دیده بانی تکنولوژی از تئوری تا عمل

دیده بانی, بیشتر برای شرایط جنگی بین دو گروه متخاصم به کار می رود تا طرفین به کمک آن, مغلوب غافلگیری ناشی از تغییرات سریع در آرایش نظامی طرح مقابل نشوند

دیده‌بانی، بیشتر برای شرایط جنگی بین دو گروه متخاصم به کار می‌رود تا طرفین به کمک آن، مغلوب غافلگیری ناشی از تغییرات سریع در آرایش نظامی طرح مقابل نشوند. بدیهی است که در جنگ‌های فرسایشی که در آنها تغییرات دشمن اندک است، دیده‌بانی کارایی خود را دارد ولی آنچه که این کار را پراهمیت می‌کند، تاثیر آن در جنگ‌های سریع است که در آنها هرگونه تحول ناگهانی طرف مقابل می‌تواند نتیجه جنگ را تغییر دهد.

در فضار ابر رقابتی حال حاضر که تغییرات سریع تکنولوژیکی یکی از ویژگی‌های اصلی آن است، یکی از نگرانی‌های مهم بنگاه‌ها این است که در هر لحظه از طرف رقبای خود غافلگیر شوند. یعنی رقبا، تکنولوژی جدیدی وارد بازار کنند که باعث کاهش سهم بازار آنها شده و یا حتی پارادایم‌های حاکم بر حوزه فعالیت را تغییر دهد. گاهی نه‌تنها یک شرکت بلکه یک صنعت و حتی یک کشور در عرصه رقابت تکنولوژیک دچار غفلت می‌شوند زیرا به دلیل ارتباطات سازمانی محدود یا فضای ملی مشترک، از تعدادی از تکنولوژی‌های کلیدی در حال ظهور، بی‌اطلاع بوده‌اند.

بنگاه‌ها برای مواجهه مناسب با این چالش بزرگ، سعی می‌کنند علاوه بر مدیریت صحیح بر تکنولوژی‌های خود، با ایجاد فرایند جمع‌آوری اطلاعات از آخرین پیشرفت‌های تکنولوژی در حوزه کسب‌و‌کار خود مطلع شوند. در این مقاله سعی شده است تا با مروری بر ادبیات این موضوع که دیده‌بانی تکنولوژی نامیده می‌شود، فرایندی برای انجام آن در شرکت ساپکو پیشنهاد شود.

● تعریف دیده‌بانی تکنولوژی

با توجه به اینکه دیده‌بانی تکنولوژی یکی از فرایندهای مدیریت تکنولوژی محسوب می‌شود، تعاریف ارائه شده نیز از منظر مدیریت تکنولوژی با رویکرد فرایندی خواهد بود.

«اسکورسا» دیده‌بانی تکنولوژی را مجموعه‌ای از فعالیت‌ها در قالب فرایندی می‌داند که شامل جمع‌آوری، تحلیل، انتظار و بهره‌برداری اطلاعات تکنولوژی از محیط خارج برای اطمینان از تداوم رشد بنگاه است. از نظر اسکورسا، دیده‌بانی باید برای هر نوع نوآوری مستعد جهت خلق فرصت‌ها و یا تهدید‌ها انجام شود.

با توجه به این تعریف، دیده‌بانی تکنولوژی بر جست‌و‌جو و گردآوری اطلاعات مرتبط (در مقابل خلق آنها) برای تصمیم‌سازی تاکید دارد. دیده‌بانی تکنولوژی چارچوبی کاری را فراهم می‌کند که بر فعالیت‌هایی که می‌بایستی دیده‌بانی شوند، تمرکز دارد. گفتنی است که دیده‌بانی تکنولوژی، مکمل مدیریت دانش است زیرا دیده‌بانی بر محیط خارج تمرکز دارد و مدیریت دانش بر محیط داخل.

در ادبیات مدیریت، عبارات متعددی برای توضیح «جمع‌آوری، ارزیابی و انتشار اطلاعات تکنولوژی» مطرح شده است که به منظور آشنایی به دو نمونه از آنها اشاره می‌شود.

