مدیریت دانایی رویكردی استراتژیك

مدیریت دانایی این امكان را به ســـازمان می دهد كه دانایی جدید را به شكل ایجاد, اعتبار و بخش كاربرد به خدمت بگیرند و بدین ترتیب گستره ای از ویژگیهای سازمانی را با قادرساختن شركت به عملكرد هوشمندانه تر بهبود بخشد

امروزه سازمانها دریافته اند كه هیچ چیز بــــه اندازه دانایی نمی تواند آنها را در دنیای رقابتی مطلوب قرار دهد. لذا بیش از هر چیز كاركنان سازمان به عنوان صاحبان دانایی و مهمترین سرمایه سازمان مورد توجه قرار گرفته اند، و مدیریت دانایی به عنوان ابزاری كه می تواند دانایی موجود را گردآوری و نظم و پویایی بخشیده و در كل سازمان اشاعه دهد اهمیت یافته است. اما تجربه بسیاری از شركتها در مورد مدیریت دانایی به شكست انجامیده است و این به آن جهت است كه به مدیریت دانایی به عنوان یك امر موقت زودگذر نگریسته شده است.

در حالی كه امروزه ضرورت توجه مدیریت دانایی به عنوان ابزاری استراتژیك جهت پیشبرد منابع سازمان و موقعیت در عرصه رقابت مطرح است. این امر بیانگر این است كه بدون توجه به اصل مدیریت دانایی و شناخت سازمان نسبت به آن نمی توان از آن در سازمان بهره گرفت. لذا باید توجه داشت كه مدیریت دانایی یك امر پایان ناپذیر است كه همواره سازمان را در تغییرات یاری می كند و نیازمند پشتیبانی و توجه دائمی است. آنچه كه موفقیت آن را به عنوان یك ابزار استراتـژیك می تواند قطعیت بخشد، اینست كه افـراد بــــه عنوان صاحبان دانایی مورد توجه قرار گیرند و فرایندهای سازمانی به گونه ای باشد كه دانایی به كل سازمان اشاعه یابد.

در عین حال، برنامه دانایی بر سلسله مراتب سازمانی ارجح تر باشد و همواره شناخت صمیمی از بازار و هدف آن وجود داشته باشد كه این نیازمند پویایی سازمان است و همواره به صورت عملیاتی راههایی برای همكاری و مشاركت اجزای سازمان در مورد مدیریت دانایی وجود داشته باشد.

بابررسی و تحلیل دانایی واهمیت ویژگیهای آن در حیطه عملكرد سازمانهــــا می توان دریافت كه برخورداری از دانایی و اطلاعات روزآمد برای ادامه حیات سازمانها به یك ضرورت انكارناپذیر تبدیل شده است.

به خصوص اگر روند تغییر و تحولات دانایی در جامعه به دقت مورد ارزیابی واقع شود. این نتیجه هم حاصل می شود كه جامعه فراصنعتی امروز جامعه ای اطلاعاتی است كه در آن به تدریج فناوریهای نیروافزا جای خود را به فناوریهای دانش افزا می دهند. (احمدپور داریانی، ۱۳۸۱) و در محیط پویا و پیچیده امروزی برای سازمانها ضروری است كه به طور مداوم دانایی جدید را به شكل ایجاد، اعتباربخشی و كاربرد در محصولات و خدمات خود به كار گیرند.

بنابراین، مدیریت سازمانها باید با تكیه بر دانایی برتر اتخاذ تصمیمات معقول تر در موضوعهای مهم و بهبود عملكردهای مبتنی بر دانایی را پیدا كنند. از این رو، مدیریت دانایی مقوله ای مهم محســوب می شود كه در سازمانها به دنبال آن است تا نحوه چگونگی تبدیل اطلاعات و دانسته های فردی و سازمانی را به دانایی و مهارتهای فردی و گروهی تبیین و روشن سازد. از این رو، ایجاد محیطی برای اشتراك، انتقال و تقابل دانایی در میان اعضای سازمان از اهداف اولیه ای است كه بدین منظور ضروری به نظــــر می رسد، چرا كه مدیریت دانایی می تواند گستره ای از ویژگیهای عملكرد سازمانی را با قادر ساختن شركت به عملكرد هوشمندانه تر بهبود بخشد. (ویگ ۱۹۹۹)

● تاریخچه مدیریت دانایی

دورنمای تاریخی از مدیریت دانایی امروزی، به این مطلب اشاره دارد كه مدیریت دانایی یك خواسته قدیمی بوده است. دانایی شامل دانستن و دلایل دانستن به وسیله فلاسفه غربی به صورت مدون شاید هزار سال قبل ایجاد شده باشد. همچنین فلاسفه شرقی یك مشاركت هم اندازه در تدوین دانایی داشتند اگرچه بیشتر تاكید آنها بر دریافت هدایتهای روحانی و زندگی مذهبی بود و بسیاری از این تلاشها به سمت به دست آوردن دریافتهای مجرد و فرضی از آنچه كه دانایی مورد بحث قرار می دهد مربوط می گشت (ویگ، ۱۹۹۹).

