تجربه راه اندازی سرویس اطلاع رسانی حق الزحمه ای در یك كتابخانه ی دانشگاهی

● چكیده

در پاسخ به نیاز محلی، كتابخانه‌ی دانشگاه كالگری یك سرویس اطلاع‌رسانی حق‌الزحمه‌ای را برای كابران غیر دانشگاهی راه‌اندازی نمود كه برای آن منافع مادی و معنوی زیادی دربر‌داشت. این مقاله به بررسی فرایند طراحی و اجرای آن پرداخته و افقهای آینده آن‌را به تصویر می‌كشد.

● مقدمه

انگیزه‌ی ایجاد یك سرویس اطلاع رسانی حق الزحمه‌ای آ‌ن‌هم در یك كتابخانه‌ی دانشگاهی می‌تواند دلایلی چون در دسترس قرار دادن خدمات اطلاع‌رسانی برای گروههای استفاده كننده و ارتقاء سطح روابط عمومی دانشگاه با جامعه باشد؛ ولی از آنجایی كه سود آوری، بیش از ارزشهای معنوی آن مورد نظر است منافع آن به‌مراتب بیش از هزینه‌های آن است و به این ترتیب مخارج آن تامین می‌شود. كتابخانه بواسطه‌ی یك سیستم اطلاع رسانی حق‌الزحمه‌ای می‌تواند دید جامعه را نسبت به كتابخانه تغییر دهد، با جوامع صنفی اشتراكاتی بدست آورد و با جذب هدایا مجموعه‌ی خود را ارتقاء دهد. هزینه‌های اجرایی مانند تاسیس این سرویس، استخدام نیروی انسانی و خدمات تحویل مكتب در صورت سود دهی سیستم تامین می‌شود. اینها همه مقدماتی بود كه كتابخانه دانشگاه كالگری[۴] را بر آن داشت كه سرویس اطلاع‌رسانی حق‌الزحمه‌ای خود را راه‌اندازی نماید.

● اهداف ایجاد یك سرویس اطلاع‌رسانی حق الزحمه‌ای

چهار سال پیش گروه تحقیقاتی مشترك كتابخانه‌ی‌ دانشگاه كالگری به‌منظوركاهش اتكاء به حمایتهای مالی و افزایش تقاضای كاربران غیر عضو، كتابخانه‌ی دانشكده‌ی ژئولوژی و ژئوفیزیك گالگر را كه یكی از شعبه‌های كتابخانه‌ی مركزی دانشگاه كالگری است، برای اجرای طرح انتخاب كرد. كتابخانه مركزی تا قبل از سال ۱۹۹۹ برای پشتیبانی از فعالیتهای كتابخانه گالگر كمكهایی از دانشكده‌ی ژئولوژی و ژئوفیزیك دریافت می‌كرد. در اثر ركود اقتصادی سازمان، این حمایتها به پایان رسید و در نتیجه فعالیتهای فوق برنامه‌ی كتابخانه و نیز ساعات كاری كتابخانه كاهش یافت. از سوی دیگر تعداد شركتهای نفتی ایالت كالگری كاهش یافت و در نتیجه كتابخانه‌هایشان نیز تعطیل شد و كارشناسان برای رفع نیاز‌های تحقیقاتی خود به سوی دانشگاه سرازیر شدند و كتابخانه به یكباره با حجم فزاینده‌ی تقاضاهای كاربران غیر عضو مواجه شد كه از طریق تلفن و پست الكترونیك از كتابخانه تقاضای كمك می‌كردند. جوابگویی به این‌همه مراجعه كننده‌ی غیر دانشگاهی، از عهده‌ی نیروی انسانی كتابخانه خارج بود و موجب شد كه اعضای اصلی كتابخانه مانند دانشجویان، هیت علمی و كارمندان دانشگاه با محدودیت مواجه شوند.[ و اینجا بود كه عزمی جزم می‌طلبید.]

كتابخانه‌ی دانشكده‌ی گالگر از جمله كتابخانه‌ هایی است كه دارای مجموعه‌ای پایه در زمینه‌ی زمین‌شناسی نفت در غرب كانادا است. از نكات قوت مجموعه‌ی این كتابخانه تاكید بر زمین شناسی منطقه‌ای، زمین شناسی ساختاری، زمین شناسی نفت، ژئوفیزیك، ژئو شیمی، رسوب شناسی و دیرینه‌شناسی با تاكید بر حوضه‌های رسوبی غرب كانادا است. این كتابخانه همچنین دارای یكی از نادر مجموعه‌ها در زمینه‌ی نفت است كه برای استفاده‌ی همگان آزاد است.

