خدمات فنی و كتابخانه های دانشگاه تهران

برای جلوگیری از هزینه های فراوان خدمات فنی در كتابخانه ها استفاده از خدمات متمركز تجویز می شود كتابخانه های دانشگاه تهران هم برای پرهیز از دوباره كاریها و صرف هزینه و نیروی متخصص اضافی, لازم است در روند مجموعه سازی به اشتراك منابع و مجموعه اشتراكی توجه بیشتری داشته باشد

برای جلوگیری از هزینه‌های فراوان خدمات فنی در كتابخانه‌ها استفاده از خدمات متمركز تجویز می‌شود. كتابخانه‌های دانشگاه تهران هم برای پرهیز از دوباره‌كاریها و صرف هزینه و نیروی متخصص اضافی، لازم است در روند مجموعه‌سازی به اشتراك منابع و مجموعه اشتراكی توجه بیشتری داشته باشد. و در سازماندهی هم نظام متمركز فهرستنویسی و رده‌بندی را اعمال كند تا بتواند از نیروها و منابع موجود استفاده بهینه به عمل آورد. اما انجام این تحول و تغییر روش در خدمات فنی نیازمند آگاهی از شرایط موجود این خدمات است. لذا پژوهش حاضر در نیمه دوم سال ۱۳۷۵ انجام گرفت كه یافته آن به جدولهایی تبدیل و هدف مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و نتایج و پیشنهاداتی ارائه شده است.

۱- معرفی پژوهش

۱-۱- مقدمه

عمده‌ترین وظایف كتابخانه در جریان گردآوری, سازماندهی و ذخیره‌سازی, و اشاعه اطلاعات یا ارائه خدمات اطلاعاتی انجام می‌گیرد. با توجه به عمق مفاهیم فوق می‌توان سه روند فوق را به صورتی دیگر یعنی مجموعه‌سازی, سازماندهی و ذخیره مجموعه و ارائه خدمات از مجموعه بیان كرد. بر این اساس مجموعه بیشترین فعالیتها را به خود اختصاص می‌دهد و اگر این مجموعه متناسب گردآوری شده, به موقع و بطور صحیح و دقیق سازماندهی و ذخیره‌سازی شود می‌توان انتظار داشت كه كتابخانه در ارائه خدمات اطلاعاتی موفق باشد. اگر مجموعه‌كتابخانه‌كفایت پاسخگویی به نیاز مراجعه‌كنندگان را دارد در این صورت آن‌ها را جذب خوهد كرد و كتابخانه به نهادی پویا تبدیل خواهد شد. در زمان‌های گذشته حجم و تنوع زیاد مجموعه تفاخری به حساب می‌آمد امّا امروز وسعت و كیفیت استفاده از كتابخانه بر قدرت و اعتبار آن دلالت می‌كند. كتابخانه‌های كاربرمدار در تمامی سطوح به خصوص در آموزش دانشگاهی تضمین‌كنندهء كیفیت آموزش بشمار می‌روند. افزایش منابع اطلاعاتی, كمبود بودجه‌ها و امكانات, كثرت پذیرفته‌شدگان در دانشگاه‌ها بطور عام و در دانشگاه تهران بطور خاص كتابخانه‌ها را با مشكلات و مسائل مهمی برای گسترش و انسجام مجموعه‌ها مواجه ساخته است.آگاهی‌از چگونگی روند مجموعه‌سازی و سازماندهی مجموعه‌ها در كتابخانه‌های دانشگاه تهران گام نخستین مبارزه با مشكلات و ایجاد تحولی در روند مجموعه‌سازی و سازماندهی برای هماهنگی بیشتر و تمركز در خدمات فوق و در نتیجه ارائه خدمات اطلاع‌رسانی مناسبتری خواهد بود.

۱-۲- بیان مسئله

مجموعه‌سازی ناظر بر دو جریان انتخاب و تهیه است و گسترش مجموعه نیز ناظر بر تعیین قوت و ضعف مجموعه و طرح برنامه‌ای برای جبران ضعفهاست. سازماندهی مشتمل بر فهرستنویسی توصیفی, تحلیلی و رده‌بندی منابع گردآوری شده, آماده‌سازی و ذخیره آنهاست. با توجه به مشكلات فوق‌الذكر كه تمامی كتابخانه‌ها و نیز كتابخانه‌های دانشگاه تهران با آن روبرو هستند آگاهی از شرایط موجود روند مجموعه‌سازی و سازماندهی‌در كتابخانه‌های این دانشگاه برای تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی هر گونه تحول, گسترش و یا بكارگیری فناوری‌های جدید الزامی است.

