ارتباطات و فن آوری اطلاعات و نقش آن در نظارت كارآمد

توجه به روند رو به رشد روشهای زندگی و تقویت روز افزون نظام تفكر و تولید اندیشه های جدید در جوامع انسانی, رسیدن به شاهراه های اطلاعاتی, امری بدیهی به نظر می رسید كه با ظهور صنعت اطلاعات و راه اندازی شبكه جهانی اینترنت, فاصله تفكرات انسانی بیش از گذشته كوتاه شد, حال آنكه لزوم استفاده از صنایع مدرن در بسیاری از نقاط جهان, به درستی شناخته نشده است

در این مقاله، ابتدا دلایل و اهمیت و ضرورت اطلاعات در عصر حاضر و نقش آن درامور تصمیم‏گیری بررسی شده است و به دنبال آن، بررسی وضعیت نظام اطلاع‏رسانی در كشورمان و ساختار و فرآیند نظام ملی اطلاع‏رسانی در چند كشور از جمله سنگاپور، مالزی، دانمارك و اردن مورد تحلیل قرار گرفته و علت ارتباط تنگاتنگ I.T و سیستم‏های نظارتی توضیح داده شده است.سپس پیشنهادهایی در راستای طراحی و ایجاد یك ساختار ملی اطلاع‏رسانی جامع مطرح گردیده است.

با توجه به روند رو به رشد روشهای زندگی و تقویت روز افزون نظام تفكر و تولید اندیشه‏های جدید در جوامع انسانی، رسیدن به شاهراه‏های اطلاعاتی، امری بدیهی به نظر می‏رسید كه با ظهور صنعت اطلاعات و راه اندازی شبكه جهانی اینترنت، فاصله تفكرات انسانی بیش از گذشته كوتاه شد، حال آنكه لزوم استفاده از صنایع مدرن در بسیاری از نقاط جهان، به درستی شناخته نشده است.

موج سوم، كتاب معروف الوین تافلر، تمدن بشر را از سه موج پیاپی تاثیر گرفته می‏داند كه با هر موج، تاریخ تمدن وارد فصل جدیدی از مراحل سیستماتیك خود می‏شود.(۱)

لذا با آغاز هزاره سوم میلادی، مقوله دانش و اطلاعات وارد ابعاد تازه‏ای از مباحث بشری گشته كه در اكثر نشست‏های علمی جهان، سخن از گذار جوامع انسانی به جوامع تكنولوژیك اطلاعاتی و پردازش داده‏های انفورماتیكی به میان آمده است.

آنچه كه پس از انقلاب صنعتی حادث شد، بهبود شرایط مادی زندگی بشر را به همراه داشت، لكن در عصر حاضر، كه نوع نگاه جامعه، انقلابی دیگر را در جستجوی پردازش داده‏ها و كسب دانش برای كمك به ارتقای سطح معنوی زندگی دنبال می‏كند، حادثه جدید را در ابعاد فراصنعتی ایجاد خواهد نمود.

بنابراین لزوم تغییرات سریع و همه جانبه در سازمان‏ها، جوامع و به تبع آن در امور نظارت بر اجرائیات، بیش از پیش جلوه گر شده و مورد توجه صاحب نظران قرار گرفته است. لذا در این مقاله، ابتدا به عوامل اهمیت و ضرورت اطلاعات در عصر حاضر و نقش آن در تصمیم‏گیری و توسعه اشاره خواهد شد و سپس نظام اطلاع‏رسانی در كشور ایران تحت بررسی قرار خواهد گرفت. آنگاه نقش اطلاعات در نظارت بر زیرگروه‏های اجرایی تحلیل شده و عملكرد سیستم‏های اطلاع‏رسانی در چند كشور مورد بررسی قرار خواهد گرفت و در انتها، پیشنهادهایی برای ایجاد یك نظام توانمند اطلاع‏رسانی ارائه می‏گردد.

● نقش نظارت در فرآیند تصمیم‏گیری و ارتباط آن با فن‏آوری اطلاعات

بر كسی پوشیده نیست كه از جمله مسائل مهم در اداره امور اجرایی یك جامعه، تصمیم‏گیری است و كسی كه در مصدر اتخاذ یك تصمیم قرار گرفته است، در زمانی قادر به اتخاذ روشی مناسب برای حل موضوعات ارجاعی خواهد بود كه دستگاه نظارت بر امور تالی، او را با اطلاعات صحیح از فرآیند در حال اجرای مجموعه زیردست، تغذیه نموده باشد.