كتابخانه دارای سه مجموعه‌ی دیگری است كه در بخشها‌ی دولتی و ایالتی و یا فدرال فعال بوده و دسترسی به آن محدود است. به هر حال نیازی كه به اینگونه اطلاعات وجود داشت و مجموعه‌ی بی نظیر كتابخانه گالگر به همراه چند مولفه‌ی دیگر هر یك به سهم خود عامل راه‌اندازی سیستم اطلاع رسانی حق الزحمه‌ای بودند.

هر چند كه دانشگاه پیش از این هم سرویس اطلاع‌رسانی پولی محدودی را راه‌اندازی كرده بود، ولی از آنجایی كه این خدمات بطور پراكنده و غیر متمركز اداره می‌شد، نمی‌توانست نیازهای متنوع كاربران غیر دانشگاهی را برآورده سازد. در این سرویس فقط امكان جستجوی پیوسته‌ی شبكه‌ای وجود داشت و پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی هم از طریق مجموعه خود دانشگاه انجام می‌گرفت. در این سرویس ارائه‌ی خدمات جستجو فقط در صورتی امكان‌پذیر بود كه كتابداران وقت و تجربه كافی داشته باشند اما امكان دسترسی به منابع محدود بود. لذا برای حل این مسئله راه‌حل دیگری لازم بود. در ارزیابی‌های اولیه واضح بود كه استفاده از كتابخانه‌ی گالگر و نیروی انسانی آن برای راه‌اندازی سرویس جستجوی مشترك برای كابران دارای مزایای متعددی است و كاركنان كتابخانه نیز با استفاده از تجربیات یكدیگر كه در زمینه‌ی صنعت نفت بدست آوردنده بودند، كم‌كم بر دلهره‌ی شروع كار فائق آمدند. منابع وسیع كتابخانه در زمینه صنعت نفت برای تهیه لیست اولیه و تجربیات مدیر كتابخانه در راه‌اندازی و اداره‌ی سرویسهای پولی در سایر موسسات، دست به دست هم دادند تا كتابخانه گالگر سرویس اطلاع‌رسانی حق الزحمه‌ای خود را راه‌اندازی نماید.

● تهیه طرح سرویس اطلاع‌رسانی حق الزحمه‌ای

همین كه احساس شد ارائه‌ی یك سرویس غیر رایگان می‌تواند برای بسیاری از كاربران غیر دانشگاهی مفید و ضروری باشد. برای منظور طرحی آماده شده و به مدیریت كتابخانه ارائه گردید كه عمده تاكید آن بر سازگاری با نیازهای صنعت نفت بود و می‌خواست موقعیتی را فراهم كند تا تجربیات و اطلاعات مورد نیاز كاربران در اختیار آنها قرار گیرد. هرچند این كار باعث می‌شد كه میزان خدمات كتابخانه از سطح مندرج در خط مشی كتابخانه فراتر رود، ولی بهترین راه برای جذب حمایتهای مالی افراد علاقمند بود.

در این طرح ضمن بررسی محیط فعلی، وضعیت موجود را نیز به تصویر كشید. برای تعیین نوع خدمات مورد نیاز، ساختار مالی و همچنین مدیریت و راهبری سرویس، تعدادی از سرویسهای پولی مشابه در سطح محلی و بین المللی مورد بررسی قرار گرفت. این سرویسها عبارتند بودند از: سرویس اطلاع رسانی اشتغال كتابخانه‌ی عمومی شهر[۵]، موسسه‌ی اطلاعات علمی و فنی كانادا[۶]، چكیده‌ی صنعت نفت[۷]، كتابخانه‌ی علوم و تكنولوژی لینداهال[۸]، كتابخانه‌های دانشگاه بوردو[۹]، سرویس اطلاع رسانی صنعتی و خدمات جانبی دانشگاه كالیفرنیای سانتیاگو[۱۰]. سعی شد طراحی این سرویس تكراری نبوده و با فعالیت سرویسهای مشابه محلی و كارگزاران منطقه‌ای رقابت نكند و با سازمانی قانونمند، شرح خدمات و مدلهای اقتصادی اجرا شود.

با توجه به نیاز كاربران كه از تجربیات گذشته بدست آمده بود، فعالیتهای سرویس، به دو نوع خدمات جستجو[۱۱] و خدمات تحویل مدرك[۱۲] تفكیك گردید. منظور از خدمات جستجو، استفاده‌ی غیر مستقیم از پایگاههای اطلاعاتی تجاری پیوسته[۱۳]، اینترنت و هر گونه تحقیقات و منابع اطلاعاتی است كه برای پاسخگویی به نیازهای خاصی از قبل توسط پرسنل كتابخانه گردآوری شده است.

