مدیریت زمان شخصی برای مدیران گرفتار

نبودن زمان تخصیص مدیریت, توصیفی است برای آخرین دقیقه ای كه شما با عجله جهت رسیدن به موعد مقرر یا جلسه ای كه دو باره آن را رزرو كرده اید صرف می كنید

فرزند زمان خویشتن باش (حضرت علی (ع))

به یاد گذشته خویش باشیم حال را به خوبی بگذرانیم و در باره ی آینده از مال اندیشی خودداری نكنیم.(سنكا)

روزگار نسبت به كسی كه بداند وقت خود را چگونه مصرف كند فوق العاده مهربان است.(لرد آویبوری)

زمان به سرعت می گذرد. این مقاله به توضیح اصول زمان شخصی مدیریت كه چگونه یك مدیر می تواند، كنترل منابع اصلی و پایه ای را بدست بگیرد می پردازد.

● لغات EFF

▪ سه كلمه EFFعبارتند از :

ـ موثر؛كارامد داشتن تعریف یا تاثیرمطلوب

ـ لایق؛یا كیفیت تولید با حداقل تلفات (هدررفتگی) و حداقل تلاش.

ـ سعی و تلاش

تنظیم زمان شخصی مدیریت؛درباره به كار بردن لغات EFF است.با این وجود كه عملی ساختن آنها بدون سعی و تلاش امكان پذیر نیست.

● زمان شخصی مدیریت چیست؟

زمان شخصی مدیریت درباره كنترل استفاده از منابع با ارزش است . دو سوال را بررسی می كنیم:

۱) اگر شما پولهای شركت را با محافظه كاری زمانی صرف كنید، چه اتفاقی خواهد افتاد؟

۲) آخرین باری كه تخصیص و تقسیم بندی زمان را در برنامه خود بررسی وتجدید نظركردید؛چه موقعی بود؟

نبودن زمان تخصیص مدیریت، توصیفی است؛ برای آخرین دقیقه ای كه شما با عجله جهت رسیدن به موعد مقرر یا جلسه ای كه دو باره آن را رزرو كرده اید صرف می كنید.

تفكیك محیط منجر به افزایش استرس و كاهش موفقیت در عملكرد می شود،درنتیجه باید متوقف شود.مدیریت ضعیف و نامرغوب اغلب نشانه نقص یا معضلی از اعتماد به نفس است.تكنیك هایی را كه استفاده می كنید برای كار در پرو‍ژه های كوچك وظرفیت كاری خود به سادگی قابل استفاده در پرو‍ژه های بزرگ هستند.اما تاثیری كه با اهمیت بود در پرو‍ژه های كوچك،قابل تعمیم به پروژه های بزرگ نمی باشد.شما نمی توانید موتور سیكلت را مانند دوچرخه برانید،یا یك فروشگاه زنجیره ای را مانند بازار مدیریت كنید.

تقاضا ها ،مشكلات و كم توجهی نسبت به افزایش تاثیر، مسئولیت رشد را برای شما گسترش می دهند .

شما باید تكنیكهای مناسب یا بهتر و مفید را بوسیله كسانی كه این كاررا انجام می دهند بیاموزید.تمرین ناقص و ناكافی ،ممكن است دلیلی برای تنظیم زمان مدیریت باشد كه به ندرت تحت تاثیر سنجش، ارزیابی وعملكرد مجدد قرار می گیرد.پیش بینی شما، چه مقدار نقطه ضعف (شكست )داشت ،چگونه و به چه جنبه هایی از كاری كه شما انجام داده اید بستگی داشت؟

تنظیم زمان شخصی مدیریت رخدادهای زیادی دارد .بسیاری از مردم (مدیران ) تعدادی از آنها را می پذیرند ولی تعداد پذیرفته شده ،شامل تمامی رخدادها نمی شود.