بنابراین بسیاری از دانش پژوهان بخش مدیریت، بر این باورند كه تصمیم‏گیری مترادف با مدیریت و نظارت مهمترین بخش جوهر و ذاتی آن است.

بدیهی است كه تصمیم‏گیری به شیوه‏ای كارآمد، به خصوص در دنیای پیچیده كنونی، مستلزم به كارگیری و برخورداری از مقادر زیادی از اطلاعات می‏باشد و در واقع اطلاعات به عنوان ابزاری راهبردی، ركنی مهم در تصمیم‏سازی مدیریت محسوب می‏شود.

بی‏شك اتخاذ روش یك مدیر برای تصمیم‏گیری، بستگی به صحت و دقت اطلاعاتی دارد كه در زمان تصمیم‏گیری، در اختیار وی قرار دارد(۲) و البته كاملا واضح است كه به منظور جمع‏آوری داده‏های اولیه كه به دست پردازش سپرده خواهند شد، وجود یك سیستم كارآمد نظارتی بسیار ضروری است.

گستردگی تحولات و دگرگونی‏های داخلی و خارجی سازمان‏ها، ضرورت اخذ تصمیمات پیچیده‏تر را برای مدیران آشكار ساخته است، بطوری كه در حال حاضر، بدون دسترسی به سیستم‏های اطلاعاتی مدیریت، تصمیم‏گیری به مفهوم علمی آن ممكن نمی‏باشد.

یكی از متفكران عرصه مدیریت، عدم اطمینان و پیش‏بینی ناپذیری امور و تحولات را از بارزترین ویژگی‏های انتقال از محیطهای ساده به پیچیده یا محیطهای ایستا به پویا و اتخاذ تصمیمات برنامه‏ریزی نشده می‏داند.(۳) حال آنكه به علت تراكم امور جاری و گستردگی شاخه‏های عملیاتی، یكی از روش‏های ایجاد یك نظارت كارآمد در امور اجرایی، استفاده از روش‏های رایانه‏ای و اتوماتیك نمودن امور كنترل در بازوهای اجرایی است.

لذا با توجه به شرایط كنونی حاكم بر سازمان‏ها و جوامع، مدیران باید اهمیت دسترسی به اطلاعات، به ویژه در رابطه با تصمیمات برنامه‏ریزی نشده و كاهش عدم اطمینان را درك نموده و در جهت دستیابی به اطلاعات دسته‏بندی شده و دقیق، صحیح و روزآمد، به عنوان یك آیتم اساسی در تصمیم‏گیری و یك منبع گرانبها در ایجاد روش‏های مدیریتی و نظارت، اهتمام ورزند.

● نقش اطلاعات در توسعه جوامع

برنامه‏ریزی توسعه و پیشرفت آگاهانه اقتصادی و اجتماعی، تلاش ارزشمندی است كه نیاز شدید به دانش و اطلاعات دارد و می‏توان آن را به عنوان نمود تصویری كاربرد اطلاعات در توسعه دانست.

اگر اجتماعات كنونی را به دو دسته توسعه یافته و در حال توسعه تقسیم نماییم، مشخصا به دو گروه ثروتمندان اطلاعاتی و فقرای اطلاعاتی برخورد می‏كنیم.(۴)

▪ گروه اول، جوامعی هستند كه به ابزار پیشرفته و توسعه مسلح‏اند، و به عنوان محصول عصر اطلاعات تبدیل شده‏اند و پیشتاز میدان تلقی می‏گردند و سایر جوامع دنبال‏رو آنها خواهند بود.

بدیهی است كه این جوامع به اهمیت اطلاعات و نقش آن در كلیه امور اعم از مدیریت، نظارت و غیره پی برده‏اند و از تسهیلات آن بهره‏مندند و بیش از ۵۰% اشتغال نیروی انسانی خود را در بخش صنایع اطلاع‏رسانی مستقر نموده‏اند كه این مورد بر اهمیت موضوع می‏افزاید. تا آنجا كه سهولت در دسترسی به اطلاعات را شاخص تعیین‏كننده در امر توسعه دانسته‏اند.(۵)

در شرایطی این چنین، جوامع در حال توسعه در صورتی كه علاقمند به كاهش فاصله عمیق خود با جوامع پیشرفته باشند، باید از راه كسب دانش و اطلاعات در جهت توسعه بكوشند و مشكلات و گلوگاه‏های موجودِ خود را، ناشی از استفاده نادرست از ابزارهای دیروزی، برای حل مشكلات امروزی بدانند.

