سخت و نرم مک کنزی

استراتژی هفت

تغییر و حرکت سازمان نشأت گرفته از تعامل و ارتباط بین هفت بعد ساختار، استراتژی، سیستم‌ها، سبک، کارکنان، مهارت‌ها و ارزش‌های مشترک است. این واقعیت توسط گروه مک‌کنزی و در قالب چارچوب ۷S طرح شد.هنگامی که سخن از سازمان به میان می‌آید، نخستین چیزی که به ذهن مخاطب خطور می‌کند ساختار و سازمان است که ساختار سازمان خود بیانگر نمودار سازمانی، میزان تمرکز، حیطه اختیارات، ارتباطات سازمانی، کنترل، مدیریت و... است. براساس دیدگاه سایر نظریه‌پردازان مدیریت ساختار و استراتژی متأثر از یکدیگرند اما گروهی از نظریه‌پردازان نیز همچون فیلیپس، پیترز و واترمن با این دیدگاه نیز چندان موافق نبودند و چارچوب جدیدی برای نگرش و بررسی سازمان ارائه کردند . براساس نظر آنها تغییر و حرکت سازمان نشأت گرفته از تعامل میان هفت بعد ساختار، استراتژی، سیستم، سبک، کارکنان، مهارت و ارزش‌های مشترک است و از آنجایی که این مطالعات و پژوهش در شرکت مشاوران مک کنزی صورت پذیرفت به مدل ۷S مک کنزی شهرت پیدا کرد.

● سخت و نرم

به سه بعد ساختار، استراتژی و سیستم ابعاد سخت سازمان و چهار بعد دیگر یعنی سبک، کارکنان، مهارت و ارزش‌های مشترک سازمان ابعاد نرم اطلاق می‌شود. دلیل انتخاب این واژه‌ها نیز این است که مفاهیم ابعاد سخت یعنی ساختار، سازمان و استراتژی عینی، ملموس، عملی وبه سادگی تعریف شدنی‌اند و ابعاد سبک، کارکنان، مهارت و ارزش‌های مشترک غیرملموس، غیرعملی و به سختی قابل تعریف و توصیف شدنی است.

▪ ۷S

۱) ساختار: شامل اصول تقسیم کار و تخصصی‌سازی و هماهنگی، ویژگی های اصلی نمودار سازمانی (وظیفه‌ای، متمرکز و...) نحوه ارتباط افراد در سازمان، الگوهای طبقه‌بندی و کنترل می‌باشد. در طراحی سازمان و نحوه ارزیابی ساختار پرسش‌های زیر مطرح می‌شود. سازمان متمرکز است یا غیرمتمرکز؟ چه وظایفی به عنوان وظیفه اصلی سازمان تلقی می‌شود؟ آیا بین وظایف کلیدی سازمان تنشی وجود دارد؟ و در صورت وجود، این تنش چیست؟ آیا در سازمان گروه‌های غیررسمی وجود دارد؟ ساختار غیررسمی شامل ارتباطات بین مدیران، گروه‌ها و... چگونه است؟

۲) استراتژی: استراتژی مشتمل بر الگو، سیاست، برنامه، اقدام، تصمیم و تخصیص منابع است و به سه سؤال کلیدی سازمان چیست؟ چه می‌کند؟ چرا چنین می‌کند؟ پاسخ می‌دهد به علاوه ویژگی‌های متمایز، عوامل کلیدی موفقیت، نحوه نگرش سازمان به محیط داخلی و خارجی، نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها مواردی هستند که در طراحی استراتژی مورد توجه قرار می‌گیرد.

۳) سبک: سبک از دو جهت قابل بررسی است از بعد فرهنگ سازمانی که بیانگر ارزش‌ها و اعتقادات مسلط که جزو ویژگی‌های ماندگار زندگی سازمانی است و از بعد سبک مدیریت که بیانگر طرز تفکر مدیران و نحوه عمل آنها ونیز موضوعاتی که مدیر فکر و برنامه‌ریزی خود را بر روی آنها انجام می‌دهد است.