مفهوم ساده ای از همراهی انظباط روزانه و ایده ارتباطی از برنامه ی فعالیت وجود دارد ولی از طرفی ،اینها یك ابزار برای نظم و انظباط سیستماتیك برای تآثیر گزاری شما روی حوادث است ، مهارتهای مربوط به مدیریت مانند برنامه ریزی پرو‍‍ژه ها همچنان موثر و كارآمد هستند.

تنظیم زمان شخصی مدیریت مجموعه ای از ابزار هستند كه به شما اجازه میدهند:

▪ تفریط را حذف كنید.

▪ برای جلسات حاضر شوید .

▪ حجم بالای كا ر را نپذیرید .

▪ بر پیشرفت پروژه ها نظارت كنید .

▪ تشخیص زمان را برای كارهای مهم انجام دهید.

▪ از پروژه های طولانی مدت اطمینان حاصل كنید و آنها را نادیده نگیرید .

▪ یك روز موثر را طراحی و برنا مه ریزی كنید.

▪ یك هفته كار امد را برنامه ریزی كنید .

▪ و كارهارا به سادگی وبا كمی نظم و انظباط شخصی انجام دهید.

▪ از انجایی كه زمان شخصی مدیریت یك فرایند مدیریتی، مانند سایر فرایند هاست باید بر نامه ریزی ، طراحی و پیش بینی شود و به طور منظم مورد رسیدگی وبررسی قرار گیرد.

▪ در پیروی از این بخش ما باید روشهای اصلی و وظیفه هایتان را از زمان شخصی مدیریت ، امتحان كنیم. از آنجایی كه درك درست و صحیح بستگی به تجربه بالا دارد؛ شما تعیین خوا هیدكرد كه چه مقدار زمان برای یك قسمت با توجه به جنبه های كاری خودتان نیاز دارید.

حالا اگر وقتی برای این كار ندارید از خودتان بپرسید؛ چرا ؟

● تمرین رایج ((متداول ))

چیزی كه این نویسنده ازآن حمایت می كند این است كه برخی یقین های آن این است كه به شما،كنترل بیشتری برای استفاده و بهره مندی از منابع اصلی می دهد(زمان).

قبل از اینكه از آینده شروع كنیم، زمان حال ارزش بررسی دارد. این كار شامل كارهای ساده برای ارائه توجه، به چگونگی صرف زمان شما برای دوره های طولانی مناسب از زمان است.

یك مثال ساده این است كه یك جدول تهیه كنید واز آن ۶تا كپی بگیرید وبا خودتان هر جا كه می روید، به همراه داشته باشید وهر تغییری در برنامه تان را در آن ثبت كنید.

بعد از یك هفته زمانی، جدول را مرور و بررسی كنید و اگر مناسب بود ادامه دهید.

● جلوگیری از هدر رفتن

در اینجا ما به ایجاد طبقه جدیدی از كارها برای افزایش اثر بخشی توجه نداریم، اما به سادگی این روش كارساز است. شركت IEE با این روش به مهندسان خود ، حدود۲۷۰۰۰ پوند در سال می پردازد (حدود۵۰/۱۲ پوند در هر ساعت). به عبارت آنها هر یك پوند در هر دقیقه. برای هر ۵ دقیقه كار چه مقداری به شما پرداخت می شود؟

اولین قدم برای ارزشیابی انتقادی چگونگی صرف زمان شما و سوال كردن درباره تعدادی از عادتهای شما در برنامه زمانی شما است زمانی كه ممكن بود بهترین استفاده را داشته باشد.

منا بع هدر رفتنی متفاوت هستند، متداول ترین آنها جامعه است، مكالمات تلفنی،مكالمات حول ماشین قهوه(حرفهای چرت و پرت كه زمان را از بین می برند)

البته احمقانه خواهد بود كه همه كارهای مرتبط با این فعالیتها حذف شود زیراهمه نیاز به تفریح داریم.