سیاستگزاران این اجتماعات، با توجه به رسالت خطیر و تعهد سنگین خود به عنوان رابط بین حال و آینده جامعه‏ای كه در آن زندگی می‏كنند، باید توجه لازم را به این مهم معطوف دارند و تمهیدات و انگیزه لازم برای ایجاد نظام منسجم و هماهنگ اطلاعات و فناوری آن را فراهم نمایند.

«پل رومر» استاد دانشگاه بركلی(۶) در همین رابطه گفته است كه: «اگر قرارباشد بیش از۶۰% عوامل رشد و توسعه پایدار را براساس دانش و دانایی بدانیم، لازم است هرگونه برنامه‏ریزی در راستای تحقق توسعه مذكور را براساس دانش و دانایی و بهره‏گیری از فناوری اطلاعات طراحی نماییم.»

این امر به حدی بااهمیت است كه هیچ گاه نباید تحت‏الشعاع كمبودها و صرفه‏جویی‏های مالی و اقتصادی قرار گیرد، بدین معنا كه هرگاه جامعه یا جوامعی با كمبود منابع و گلوگاه‏های اقتصادی بیشتری مواجه باشند، ضرورت توجه به این امر، جدی‏تر می‏نماید، زیرا پرداختن به آن می‏تواند فرصت‏های ویژه‏ای را در مقوله‏های مختلف توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و امور كاربردی فراهم آورد.

● بررسی وضعیت نظام اطلاع‏رسانی در كشور ایران

امروزه اغلب كشورهای در حال توسعه برای ورود به عرصه اطلاعات، برنامه‏ای از قبل تعیین شده دارند كه در آن اهداف، روش‏ها، سیاست‏ها، راهبردها، فعالیت‏های اجرایی، پروژه‏های عملیاتی و... بطور دقیق مشخص شده‏اند.

در ایران نیز این مهم از ابتدا مورد توجه بوده است و به منظور اعمال مدیریت مبتنی بر نگرش سیستمی و جامع و ایجاد هماهنگی بین واحدها و سازمانها (بویژه دولتی) یكی از بالاترین مراجع برنامه‏ریزی و تصمیم‏گیری كشور، متولی آن قرار داده شده است، (سازمان مدیریت و برنامه‏ریزی كشور). و این وظیفه به دنبال آن به عهده مركز آمار ایران محول گردید. (تأسیس سازمان برنامه و بودجه در ۱۳۳۲ و مركز آمار ایران در تیرماه ۱۳۴۴).

به دلیل مشكلاتی كه در ادامه به آن اشاره خواهد شد، از زمان شروع برنامه‏ریزی در ایران، نبود یك سیستم هماهنگ و منسجم برای دستیابی به اطلاعات قابل اعتماد در سطح ملی، همواره از جمله موانع عمده تصمیم‏گیری و سیاستگزاری در برنامه‏های قبل و بعد از انقلاب بوده است و این محدودیت‏های اطلاعات، نه تنها باعث شده كه اجرای برنامه‏ها به صورت دقیق و قوی انجام نشود، بلكه در مواردی زیان‏های اقتصادی و اتلاف وقت و منابع فراوانی را نیز به دنبال داشته و دارد.(۷)

خوشبختانه در سالهای اخیر و با ایجاد نگرش‏های مثبت، صاحبنظران و مدیران در سطوح بالای كشور، توجه جدی و بازنگری به نظام و ساختار موجود اطلاع‏رسانی و هرگونه سرمایه‏گزاری و وضعیت قوانین و مقررات در این زمینه، ضرورت تام یافته و به عنوان یكی از عوامل تعیین‏كننده در موفقیت برنامه‏ها و طرح‏های توسعه، می‏باید در راس برنامه‏های دست‏اندركاران و مسئولان ذیربط قرار گیرد.

از دیدگاه كارشناسان، نقاط ضعف و نارسایی‏هایی در نظام اطلاع‏رسانی كشور وجود دارد.(۸ تا ۱۵) كه در زیر اهم آنها را براساس سه مقوله اصلی در امور اطلاع‏رسانی شامل گردآوری، سازماندهی و اشاعه اطلاعات، تقسیم و بطور خلاصه به آنها اشاره می‏گردد.

الف) نقاط ضعف گردآوری و تولید اطلاعات

۱) مشخص نبودن نیازهای اطلاعاتی نظام برنامه‏ریزی قبل از فرآیند تولید.

۲) بی‏توجهی به نیاز دستگاه‏های اجرایی در هنگام جمع‏آوری داده‏ها.

۳) نبود رابطه بین عرضه و تقاضای اطلاعات.

۴) عدم ایجاد درك مشترك و بیان یكسان در تعاریف و مفاهیم.