۱-۳- فرضیه پژوهش

با توجه به كمبود بودجه‌ها و بالا بردن سطح هزینه خدمات فنی و كمبود نیروهای متخصص كه تمامی كتابخانه‌ها با آن روبرو هستند, كتابخانه‌های دانشگاه تهران به صورت منفرد و جدا از یكدیگر عمل می‌كنند نظام‌های سازماندهی, ذخیره و بازیابی اطلاعات و خط‌مشی‌های مجموعه‌سازی با یكدیگر هماهنگ نیستند. تبادل اطلاعات كتابشناختی, همكاری در سازماندهی یا سازماندهی تعاونی و متمركز وجود ندارد. اشتراك در منابع, مجموعه‌سازی اشتراكی و یا متمركز وجود ندارد و امكان تبادل منابع سازماندهی یا نیروهای متخصص ناشناخته است.

۱-۴- جامعه پژوهش

بر این اساس در نیمهء دوم سال ۱۳۷۵ پرسشنامه‌ای به ۳۴ كتابخانه كه دانشگاه تهران بر آنها نظارت مالی و اداری دارد ارسال شد. این كتابخانه‌ها معمولاً به دانشكده‌ها, سازمان‌های پژوهشی و یا خدماتی وابستگی دارند.

۱-۵- روش‌شناسی

اطلاعات گردآوری شده از طریق پرسشنامه‌ها به جدول‌هایی تبدیل و براساس این یافته‌ها تجزیه و تحلیل‌هایی انجام گرفت و در نهایت نتایج و پیشنهادها ارائه شد.

۱-۶- فایده پژوهش

همان‌طور كه ذكر شد هزینهء خدمات فنی اعم از مجموعه‌سازی و سازماندهی بسیار زیاد است. امّا كتابخانه‌های دانشگاه تهران به علت عدم همكاری و هماهنگی با یكدیگر به تكرار این خدمات در كتابخانه‌های خود مشغول هستند. آگاهی از شرایط انجام این خدمات گام اولیه و اساسی در تعاونی كردن یا تمركزدادن به این خدمات و استفاده بهینه از منابع, امكانات و نیروهای متخصص و جلوگیری از به هدردادن نیرو, زمان و بودجه اضافی برای انجام مكرر این خدمات است.

۲- یافته‌های پژوهش

۱-۲- مجموعه‌سازی

۲-۱-۱- كمیته انتخاب منابع

یكی از بایدهای امر مجموعه‌سازی در كتابخانه‌های دانشگاهی و تخصصی دانشكده‌ها وجود كمیته انتخاب منابع كتابخانه است. امّا مطابق جدول ۱ این كمیته فقط در ۱۹ كتابخانه حضور دارد و در ۵ كتابخانه از این ۱۹ كتابخانه انتخاب توسط كمیته‌ای كه وجود دارد انجام نمی‌گیرد. یعنی فقط در ۱۴ كتابخانه كمیته انتخاب كتاب در انتخاب دخالت دارد و در دو كتابخانه كمیته انتخاب در امور كلی و جاری كتابخانه و تصمیماتی دربارهء مقررات كتابخانه نیز دخالت دارد. در دو كتابخانه علاوه بر سفارش نشریات ادواری و كتاب‌ها, اولویت‌های خرید به عهده این كمیته است.

