آداب مصاحبه نزد مدیران

معمولا یک مدیر برای کار با رسانه‌ها نیاز به آموزش دارد. بهترین یار و مددکار او هم روابط عمومی‌ها هستند. البته مدیرانی هم داریم که به واسطه حکمشان خود را همه فن حریف می‌دانند! …

معمولا یک مدیر برای کار با رسانه‌ها نیاز به آموزش دارد. بهترین یار و مددکار او هم روابط عمومی‌ها هستند. البته مدیرانی هم داریم که به واسطه حکمشان خود را همه فن حریف می‌دانند! ولی فراموش نکنید بسیاری از مسئولیت‌ها با رعایت نشدن اصول مصاحبه از دست رفته است!

پیشنهاد می‌کنم فرصت مصاحبه با رسانه‌ها را از دست ندهید، چرا که رسانه‌ها، سلسله اعصاب جامعه اطراف سازمان شماست. حتی مصاحبه‌های انتقادی هم که در نزد برخی مدیران یک تهدید محسوب می‌شود، فرصتی می‌تواند باشد برای جلب اعتماد مخاطبان و در نگاه دیگر، دید مطلوبتر مسئولان بالادستی نسبت به عملکرد شما.

بهترین مشاور شما مدیر روابط عمومی ‌است که می‌تواند اطلاعات لازم از رسانه مورد نظر، خبرنگار، نوع نگاه و سیاست‌های حاکم بر آن رسانه را به شما ارائه دهد. در حقیقت پایه‌ریزی استراتژی مصاحبه شما از همین جا آغاز می‌شود.

برای روشن شدن اهداف مصاحبه و محورهای بحث، حتما از رسانه‌ها بخواهید در نامه‌ای به دفترتان موارد مورد نظرشان را مکتوب مطرح کنند، این موضوع به آمادگی بیشتر شما برای مصاحبه کمک می‌کند و البته برای در جریان قرار گرفتن مسئولان بالاتر شما مناسب است.

در پاسخ به درخواست خبرنگاران به صراحت محدوده پاسخگویی خود را معلوم کنید و به او بگویید که چارچوب مسوولیت قانونی شما کجاست، این کار تکلیف طرفین را تا انتهای مصاحبه مشخص می‌کند.

به تجربه دیده‌ام برخی مدیران از مدل مصاحبه با رسانه‌ها آگاه نیستند، مثلا تفاوت مصاحبه با رادیو، تلویزیون و یک رسانه مکتوب را نمی‌دانند. توصیه می‌شود قبل از مصاحبه با هر کدام از رسانه‌ها نمونه‌ای از کارهای آن‌ها را ببینید و از نحوه کارشان مطلع شوید.

روابط عمومی‌ سازمان خود را ملزم به همکاری با مصاحبه کننده نمایید. این نقش مثبت روابط عمومی ‌در ارتباط با رسانه‌ها، مسلما تاثیر مطلوبی بر کیفیت مصاحبه شما دارد. گزارش‌های سالانه، فعالیت‌ها، خبرنامه داخلی و... که فکر می‌کنید مورد نیاز خبرنگاران است بدون اغماض و شرایط خاص در اختیارشان قرار دهید.

برای مصاحبه وقت بگذارید. موارد غیر قابل پیش بینی در روند مصاحبه رخ می‌دهد که نباید از آن‌ها غافل شد، حداقل به نصف میزان زمان مصاحبه به خبرنگاران فرصت گفت و گوی بیشتر بدهید.

مخاطب مصاحبه خود را بشناسید. معمولا مدیران نگرانند که مطالب آن‌ها تکراری و یا حتی عامیانه باشد. به نظرم محتوای مطالب مهم است، به کار بردن عبارات سنگین، جذابیت مصاحبه شما را افزایش نمی‌دهد، برای مردم ساده و صمیمی‌حرف بزنید.

برای حل برخی سوءتفاهمات بعدی بهتر است که جریان مصاحبه (کل سوال و جواب‌ها) را هم ضبط کنید.این کار یک پشتیبان قوی برای شماست که هم جلوی تحریف سخنان شما را می‌گیرد و هم احیانا اگر مطلبی جا افتاده باشد امکان تصحیح آن خواهد بود.

و رفیق نیمه راه نباشید... خبرنگار هم یک انسان است، تشکر شما و سازمانتان مسلما تاثیر مطلوبی در روحیه خبرنگاران خواهد داشت.