حتی برخی دیگر از این هم فراتر رفته اند و معتقدند كه تلاشها و نیروهای انسانهای اولیه در محیط ناآشنای زندگی خود برای فهم روابط و بقا، نمونه های عملی از جستجوی دانایی و هدایت آن دانایی به سود خود است.

اما تمركز حاضر بر دانایی به طور عمده اغلب بر اثربخشی های اقتصادی تاكید دارد. و اینجاست كه نقش اصلی انسان در سطح مدیریت دانایی مطرح می گردد چرا كه این واقعیت آشكار شده است كه دستیابی به سطحی از رفتار اثربخش برای رقابت عالی و سطح بالا ضروری است و این مستلزم این است كه همه افراد سازمان در نظر گرفته شوند. و ما برای این كار باید بین شناخت، انگیزش، رضایت فردی، احساس امنیت و خیلی از عوامل دیگر یكپارچگی و هماهنگی ایجاد كنیم. (دراكر ۱۹۹۸، بالدینگ ۱۹۶۶، كلیولند ۱۹۸۰، استوارت ۱۹۹۱). امروزه مدیریت دانایی فقط با فشار اقتصادی ایجاد نمی شود بلكه جنبه مهم مدیریت دانایی رفتار اثربخش افراد است.

در مدیریت دانایی امروز تاكید براین است كه افراد دارای قدرت فكركردن و تجزیه و تحلیل مسائل بشوند و افراد بیشتر دارای وظایف عقلائی باشند تا فعالیتهای یدی و باید به كاركنان آزادیهای فكری داد تا بتوانند در مورد كار خود اظهارنظر كنند. و این دریافتها در مورد مدیریت دانایی به صورت شانسی اتفاق نیفتاده است بلكه براثر كار و تجربه طولانی از دهه ۱۹۸۰ به این طرف شكل گرفته است.

▪ تعریف: از مدیریت دانایی تعاریف مختلفی شده است اما به طور كلی می توان گفت مدیریت دانایی عبارتست از تلاش برای كشف دارایی نهفته در ذهن افراد و تبدیل این گنج پنهان به دارایی سازمانی به طوری كه مجموعه وسیعی از افرادی كه در تصمیم گیریهای شركت دخیل هستند بتوانند از آن استفاده كنند. (داونپورت و پروساك ۱۹۸۸). پس مدیریت دانایی فرایندی است كه به سازمانها یاری می كند اطلاعات مهم را بیابند، گزینش و سازماندهی و منتشر كنند و تخصصی است كه برای فعالیتهایی چون درك مشكلات، آموختن پویا و تصمیم گیری ضروری است.

مدیریت دانایی این امكان را به ســـازمان می دهد كه دانایی جدید را به شكل ایجاد، اعتبار و بخش كاربرد به خدمت بگیرند و بدین ترتیب گستره ای از ویژگیهای سازمانی را با قادرساختن شركت به عملكرد هوشمندانه تر بهبود بخشد.

● رویكردهای متفاوت به مدیریت دانایی (دانش)

در محیطهای پرهرج و مرج و بی نظم سازمانی، چگونگی توجه به مدیریت دانایی توسط سازمانها خالی از لطف نیست. در اغلب سازمانها و بنگاهها چهار نوع استراتژی مدیریت دانایی وجود دارد، برخی از سازمانها رویكردی انسان مدار (فردمدار) را در سازمان اتخاذ می كنند كه طی آن دانایی بین افراد تقسیم می شود تا در جهت همكاری و یگانگــی آموزشی و تخصیص تواناییهای دانش مدارانه به كار رود.

برخی از سازمانهای دیگر رویكرد مدیریت فناوری اطلاعات را، جهت كسب فناوری اطلاعات در كنترل و تخصیص دانایی و یا تنها در جهت اطلاعات به كار می گیرند. دیگر سازمانها نیز یك رویكرد اثربخشی تجاری را در نظر دارند كه به واسطه آن، از هر طریق ممكن جهت بهبود عملیات تجاری و اثربخشی كلی در نظر می گیرند و در نهایت هنوز هم برخی از سازمانها وجود دارند كه بر سرمایــــه گذاری عقلانی متمركزند تا به واسطه آن به ایجاد و ساخت دانایی كلی جهت ارتقای عملكرد تجاری و ارزشهای اقتصادی نائل شوند.(ویگ، ۱۹۹۹)

بنگاههایی با فعالیتهای استثنایی در حال خلق محیطهای حساس، دانش مدار، با تمركز پویا و توجه متداول در جهت متقاعد ساختن سرمایه گذاری عقلانی - رقابتی برای كسب موفقیت دراز مدت و در نتیجه اعتباری و پایداری سازمانی تلاش می كنند. آنها اطمینان می دهند كه سرمایه گذاری عقلانی را به طور مطلوب در سازمان به كار بندند و خاطرنشان می كنند كه منبع حیاتی و پشتیبانی كننده رفتار اثربخش نیروی انسانی، نیازمند حفظ و نگهداری عملكرد مطلوب و پیوسته سازمانی است.

