموزشی ترتیب دهید.

برای هر یک از اشخاصی که در فرآیند تغییر شرکت داشته اند و نیازمند کسب تجربه و افزایش مهارت های شان هستند، این مسولیت را تعریف کنید. ظرفیت کارمندان را برای اجرای چرخه عملیاتی جدید تشخیص دهید و از تکنولوژی جدید بهره گیرید. تشکیل دوره های آموزشی کاملا ضروری است.

۱۱) فرآیند جدید را پیاده سازی کنید.

برای پیاده سازی موفق فرآیند جدید، در مورد انتظارات تان گفت و گو کنید. چه زمانی فرآیند جدید به کار گرفته خواهد شد و تماما اجرا می شود؟ موفقیت آن چگونه اندازه گیری می شود؟ فرآیند های جدید اغلب چگونه ارزیابی می شوند؟ چه کسی مسئولیت بررسی فرآیند را بر عهده دارد.

شاهرخ شهرابی

* این مقاله ترجمه مقاله ای با عنوان An Efficient Profit Motive نوشته Timothy S. Shortsleeve در ماه نامه ژوئن ۲۰۰۹ Journal of Accountancy ، ماه نامه رسمی انجمن حسابداران رسمی آمریکا AICPA می باشد.

** اصل مقاله در این آدرس موجود است:

http://www.journalofaccountancy.com/Issues/۲۰۰۹/Jun/ProfitMotive.htm

*** مترجم: شاهرخ شهرابی

* این مقاله ترجمه مقاله ای با عنوان An Efficient Profit Motive نوشته Timothy S. Shortsleeve در ماه نامه ژوئن ۲۰۰۹ Journal of Accountancy ، ماه نامه رسمی انجمن حسابداران رسمی آمریکا AICPA می باشد.