پست الکترونیک, ظهور یا سقوط

شون کارول, مدیر وب سایت اینترنتی PCMag com اخیراً از سفر دو هفته ای به مکانی فوق العاده برگشته است که این روزها کمتر کسی از ما, برای رفتن به این گونه مسافرت­ها زمان در اختیار دارد

شون کارول، مدیر وب‌سایت اینترنتی PCMag.com اخیراً از سفر دو هفته‌ای به مکانی فوق‌العاده برگشته است که این روزها کمتر کسی از ما، برای رفتن به این گونه مسافرت­ها زمان در اختیار دارد. طی مدت زمانی که او در مسافرت به سر می‌برد، ما ارسال مقالات و نوشته‌های خود به ایمیل او را متوقف نکردیم. اما زمانی که شون با سرزندگی و بازیابی یک انرژی مضاعف از مسافرت خود برگشت ناگهان با ۲۲۰۰ ایمیل در جعبه پیام­های دریافتی خود مواجه شد! پدیده ایمیل که برای ارتقا و ایجاد بهره‌وری در زندگی انسان بوجود آمده است، به شدت وقت او را به کام می‌کشد.

این پدیده، بی‌مهابا حصارها در هم می‌شکند و از به بارنشاندن تکنولوژی‌های جدید و ایجاد برخی تغییر و تحولات در رفتار و زندگی بشر به خود می‌بالد. وال استریت جورنال در آخرین مقاله خود، ایمیل را در رده تکنولوژی‌هایی که سبب‌ساز تغییر و تحولات اجتماعی شده‌اند، برشمرد. البته در حال حاضر ظهور پدیده‌های دیگری مانند فیس بوک، توئیتر و تامبلر، به مرور ارسال یک ایمیل ساده را کاری بی‌تأثیر و منسوخ جلوه می‌دهد.

صحت این موضوع را می‌توانید از تمام کسانی که طی مسافرت دو هفته‌ای شون کارول برای او ایمیل ارسال کرده­اند بپرسید. عادت بی‌پاسخ نگذاشتن حتی یک ایمیل، مدت‌هاست که به دست فراموشی سپرده شده است. اکنون بسیاری از ما به صداقت می‌توانیم اذعان کنیم که بسیاری از ایمیل‌های دریافتی خود را بی‌پاسخ رها کرده‌ایم. من شخصاً روزانه ۳۰۰ تا ۴۰۰ ایمیل دریافت می‌کنم که تنها به ۳۰ تای آنها جواب می‌دهم. آیا شما برای چنین کاری، خصوصاً اگر نشانی فرستنده ناآشنا باشد، می­توانید مرا مقصر قلمداد نمایید؟

● کشمکش بر سر ایمیل

شاید اکنون باید به احساسات متناقض و متفاوت خودم در مورد ایمیل اعتراف کنم. یکی از بزرگ­ترین مشکلات من با ایمیل، حجم زیاد مطالب ارسالی از این طریق است. این امر گاهی در نتیجه یک روش غلط در ارسال مطالب بروز می‌کند: مثلاً من قبل از فشار دادن دکمه ارسال، هرگز نمی‌توانم از نوشتن کلمه «متشکرم» صرفنظر کنم. محتوای اغلب ایمیل‌های دریافتی من دربرگیرنده مطالب روزنامه‌ها، داستان‌های کوتاه، نقد داستان و برخی خبرنامه‌های بی‌نام و نشان است که هرگز حتی برای خندیدن و وقت‌گذرانی در محل کارم هم آنها را درخواست نکرده بودم.

صادقانه بگویم که در چنین شرایطی کلید Delete برای خلاص شدن از شر ایمیل‌های مزاحم و بیرون کشیدن صندوق پیام­ها از زیر بار این حجم، موهبت بزرگی به حساب می‌آید. فراموش نکنید که ایمیل نیز در واقع یکی از گونه‌های ارسال و مراسلات معمول است؛ با این فرق که عمر مطالب ارسالی از طریق پست عادی نسبت به ایمیل سه تا چهار روز در برابر سه تا چهار ثانیه است. بسیاری از مردم درجه اهمیت خود را با تعداد ایمیل‌های دریافتی می‌سنجند و بر مبنای تعداد ایمیل‌هایی که ارسال می­کنند نیز احساس ارزشمندی می‌نمایند. اما سرانجام روزی ما یارای مقاومت در برابر هجوم سیل‌آسای ایمیل‌ها را از دست خواهیم داد و در اینجا است که تکنولوژی می‌تواند به کمک ما بیاید.

