مهندسی ارزش چیستی و چرایی

مهندسی ارزش در زمان جنگ جهانی دوم هنگامی که دستیابی مواد حیاتی دچار مشکل شده بود در صنایع مطرح گردید این مسئله ارائه راهکارهای جایگزین برای مواد و طرح های موجود را موجب شد

الف) مهندسی ارزش چیست؟

از دیدگاه پژوهشگران، مهندسی ارزش روشی سیستماتیک با تکنیک‌های مشخص است که کارکرد محصول یا خدمات را شناسایی و برای آن کارکرد ارزش مالی ایجاد می کند؛ به نحوی که آن کارکرد در کمترین هزینه با حفظ قابلیت اطمینان و کیفیت مور نظر انجام گیرد؛ به بیان دیگر می‌توان گفت که مهندسی ارزش یک کوشش سازمان یافته برای تحلیل عملکرد سیستم‌ها تجهیزات خدمات و موسسات به منظور نیل به عملکرد واقعی با کمترین هزینه در طول عمر پروژه است که سازگار با کیفیت و ایمنی مورد نظر باشد. مهندسی ارزش یک روش بسیار مهم برای مصرف بهینه بودجه تخصیص داده شده است.

ارزش، بسیار ساده و در عین حال بسیار پیچیده است. زیرا چیزی است که مشتری طلب می‌نماید. “میلر” و “هایمان” یک پند کلیدی در این باب ارائه نموده‌اند: هیچ‌کس یک محصول را خریداری نمی‌کند، مشتریان همیشه کاری را می‌خرند که فکر می‌کنند کالا برای آنها انجام خواهد داد؛ به عبارت دیگر مردم به صدای باکیفیت اهمیت می‌دهند.

ب) تاریخچه مهندسی ارزش به چه زمانی بازمی‌گردد؟

مهندسی ارزش در زمان جنگ جهانی دوم هنگامی که دستیابی مواد حیاتی دچار مشکل شده بود در صنایع مطرح گردید. این مسئله ارائه راهکارهای جایگزین برای مواد و طرح‌های موجود را موجب شد. در سال ۱۹۴۷ لاورنس دی میلر یکی از مهندسین شرکت جنرال الکتریک آمریکا )GE( مواردممکن را مورد ارزیابی قرار داد؛ او طرح‌ها و روش‌های متعددی برای مقابله با تغییرات آتی بیان کرد و روشی مناسب برای تعیین ارزش یک طرح ارائه داد. به کارگیری نظریه در صنایع به سرعت در آمریکا فراگیر شد و برگشت عظیم سرمایه را به همراه داشت؛ او این حرکت را آنالیز ارزش نام نهاد. پس از آن دراواخر دهه شصت میلادی انجمن مهندسی ارزش آمریکا بنیان‌ گذارده شده و سپس صنایع دفاع شرکت‌های ساختمانی و مراکز صنعتی به تدریج مقرراتی را در ارتباط با الزام در اجرای مهندسی ارزش تصویب و به اجرا گذاردند؛ تاجایی که در اوایل دهه هشتاد میلادی پیشنهاد اجرای مهندسی ارزش در صنایع دفاعی مدیریت خدمات عمومی خدمات پستی و غیره مطرح و موجب موفقیت‌های چشمگیری در کاهش هزینه‌ها در مرحله اجرا گردید. در حال حاضر براساس قوانین مصوب در ایالات متحده کلیه سازمان‌های اجرایی وابسته به دولت ملزم به ایجاد و به کارگیری روش‌های موثر مهندسی ارزش در پروژه‌هایی هستند که با سرمایه‌ای بیش از یک میلیون دلار انجام می‌گیرد.

در آغاز این تکنیک به نام آنالیز ارزش نامیده شد و بعدها به نام‌های دیگری مانند مدیریت ارزش بهبود ارزش کنترل ارزش و خرید ارزش به کار رفته است؛ نیروی دریایی ایالات متحده آمریکا این نام را به مهندسی ارزش تغییر داد تا بر روی قسمت مهندسی این متدولوژی نیز تاکید شود. باوجود تغییر نام هدف مهندسی ارزش همانند قبل باقی‌مانده که به مفهوم ایجاد کنترل برای مجموع هزینه‌ها در زمینه محصول خدمات در طول عمر محصول است بدون اینکه کیفیت فدا شود و یا قابلیت اطمینان خدمات محصول کاهش یابد.