خدمات تحویل مدرك نیز شامل ارسال مقالات، كتابها، گزارشات، پایان‌نامه‌ها یا منابع عمومی محلی است. در زمان شروع بكار سرویس، برای محاسبه قیمتها، با مقایسه اطلاعات بدست آمده از سرویسهای اطلاع‌رسانی مشابه، قیمتهای فعلی، بهای جستجوی حرفه‌ای، امانت بین كتابخانه و كپی سند محلی و غیر محلی؛ یك مدل اقتصادی راه اندازی شد. قیمتهای بدست آمده با قیمت سایر سرویسهای منطقه مقایسه شده و گزارشی مستند از هزینه‌های واقعی خدمات تهیه گردید. در این قیمت‌گذاری، مؤلفه‌هایی چون حق تألیف، حق كپی‌برداری[۱۴]، مالیاتها، عوارض دولتی، وقت كاركنان و نیز محدودیتهای كتابخانه برای اشتراك پایگاههای محلی، مورد توجه قرار گرفت. كتابخانه‌ی دانشگاه كالگری مانند هر موسسه‌ی دانشگاهی بزرگ، تعداد زیادی از پایگاههای اطلاعاتی را اشتراك دارد و از اینرو در بحث هزینه‌های طرح، فصلی برای اشتراك پایگاه تجاری چكیده‌ی صنعت نفت از طریق دیالوگ[۱۵] و دریافت مدرك از كارگزاران آن گنجانده شد. در پایان بعد از بررسی تعدادی از نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات، نرم‌افزار Microsoft Office Access برای تهیه‌ی یك سیستم جستجوگر اختصاصی انتخاب شد؛ چرا كه بسیاری از نرم‌افزرهای كتابخانه‌ای تجاری بودند و برای پوشش نیازهای متنوع طرح به راحتی قابلیت تغییر و تعدیل را نداشتند.

از آنجایی كه در كانادا برای همه‌ی كالاها و خدمات، مالیات (GST) وضع شده است و چون كتابخانه‌ها نیز از این امر مستثنی نیستند، لذا هزینه‌های مالیاتی در بحث مخارج طرح، مورد محاسبه قرار گرفت و برای اینكه فعالیتهای قبلی دانشگاه شامل مالیات نشود گزارشهای قبل از اجرای طرح از زمان اجرای طرح جدا گردید. هزینه كپی اسناد نیز در قالب حق كپی برداری محاسبه شده و در نهایت همه‌ی این هزینه‌ها كه شامل ‌حق الزحمه‌ی جستجو و تعهدات هم می‌شد توسط كمیته‌ی اقتصادی جمع‌آوری شده و به دفتر حقوقی ارسال گردید.

سرویس به‌گونه‌ای طراحی شده بود كه با كاركنان فعلی كتابخانه و با همكاری دستیاران دانشجو[۱۶] قابل اداره باشد. این دستیاران دانشجو در قالب كار دانشجویی فعالیتهایی چون بررسی اسناد، تهیه‌ی كپی، تنظیم گزارشات و ورود اطلاعات را انجام می‌دادند. بسیاری از فعالیتهایی كه در این سرویس مورد نیاز بود، كارهای عادی هستند كه با كمی آموزش توسط هر فردی انجام پذیر است. استفاده از دستیاران دانشجو باعث می‌شود تا كارمندان وقت بیشتری را جهت پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی پیچیده داشته باشند و نیز بتوانند به اعضا اصلی كتابخانه بیشتر رسیدگی كنند. در این طرح پیش بینی شد كه از منابع مالی خود سرویس جهت غنی سازی اوقات فراغت یا پرداخت دستمزد همكار دانشجویان هزینه شود. بدین ترتیب كتابخانه می‌تواند به سطح خدمات قبل از سالهای ركود اقتصادی باز گردد. این دستیاران همچنین می‌توانند كمیته‌ی اقتصادی و واحد خدمات Access را در تفكیك و تنظیم لیست پرداختهای كارگزاران كمك كنند. همه‌ی این موارد قبل از اینكه طرح به تصویب نهایی برسد، مورد بحث و بررسی قرار گرفت و در پایان برای اطمینان از پایداری طرح، قرار شد كه طرح را یكسال در بررسی و كنترل قرار دهند. بعد از اتمام تمامی مراحل طراحی و تدوین، رئیس كتابخانه كه مدیر اجرای طرح نیز بود، اجرای سیستم اطلاع‌رسانی حق‌الزحمه‌ای را تصویب كردند.