▪ دیده‌بانی تکنولوژی

(Technology Monitoring: Porter et al., ۱۹۹۱; Ashton et al., ۱۹۹۷; Twiss, ۱۹۹۲; EIRMA, ۱۹۹۹; AIRI, ۲۰۰۲)

▪ هوشیاری تکنولوژی

(Technology Intelligence: Ashton et al., ۱۹۹۷; Christensen, ۱۹۹۷; Iansiti, ۲۰۰۰; Lichtenthaler, ۲۰۰۳)

عبارت دیده‌بانی تکنولوژی به این دلیل انتخاب شده است که این مفهوم تمام جوانب فرایند مشاهده، ارزیابی و انتشار اطلاعات تکنولوژی را پوشش می‌دهد. البته مفهوم دیده‌بانی در حوزه مدیریت فقط برای تکنولوژی به کار نمی‌رود بلکه حوزه اطلاق وسیع‌تری دارد. عبارتی نظیر دیده‌بانی تجاری (Business Intelligence) ناظر به همین موضوع است.

● دیده‌بانی تکنولوژی در سطح ملی

شاید برای اولین بار، ژاپنی‌ها بحث دیده‌بانی تکنولوژی را مطرح کردند. آنها در ۱۸۶۸ در قانون اساسی خود نوشته‌اند که: باید از تمام دنیا دانش‌ها و تکنولوژی‌های موجود را برای تقویت امپراتوری خود جمع‌آوری کنیم. انواع سیستم‌های مختلف دیده‌بانی تکنولوژی در جهان عبارتند از:

▪ متمرکز (ژاپن)

▪ غیرمتمرکز (امریکا)

▪ نیمه‌متمرکز (آلمان/سوئد)

۱) سیستم دیده‌بانی تکنولوژی در ژاپن: این سیستم کاملاً متمرکز بوده و بسیار منظم و حساب شده انجام می‌شود. عوامل سه‌گانه سیستم دیده‌بانی تکنولوژی ژاپن شامل: دولت، شهروندان و بنگاه‌هاست.

ژاپنی‌ها، فرهنگی ایجاد کرده‌اند که هر ژاپنی خود را سربازی برای جمع‌آوری اطلاعات به خاطر کشور خود می‌داند. دیده‌بانی تکنولوژی، سیستمی ملی است که همگان اطلاعات لازم را برای آن جمع‌آوری کرده و یا از اطلاعات آن استفاده می‌کنند. ۵۰۰ هزار نفر ژاپنی برای تغذیه این سیستم در سراسر دنیا اقامت دارند. در بین کشورهای OECD، ژاپنی‌ها سالانه ۳۴ هزار پتنت از دیگر کشورها می‌خرند. آنها حتی تکنولوژی‌هایی را که در حال حاضر به دردشان نمی‌خورد، می‌خرند تا در آینده محل استفاده آن را پیدا کنند. هزینه این سیستم در ژاپن، سالانه ۱۰ تا ۱۲ میلیارد دلار است.

سازمان‌های مختلفی در چارچوب سیستم دیده‌بانی تکنولوژی ژاپن فعال هستند. موسسه Jetro که فعالیت‌های رقبا را برای صنایع مختلف ژاپنی رصد می‌کند، دفتری در ایران دارد که هر روز مهم‌ترین اخبار اقتصادی، تصمیم‌های دولت برای بخش‌های مهم صنعتی و اقتصادی، مناقصات، آخرین وضعیت ذخایر ارزی ایران، تصمیم‌های سیاسی تاثیرگذار بر بخش اقتصادی و... جمع‌آوری کرده و به ژاپن گزارش می‌کند. این کار تقریباً در مورد اغلب کشورها انجام می‌شود. موسسه JISCT پتنت‌ها و مقالات علمی را جمع‌آوری و طبقه‌بندی می‌کند. کار اصلی این موسسه که به صورت غیرعلنی انجام می‌شود، جاسوسی صنعتی است و سیستمی بسیار بسته دارد.

۲) سیستم دیده‌بانی تکنولوژی در امریکا: سیستم دیده‌بانی در امریکا کاملاً غیرمتمرکز بوده و مرکز دولتی خاصی برای آن وجود ندارد. یکی از وظایف هر بنگاه در امریکا، ایجاد چنین سیستمی برای خود است و سیاست‌های دیده‌بانی تکنولوژی بسیار مهم بوده و همه در سطح بنگاه است. بنگاه‌های امریکایی هیچ‌وقت اطلاعات دیده‌بانی تکنولوژی خود را در اختیار سایر بنگاه‌ها قرار نمی‌دهند. یکی از دلایل خرید شرکت‌ها توسط یکدیگر، مسئله دیده‌بانی تکنولوژی است.

