كاربرد مدیریت دانش در بخش دولتی

مدیریت دانش فرایند ایجاد ارزش از داراییهای نامرئی سازمان سرمایه انسانی است بخش خصوصی اولین قدمها را در زمینه پیاده سازی مدیریت دانش برداشته است اما دولت با یك قدم فاصله به دنبال بخش خصوصی در حركت است

تغییرات سریع در دنیای امروز، سازمانها را با چالشهای مختلفی روبرو كرده است؛ اما در این میان سازمانهایی موفق هستند كه به كمك ابزارهای مدیریتی و فناوریهای نوین، از فرصتهای ایجادشده به نفع خود استفاده كنند. مدیریت دانش یكی از این ابزارهاست. مدیریت دانش فرایند ایجاد ارزش از داراییهای نامرئی سازمان (سرمایه انسانی است). بخش خصوصی اولین قدمها را در زمینه پیاده سازی مدیریت دانش برداشته است اما دولت با یك قدم فاصله به دنبال بخش خصوصی در حركت است. باتوجه به اهمیت مدیریت دانش و كاربرد آن در بخش خصوصی و كسب نتایج مطلوب، این سوال مطرح می شود كه آیا مدیریت دانش در بخش دولتی كاربرد دارد یا نه؟

● مقدمه

ما در دنیایی زندگی می كنیم كه به خاطر پدیده جهانی شدن، دچار تغییرات سریع و اجتناب ناپذیری است. در این دنیا، اقتصاد به سمت اقتصاد دانش محور حركت كرده و بسیاری از معادلات كنونی كشورها را با چالش مواجه ساخته كه این امر، خود حاصل فناوری اطلاعات و ارتباطات است. این تغییرات اگرچه ما را با مشكلاتی مواجه می كند اما فرصتهایی را نیز پیش روی بخش خصوصی و دولتی قرار می دهد.

به منظور كسب مزیت رقابتی و جهت ادامه بقا و مقابله با شرایط متغیر محیطی، بسیاری از شركتهای بخش خصوصی به استفاده از ابزارهای مدیریتی نوین، تكنیك ها و اصول نو رو آورده اند. تجربه نشان داده كه اكثـــر تئوری های مدیریتی و تكنیك های نوین، ابتدا در بخش خصوصی مورد استفاده قرار گرفته اند و پس از اثبات كارایی و اثربخشی، به بخش دولتی راه یافته اند.(۱) طرح ریزی منابع سازمان، مهندسی مجدد فرایندها و مدیریت كیفیت جامع بسیاری تكنیك های مشــابه دیگر، نمونه هایی از این دست هستند. آنچه مشخص است، مدیریت دانش از این امر مستثنی نیست.

اگر كمی دقت به ماهیت سازمانهای دولتی در خواهیم یافت كه طی چند سال آینده، بخش اعظمی از كارمندان دولت بازنشسته خواهند شد.(۱) مشخصاً تعداد زیادی از این افراد از مدیران و متخصصان رشته های مختلف هستند و دراختیار گرفتن، تسهیم و استفاده از دانش این افراد قبل از بازنشسته شدن، یكی از مخاطرات و مشكلات اصلی دولتها خواهد بود. در همین راستا، مدیریت سرمایه های انسانی به عنوان یكی از مهمتریـــــن استراتژی های هر د ولت شناخته می شود و مدیریت دانش به عنوان یكی از آخرین ابزارها و تكنیك های مدیریتی، نقش مهمی را به عنوان بخشی از استراتژی های مدیریت سرمایه های انسانی بازی می كند.

● مفهوم مدیریت دانش

مفهوم مدیریت دانش برای مدتهای مدیدی به صورت عملی اما غیررسمی مورد استفاده واقع شده است.(۲) فقدان یك توافق عمومی در ارائه تعریف مشخصی از این مفهوم، به ایجاد آشفتگی و اغتشاش منجر شده است كه در مطالعات مختلفی كه در این زمینه انجام گرفته به خوبی منعكس گردیده است.

بنابراین، به منظور درك بهتر مفهوم مدیریت دانش باید ابتدا به بررسی مفاهیم داده(DATA)، اطلاعات (INFORMATION) و دانش (KNOWLEDGE) و تفاوت و ارتباط میان آنها بپردازیم. عبارات اطلاعات و داده، اغلب به جای عبارت دانش به كار برده می شوند. اما در واقع آنها مفاهیم متفاوتی دارند و درك تفاوت آنها برای انجام یك كار دانش محور بسیار مهم و حیاتی است.

