مدیریت هوشمند و ابزارها

مدیریت هوشمند, رویكردی متعادل به مدیریت كار تعریف شده» دارد گام اول در مدیریت صحیح پروژه ها, انتخاب صحیح پروژه و گام دوم, حفظ هرچه ساده تر ارتباط میان فرایندهای مدیریتی با آن چیزی است كه درحال انجام آن هستید

نویسنده كتاب مدیریت هوشمند و ابزارهادارای مدرك دكتری و صاحب كرسی در مدیریت پروژه از دانشگاه كلگری - كانادا - ریاست موسسه تصمیمات برای ارتقای كیفیت را برعهده دارد.

دكتر هارتمن، در این كتاب ابزار هوشمند، فرایندها و قابلیتهایی را توصیف می كند كه در كنار هم باعث بهبود ارتباطات، ارزیابی بهتر خطرات احتمالی وكاهش آنها شده و تیم های كاری موثرتری را تشكیل می دهد. این كتاب براساس نظر نویسنده متكی بر درایت - علم و استعداد كارورزان متعدد در سرتاسر جهان است.

كتاب با یادداشت شخصی نویسنده آغاز می شود. ناشر در سخنی با خوانندگان به این سوال كه چرا این كتاب را منتشر می كنیم؟ پاسخ داده است. در ادامه یك پیشگفتار و سپس معرفی بسیار كوتاهی از نویسنده ارائه شده است.

كتاب درچهار بخش شامل ۱۸ فصل و ۵۵۵ صفحه ترجمه و منتشر شده است. نكته جالب توجه در این كتاب احتراز نویسنده از داشتن فصل سیزدهم است كه با عبارت امیدوارم كه شما نیز مثل من خرافاتی نباشید پایان می یابد.

● محتوای كتاب

۱ - موفقایت در هر پروژه ای، تمامی آن چیزی است كه مدیریت هوشمند به دنبال آن است. برخورداری از هوشمندی در آنچه كه به انجام می رسانیم، مستلزم ایجاد تعادلی میان ابعاد تجاری، فنی و اجتماعی است.

مدیریت هوشمند، رویكردی متعادل به مدیریت كار تعریف شده» دارد. گام اول در مدیریت صحیح پروژه ها، انتخاب صحیح پروژه و گام دوم، حفظ هرچه ساده تر ارتباط میان فرایندهای مدیریتی با آن چیزی است كه درحال انجام آن هستید.

هدف اصلی مدیریت هوشمند پروژه ها، تحویل آنها به گونه ای بسیار كــــاراتر از تكنیك های كلاسیك یا مدرن مدیریت پروژه هاست.

مدیران باید همیشه، در سازگاری كامل به سه مجموعه اصلی از موضوعات باشند، كسب و كار, فناوری و نهایتاً موضوعهای اجتماعی به عنوان یك محیط بزرگتر. آنچه كه مهم است ایجاد و حفظ نمای متعادل و عینی درحد امكان است. این تعادل رگ و ریشه اصلی در سرتاسر فرایند مدیریت هوشمند است. ۲ - به طور سنتی، موفقیت پروژه ها را برمبنای اتمام به موقع، اجرا در محدوده بودجه و رسیدن به اهداف تعیین شده آن تعریف می كنیم. موفقیت پروژه ها مبتنی است بر موضوع تعریف هر آن چیــزی كه برای اجرای آن برنامه ریزی می كنید و همچنین ترمیم و تصحیح برنامه نهایی، همچنان كه اطلاعات بهتری دردسترس شما قرار می گیرد.

هیچگاه اهمیت درك و ایجاد ارتباط با توقعات ذینفعان پروژه را دست كم نگیرید. ارتباط و تبادل اطلاعات، هسته اصلی مدیریت موفق پروژه را تشكیل می دهد. ارتباطات باید به موقع، جامع و دقیق به انجام رسند و مورد بازبینی قرار گیرند.

ویژگی مشتركی كه میان بسیاری از مدیران موفق پروژه ها وجود دارد، قابلیت برقراری ارتباط میان ابعاد مختلف و متفاوت یك پروژه است. قابلیت حفظ و آرامش در شرایط تنش و همچنین تسهیل هرچه ممكن فرایندهای مـدیریتی، دو ویژگی دیگر چنین مدیرانی است.

۳ - برای كسب اختیاراتی موثر در مدیریت پروژه ها، لازم است به اختیارات واگذار شده در ســازمانی متوسل شویم كه در آن خدمت می كنیم. چنین اختیاراتی، در بستر پشتیبانی و كمك به استراتژی سازمانی قرار می گیرند. مهارت كلیدی در مهار و كنترل چنین اختیاراتی، در قابلیت درك و كاربرد روابط میان ابعاد متفاوت یك پروژه و لذا درك چگونگی مدیریت بایسته یك پروژه پدید می آید.

تعــریف صحیح و انتخاب هوشیارانه پروژه ها كه در آنها زمان، منابع و دیگر عوامل اجرایی به عنوان سرمایه به مصرف می رسند، اساس و زیربنای مدیریت صحیح پروژه هاست.

اگر به واقع خواستار تداوم یك پروژه هستیم، لازم است راهی برای متقاعد ساختن تصمیم گیرندگان برای پذیرش و تایید آن بیابیم. درغالب اوقات، این بدان معناست كه در آینده تقاضای سرمایه، زمان و پرسنل بیشتری از سازمان برای اتمام پروژه خواهیم كرد.

پروژه های موفق نیازمند پشتیبانی رؤسا هستند و درك چگونگی كمك به این پروژه ها ازنظر دستیابی بر اهداف سازمانی، گام عمده ای در كسب چنین پشتیبانی است.