● آغاز فعالیت سرویس حق‌الزحمه‌ای دانشگاه كالگری

همین كه طرح به تصویب رسید، مقدمات اجرایی كردن آن آغاز گردید. در ابتدا شمه‌ای از طرح در قالب یك طرح اشتراك سه مرحله‌ای تشریح شد و سطوح ارائه‌ی خدمات برای هركدام مشخص گردید و تاكید آن این بود كه سرویس حاضر برای طیف وسیعی از كاربران باید قابل استفاده باشد. سطح اول خدمات برای شركتهای نفت و گازی طراحی شده بود كه فاقد كتابخانه به معنای واقعی بودند. این نوع شركتها كه بیش از ۱۵۰ عضو را شامل می‌شوند، حق عضویت سالانه‌شان ۱۰۰۰۰ دلار كانادا است كه برای جستجو تخصصی، امانت بین كتابخانه‌ای و یكهزار مقاله مورد نیاز هیچ گونه وجهی دریافت نمی‌گردید و به مشتركین این سطح خدمات، مجوز استفاده از منابع ۱۵ كتابخانه اعطا می‌شد.

سطح دوم خدمات برای سازمانهای كوچكی طراحی شده ‌است كه با پرداخت حق اشتراك محدود سالانه می‌توانند از خدمات باكیفیتی استفاده كنند. این اعضا برای خدمات امانت بین كتابخانه‌ای و جستجوی تخصصی، هزینه‌های كمی پرداخت می‌كنند ولی هزینه سایر خدمات بر اساس نرخ جاری محاسبه می‌گردد. سطح سوم خدمات كه پایین ترین سطح ارائه خدمات است، برای شركتهای كوچك و موسسات مشاوره‌ای مستقل در نظر گرفته شده‌است. حق اشتراك سالانه این سطح خدمات ۲۰۰ دلار بوده كه شامل هزینه‌ خدمات اداری نیز می‌شود و كاربران باید برای كلیه خدمات دیگر بر اساس نرخ جاری، هزینه پرداخت نمایند.

همه‌ی كاربران غیر دانشگاهی كه از گذشته با كتابخانه در ارتباط بودند، از عضویت در این سرویس استقبال كردند. از آنجایی كه فقط چهار شركت نفت و گاز در كالگری فعال بود، لذا كاركنان كتابخانه تلاش كردند كه مشتریان بیشتری را جذب نمایند كه باعث شد شركتهای زیادی برای اطلاع از كم و كیف سرویس با كتابخانه تماس بگیرند. كارمندان بخشهای دیگر كتابخانه نیز در معرفی سرویس به سایر مراجعه كنندگان مشاركت داشتند. در كل اعضا با اتفاق آرا راه‌اندازی چنین سرویسی را تأیید كردند.

تالیف: كلادیت كلادیر[۲]

ترجمه: سید بلال سید علوی[۳]

E-mail: balal_alavi@yahoo.com

منابع و مأخذ

۱. S.M. Ward, Starting and Managing Fee-Based Information Services in Academic Libraries, JAI Press Inc., Greenwich (۱۹۹۷), p. ۲۲۴.

۲. L. Caren and A. Somerville, “Issues facing private academic libraries considering fee- based programs”, Reference Librarian ۲۲ (۱۹۸۸), pp. ۳۷–۴۹.

یادداشتها

[۱] این مقاله ترجمه‌ای است از :

Setting Up a Fee-Based Information Service in an Academic Library (The Journal of Academic Librarianship. Volume ۳۱, Issue ۴ , July ۲۰۰۵, Pages ۳۳۲-۳۳۸)

[۲] Claudette Cloutier (مدیر كتابخانه‌ی گالگرِ دانشكده‌ی ژئو لوژی و ژئوفیزك دانشگاه كالگری و طرح سرویس جستجوی مشترك)

[۳] دانشجوی كارشناسی ارشد رشته علوم كتابداری و اطلاع‌رسانی واحد تهران شمال دانشگاه آزاد اسلامی.

[۴] دانشگاه كالگری از دانشگاههای غرب كانادا است كه ۳۹ سال پیش در شهر كالگری تاسیس شد. http://www.ucalgary.ca

[۵] Local public library۰۳۹;s Business Information Service

[۶]CISTI

[۷] Petroleum Abstracts

[۸] Linda Hall Library of Science, Engineering and Technology

[۹] Purdue University Libraries۰۳۹;

[۱۰] Technical Information Service, and the University of California at San Diego۰۳۹;s Plus service

[۱۱] Research services

[۱۲] Document delivery services

[۱۳] Online commercial databases