برنامه زمانی شما نشان خواهد داد كه آیا این یك وسیله است، وشما ممكن است تمایل داشته باشید كه كارهایی را در این مورد قبل از اینكه رییس شما كاری انجام بدهدرا انجام بدهید. در برنامه زمانی شما، هر فعالیت چقدر ارزش زمانی دارد و مقایسه كنید كه چه مقدار زمان واقعی صرف آن می كنید ؟

بعد از ظهر را صرف پاك سازی و جدا سازی نامه های داخلی می كنید ، یك ساعت را جهت گفتگو با همكارتان هدر می دهید ، یك دقیقه را صرف مرتب كردن نامه ها می كنید .این نوع از فعالیت به طور طبیعی كنترل و اداره كردن زمان شما را پایین خواهد آورد ، چون كه شما هیچ زمانی را برای كارهای جزئی و كم اهمیت تخصیص نداده بودید.

مخصوصا" اگر شما كاری را برای انجام دادن داشته باشید ، قبلا" تصمیم بگیرید كه چقدر از وقت شما را خواهد گرفت و برای موعد مقرر كار كنید –سپس به سوی كار بعدی حركت كنید. یكی از منابع رایج اتلاف وقت به تاخیر انداختن كار است كه نامطلوب است ، به جهت پیدا كردن تحریف و نادرستی كه كمتر مهم جلوه می نماید.

برنامه زمانی خود را برای مطمئن شدن از اینكه شما هیچ كاری را به تاخیر نینداخته اید چك كنید چون تاخیر ها كساد آور و مسئله ساز هستند.زمان اغلب بین تعویض فعالیتها از بین میرود.به همین سبب این برای گروههای كاری مشابه هم كه به صورت اجتناب پذیر با تاخیر كاررا شروع می كنند مفید خواهد بود.

برنامه زمانی شما ، نشان خواهد داد كه شما كجا می توانید ذخیره ها را به كار ببرید. شما ممكن است بعد از وارد شدن به یك كار روزانه ، با عوامل ثابت ولی به طور منظم در حال تغییر سروكار داشته باشید .

● انجام دادن كارهای دیگران

تاثیر و برخورد مهم كار شما می تواند تمایلی برای كمك به دیگران توسط كار دیگران باشد .حالا در این فضای آزاد و هماهنگ محیط كار ، مطلوبیتی كه شما باید مشتاق باشید برای كمك به بیرون راندن آن ،آشكار و بدیهی به نظر می رسد ، اما برنامه زمانی كار خودرا چك كنید و تصمیم بگیرید كه چه مقدار زمان صرف كارهای دیگران می كنید .برای نمونه اگر شما یك روز صبح را صرف چك كردن گرامر و دستور املائی در ارتباط با مواد آموزشی هر پروژه كنید ، شما آن وقت را هدر داده اید.

عموما" شما باید نمونه خوانی انجام بدهید كه آنها این كار را بهتر از شما انجام می دهند،شما باید تكنیكهای سطحی را حذف كنید .مسئله بعدی ،مدیر شما است .بررسی كنید كه چه دوره هائی در برنامه شما مفید بوده ؟كارهائی كه مدیر شما هم تكرار كرده یا آنها را چشم پوشی كرده یا دوباره آن كارها را انجام داده است ؟

اگر یك كار به صورت ناقص و بد تعریف شده باشد در باره روشنی و وضوح آن كاوش كنید.اگر مدیر بودن سخت است ،سعی كنید ویژگی های كوچكی از آن را برای هر كار قبل از شروع آن و موافق بودن در مورد آن بنویسید.در حالی كه شما نمی توانید با ظرافت و كاردانی قرارداد را برای مدیرتان اجرا كنید آیا او می تواند تغییر ذهنی داشته باشد .آن در آخر سر موجب خواهد شد كه او موضوع را قبل از آنكه شما زمان خودتان را مفید هدر دهید به زودی بررسی كند.

محمدرضا نوروزی

منبع:

۱. Personal Time Management for busy managers. By Gerard M. Blair

*.اسماعیل عمران زاده.كارشناس ارشد رشته مدیریت دولتی.

*.محمدرضا نوروزی.دانشجوی كارشناسی مدیریت دولتی.

---