مفاهیم و کلیات مدیریت پروژه

۱) آشنایی مقدماتی با استانداردهای مدیریت پروژه و استاندارد PMBOK۲۰۰۰
۲) تعریف پروژه/ مدیریت پروژه/ برنامه‌ریزی و كنترل پروژه
۳) چارچوب دانش مدیریت پروژه/ انواع مدیریت پروژه/ فرهنگ مدیریت پروژه
۴) مراحل و چرخه حیات پروژه
۵) سیستمها/ فرهنگ و انواع ساختار سازمانی
● استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK ۲۰۰۰)
ANSI APPRPVEC
ANSI/ PMI- ۹۹-۰۰۱/۲۰۰۰
نزدیك به ۰۰۰/۱۰۰ عضو فعال با بیش از ۳۵ سال تجربه بین‌المللی و بیش از ۶ سال تجربه در ایران
● تعاریف:
▪ استاندارد:
مدرك شناحته شده توسط مؤسسه‌ای شناخته ‌شده برای استفاده مكرر و عمومی از راهنما و مشخصات یك محصول و قوانین مندرج در آن مدرك ( مقبولیت عامه)
▪ قانون:
مدارك تأیید ‌شده‌ای حاوی مشخصات محصول، فرآیند یا خدمتی همراه با قیود اجرائی و اداری لازم (تبدیل‌یافته استاندارد)
▪ استانداردهای مدیریت پروژه:
British Standard- ۶۰۷۹, ISO ۱۰۰۰۶- ۱۰۰۰۷, APMI ۲۰۰۰, PMBOK ۲۰۰۰
▪ پروژه:
مجموعه تلاشهای موقتی برای تحقق یك تعهد و تقبل ایجاد یك محصول و ارائه خدمات مشخص
▪ مشخصات اصلی پروژه:
یكتائی بودن، موقتی بودن، تفصیل فزاینده
● مدیریت پروژه:
بكارگیری دانش،‌ مهارتها،‌ ابزار و تكنیك‌های لازم در اداره جریان فعالیت‌ها به منظور رفع نیازهای پروژه از طریق فرآیندهای آغازین، برنامه‌ریزی، اجرائی كنترلی و اختتامی است.
امروزه فعالیت‌های عمده و اصلی غالباٌ توسط سازمانها و مؤسسات در دو قالب " عملیات دوره‌ای و مداوم" و " پروژه" اجرا می‌شوند. این دو قالب دارای مشخصات مشتركی هستند كه برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
ـ فعالیت‌های عمده و اصلی آنها توسط نیروهای متخصص اجرا می‌شوند
ـ انجام فعالیت‌های عمده با محدودیت استفاده از منابع كاری همراه است.
ـ فعالیت‌های عمده و اصلی ابتدا برنامه‌ریزی می‌شوند، سپس به اجرا گذاشته‌ شده و تا پایان كار به صورت مداوم كنترل می‌گردند.
اختلاف عمده و اساس بین دو رویكرد فوق این است كه عملیات، مداوم و مستمر هستند درحالیكه پروژه‌ها موقتی و منحصر بفرد می‌باشند. اصطلاح " موقتی " بدین معنی است كه پروژه‌ها در زمان‌های معین شروع و خاتمه می‌یابند و اصطلاح" مشخص " نیز به مفهوم این است كه خدمت یا محصول موردنظر كاملاٌ تعریف ‌شده و روشن بوده و از نتایج حاصل از اجرای پروژه‌های دیگر متمایز می‌گردند.
● مشخصه " موقتی" بودن در پروژه‌ها:
هر پروژه در زمان مشخصی آغاز و خانمه می‌یابد. پروژه زمانی خاتمه‌ می‌یابد كه به اهداف ( از پیش تعیین‌شده) نائل شده باشد و یا هنگامیكه مشخص شود اهداف پروژه قابل حصول نبوده و می‌بایستی پروژه خاتمه یابد. اجرای موقتی پروژه‌ها، نه تنها لزوماٌ به معنی دورهٔ كوتاه انجام آنها نیست بلكه بسیاری از پروژه‌ها در طی سالهای طولانی به نتیجه می‌رسد، اما به هر حال زمان اجرای هیچ پروژه‌ای نامحدود نبوده و اجمالاٌ‌پروژه یك تلاش مداوم نیست. محصولات و خدمات منتج از اجرای پروژه‌ها برخلاف دورهٔ اجرای آنها عموماٌ موقتی نیستند.