۲-۱-۲- تركیب كمیته انتخاب

همچنان‌كه در بالا اشاره شد در ۱۴ كتابخانه چنین كمیته‌ای وجود ندارد و در ۱۹ كتابخانه‌ای هم كه گزارش وجود كمیته هست در ۳ كتابخانه مركب از یك نفر و در یك كتابخانه دو نفر, در ۳ كتابخانه ۳ نفر, در ۴ كتابخانه ۴ نفر, در ۲ كتابخانه ۵ نفر, در یك كتابخانه ۶ نفر, در ۴ كتابخانه ۷ نفر و در یك كتابخانه ۱۰ نفر است. مطابق جدول ۱ (پیوست) در این ۱۹ كتابخانه در تركیب كمیته تنها ۱۰ كتابخانه كتابدار نیز حضور دارد. در ۱۰ كتابخانه انتخاب تنها به وسیله اعضای هیئت علمی صورت می‌گیرد كه تعداد آن‌ها از یك تا ۹ نفر است. در كمیتهء انتخاب ۳۲ كتابخانه كاركنان نقشی ندارند و تنها در كتابخانه كوی دانشگاه در كمیتهء انتخاب سه نفر از كاركنان نیز حضور دارند. تنها در این كتابخانه دو نفر نماینده از مقطع كارشناسی و یك نفر از مقطع كارشناسی ارشد و در كتابخانه مركز تحقیقات كویری و بیابانی یك نفر نماینده از مقطع دكتری در كمیته انتخاب حضور دارند و در ۱۷ كمیته انتخاب, نمایندگان دانشجویان مقاطع مختلف نقشی ندارند. جدول شماره ۱ عدم و حضور كمیته و تركیب اعضای آن را در كتابخانه‌ها مشخص می‌كند.

۲-۱-۳- دیگر شرایط انتخاب

در ۱۴ كتابخانه‌ای كه كمیته انتخاب كتاب وجود ندارد انتخاب توسط كتابداران و اعضای هیئت علمی انجام می‌گیرد. بطور كلی اعضای هیئت علمی چه به صورت عضویت در كمیته و چه در عدم حضور كمیته در انتخاب كتاب ۳۰ كتابخانه دخالت دارند. تنها شرایط انتخاب در كتابخانه‌های گروه‌های ریاضی و فیزیك دانشكده علوم و مركز تحقیقات بیوشیمی-بیوفیزیك مشخص نیست كه توسط چه فرد یا افرادی انجام می‌گیرد. در ۶ كتابخانه نظر دانشجویان نیز در انتخاب تأثیر دارد و در دو كتابخانه رئیس آن و در یك كتابخانه رئیس مجتمع آموزشی نیز در انتخاب كتاب نظارت دارد و انتخاب در كتابخانه موءسسه لغتنامه دهخدا توسط موءلفین لغتنامه انجام می‌گیرد. جدول ۱ چگونگی این شرایط را نشان می‌دهد. لازم است به این نكته مهم اشاره شود كه مطابق جدول ۲ فقط در ۸ كتابخانه خط‌مشی مدونی برای انتخاب كتاب وجود دارد و در ۲۵ كتابخانه انتخاب براساس هیچ خط‌مشی مشخصی نیست و جدول شماره ۲ نشانگر این مطلب است.

۲-۱-۴- چگونگی سفارش و تهیهء منابع

۲-۱-۴-۱- كتاب

با توجه به این كه در اكثریت این كتابخانه‌ها خط‌مشی مدون انتخاب كتاب وجود ندارد و با توجه به این كه مطابق جدول ۱ در حدود نیمی از این كتابخانه‌ها كمیته انتخاب نیز حضور ندارد طبیعی است كه تهیه كتاب اكثریت قریب به اتفاق این كتابخانه‌ها یعنی ۲۵ كتابخانه از نمایشگاه‌های‌ كتاب و ۲۱ كتابخانه با سرزدن به كتاب‌فروشی‌ها باشد. تنها در ۱۵ كتابخانه یكی از روش‌های انتخاب, مراجعه به كاتولوگ‌های ناشران است. ۹ كتابخانه كتاب‌های خود را از طریق كارگزار تهیه می‌كنند. ۵كتابخانه در هر شرایطی از روشهای معمول كه ممكن شود به تهیه كتاب اقدام می‌كنند. جدول ۲ (پیوست) مشخص‌كنندهء راه‌های تهیه كتاب در كتابخانه‌هاست.

