آفتی به نام ”جلسه“ در مزرعه مدیریت زمان

هدف از نگارش این مقاله مروری دوباره بر مبحث مدیریت زمان و آموزه هایی است که می توانند ما را در مدیریت بهتر زمان یاری نمایند از این که زمانی را صرف نگارش این مجموعه کردم, خوشحالم زیرا وقت اندکی از فرصت خود را صرف کاری کرده ام که ممکن است سبب صرفه جویی در وقت برخی از افراد شود که برای عمر خویش ارزش زیادی قائلند

هدف از نگارش این مقاله مروری دوباره بر مبحث مدیریت زمان و آموزه‎هایی است که می‎توانند ما را در مدیریت بهتر زمان یاری نمایند. از این که زمانی را صرف نگارش این مجموعه کردم، خوشحالم زیرا وقت اندکی از فرصت خود را صرف کاری کرده‎ام که ممکن است سبب صرفه جویی در وقت برخی از افراد شود که برای عمر خویش ارزش زیادی قائلند.

افراد بسیار ارزنده و گرانقدری را در میان دوستان و همکاران خود می‎شناسم که متاسفانه در اغلب موارد ناخواسته به گذشت زمان ارزشمندی که در اختیار آنان است و می‎توانند آن را صرف کارهای مفید کنند، توجهی ندارند. اگر چه اغلب این افراد اشخاصی دانشمند، ادیب و اهل علم و فرهنگ هستند، اما متاسفانه به دیگران اجازه می‎دهند به آسانی فرصت آنان را هدر دهند.

آنها گاهی اوقات همکاران، دوستان یا میهمانانی را به حضور خود می‎پذیرند که هیچ کاری جز به هم بافتن سخنان بی سر و ته کار دیگری بلد نیستند و با شرح رویدادها و وقایع بی ارزش و بی اهمیت، تنها وقت خود و دیگران را تلف می‎کنند. این دوستان به علت برخی از ملاحظات شخصی که مهمترین آنها اجتناب از رنجیده خاطر ساختن دیگران است، از پایان دادن به گفتگوی خود با این گونه افراد اجتناب می‎کنند. طبیعی است که تداوم چنین روندی در دراز مدت می‎تواند سرمایه زمانی بسیار زیادی را از آنان تلف نماید.

آفتی که این روزها به شکل یک سرطان حاد و پیشرفته و با عنوان ”جلسه“ در شرکت‎ها، سازمانها و ادارات خودنمایی می‎کند، مصداق بارز اتلاف وقت در سطوح سازمانی است. به جرأت می‎توان گفت تاکنون هیچ‎کاری با این جلسات یا به عبارت صحیح‎تر نشست‎ها انجام نشده است و تنها چای، میوه، شیرینی و البته وقت گرانبهای کارشناسان سازمان‎ها به هدر رفته است. هیچ عقل سلیمی مخالف ایجاد هماهنگی برای انجام بهتر امور در یک سازمان نیست، اما تشکیل جلسه‎های پی در پی به هر بهانه و عذری تنها یک آفت یا یک بیماری است.

متاسفانه کم نیستند اشخاصی که از این نشست‎ها استقبال می‎کنند چون تنها کاری که می‎توانند در سازمان‎های خود انجام دهند، نشستن در این گردهمایی‎های بی ثمر (و شاید هم پر ثمر از نظر میوه و شیرینی است). این گونه افراد که خود از مهمترین عوامل اتلاف زمان کارشناسان و خبرگان در عرصه‎های دانشی هستند، در واقع با شرکت در این جلسات و به دست گرفتن نمادین قلم و کاغذ و گاهی نیز مطرح ساختن پرسش‎های بی ربط و بی مورد، می‎خواهند این گونه وانمود کنند که در حال کار انجام کار بسیار حساس و مهمی هستند و اگر آنان در این جلسه حاضر نبودند، آینده سازمان به خطر می افتاد!