● داده : داده یك واقعیت از یك موقعیت و یا یك مورد از یك زمینه خاص بدون ارتباط با دیگر چیزهاست. در حقیقت، داده ها حقایق و واقعیتهای خام هستند. داده ها منعكس كننده تعاملات و مبادلات كامل و واحد و منسجمی هستند كه تحت عنــوان جزء ناچیز از آنها یاد می شود. این اجزاء در پایگاههای داده، ذخیره و مدیریت می شوند.

داده ها حداقل متن را دارند وبه تنهایی مفهوم موضوع بزرگتری را القا نمی كنند، تا زمانی كه مورد پردازش واقع شوند. ۱۲ و ۱۰۰۱۱۰ و JAN نمونه هایی از داده هستند. بدون ارائه توضیحات بیشتر، هیچ برداشتی از این سه داده صورت نمی پذیرد. هریك از این داده ها ممكن است بیانگر زمان، مقدار، وزن، مبلغ، اندازه، ماهی از سال و... باشند.

● اطلاعات : اضافه كردن زمینه و تفسیر به داده ها و ارتباط آنها به یكدیگر، موجب شكل گیری اطلاعات می شود. اطلاعات داده های تركیبی و مرتبط همراه با زمینه و تفسیر آن است. ارتباط داده ها ممكن است بیان كننده اطلاعات باشد. ممكن است صرفاً ارتباط داده ها به اطلاعات منجر نگردد. مگر اینكه موجب درك مفهوم آنها باشد. اطلاعات در حقیقت داده های خلاصه شده را در بر می گیرد كه گروه بندی، ذخیره، پالایش، سازماندهی و تحلیل شده اند تا بتوانند زمینه را روشن سازند. می توان با بررسی اطلاعات به اتخاذ تصمیمات پرداخت. اطلاعات معمولاً شكل اعداد و ارقام، كلمات و گزاره های انباشته شده را به خود می گیرند و اعداد و گزاره ها را به صورت خلاصه شده ارائه می كنند.

● دانش : اضافه كردن درك و حافظه به اطلاعات موجب توسعه طبیعی پس از اطلاعــــــات می گردد. خلاصه سازی هر چه بیشتر (انباشت) اطلاعات اولیه به دانش منجـــــر می شود. دانش را در این حالت می توان بینشهای حاصل از اطلاعات و داده هایی تعریف كرد كه می تواند به روشهای مختلف و در شرایط گوناگون موثر و قابل تقسیم باشد. دانش به حداقل رساندن جمع آوری و خواندن اطلاعات است نه افزایش دسترسی به اطلاعات. دانش كارآمد كمك می كند تا اطلاعات و داده های ناخواسته حذف شوند.

دانش یك ادراك و فهم است كه از طریق تجربه، استدلال، درك مستقیم و یادگیری حاصل می شود.

زمانی كه افراد دانش خود را به اشتراك می گذارند، دانش هریك افـــزایش می یابد و از تركیب دانش یك فرد با افراد دیگر، دانش جدید حاصل می شود.

● خرد (WISDOM) : آخرین مرحله، حركت از دانش به خرد و كمال است. خرد همان كاربرد دانش است. اگر شخصی اثر غذای پرچرب را در چاقی بداند اما بدون توجه به آن در خوردن پرهیز نداشته باشد، فرد خردمندی نیست، چرا كه از دانشی آگاهی داشته كه آن را به كار نگرفته است.

● هرم دانش : بــاتوجه به تعاریف و مفاهیم فوق می توان هرم دانش را ترسیم كرد. داده ها در پایین ترین سطح و خرد در راس هرم قرار دارند. برخی اختلاف نظرها درباره جزئیات وجود دارد ولی در كل، .وفاق عمومی درباره حركت و تركیب كلی هرم دانش وجود دارد.

منابع

۱ - MC ADAM, R AND REID, R. (۲۰۰۰) “A COMPARISON OF PUBLIC AND PRIVATE SECTOR PERCEPTION AND USE OF KNOWLEDGE MANAGEMENT”, JOURNAL OF EUROPEAN INDUSTRIAL TRAINING, ۲۴.۶. ۲ - HANSEN, M. T., NOHRIA, N. AND TIERNEY, T. “WHAT’S YOUR STRATEGY FOR MANAGING KNOWLEDGE?”, HARVARD BUSINESS REVIEW, MARCH-APRIL.