● زبان جدید تکنولوژی

به زعم درست وال استریت جورنال ما در حال خلق واژگان ارتباطی جدیدی هستیم که یک زبان بومی ارتباطی جدید از درون آن، در حال به بار نشستن است و نمونه آن را می‌توان در واژگان و اصطلاحات دستکاری شده‌ای که جهت ارسال یک پیام فوری استفاده می‌شوند، مشاهده کرد. اگر پیام دریافتی من، مشتمل بر سخن‌چینی‌های معمول بین همکاران اداره باشد، در صورت داشتن مشغله کاری می‌توانم پاسخ دادن به آن را به زمان دیگری مؤکول کنم.

مهم­ترین مزیت پیامک این است که هر شخص برای ارسال آن باید شماره تلفن مرا در اختیار داشته باشد و من نیز هرگز شماره شخصی خود را بین همه پخش نمی‌کنم. برخی شبکه‌های اجتماعی مانند فیس­بوک و توئیتر بیش از روابط رودررو و مستقیم، به گسترده شدن روابط بین مردم کمک شایانی کرده‌اند. تلفن زدن به همه دوستان قدیمی در طول یک هفته کار بسیار مشکلی است اما تنها چند دقیقه زمان کافی است تا از طریق شبکه فیس­بوک با تمام دوستان خود تماس بگیرید. در حالی که اگر ارتباط خود با دیگران را به تلفن محدود کنید طولی نمی‌کشد که با یک ترافیک تلفنی سرسام­آور مواجه خواهید شد.

● دورنمای ایمیل

در حال حاضر من مشغول آزمایش برخی نرم‌افزارهایی هستم که در مدیریت درست ایمیل می‌توانند کمک خوبی برای من باشند. نرم‌افزار Xobni که تحت برنامه Outlook کار می‌کند تمام نیازهای شما را در زمینه ارتباطات ایمیلی مرتفع می‌سازد. هر زمان که کسی برای من یک ایمیل ارسال می‌کند Xobni فهرست آخرین ایمیل­های دریافتی از این شخص، پروفایل او در شبکه اجتماعی و هر نوع لینک و فایل ضمیمه‌ای که برای من ارسال کرده‌ است را فراهم می‌آورد.

صرف این موضوع که شما هنگام ارسال ایمیل، تصویر فرد مورد نظر را مقابل خود می‌بینید نیز در جای خود بسیار هیجان‌انگیز است. استفاده از Gwabbit نیز که یکی از دستاوردهای کوچک شرکت اپل است، تمام اطلاعات و مشخصات مندرج در انتهای ایمیل را به فایل Contact ایمیل شما منتقل می‌نماید. البته این نرم‌افزار هنوز هم برای من در مرحله آزمون و خطا قرار دارد اما گمان می‌کنم که ابزار جالبی باشد. نرم‌افزار بعدی Google Wave است که تلفیقی از کاربری­های مختلف مانند ایمیل، پیام فوری، جست‌وجو، نرم‌افزارهای چندکاره، ویرایش تصویر و حدود ۱۲ کاربری مختلف دیگر می‌باشد.

می‌توان گفت Google Wave از آن دست تکنولوژی‌هایی است که به جای استفاده از نسخه دمو و آزمایشی، باید به طور کامل مورد کندوکاو قرار گیرد؛ در غیر این صورت مثل این است که شما بخواهید محیط فیس­بوک را برای کسی که هیچ زمینه ذهنی در مورد آن ندارد، توضیح بدهید. ما در محل کار خود استفاده از این نرم‌افزار را شروع کرده‌ایم و پس از به دست آوردن یک درک بهتر در خصوص تکنولوژی آن، گزارش مفصلی را در این زمینه ارائه خواهیم داد. من خود یکی از سرسخت‌ترین هواداران راهکارهای فناورانه هستم اما سروسامان دادن به استفاده از ابزاری مانند ایمیل، نیازمند ایجاد تغییر و تحولاتی جدی در رفتار کاربران آن نیز هست.

ما نیازمند یک بازاندیشی واقعی و همگانی در نحوه استفاده از ایمیل، به عنوان یکی از ابزارهای مهم ارتباطی در دنیای کنونی هستیم. این موضوع درست مانند این است که ما میزان نامحدودی ایمیل را ارسال و دریافت کنیم بدون اینکه هیچ ثمری از آن عایدمان گردد. ارسال حجم بالای ایمیل به مفهوم پربازده بودن کار و فعالیت شما نیست؛ بلکه ارسال مطالب حجیم و فراوان، با آزرده ساختن فرد مورد نظر، خود را از دستیابی به اهداف مد نظرتان در خصوص او دور می‌سازید. دقت در ارسال ایمیل‌ها، آرامش خاطر و بهره‌وری در کار و زندگی را از آن شما خواهد ساخت.

به نقل از ایستنا

نویسنده دان کاستا

مترجم: فاطمه اللهیاری- دنیای کامپیوتر و ارتباطات

منبع: PC Magazine، ژانویه ۲۰۱۰