افسوس که در کشور ما سامانه‎ای وجود ندارد که به وسیله آن بتوان مدت زمانی را که تا کنون بر اثر برگزاری جلسات بیهوده از وقت کارمندان و مراجعان ادارات تلف شده است، سنجید. اگر چنین چیزی وجود داشت، پی به عمق فاجعه می‎بردیم. غیر ممکن است که فردی کاری در اداره‎ای یا سازمانی داشته باشد و تا کنون با چهره کریه طاعون ”جلسه“ رو به رو نشده باشد. بیایید این بیماری را که به کشور و منابع ملی ما هر روز میلیون‎ها ریال آسیب وارد می‎کند، درمان کنیم. بیایید جمله کلیشه‎ای و مصیبت بار “لطفاً بدون هماهنگی وارد نشوید!“ را از روی درهای اتاقهای مدیران شایسته و فهیم پاک کنیم.

یکی از مهمترین دغدغه‎ها و نگرانی‎های انسان‎های معاصر مدیریت وقت و فرصتی است که در اختیار آنها قرار دارد. از آنجایی که عادت کرده ایم به تمامی چیزهایی که پیرامون ما قرار دارند به عنوان پدیده‎هایی طبیعی نگاه کنیم و کارکرد آنها را در تعامل با وضعیت معیشتی یا کاری خودمان در نظر بگیریم، ناخواسته در عنصر زمان غوطه ور شده‎ایم؛ بدون آن که به عنوان یک ناظر به آن نگاه کنیم و متوجه گذشتن شبانه روزی آن باشیم. از این رو، ساعتها در طول شبانه روز را صرف می‎کنیم بدون آنکه توجهی به گذشت این زمان داشته باشیم و باز ناخواسته یکی از گران قیمت ترین سرمایه‎های خود یعنی عمر گرانبها را به بهایی ناچیز از دست می دهیم.

معمولاً بحث مدیریت زمان با مباحثی مانند: خود ـ ارزیابی، تسلط بر مکاتبات اداری، برنامه ریزی، مدیریت جلسات، مدیریت پروژه ها، مهار کردن تماس های تلفنی، و نکات دیگری آغاز می‎شود. اما به نظر من مقدم بر همه اینها انگیزه و خواست شخصی برای کنترل زمان است.

منظور از خود ارزیابی در وهله نخست تحلیل نحوه کنونی صرف زمان است. اگر قدری به کارهای روزمره خود توجه کنیم، در می یابیم بسیاری از کارهایی که به انجام دادن آنها عادت کرده‎ایم چندان ضرورتی ندارند و اگر نگوییم که باید از انجتم آنها خودداری کرد، حداقل می‎توانیم بگوییم بهتر است انجام آنها را به وقت دیگری موکول کنیم. شناخت عوامل اتلاف زمان برای ما مهم است. با نگاهی مجدد به ضرورتهای کاری متوجه می شویم بعضی از کارها نه تنها شایستگی اطلاق واژه ”کار“ را ندارد، بلکه عوامل و عناصر ضد کار محسوب می‎شوند و در حقیقت تلف کننده فرصت‎های ما هستند. بنابراین باید با تغییر عادات و روشهای پیشین این عوامل را به تدریج از میان برد.

مهمترین کار در این مقطع تحلیل نحوه کنونی صرف زمان است. برای آن که تحلیل درست و واقع بینانه‎ای از چگونگی صرف زمان خود داشته باشیم، باید پرسشنامه‎ای را تنظیم کنیم. این پرسشنامه که گاهی به صورت یک چک لیست نیز می‎تواند طراحی شود، نگاهی تعیین کننده در اختیار ما خواهد گذاشت. تکمیل پرسشنامه ی خود ـ ارزیابی می تواند به همراه ایجاد جدول زمان بندی کارها همراه باشد تا بدین طریق حتا در ارزیابی خودمان نیز تا حدی صرفه جویی زمانی کرده باشیم.