۵) ارائه داده‏ها و اطلاعات پردازش نشده و غیركارشناسی.

۶) تعمیم آمارهای كهنه در برنامه‏ریزی‏های فعلی.

۷) نبود نگرش مثبت در مدیران درخصوص اطلاعات موجود و در نتیجه عدم مشاركت آنها در تولید آن.

ب) نقاط ضعف در سازماندهی

۱) عدم ارائه اطلاعات واقعی كه از طریق نظارت مستقیم حاصل می‏گردد

۲) نبود مرجع سیاستگزاری واحد، مركب از نمایندگان دستگاه‏های اجرایی كه دارای احاطه كافی بر مفاهیم و عرصه‏های مختلف اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی باشد

منابع:

برگرفته از مجموعه مقالات سومین همایش نظارت كارآمد ـ تیرماه ۸۳

۱ـ Toffler, Arvin; The Third Wave, New York, William morry, ۱۹۸۰

۲ـ سعادت، اسفندیار، فرایند تصمیم‏گیری در سازمان انتشارات دانشگاه تهران، تهران ۱۳۷۳، ص ۱۴۳.

۳ـDuncon, R.B. Characteristics of organizational environment and perceived environment of uncetainty, Administrative Science Quarterly, No. ۳. ۱۹۸۲

۴ـ بهشتی، ملوك السادات جامعه اطلاعاتی و توسعه نشر اطلاع‏رسانی مركز اطلاعات و مدارك علمی ایران؛ شماره ۳، دوره ۱۲، ص ۳.

۵ـ نقش كلیدی انفورماتیك در توسعه، نشر انفورماتیك، شماره ۶۷، اردیبهشت ۱۳۷۷، ص ۲.

۶ـ همان منبع، ص ۳.

۷ـ نظام ملی اطلاع‏رسانی گامهایی باید پرشتاب، مجلس و پژوهش؛ سال ۳۰، شماره ۱۷، آبان ۱۳۷۴.

۸ـ بهشتیان، مهدی و حسین ابوالحسنی، سیستم‏های اطلاعاتی مدیریت، انتشارات بنیاد مستضعفان و جانبازان تهران، ۱۳۷۴.

۹ـ كیائی نژاد، محمدصادق، مشكلات نظام آماری، بررسی موردی استان كرمان، نشریه برنامه و بودجه، سازمان برنامه و بودجه، شماره ۴، ص ۴۰.

۱۰ـ منتظمی مدیران، سیستم اطلاعات و نقش كامپیوتر. نشریه تدبیر، شماره ۲۸.

۱۱ـ هاشمی، سیما و... اطلاعات برای تصمیم‏گیری مدیران. نشریه تدبیر، شماره ۵۰، ص ۵۶.

۱۲ـ فقر آماری با شیوه‏های نادرست بكارگیری اطلاعات، نشریه تدبیر، شماره ۵۹، ص ۵۴.

۱۳ـ مراكز متعدد آماری و شبكه ارتباطی مدیران، نشریه تدبیر، شماره ۵۹، ص ۵۶.

۱۴ـ نظام آماری كشور، بالاخره مسئولیت با كیست، روزنامه همشهری، ۸ آبان ۱۳۷۴.

۱۵ـ نظام آماری در ایران چاره‏ای باید، نشریه مجلس و پژوهش، سال چهارم، شماره ۲، خرداد و تیر ۱۳۷۵.

۱۶ـ فیضی، علی سنگاپور، جزیره هوشمند نشریه انفورماتیك، شماره ۷۲، آبانماه ۷۸، ص ۱۹۰ تا ۱۹۴.ج

۱۷ـ میقانی، بهزاد فن‏آوری اطلاعات در مالزی، نشریه انفورماتیك، شماره ۶۷، اردیبهشت ۱۳۷۷.

۱۸ـ حكمت، اكبر آماده‏سازی اردن برای قرن ۲۱ نشریه انفورماتیك، شماره ۶۶، فروردین ۷۷، ص ۸۸ تا ۹۶.

۱۹ـ مرغلانی، محمد عوامل موثر بر انتقال فن‏آوری اطلاعات دركشورهای در حال توسعه، ترجمه عباس گیلوری، نشریه اطلاع‏رسانی دوره۱۳، شماره ۱۲، زمستان ۱۳۷۶، ص ۳۱.

۲۰ـ میقانی، بهزاد نظام انفورماتیك كشور، نشریه انفورماتیك، شماره ۷۰، مردادماه ۱۳۷۷. ص ۱۲۳.

---