این واقعیت که هزینه‌های غیرضروری معمولا در محصول و فرآیند وجود دارد قابل تامل است؛ میلر نتیجه گرفته است که هزینه‌های غیر ضروری معمولا ممکن است به علل مختلف از جمله موارد زیر باشد:

کمبود زمان کافی برای طراحی کمبود اطلاعات، کمبود ایده پیش‌داوری‌های منفی، کمبود تجربه ضعف در روابط انسانی.

● چند مفهومی بودن طراحی و تخمین بالاتر از حد نیاز

متدولوژی ارزش سازمان را قادر به رقابت موثر و کارآمد در بازار خواهد کرد؛ زیرا با به کارگیری مهندسی ارزش، سازمان می‌تواند به اهداف زیر دست یابد:

کاهش هزینه، افزایش سود؛ بهبود کیفیت، افزایش سهم بازار، انجام کار در زمان کوتاهتر و استفاده کارآتر از منابع.

ملاحظه می‌شود که برای به ثمر رسیدن اهداف فوق فرآیندی باید طی شود وامکان نیل به اهداف با نگرش مقطعی تقریبا غیرممکن به نظر می‌رسد؛ از موارد فوق لزوم نگرش سیستمی احساس می‌شود. یک سازمان بایستی در کنار کاهش هزینه، بهبود کیفیت، افزایش سود، زمان کمتر، تخصیص بهینه منابع و غیره را مدنظر داشته باشد: لذا با سیستمی مواجه می‌شود که ارتباط سیال بین عوامل برقرار می‌کند و فرآیند ارتباطات در نظر می‌گیرد. در مورد این فرآیند که چرخه‌ای یک طرفه نیست می‌توان گفت که بهترین مدل نمایش یک سیستم مهندسی ارزش دیاگرام جریان داده‌ها )DFD( است که خاستگاه آن فناوری اطلاعات)IT( می‌باشد؛ اگر بتوان مهندسی ارزش را به کمک DFD نمایش داد آن گاه چگونگی ارتباطات اجزای اصلی و فرعی سیستم و آنچه بین اجزا جاری می‌شود به سهولت قابل پیگیری خواهد بود.

● سه واژه کلیدی در مهندسی ارزش کدامند؟

▪ ارزش :)Value(

اصطلاح ارزش برای مفاهیم مختلف کاربرد دارد و ممکن است با قیمت پولی و یا هزینه مورد سوء تعبیر قرار گیرد. اگر یک محصول نیازهای کامل یک خریدار را در ارتباط با آن محصول برآورده نکند ارزش آن محصول متناسب با قیمت آن نیست. ارزش یک محصول از دیدگاه فروشنده و خریدار متفاوت است و حتی ممکن است استفاده کننده‌های مختلف بین مفهوم آن اختلاف‌نظر داشته باشند؛ به عنوان مثال ارزش یک پیچ گوشتی از دید یک مکانیک با خانم خانه دار متفاوت است. به طور معمول هنگام بحث از ارزش شش سطح متفاوت از ارزش وجود دارد:

۱) اقتصادی

۲) اخلاقی

۳) اجتماعی

۴) مذهبی

۵) قضائی

۶) زیبایی شناختی

مهندسی ارزش معمولا مرتبط با ارزش اقتصادی است که این چنین تعریف می‌شود:

کمترین هزینه برای فراهم کردن وظیفه سرویس مورد نیاز در زمان و مکان مطلوب و با کیفیت مورد نظر؛ در ساده‌ترین شکل ارزش برابر است با بهای تقسیم بر هزینه.

▪ بها :)Worth(

در فرهنگ لغت بها این چنین تعریف می‌شود: ارزش چیزی است که با کیفیت و یا اعتباری که همراه خود دارد اندازه‌گیری می‌شود؛ به بیان دیگر کمترین هزینه‌ای که به وسیله آن عملکرد اساسی یک جزء کاری قابل دسترسی است. بهای متفاوت با هزینه (به عنوان کمیتی در واحد زمان) است؛ آنالیز ارزش با شناسایی کارکرد محصول خدمات و اندازه‌گیری قابل قبول بودن کارکرد آن برای استفاده کننده ادامه می‌یابد. این عمل می‌تواند با جمع‌آوری داده‌های آماری و اعتبارسنجی آن با پاسخگویی به سوال‌های زیر از دید مصرف کننده حاصل گردد:

هزینه دستیابی به این کارکرد با طراحی فعلی چه میزان است؟

به نظر شما باتوجه به عملکرد این کارکرد هزینه آن باید به چه میزان باشد؟

هزینه دستیابی به این کارکرد اگر مورد جایگزین وجود داشته باشد چه مقدار است؟

▪ هزینه :)Cost(

هزینه نیازمند تعیین دقیق است و عبارت است از مجموع نیروی انسانی مواد نگهداری و هزینه‌های غیر مستقیم مورد نیاز برای تولید یک محصول و نگهداری آن در طول عمر محصول است. به عبارت دیگر هزینه برای طول عمر یک محصول یا خدمات مدنظر است.