۳) سیستم دیده‌بانی تکنولوژی در سایر کشورها: دیگر کشورها بین دو طیف متمرکز (ژاپن) و غیرمتمرکز (امریکا) قرار دارند. در آلمان (و تا حدودی سوئد) این کار در زمینه تکنولوژی بنیادی توسط دولت انجام می‌گیرد، سپس توسط تعدادی از مراکز دولتی (نظیر موسسه ماکس پلانک) اطلاعات لازم بین بنگاه‌ها پخش می‌شود. بنگاه‌ها، دانش‌های بنیادی را کاربردی کرده و اطلاعات کاربردی دیده‌بانی تکنولوژی را وارد سیستم ملی می‌کنند و سایر بنگاه‌ها نیز می‌توانند از آنها استفاده کنند.

فرانسه بتازگی کاری مشابه آلمان انجام داده است. البته در این کشور تقسیم‌بندی خاصی مانند آلمان وجود ندارد بلکه برخی حوزه‌ها مانند نیروگاه‌های هسته‌ای را به طور سنتی دولت تحت پوشش دارد و مابقی حوزه‌ها را خود بنگاه‌ها انجام می‌دهند. در سیستم فرانسه، اطلاعات تهیه شده از سوی دیده‌بانی تکنولوژی، توسط دولت بین بنگاه‌ها پخش می‌شود اما بنگاه‌ها آنچه را که خود به دست آورده‌اند با دیگران به اشتراک نمی‌گذارند.

● دیده‌بانی تکنولوژی در سطح بنگاه

بنگاه‌ها در خصوص دیده‌بانی تکنولوژی، رفتارهای مختلفی از خود نشان می‌دهند. معمولا آنچه که در بنگاه‌های بزرگ و حتی متوسط اتفاق می‌افتد، تاسیس واحدهایی کوچک است تا پیشرفت‌های تکنولوژیکی را زیر نظر بگیرد. این واحدها، مانند پست‌های شنود یا واحدهای پایش عمل می‌کنند. آنها فعالیت‌های توسعه تکنولوژی را انجام نمی‌دهند بلکه به آنچه در بیرون اتفاق می‌افتد، گوش می‌دهند و تکامل تکنولوژی را زیر نظر می‌گیرند.

بنگاه‌های کوچک معمولاً این وظیفه را بر عهده واحدهای تحقیق و توسعه و یا واحدهای مهندسی می‌گذارند. این رویکرد باعث می‌شود تا کارشناسان هر قسمت، علاوه بر نگاه رو به داخل، همواره متوجه تغییرات برون‌سازمانی نیز باشند. البته علاوه بر ابعاد سازمانی، عوامل دیگر مانند نوع تکنولوژی نیز در رویکرد به کار گرفته شده توسط سازمان‌ها در خصوص دیده‌بانی تکنولوژی موثر است.

● فرایند دیده‌بانی تکنولوژی

از دیدگاهی کلی این فرایند را می‌توان به سه مرحله اصلی تقسیم کرد. قبل از هر چیز می‌بایستی عوامل موثر در جهت‌گیری مناسب سازمان به سوی دیده‌بانی تکنولوژی و نحوه اثر آنها را شناسایی کرد. عواملی نظیر استراتژی بنگاه، سابقه، حوزه کسب‌و‌کار، ابعاد بنگاه، نوع تکنولوژی و ماموریت بنگاه، می‌توانند از جمله این عوامل باشند. علاوه بر شناسایی این عوامل، نحوه اثرگذاری آنها نیز می‌بایستی شناسایی‌شود. با اجرای این مرحله، رویکرد سازمان تعیین خواهد شد. در گام بعدی می‌بایستی محدوده وظایف واحد اجرا‌کننده فرایند دیده‌بانی تکنولوژی تبیین شود. پاسخ به سوالات ذیل می‌تواند مرزهای این محدوده را تا حدودی روشن سازد:

۱) در حوزه فعالیت مورد نظر چه تحولات تکنولوژیکی در حال رخ دادن است؟

۲) بنگاه‌های رقیب کدامند و استراتژی رقابتی آنها چیست؟

۳) چه اتحادهایی در این حوزه شکل گرفته است؟

۴) چه نوع قوانین حمایتی برای حوزه فعالیت مورد نظر از طرف دولت در حال انجام است؟

۵) تجربه‌های موفق و ناموفق قبلی در این زمینه کدامند و چه درس‌هایی می‌توان از آنها گرفت؟

۶) چه نوع تحولات سیاسی در بازار هدف در حال شکل‌گیری است؟

در گام آخر، نحوه جمع‌آوری اطلاعات، تحلیل و ارائه گزارش‌ها مشخص می‌شود. همه این اقدامات بایستی با توجه به زمینه سازمان مورد نظر صورت پذیرد. نکته‌ای مهم در مورد فاریند دیده‌بانی تکنولوژی این است که گرچه این فرایند نیاز به ایجاد ابزارهای از جنس IT دارد، اما اگر نگاه به این فرایند صرفاً به منظور تکنولوژی اطلاعات باشد، منجر به شکست خواهد شد.

به عنوان نمونه، یکی از فرایندهای دیده‌بانی تکنولوژی را که در ادبیات به آن اشاره شده است، ذکر می‌کنیم. طبیعی است که این فرایند می‌بایستی برای هر بنگاه، اختصاصی شود. این فرایند در ۵ مرحله به صورت پیوسته و متناوب اجرا می‌شود:

۱) شناسایی عوامل مهم دیده‌بانی: دو نیاز اطلاعاتی خارجی کلیدی یک شرکت، عبارتند از:

- نیازهای اطلاعاتی تکنولوژیکی: شناسایی هرچه سریع‌تر تغییرات تکنولوژیکی که می‌توانند بر سازمان تاثیر بگذارند.

- نیازهای اطلاعاتی تجاری: نحوه فعالیت رقبا و تغییرات محیط تجاری.

به این ترتیب، می‌توان عوامل مهم دیده‌بانی (CMFs) را به عنوان عواملی خارجی که به صورت جدی بر شرایط رقابت تاثیر می‌گذارند، شناسایی کرد. هر شرکت و حتی هر قسمت از شرکت، بر اساس برنامه استراتژیک خود می‌تواند CMFs خاص خودشان را داشته باشند. برای طراحی فرایند دیده‌بانی تکنولوژی باید تا حد ممکن CMFs خاص هر بنگاه بر اساس زمینه آن تعریف شود.

۲) جست‌و‌جو و به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز: پس از شناسایی CMFs باید منابع جمع‌آوری اطلاعات را مشخص کرده، سپس فرایند جمع‌آوری را تعیین کرد. این منابع می‌تواند شامل موارد ذیل باشد:

▪ Bibliographic databases of specialized journal articles

▪ News articles accessible through news search engines

▪ Patents and standards accessible through patent search engines or databases

▪ Company databases and WebPages

▪ Blogs accessible through blog search engines

▪ Congress, conference and seminar acts

▪ Distribution lists

منابع اطلاعاتی می‌توانند رسمی و یا غیررسمی باشند. در اینجا بر منابع دیجیتال که به آسانی از طریق اینترنت در دسترس هستند، تمرکز شده است. منابع اطلاعاتی غیررسمی مانند مصاحبه با مشتریان، تامین‌کنندگان، رقبا، کارمندان، شرکا و سرمایه‌گذاران، می‌توانند بسیار جالب باشند. برای هر CMF باید منابع اطلاعاتی مناسب آن شناسایی شوند و برای هر منبع اطلاعاتی، باید فرایندی خاص برای استخراج با ابزار و خدمات خاص، تعیین شوند.

۳) تحلیل اطلاعات: برای تصمیم‌سازی، صرفاً جمع‌آوری اطلاعات کافی نیست بلکه باید آنها را ارزیابی و تحلیل کرد تا به صورتی مناسب قابل فهم شوند. ارائه حجم بزرگی از اطلاعات تحلیل نشده کمک چندانی به تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری نمی‌کند.