۴ - همــاهنگی پروژه، سهامداران، و تیم، به بهره وری در انجام پروژه منجر می شود. انعطاف پذیر كردن اهداف در پروژه به نحوی كه پرداختن به موارد اختلاف و سایر مسایلی كه ممكن است در سر راه پروژه قرار گیرد آسانتر سازد، بخشــــی از هماهنگی پروژه به شمار می رود.

پروژه باید همگام با اهداف سازمان حامی مالی آن باشد.

این در حكم زیربنای استراتژی كلی آن است. این امر به مدیر پروژه در اخذ حمــایت مدیریت سطح بالای سازمان كمك می كند.

افراد باعث انجام كارهای پروژه می شوند. بنابراین آنها مهمترین بخش از مدیریت موفق پروژه به شمار می روند. اگر به علایق و نگرانیهای هریك از افراد - كاركنان - و سهامداران - بپردازیم. امكان موفقیت پروژه افزایش می یابد.

امكان موفقیت، همراه با یك تیم هماهنگ بیشتر است. زیرا موجب كاهش احساسات زایل كننده بهره وری می شود. تیم پروژه در روش هوشمند، بزرگتر از تیم های سنتی پروژه است. این امر مدیریت را دشوارتر ولی انجام پروژه را ساده تر می كند. آنچه كه در موفقیت پروژه مهم است باید با آنچه كه برای موفقیت تیم و افراد آن اهمیت دارد همگام باشد.

۵ - محیط كاری مناسب برای یك پروژه، بسیار مهم است و مدیر پروژه می تواند تاثیر بسزایی روی آن داشته باشد. افراد در محیط كاری امن، كارایی بیشتری دارند تا محیط كاری خطرناك. كارایی محیط كاری مثبت و شاد حتی بهتر از محیط صرفاً ایمن است.

ارتباط باز دارای وابستگی تنگاتنگی با تنها اصل مدیریت هوشمند دارد. هرگز مسئله ای را پنهان نكنید. اگر بپذیریم تنها علت و یا حداقل، علت اصلی عدم موفقیت یك پروژه، عدم ارتباط است، در آن صورت ارتباط باز می تواند پادزهری برای این سم باشد. عملاً كسی دوست ندارد كه مدیریت موشكافانه درمورد وی اعمال شود. احتمال انجام به موقع امور و رسیدن به اهدافی كه خود ما در تعیین آنها نقش داشته ایم، بسیار بیشتر از اهدافی است كه توسط دیگران به ما دیكته می شود. اكثر افرادی كه متعهد كاری می شوند برای تعهدشان به سختی تلاش می كنند.

۶ - فناوری تقریباً هر سه سال یك بار دو برابر می شود و ما تازه درحال درك این موضوع و تاثیر آن در چگونگی انجام كارمان هستیم. دانش تقریباً هر ۵ سال یك بار دو برابر می شود. مهارتهای جدید مدیریت و نظارت بر تجارت در این دنیای نوین پیش از هر چیز دیگری موردنیاز است. تغییــر آن قدر زیاد است كه پیش بینی تحویل به موقع پروژه و اتمام آن با توجه به بودجه پیش بینی شده را مشكل تر ساخته است.

۷ - مدیران خوب معمولاً بین آگاهی از مسئله با شناخت ابزار مناسب مدیریتی و سایر مشخصاتی كه ما را به صورت افرادی غیرقابل پیش بینی و منحصر به فرد درمی آورد، هستیم.

۸ - آگاهی قدرت است. یكی از بزرگترین امتیازاتی كه مدیر پروژه می تواند از آنها بهره ببرد، شناخت كسب و كار و سایر اهرمهای لازم برای یك پروژه است. آگاهی از آنچه در اطراف ما می گذرد هنگام پرداختن به تغییرات مربوط به حمایت از پـروژه و اولویت آن ما را كمك می كند.

نخستین قدم در انتخاب پروژه تعریف آن است. مجموعه تصمیمات اتخاذ شده درمورد انتخاب و تعریف پروژه، به مدیر و تیم پروژه كمك می كند كه در طول اجرای پروژه، تصمیمات بهتری اتخاذ كند. همسویی ذینفعان، برای موفقیت پروژه امری حیاتی است. مهمترین زمان برای دستیابی به یك تعریف واحد توافق جمعی بر روی عوامل موفقیت پروژه، ابتدای فرایند توسعه پروژه است.

۹ - پروژه ها غیرمطمئن هستند. در همه آنها ریسك درونی وجود دارد. بنابراین، تا حدودی غیرقابل پیش بینی هستند. این حقیقت را نباید انكار كنیم، ولی باید با واقعیت ریسك و عدم اطمینان كنار بیاییم. ایجاد ارتباط موثر و به موقع با حامیان مالی پروژه درمورد یك ریسك بالقوه، بخش مهمی از مدیریت ریسك است.

۱۰ - ارتباط یك عامل كلیدی برای سازمانهای موثر است، و بدین ترتیب، باید سازمانهایی داشته باشیم كه ما را به سمت ارتباط موثر سوق دهند. درصورت عدم درك فلسفه وجودی سازمان - ارتباط موثر - سازمان احتمالاً خود مانعی برای انجام آن چیزی خواهدشد كه باید به انجام رساند. هفت عامل هستند كه بر روی عملكرد تیم، تاثیر مثبت می گذارند. این عوامل برای تیم لازم بوده و باعث استقلال عملكرد آن از فرهنگ سازمان می شوند.

نویسنده: فرانسیس تی.هارتمن

مترجم: شركت نرم افزاری فرازان

از: سیدمحمد باقری زاده

---