۲-۱-۴-۲- نشریات ادواری

نشریات ادواری لاتین تقریباًَ در همه كتابخانه‌ها از طریق سفارش متمركز دانشگاه تهیه می‌شود. مطابق نمودار شماره ۱ (پیوست) تنها پنج كتابخانه گزارشی از چگونگی سفارش و تهیه نشریات ادواری لاتین خود نداده‌اند كه با تحقیق شفاهی مشخص شد كتابخانه‌های گروه‌های فیزیك و ریاضی دانشكده علوم و مركز تحقیقات بیوشیمی-بیوفیزیك نیز از روش كتابخانه‌های دیگر پیروی می‌كنند و تنها دو كتابخانه كوی دانشگاه و موءسسه لغتنامه دهخدا هیچ نشریه ادواری لاتین گردآوری نمی‌كنند. كتابخانه مركز مطالعات بین‌المللی علاوه بر سفارش متمركز از طریق كارگزار نیز نشریات ادواری لاتین تهیه می‌كند. دانشكده علوم اداری و مدیریت بازرگانی علاوه بر سفارش متمركز, از بازار آزاد نیز نشریات ادواری لاتین مورد نیاز خود را تهیه می‌كند. نمودار شماره ۱ مشخص‌كننده وضع سفارش نشریات لاتین در كتابخانه‌هاست نشریات ادواری فارسی در ۲۱ كتابخانه از طریق اشتراك تهیه می‌شود. تنها كتابخانه مركز مطالعات عالی بین‌المللی, نشریات ادواری فارسی خود را نیز از طریق كارگزار تهیه می‌كند. ۳ كتابخانه نشریات ادواری فارسی مورد نیاز خود را علاوه بر اشتراك از بازار آزاد نیز تهیه می‌كنند و فقط ۳ كتابخانه نشریات ادواری فارسی را بجای اشتراك فقط از بازار آزاد تهیه می‌كنند.

۸ كتابخانه نیز از شیوه سفارش و تهیه نشریات ادواری فارسی خود گزارشی نداده‌اند. نمودار شمارهء ۲ (پیوست) چگونگی تهیه نشریات ادواری فارسی را نیز مشخص می‌كند.

۲-۱-۵- دریافت منابع

در ۷ كتابخانه دریافت منابع توسط رئیس كتابخانه انجام می‌گیرد و فقط در ۵ كتابخانه بخش سفارش عهده‌دار دریافت منابع گردآوری شده است. در ۳ كتابخانه امر دریافت توسط بخش نشریات ادواری, در یك كتابخانه توسط بخش سازماندهی, در یك كتابخانه توسط بخش كامپیوتر و امانت و بالاخره در یك كتابخانه منابع تهیه شده توسط معاون پژوهشی و برنامه‌ریزی دانشكده دریافت می‌شود. در ۱۷ كتابخانه نیز وضع مشخصی از دریافت منابع توسط یك بخش خاص گزارش نشده است. و افرادی با مسئولیت مشخص دریافت نیز عهده‌دار این امر نیستند. در ۶ كتابخانه منابع دریافتی روز بعد و در دو كتابخانه دو روز بعد و در ۱۴ كتابخانه هفته بعد و در ۱۱ كتابخانه چند ماه بعد قابل دسترسی هستند كه با توجه به تعیین فواصل دسترسی برای هر نوع از منابع گزارش هفته بعد و چند ماه بعد فواصل دسترسی به كتاب‌ها و روز بعد و دو روز بعد مربوط به نشریات ادواری است. تنها یك كتابخانه دسترسی به منابع را در همان روز دریافت گزارش داده است و ۷ كتابخانه نیز هیچ گونه فاصله‌ای را برای دسترسی به منابع دریافتی خود تعیین نكرده‌اند.

۲-۲- سازماندهی

۲-۲-۱- رده‌بندی

۲-۲-۱-۱- كتاب‌ها

روش رده‌بندی كتاب‌ها مطابق جدول ۳ در اكثریت كتابخانه‌ها شبیه به نظام كتابخانه كنگره است بدین معنی كه كتاب‌ها در ۲۶ كتابخانه با این روش رده‌بندی می‌شود و تنها در ۷ كتابخانه روش رده‌بندی دیوئی به كار می‌رود. از روش رده‌بندی ده‌دهی جهانی هیچ كتابخانه‌ای استفاده نمی‌كند. جدول ۳ نظام رده‌بندی كتابها را در هر كتابخانه مشخص می‌كند.

---