یك مسئله دیگر درخصوص موقتی بودن پروژه‌ها میزان حصول به نتایج ( و اهداف از قبل) پیش‌بینی شده آنها در موعد مشخص شده است. این موضوع بطور دائم توجه مسئولین پروژه را به خود مشغول می‌دارد و آنان همیشه در تكاپوی پاسخ به این سؤال هستند كه آیا می‌توانند پروژه را مطابق اهداف از پیش‌ تعیین‌شده به اتمام برسانند؟ درحالیكه" اهداف عملیات دوره‌ای" مطابق با آخرین شرایط و مستمراٌ به روزآوری شده و سپس به اجرا در می‌آیند.
● مشخصه " یكتائی" نتایج پروژه‌ها:
اجرای پروژه‌ها انجام آن مجموعه فعالیتهای منحصر بفردی است كه پیش از این انجام نشده‌اند و این نشانه یكتائی آنها است. پروژه تهیه و تولید یك محصول یا ارائه خدمات، اگرچه ممكن است در یك گروه مشخص ( مانند طراحی نرم‌افزار) قرار گیرد، اما یكتا و منحصر بفرد است. پروژه‌ها با متولیان،‌ طراحان، موقعیت ‌های زمانی، مكانی، مجریان و سایر مشخصه‌های گوناگون و متفاوت از یكدیگر اجرا می شوند لذا حتی وجوه اشتراك پروژه‌ها از برخی جهات و یا حتی همه موارد برشمرده شده نیز نمی‌تواند یكتائی آنها را منتفی نماید.
مشخصه تفصیل فزاینده:
محصول یا نتایج پروژه‌ها یكتا و منحصر به هر یك از آنها بوده و مشخصه‌های این نتابج منحصر به فرد می‌بایستی از ابتدا تا انتها بطور فزاینده بسط داده شود.
مفهوم " فزاینده" روند صعودی مستمر و بدون بازگشت و " تفصیل" نیز بسط توسعه یافته برای تكمیل تبیین می‌باشد.
تفصیل فزاینده مشخصه‌های محصول پروژه می‌بایستی حتی‌الامكان از همان ابتدای پروژه آغاز و به تدریج همزمان با تكمیل گروه مدیریت پروژه دقیق و كامل گردد. تفصیل فزاینده مشخصه‌های محصول پروژه می‌بایستی بدقت با تعریف محدوده پروژه ( مجموعه كارهایی كه می بایستی برای نیل به اهداف پروژه انچام پذیرند) هماهنگ و متناسب باشد و همچنین تفصیل فزاینده مشخصه‌های محصول پروژه نمی‌بایستی موجب تغییر در تعریف محدوده مصوب پروژه گردد.
به عنوان نمونه در پروژه احداث یك كارخانه پتروشیمی ابتدا مشخصه‌های فرآیند كارخانه تبیین، آنگاه واحدهای اصلی فرآیندی با توجه به این مشخصه‌ها طراحی می‌گردد. سپس این اطلاعات مبنا و معیار مناسبی برای انجام مهندسی پروژه اعم از طراحی مفهومی، پایه و تفصیلی جانمائی كل كارخانه (Detail plant layout) و همچنین طراحی مشخصه‌های فرآیندی و مكانیكی هر یك از دستگاهها و تجهیزات در واحدهای فرآیندی و سرویس‌های جانبی كارخانه می‌باشد.
نتایج طراحی نقشه‌ها و تهیه مدارك مهندسی، به مرور و بطور فزاینده تهیه و تولید نقشه‌ها و مدارك خرید، ساخت و نصب (مانند نقشه‌های ایزومتریك) را بدنبال خواهد داشت. ( هنگام عملیات اجرائی تقسیر و تطبیق بین برنامه كاری و شرایط كاری بسیار ضروری و مبتنی بر اخذ تأییدات لازم می‌باشد) این تفصیل فزاینده مشخصه‌ها در نهایت منجر به تولید نقشه‌های عین ساخت می‌گردد.
- دامنه عملیاتی پروژه‌ها و اعمال مدیریت بر آنها طیفی گسترده‌تر از محدوده خود آنها را دربرمی‌گیرد. گروه مدیریت پروژه می‌بایستی از این محدوده گسترده بخوبی مطلع بوده و فعالیت‌های پروژه را از جهات گوناگون و بطور مستمر مدیریت نماید. البته این همه امری لازم برای موفقیت در كار بوده ولیكن كافی نیست.
- چهار عامل مؤثر ( طبیعت،‌ كار،‌ سرمایه و مدیریت) بسیار مهم هستند. از چهار عامل مذكور سه عامل اولیه در اكثر جوامع وجود دارد. لیكن ضرورتاٌ توفیق صنعتی، اقتصادی و فرهنگی را به همراه ندارد اما زمانی كه این سه عامل اولیه در اختیار مدیر لایق و توانا قرار گیرد موفقیت و پیروزی را از آن جامعه یا سازمان خود كرده است

برگرفته از كتاب برنامه ریزی وكنترل پروژه با نرم افزار پریماورا
فصل سوم