پس از تکمیل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهیم دانست که: اولاً چه درصدی از کارهای ما از پیش برنامه ریزی شده است؟ ثانیاً آیا روز کاری ما ساختاردرستی دارد یا خیر؟ و در نهایت آیا کارهای برنامه ریزی شده بیش از حد انتظار به طول می‎انجامند؟ ممکن است در حین پاسخگویی به این پرسش‎ها پرسشهای دیگری نیز در ذهن ما مطرح شود که از جمله آنها می‎توان به این موارد اشاره نمود:

▪ چرا زمانی طولانی صرف کارهای بی حاصل شد؟

▪ چند مورد وقفه در کارهای ما ایجاد شده است؟

▪ آیا بهره وری واقعی داشته‎ایم؟

▪ چه زمانی از روز بیشترین بهره وری را داشته‎ایم؟

▪ چگونه می توانیم کنترل بیشتری بر وقت خود داشته باشیم؟

▪ برای چند درصد از وقت خود می توانستیم برنامه ریزی درستی به عمل آوریم؟

▪ میزان کارآیی ما را بر اساس امتیاز های ۱ تا ۱۰ چگونه برآورد می شود؟

اگر تنها یکی از این پرسش‎ها را برای ترتیب دهندگان جلسات مکرر در ادارات مطرح کنیم، کافی است که به اشتباه جبران ناپذیر خود پی ببرند.

در مرحله بعد باید عوامل اتلاف زمان را بشناسیم. در یک دسته بندی عمومی می‎توان این عوامل را بدین ترتیب طبقه‎بندی کرد:

▪ گم کردن چیز های مورد نیاز

▪ جلسات

▪ تماس های تلفنی

▪ وقفه ها

▪ تعلل ها

▪ کاغذ بازی های بی حاصل

▪ مشکلات کاری

▪ واگذاری کار به صورت معکوس

▪ خود بزرگ بینی

▪ آشفتگی و عدم تمرکز

حال که با برخی از عوامل اتلاف وقت آشنا شدیم، باید تلاش کنیم برخی از عادت‎ها را تغییر دهیم. برای ایجاد تغییر باید فرآیند چهار مرحله ای زیر را در مورد هر یک از عوامل اتلاف زمان به کار ببریم تا بتوانیم به تدریج آنها را از میان برداریم:

▪ یاد داشت کردن عامل اتلاف زمان

▪ تهیه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقت

▪ تجسم ذهنی عادت صرفه جویی در زمان

▪ پرورش عادت صرفه جویی در زمان

برای کسانی که در شرکت‎ها یا سازمان‎ها به کار اشتغال دارند، این کار قدری گسترده‎تر است و ابعاد دیگری را نیز در بر می‎گیرد، از جمله: تسلط بر مکاتبات اداری، مبارزه برای کاهش مکاتبات، رسیدگی مؤثر به نامه‎های کاری، بایگانی مؤثر و صحیح مکاتبات.

اگر بخواهیم به شیوه‎ای اصولی مکاتبات را کاهش دهیم، باید این اصول را حتماً به یاد داشته باشیم:

▪ حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکت

▪ حذف برخی اسامی از فهرست توزیع نامه ها در داخل شرکت

▪ درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند

▪ درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار

▪ تغییر مسیر نامه ها در صورت لزوم

▪ صحبت کردن را جانشین نوشتن کردن

▪ کاستن از حجم کاغذهای ارسالی

▪ بازگرداندن کاغذ های کاری غیر ضروری به فرستنده آن ها

باشد که با به کارگیری این توصیه ها یا حداقل پیاده‎سازی برخی از آنها بتوانیم آفت ”جلسه“ را از مزرعه مدیریت زمان ریشه کن کنیم. با پدید آمدن انضباط فردی در هر انسان عاقل و تنظیم دقیق اوقات و امور کاری دیگر نیازی به برگزاری جلسات مکرر نخواهد بود. امیدوارم در آینده بتوانم باز هم در مورد بیماری یا طاعون ”جلسه” بیشتر بنویسم.

توسط مهدی یاراحمدی خراسانی

http://athir.blogfa.com