● زمان به کارگیری مهندسی ارزش چه زمانی است؟

محدوده کار مهندسی ارزش بستگی به اندازه و پیچیدگی پروژه دارد. بالاترین میزان برگشت می‌تواند زمانی انجام گیرد که در اولین مرحله از عمر پروژه قرار داریم: می‌توان گفت در فاز اولیه طراحی اجرای مهندسی ارزش بسیار موثر است چرا که نظریه‌ها هنوز به صورت مفاهیم وجود دارند. کارفرما و طراح در این مرحله در تصمیمات خود انعطاف‌پذیری بیشتری دارند و تغییرات آثار کمتری بربرنامه زمانبندی پروژه دارد. در این مرحله که کارفرما و مشاور در حال بررسی بودجه پروژه،‌ هستند انجام مطالعه مهندسی ارزش می‌تواند برای شناسایی عناصر هزینه‌بر قبل از تصویب بودجه نهایی موثر باشد. مطالعات مهندسی ارزش برای پروژه‌های ساخت زمانی انجام می‌گیرد که حدود سی درصد از طراحی پیش رفته باشد؛ به عبارت دیگر طراحی نیمه‌تمام را باید مهندسی ارزش کرد. به طور کلی می‌توان گفت قبل از اینکه تصمیمات مهم در طراحی اتخاذ شود مهندسی ارزش توصیه می‌شود و در آن زمان بیشترین اثر را روی هزینه‌ها دارد.

هر پروژه به طور معمول ۵ مرحله توسعه دارد:

۱) فرموله کردن مفاهیم (مشخص کردن عملکرد)

۲) مرحله طراحی اولیه

۳) مرحله طراحی نهایی

۴) مرحله ساخت

۵) مرحله عملیات

حال به تشریح هریک از این مراحل خواهیم پرداخت:

۱) مرحله فرموله کردن مفاهیم: هدف از فاز فرموله کردن مفهومی تبدیل (ترجمه) نیازمندی‌های کلی (عمومی) به مشخصات عملکردی است. در بیشتر موارد هنوز تصویر کاملی از پروژه نهایی شناخته نشده است. بدین مفهوم که تصمیمات هنوز در شرایط نامشخص هستند. تلاش مهندسی ارزش دراین فاز در جهت تهیه ورودی برای نیل به کارکردها به نحوی است که در کمترین هزینه انجام یابد.

۲) فاز طراحی اولیه:

در خلال این فاز مفاهیم تعریف و مشخصات طراحی شروع شده‌اند. اطلاعات جزئی و کافی برای بیان همه چیزهای کمی و هزینه‌ها در جهت برنامه‌ها ارائه شده است. حال زمان مناسبی برای پرسش از خصوصیات عملکرد و اصلاح آنها در صورت لزوم می‌باشد. یک مطاله مهندسی ارزش که نیازمند آنالیز خصوصیات فنی و طراحی وظایف است می‌تواند برای گزینه‌های جایگزین مشخص و پیشنهاد برای بهبود ارزش باشد.

۳) فاز طراحی نهایی:

در ضمن این فاز جزئیات مشخصات طراحی فرموله و برنامه‌ریزی‌ها انجام شده‌اند. تلاش مهندس ارزش در این فاز معمولا محدود به حذف جزئیات مرتبط با محدودیت‌های غیر ضروری و زاید است. معمولا طراحی مجدد در این مرحله نمی‌تواند به صورت موثر و اقتصادی انجام گیرد مگر آنکه پتانسیل صرفه‌جویی طول عمل محصول به اندازه کافی برای تعدیل هزینه‌ها بزرگ باشد.

۴) مرحله ساخت:

در ضمن فاز ساخت مهندسی ارزش برای بازبینی مشخصات و نیازمندی‌های قراردادی و سفارش در تغییرات به کار می‌رود. زمانی تغییر در سفارشات تمایل به افزایش هزینه‌های قرارداد دارد آنگاه بایستی آنالیز ارزش را برای تسهیل در پیدا کردن راه‌حل‌های با هزینه کمتر و جلوگیری از افزایش عملکرد و غیرضروری اعمال کرد.