۴) ارائه گزارش: یکی از مهم‌ترین قسمت‌های فرایند دیده‌بانی تکنولوژی، بخش ارائه گزارش است که در آن، اطلاعات جمع‌آوری و تحلیل‌های انجام شده، به صورت قابل فهمی برای تصمیم‌گیری گزارش شده باشد. در این گزارش، ‌موارد ذیل می‌توانند درج شوند:

۱) نیازهای اطلاعاتی و CMF مربوط به هر نیاز

۲) منبع اطلاعاتی برای هر CMF

۳) ابزار استفاده شده برای سیستمی کردن جمع‌آوری اطلاعات برای هر CMF

۴) اطلاعات جمع‌آوری شده (بر اساس منبع - ابزار تعیین شده)

۵) نتیجه ارزیابی و تحلیل اطلاعات به دست آمده

۶) پیشنهاداتی برای مواجهه مناسب با تغییرات

۵) توزیع داخلی نتایج: دسترسی به اطلاعات باید آسان و منعطف باشد. ایجاد مخزنی از تمامی اطلاعات مفید حاصل از اجرای فرایند دیده‌بانی تکنولوژی، راه حلی خوب تلقی می‌شود. این مخزن باید شامل ویژگی‌های ذیل باشد:

- تمامی اطلاعات می‌بایستی با فرمت یکسان درج شوند (HTML, PDF)

- قابلیت دسترسی از طریق سیستم بازاریابی اطلاعات مشابه موتور جست‌و‌جوی کلاسیک از مدارک وجود داشته باشد.

● دیده‌بانی تکنولوژی در ساپکو

ساپکو به عنوان بنگاهی که وظیفه آن مدیریت زنجیره تامین قطعات خودروست، می‌بایستی از حیث مدیریت تکنولوژی، از آخرین تحولات حوزه تکنولوژی قطعات و سیستم‌های خودرو، مطلع باشد تا هنگام خرید و یا تکوین یک محصول، از تکنولوژی مناسبی استفاده کند. گرچه رصد تکنولوژی همواره توسط کارشناسان ساپکو انجام می‌پذیرد، اما به دلیل پراکندگی و نظام‌مند نبودن آنها، گاهی تصمیماتی اتخاذ شده که صدماتی را به همراه داشته است.

تکنولوژی را اگر به سه جزء محصول، مواد و فرایند تقسیم کنیم، برای هر سه جزء، سه واحد مختلف (امور طراحی محصول، امور تحقیقات مواد و امور قالب و ابزار) در ساپکو وجود دارد که همگی زیرمجموعه معاونت فنی مهندسی بوده و وظیفه آنها ارائه پاسخ‌های مهندسی و تکنولوژیک مناسب به سازمان است. آنچه که تاکنون مغفول مانده، دیده‌بانی تکنولوژی به صورت هدفمند و در قالب فرایندهای سازمانی توسط این امورهاست که در غیر این صورت، سازمان ساپکو از آن منتفع نخواهد شد. لذا پیشنهاد می‌شود فعالیت‌های ذیل در این خصوص صورت پذیرد:

۱) اضافه شدن این فعالیت به شرح شغل و وظایف سه امور یاد شده

۲) تدوین دستورالعمل اجرایی لازم

۳) تهیه بسترهای لازم، عمدتاً از جنس IT

۴) آموزش کارشناسان

۵) اجرای دستورالعمل و تهیه گزارشات با چارچوب‌های تعریف شده برای ثبت در بانک‌های اطلاعاتی امید می‌رود با جاری شدن موضوع دیده‌بانی تکنولوژی در سطح سازمان به عنوان یکی از موضوعات مهم برای مدیریت ارشد، شاهد تصمیم‌گیری‌های مناسب در انتخاب و توسعه تکنولوژی‌های جدید در ساپکو باشیم.

مجید لطف‌الله‌زاده

منابع

۱ . مقاله سامانه هوشمند مدیریت اطلاعات کسب‌و‌کار، شهاب مشرف، سایت مرکز اطلاعات علمی تخصصی مدیریت

۲ . کتاب استراتژی و سازماندهی R&D، کیه‌زا، ترجمه قاضی نوری و مهدیخانی، ۱۳۸۴، مرکز صنایع نوین

۳ . Technological change and technology monitoring process: Evidence from Itanian case studies, A. Nosella et al., J. Eng. Technol. Manage., ۲۰۰۸

۴ . Technology Watch and Competitive intelligence for SEM-SEO, Cristofal Rovira Hipertext. Net, ۲۰۰۸