۴) سیستم‌ها: رویه‌ها و فرآیندهایی که به صورت رسمی و غیررسمی در خصوص انجام وظایف و امور محوله در سازمان در حال پیاده‌سازی است و نیز سیستم‌های ارزیابی و برنامه‌‌ریزی، سیستم‌ها و مکانیزم تشویق و تنبیه، سیستم تخصیص منابع مالی، ساز و کار بررسی و پیاده‌سازی نظام بودجه سیستم مدیریت منابع انسانی و...

۵) مهارت‌ها: بیانگر ویژگی‌های متمایز و اصلی سازمان و اینکه سازمان توانایی انجام چه کاری را بهتر از سایر سازمان‌ها دارا می‌باشد و نیز نحوه حفظ مزیت رقابتی شرکت نسبت به سایر رقبا.

۶) کارکنان سازمان: کارمندانی که درحال فعالیت در سازمان هستند دارای چه مشخصه‌هایی از نظر تحصیلات- زمینه‌ها و تجربه‌های گذشته شغلی، نحوه و مکانیزم تشویق و تنبیه کارمندان سازمان، معیارها و ملاک‌های انتخاب و ارتقا در شغل، معیارها و فرهنگ سازمان.

۷) ارزش های مشترک: ایده‌های اساسی، اعتقاداتی که سازمان به کارمندانش القا می‌کند.

▪ ارتباط چارچوب ۷S

در فرایند تغییر بسیاری از سازمان‌ها بهSهای سخت توجه بیشتری می‌کنند اما در عمل Sهای نرم می‌تواند موجب فرایند تغییر شود.

▪ کاربردهای ۷S

۱) الگویی مناسب برای عناصر مورد بررسی و مقایسه در سازمان است.

۲)ابزار مناسبی در تجسم جامع سازمان است.

۳) ابزار ارزشمندی در آغاز فرایند تغییر و جهت دهی به آن است.

● چارچوب ارزیابی آمادگی سازمان

در این چارچوب، آمادگی ابعاد مختلف سازمان برای پذیرش سیستم برنامه ریزی منابع سازمان مورد بررسی و سنجش قرار می‌گیرد. با توجه به اینکه در مدل مک کنزی تأکید عمده بر ابعاد انسانی و اجتماعی در سازمان‌ها است و نیز توجه به اینکه در پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان‌ها بیشتر مقاومت‌ها از سوی کارمندان صورت می‌گیرد، این مدل می‌تواند به خوبی توانایی و آمادگی ابعاد مختلف سازمان را برای پذیرش سیستم سازمانی مورد ارزیابی قرار دهد. برای ارزیابی هر یک از موارد مدل مک کنزی پرسش‌نامه های استاندارد طراحی و ارائه شده است تا با بررسی وضعیت سازمان و میزان آمادگی‌اش را در هر یک از ابعاد مورد سنجش قرار داد. در ذیل هر کدام از ابعاد مدل مک کنزی تشریح شده است:

▪ استراتژی: جهت سنجش استراتژی چشم‌انداز و اهداف پیاده‌سازی سیستم و نیز نحوه تقابل و برخورد آن با اهداف میان مدت، بلندمدت، کوتاه مدت و نیز اهداف استراتژیک مورد بررسی قرار می‌گیرد، در بررسی بعد استراتژی سازمان سؤالات زیر مورد کنکاش قرار می‌گیرد: آیا مدیریت و سهامداران و ذی‌نفعان درک روشن و درستی نسبت به سیستم، توانمندی‌ها و امکانات آن دارند؟ آیا استراتژی سازمان مشخص و تدوین شده است؟ آیا اهداف سازمان مشخص است؟ آیا مدیران سازمان درک روشنی نسبت به پیاده‌سازی سیستم در سازمان مربوط دارند؟

▪ کارکنان: در بررسی بعد کارمندان سازمان نخست وضعیت نیروی انسانی در سازمان مورد بررسی قرار می‌‌گیرد که این بررسی از دیدگاه کاربران سیستم است و سپس چالش‌ها و مشکلات به وجود آمده در مرحله پیاده‌سازی سیستم در حوزه نیروی انسانی مورد کنکاش قرار می‌گیرد. برخی از سؤالاتی که در این زمینه مطرح می‌شود عبارت است از تعداد کاربری که برای سیستم پیش‌بینی می‌شود؟ نحوه برخورد با نیروی اضافی؟