۵) مرحله عملیاتی و نگهداری:

مطالعه مهندسی ارزش در این فاز به عنوان فرصتی برای ایجاد تغییر پیشنهاد می‌شود که در مراحل قبل مقدور نبودند (شاید ناشی از کمبود زمان و یا دیگر محدودیت‌ها باشد.) نتایج مطالعه مهندسی ارزش در این فاز صرفه‌جویی هزینه با توسعه طول عمر آن از طریق استفاده از مواد جدید فرآیند و یا طراحی کاهش هزینه تعمیرات صرفه‌جویی در انرژی و دیگر هزینه‌های عملیاتی است.

اجرای مهندسی ارزش برای یافتن پاسخ به این سوال است که چه راه‌حل دیگری کارکرد مورد نظر فرآیند محصول و یا اجرای آن را با هزینه کمتری محقق می‌سازد. بنابراین هرچه از زمان عمر پروژه بگذرد پتانسیل کاهش هزینه کم می‌شود و در نهایت می‌توان چنین گفت که تیم طراحی بیشترین اثر را روی صرفه‌جویی هزینه دارد.

● مراحل اجرای مهندسی ارزش کدامند؟

براساس تعاریف و برداشت‌هایی که از مهندسی ارزش وجود دارد برنامه‌های کاری متفاوتی برای آن ارائه شده است. برای مطالعه فرآیند اجرای مهندسی ارزش متدولوژی‌ای که به وسیله انجمن مهندسی ارزش آمریکا بیان شده دنبال خواهد شد. طرح‌ریزی این متدولوژی به نحوی است که آنالیز موثر و کارآی پروژه را فراهم می‌کند و توسعه ماکزیمم تعداد راهکار برای نیل به کارکرد مورد نیاز پروژه را فراهم می‌آورد؛ متدولوژی شامل سه فاز اصلی می‌باشد:

۱) فاز پیش مطالعه:

در این فاز جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها انجام می‌پذیرد.

۲-)فاز مطالعه:

این فاز خود دارای مراحل زیر می‌باشد:

۲-۱) فاز ایجاد (تفکر یا تعمیق:)

این فاز که محل ارائه ایده‌ها براساس داده‌های جمع‌آوری شده در فاز پیش مطالعه است را بعضا به عنوان فاز توفان فکری نیز نامیده‌اند. این مفهوم به معنای تلاشی است که با عادات، روش‌ها و فرضیات محدود کننده و معیارهای مشخص محدود نمی‌شود. داوری در مورد هریک از ایده‌ها تا فاز بعدی به تعویق انداخته می‌شود. لازم به یادآوری است که هیچ ایده‌ای بد نیست و جریان آزادی از تفکرات و ایده‌ها بدون انتقاد از هر ایده وجود دارد. هرچه راهکارهای بیشتری ارائه گردد احتمال بیشتری برای توسعه راه‌حل بهتر و برجسته‌تر به وجود می‌آید. ادبیات مهندسی ارزش در این فاز برای ارائه ایده جدید سوالات زیر را پیشنهاد می‌نماید:

ـ آیا این عملکرد به کلی می‌تواند حذف شود؟

ـ آیا بخشی از آن می‌تواند حذف شود؟

ـ آیا تکرار وجود دارد؟

ـ آیا تعداد طول‌های مختلف رنگ‌ها یاتنوع آنها می‌تواند کاهش یابد؟

ـ آیا یک بخش به صورت استاندارد می‌تواند به کار برده شود؟

ـ آیا این بخش پیش از وظیفه مورد انتظار کار ارائه می‌کند؟

ـ آیا هزینه مواد به کار رفته می‌تواند کاهش یابد؟

برای موفقیت در این فاز دو بخش کلیدی وجود دارند: نخست اینکه هدف از این فاز راه‌های ممکن برای طراحی پروژه نیست بلکه برای توسعه راهکارهای انجام کارکرد انتخاب شده مطالعه است و دوم آنکه یک فرآیند ذهنی با تجارب گذشته برای نیل به ایده‌های جدید ترکیب می‌شود؛ هدف از پیدا کردن ترکیبات جدید دستیابی به کارکردهای مطلوب با هزینه کمتر و بهبود عملکرد است.