۳ - TURBAN EFRAIM, “INFORMATION TECHNOLOGY FOR MANAGEMENT: TRANSFORMING ORGANIZATIONS IN THE DIGITAL ECONOMY”, JOHN WILEY & SONS, LTD, ۲۰۰۳.

۴ - CONG, XIAOMING. AND PANDYA, KAUSHINK V. “ISSUES OF KNOWLEDGE MANAGEMENT IN THE PUBLIC SECTOR”, ELECTRONIC JOURNAL OF KNOWLEDGE MANAGEMENT, VOL. ۱. ISSUE. ۲. ۲۰۰۳.

۵ - LIEBOWITZ, JAY. “WILL KNOWLEDGE MANAGEMENT WORK IN THE GOVERNMENT”, ELECTRONIC GOVERNMENT. VOL. ۱, NO.۱, ۲۰۰۴.

۶ - OECD, (۲۰۰۳) “CONCLUSION FROM THE RESULTS OF THE SURVEY OF KNOWLEDGE MANAGEMENT PRACTICES FOR MINISTRIES? DEPARTMENTS/AGENCIES OF CENTRAL GOVERNMENT IN OECD MEMBER COUNTRIES” FEBRUARY ۳-۴, ۲۰۰۳, GOV/PUMA/HRM(۲۰۰۳)۲.

۷ - WIIG KARL M. (۲۰۰۰) “APPLICATION OF KNOWLEDGE MANAGEMENT IN PUBLIC ADMINISTRATION”. KNOWLEDGE RESEARCH INSTITUTE INC.,

۸ - ASOH, D., BELARDO B., AND NEILSON, R. “KM: CHALLENGES AND OPPORTUNITIES FOR GOVERNMENT IN THE NEW ECONOMY”, PROCEEDING OF THE ۳۵TH INTERNATIONAL CONFERENCE ON SYSTEM SCIENCE.

۹ - OECD, (۲۰۰۴) “KNOWLEDGE MANAGEMENT: INNOVATION IN THE KNOWLEDGE ECONOMY, IMPLICATIONS FOR EDUCATIONS AND LEARNING”.

میثم نوروزیان : دانشجوی كارشناسی ارشد مدیریت شهری دانشگاه علامه طباطبایی

پی نوشتها:

۱ - متاسفانه در ایران در این زمینه (برخلاف بسیاری كشورهای دیگر)، محاسبات و پیش بینی دقیقی صورت نگرفته است.

۲ - دانش صریح (EXPLICIT KNOWLEDGE) دانش عینی، مستدل و منطقی است. به عبارت دیگر، دانش صــــریح مجموعه ای از خط مشی ها، رویه ها، نرم افزارها، مستندات، دستورالعملها، گزارشها، طراحی ها و اهداف هر سازمان است. دانش صریح به صورت مستند و مدون شده موجود است، لذا به راحتی بین دیگران قابل توزیع است.

۳ - دانش ضمنی (TACIT KNOWLEDGE) دانش ذهنی، غیرعینی، شناختی و تجربی است كه نزد هركس وجود دارد و در طول زمان از طریق آموزش و تجربه كسب شده است. دانش صمنی محل تجمع تجارب، بینش، فراست، فوت و فنها و مهارتهاست. از آنجایی كه دانش ضمنی اغلب به صورت مستند و جمع آوری شده وجود ندارد و صرفاً نزد فرد انحصار می شود، از آن تحت عنوان دانش چسبنده نیز یاد می شود.

۴ - برخی شركتهای بزرگ، یك جایگاه جدید به نام CKO (مدیر ارشد دانش) در ساختار سازمانی خود ایجاد كرده اند.

۵ - پورتال (PORTAL) یا دروازه به سایت مرجعی گفته می شود كه كاربران اینترنتی و كسانی كه با وب سروكار دارند از آن به عنوان مدخل و منبعی برای پیداكردن سایت های مورد علاقه شان استفـــاده می كنند. پورتال ها سرویسهای مجانی مانند انجمنهای خبری، اتاقهای گفت گو و چت، ایمیل مجانی و خدمات دیگری به كاربرانشان اهـــــدا می كنند اما هدف اولیه پیدایش یك پورتال، ایجاد دروازه ای است تا كاربران براساس نیازمندیهای خود، سایت مورد نظر را انتخاب كنند.

---