فرایند آشناسازی قبل از اشتغال به کار

مدیران سازمانها باید محیط را به گونه ای فراهم كنند تا افراد كمتر به فكر تغییر شغل بیفتند. یكی از مواردی كه باعث جابه جایی نیروی انسانی در سازمانهاست، عدم آشنایی آنها با محیط سازمان و قوانین داخلی آن است.
آموزش قبل از تصدی شغل برای افراد از اهمیت ویژه ای برخوردار است و نباید نام این آموزشها را به حساب هزینه گذاشت.
حال این پرسش مطرح است كه مدیران چه آموزشهایی را برای پرسنل تازه كار خود در سازمان درنظر گرفته اید تا آنها در بدو ورود به فكر تغییر شغل خود نیفتند؟ مدیران باید به این پرسشها پاسخ دهند: آیا فرد تازه وارد از محیط كار خود آگاهی دارد؟ آیا می داند قوانین و مقررات داخلی سازمان به چه صورت است؟ آیا می داند در صورت بروز مشكل به چه كسی مراجعه كند؟ آیا می داند سازمان از او چه انتظاراتی در آینده دارد؟ آیا می داند در این سازمان تا چه مراحلی می تواند رشد كند؟
در سازمانهای موفق جهان كه دارای فرایند آموزشی مناسب هستند به این امر توجه خاصی شده است و در فرایند آموزش، مرحله ای را با عنوان مرحله آشناسازی افراد تازه كار با سازمان و قوانین مربوطه درنظر گرفته اند. فرایند آشناسازی چیست و چگونه می توان به آن توجه كرد؟
فرایند آشناسازی فرایندی است كه فرد را بعد از پذیرفته شدن، به عنوان پرسنل سازمان ازطریق واحد آموزش با قوانین، محیط كاری و سایر مواردی كه در سازمان مطرح است آشنا می سازد. به این ترتیب كه فرد موردنظر در یك دوره زمانی كه باتوجه به وسعت سازمان می تواند از چند ساعت تا چند هفته باشد در آن شركت كرده و بعداز اتمام این دوره می تواند در سازمان خود مشغول به كار شود.
مواردی كه می توان در فرایند آشناسازی به آن توجه كرد عبارتند از:
۱ – دادن اطلاعات كلی درمورد سازمان: مثلا سازمانی كه فرد قرار است در آن فعالیت كند چگونه سازمانی است. وضعیت سازمان در مقابل رقبا به چه صورت است، چند درصد از سهم بازار دراختیار سازمان است و خط مشی كلی سازمان چیست. ازجمله اطلاعاتی است كه باید دراختیار تازه وارد قرار گیرد.
۲ – آشنایی با چارت سازمانی: همانگونه كه آگاه هستید یكی از اصول چهارده گانه مدیریت اصل وحدت فرماندهی است یعنی اینكه شخص بایستی بداند از یك نفر دستور می گیرد و به یك نفر گزارش می دهد. فرد در بدو ورود باید بداند سرپرستش كیست و نحوه گزارش دهی او چگونه خواهدبود.
۳ – آشنایی با قوانین مربوط به مرخصی ها، تأخیرها، غیبتها، استعلاجی ها: الف – شخص باید بداند نحوه اخذ مرخصی ها به چه صورت است. در هر ماه چند روز می تواند از مرخصی استفاده كند.
ب – تأخیرها: آیا اصولا در این سازمان فرد می تواند تأخیر داشته باشد و در صورت تأخیر و عدم حضور به موقع به چه صورت عمل كند.
ج – غیبت ها: در صورت غیبت به چه صورت باید عمل كند.
د – استعلاجی: نحوه اخذ استعلاجی به چه صورت است.
۴ – آشنایی با محل قرارگرفتن دفتر مدیر سازمان، معاونین، واحد اداری، مالی، واحد ایمنی و بهداشت، دستشویی‌ها، غذاخوری، رختكن، نمازخانه و نحوه برقراری تماس تلفنی.
۵ – آشنایی با نحوه دریافت حقوق، مساعده، وام و سایر موارد مالی.
۶ – قوانین و مقررات بهداشتی و ایمنی.
۷ – شیفت های كاری و تعطیلات.
۸ – جابه جایی در سازمان به چه صورت است و در چه صورت فرد رشد خواهدكرد.
اگر سازمانی بتواند راههای رشد فرد در آینده را به او نشان دهد موفق خواهدشد كه چند درصد از جابه جایی های آتی پرسنل سازمان را كنترل كند. اگر ما محیط خوشایند را به اشعه الفا و محیط ناخوشایند را به اشعه گاما تشبیه كنیم نتیجه زیر حاصل می شود.
در محیط خوشایند اشعه آلفا بر مغز ما حاكمیت دارد كه حاكمیت این اشعه باعث قلیایی شدن خون ما می شود. درنتیجه خون خوش رنگتر شده و درنتیجه ماده ای به نام «دوپامین» را در معده ترشح می كند كه ترشح این ماده سبب می شود ما راحت تر كار كنیم و خوش اخلاق تر باشیم. در محیط ناخوشایند اشعه گاما بر مغز حاكمیت دارد و حاكمیت این اشعه باعث سیاه شدن خون می شود. درنتیجه خون سیاه شده و ماده ای به نام آدرنالین ترشح می‌كند و در این صورت خون ما اسیدی شده كه این ماده سرمنشا دلواپسی ها و نگرانیهاست و سبب پایین آمدن بهره وری فرد می شود.

اصغر دلاور

منبع : ماهنامه تدبیر