۲-۲) فاز ارزیابی:

در خلال فاز ارزیابی ایده‌های تولید شده در فاز قبلی (فاز ایجاد یا تفکر و تعمق) آنالیز شده و ایده‌های مناسب برای بسط بیشتر انتخاب می‌شود. هدف این فاز ارزیابی راهکارهای پیشنهاد شده، حذف ایده‌های نامناسب و انتخاب بهترین گزینه است.

برای کمک به ارزیابی یک ایده فهرستی از سوالات زیر ارائه می‌گردد؛ با ارزیابی‌ جواب‌ها قضاوت در مورد هریک از ایده‌ها ساده‌تر خواهد بود:

آیا این ایده عمل خواهد کرد؟ آیا این ایده می‌تواند با دیگر ایده‌ها ترکیب یا تعدیل شود؟ پتانسیل صرفه‌جویی این ایده چه میزان است؟ احتمال اجرای آن چقدر است؟ این ایده ممکن است روی چه بخش‌هایی اثر بگذارد؟ این ایده ممکن است روی چه کسی اثر بگذارد؟ آیا این ایده به نسبت اعمال تغییرات آتی را آسانتر یا دشوارتر خواهد کرد؟ آیا همه خواسته‌های استفاده کننده را ارضا خواهد نمود؟

۲-۳) فاز توسعه:

هدف از فاز توسعه مهیا کردن بهترین گزینه برای بهبود ارزش ایده انتخاب شده در فاز قبل است. در این فاز به ارزیابی کامل راهکارهای باقی‌مانده پرداخته و جزئیات ویژه‌ای همچون هزینه کارفرمایی امکان اجرا و اثر آن بر دیگر بخش‌های پروژه‌ مورد بررسی قرار می‌گیرد. در فاز توسعه انتظار می‌رود تیم به طور کامل ایده‌های انتخاب شده را توسعه دهد و اطلاعات واقعی و عملی را در هر مورد هر ایده ارائه دهد. این اطلاعات بایستی شامل بخش‌های فنی هزینه و برنامه‌ریزی اطلاعات به نحوی باشد که طراح و کارفرمای پروژه ارزیابی مناسبی از اجرای آن به دست آورند. اطلاعات هر گزینه پیشنهاد شده به طور معمول بایستی شامل موارد ذیل باشد:

توصیف و شرح طراحی قبلی و گزینه‌های پیشنهاد شده.

داده‌های هزینه و عملکرد که نشان دهنده اختلاف بین طراحی عمومی (قبلی) و طراحی پیشنهاد شده باشد.

مقایسه هزینه طول عمر شامل هزینه عملیاتی و ...

برنامه اثرات و بازخور داده‌های فنی

پس از لحاظ کردن این موارد است که تیم باید بهترین ایده را تعیین کند.

۲-۴) فاز ارائه:

هدف از فاز ارائه دستیابی به توافق و ایجاد تعهد برای طراح و کارفرمای پروژه‌ برای اقدام به اجرای پیشنهاد است. در خلال فاز ارائه تیم گزارش مکتوبی در مورد بهترین گزینه‌(ها) مهیا می‌نماید و طرح عملیاتی برای ضمانت اجرایی گزینه انتخاب شده را ارائه می‌کند. سپس تیم مراحل تصویب آن را برای جلب نظر مسئول مربوطه طی می‌کند. معمولا گزارش بایستی منعکس کننده یک پیشنهاد که شامل مباحث لازم برای اطمینان مدیریت از اینکه عملکرد مغایر با اثر مورد نظر نیست (قابلیت اجرا دارد) اطلاعات فنی و پشتیبانی تکمیل و صحیح است. پتانسیل صرفه‌جویی برمبنای آنالیز هزینه‌ها و بهینه بودن تغییرات باشد. معمولا به همراه گزارش مکتوب ارائه شفاهی نیز وجود دارد؛ بیان شفاهی می‌تواند مبنای قبول پیشنهاد باشد.

۳) فاز فرا مطالعه:

هدف از این بخش که گاهی به عنوان اجرا نیز نامیده می‌شود. اجرای توصیه‌هایی است که به عنوان مهندسی ارزش مورد تائید قرار گرفته است و در زمانبندی طرح نهایی لحاظ می‌شود. در این فاز نظریه‌ها می‌تواند واقعی شوند؛ کارفرما معمولا اجرای ایده انتخاب شده و اهداف گزارش را دنبال می‌نماید.

مسعود اردشی - کارشناسبرنامه‌ریزی آموزشی