▪ ساختار: سیستم طراحی شده توسط تیم مک کنزی با ساختارهای سنتی سازمان‌ها سر سازش نداشته و تغییرات اساسی و ساختاری را از ضروریات اساسی برای استقرار سیستم‌ها می‌داند. در بررسی ساختار موجود با نیازمندی‌ها و الزامات سیستم سؤالاتی به شرح زیر مطرح می‌شود: میزان انعطاف‌پذیری سازمان چقدر است؟ چه مقدار می‌توان در ساختار سازمان تغییراتی به وجود آورد؟

▪ سبک مدیریتی: برای پیاده‌سازی سیستم جدید لزوم پشتیبانی مدیر سازمان امری لازم و ضروری است، لذا در این بعد سبک مدیریتی سازمان مورد ارزیابی قرار گرفته و میزان انعطاف‌پذیر‌ی‌اش مشخص می‌شود، سؤالاتی که در این زمینه مطرح می‌شود به شرح زیر است: آیا تاکنون تغییراتی در سازمان صورت گرفته است؟ سبک مدیریتی سازمان چگونه است؟ چه میزان انعطاف‌پذیری در سبک مدیریتی سازمان وجود دارد؟

▪ سیستم: بر طبق تعریف سیستم که مجموعه‌ای از اجزای به هم پیوسته در جهت نیل به یک هدف مشخص و درحال فعالیت و همکاری است، در ارزیابی وضعیت سیستم‌ها وضعیت ساختاری و فرآیندی و وضعیت برنامه‌های کاربردی و نیز ارتباطات و زیرساخت‌های فنی را باید مورد بررسی قرار داد، لذا برای دست یافتن به این موارد باید سؤالاتی به شرح زیر پرسیده شود؛ فرایندهای سازمان مدون، مکتوب و ساختار یافته است یا ساختار نایافته ؟ زیرساخت و فناوری‌های سازمان چگونه است و آیا انعطاف پذیری لازم را جهت پیاده‌سازی سیستم جدید دارد؟

▪ مهارت‌ها: جزء لاینفک هر سازمانی را باید مهارت‌های مدیریتی و فنی آن سازمان به حساب آورد. مهارت‌های مدیریتی جهت هدایت و رهبری سازمان و نیز مهارت‌های فنی جهت مدیریت پروژه‌ها و فرآیندها لازم و ضروری است، جهت ارزیابی این موارد پاسخ به سؤالات زیر راهگشا است: چه سبک مدیریتی در حال حاضر در سازمان وجود دارد؟ چه سبک مدیریتی فنی در حال پیاده‌سازی است؟

▪ ارزش‌های مشترک: گروه‌های رسمی و غیررسمی جزءلاینفک سازمان به حساب می‌آیند، بررسی وضعیت این گروه‌ها، ارزش‌ها و هنجارهای موجود در گروه و ساختار اجتماعی گروه از عوامل مؤثر بر موفقیت و یا شکست پیاده‌سازی سیستم جدید است، جهت روشن شدن ارزش‌ها و هنجارهای گروه پاسخ به سؤالات زیر لازم است: چه فرهنگی به عنوان فرهنگ غالب در سازمان وجود دارد؟ فرهنگ مشارکت و همکاری درسازمان دارای جایگاهی است یا خیر؟ آیا اهداف سیستم جدید و فرهنگ و ارزش گروه‌ها هم راستا هستند؟

پس از بررسی‌های فوق نموداری عنکبوتی طراحی می‌شود که وضعیت آمادگی ابعاد مختلف سازمان را در مقایسه با یکدیگر نشان می‌دهد که وضعیت آمادگی هر یک از ابعاد این نمودار اصلی نیز در قالب نمودارهای تفکیکی قابل بررسی است که پس از بررسی این نمودارها مشکلات مورد شناسایی واقع شده و راه‌حل‌هایی نیز ارائه می‌شود.

وحید نقشینه ارجمند