مدیریت دانایی و تامین اهداف راهبردی، فنی و عملیاتی را به طور اثربخش مدنظر دارد و خواهان كاربرد فواید آن در موقعیتهای سازمانی است. باوجود این، رویكردها و عقاید متفاوتی در این زمینه وجود دارد و هنوز افكار و عقاید پیچیده در مورد ماهیت دانایی و چگونگی استفاده از آن در سازمانها در پرده ای از ابهام قرار دارد.

▪ اصول مدیریت دانایی:

بسیاری از بنگاههای تجاری و شركتها، دانایی و اطلاعات كاركنان خود را منبع و سرمایه بسیار ارزشمندی در نظر می گیرند. اگرچه صحت این امر محرز است اما چارچوبهای سازمانی اندكی وجود دارد كه فعالیت مدیریت دانایی را به طور عملیاتی برروی طیف وسیعی از فعالیتها مدنظر قـــرار می دهند.

بنابراین، مدیریت دانایی به ندرت در سطح فلسفی و فنی (به دلیل گستردگی طیف این مقولات)مورد توجه قرار می گیرند. بااندكی بحث عملی در مورد ماهیت دانایــی می توان آن را اداره كرد و اجرای آن را در سازمان به صورت اثربخش تر انجام داد.

مدیریت دانایی در تجارت، شكل مقتضی تری از گفتگوست كه ارتباط كمتری با فنون دارد و به جای آن سطوح بالای اصول مدیریت دانایی را به خود اختصاص می دهد. وقتی یك سازمان در مورد اصول هماهنگ با مدیریت دانایی تصمیم گیری می كند، اصول مرتبط و به هم پیوسته را ایجاد می كند كه طرحهای ســـازمانی خود را براساس این اصول اجرا می كند (داونپورت، ۱۹۹۸). باید خاطرنشان كرد كه هریك از اصول مدیریت دانایی، برخــی از زمینه های این مقوله را مورد بحث قرار می دهد كه این اصول عبارتند از:

▪ مدیریت دانایی امری گران و پرهزینه:

دانایی یك دارایی است، اما مدیریت اثربخش نیازمند سرمایه گذاری در دیگر دارائیها هم هست.

بسیاری از فعالیتهای تخصصی مدیریت دانایی وجود دارد كه نیازمند سرمایه گذاری مالی و نیروی انسانی است كه شامل موارد زیر است:

۱) كسب دانش دانش، مثل به وجود آوردن اسناد و انتقال آن اسناد به رایانه؛

۲) ارزش اضافی دانایی از طریق ویرایشگری، طبقه بندی و كنارگذاردن اطلاعات زائد و اضافی (هرس كردن اطلاعات)؛

۳) رویكردهای طبقه بندی شده توسعه دانایی؛

۴) توسعه كاربردها و زیرساختهای فناوری اطلاعات برای تخصیص دانایی و اطلاعات؛

۵) آموزش كاركنان جهت ارتقای خلاقیت، هماهنگی و استفاده از دانش.

▪ اثربخشی مدیریت دانایی نیازمند راه حلهای مختلف است:

امور پرسنلی در سازمانها بسیار پرهزینه است، اما نیروی انسانی باوجود چنین هزینه ای به انجام وظیفه در سازمان می پردازد. هنگامی كه ما فهم دانایی را در سازمان جستجو می كنیم، آن را در یك بستر وسیعی كه از دیگر عناصر اطلاعاتی تشكیل شده است. در نظـر می گیریم و یا ممكن است بااشكال مختلف بدون ساختاری در دانایی محوری تركیب شده باشد. دانایی و اطلاعات انواعی دارد كه ما برای بهبود عملكرد سازمانی باید از آنها استفاده كنیم.

▪ مدیریت دانایی نیازمند به مدیران دانایی محور است:

دانایی به صورت مطلوب نمی تواند به تنهایی اداره شود به جز اینكه گروههای سازمانی برای انجام وظایف خود، وظایف شغلی مشخصی داشته باشند. در میان وظایف گروهها ممكن است جمع آوری و طبقه بندی دانایی وجود داشته باشد و یا زیرساختهای فناوری دانش مدار و نیز نظارت همراه بااستفاده از دانایی مورد استفاده قرار گیرد. بنابراین، تمامی كاركردها و نقشهای مدیریتی بر محوریت دانایی قرار می گیرد كه همواره در جستجو و كنترل دانایی خواهد بود. در این میان وظیفه مدیر تنها ایجاد تسهیلات و تقسیم آنها در بین نیروی انسانی سازمان به منظور استفاده از دانایی است.

▪ در مدیریت دانایی فواید برنامه ها بیش از سلسله مراتب سازمانی است:

مدیریت دانایی سعی براین دارد كه به خلق الگوهای سلسله مراتبی برای دانایی اقدام كند. مثل دایره المعارف دانایی انگلیسی كه به جمع آوری، طبقه بندی دانایی پرداخته است.

اما اغلب سازمانها ترجیح می دهند با بازار دانایی و اطلاعات كار كنند و به آسانی اطلاعاتی در مورد مصرف كنندگان كسب كنند. این پراكندگی دانایی و اطلاعات و توضیح و تشریح آن در یك چارچوب، غیرمنطقی به نظر می رسد، اما در مقایسه با الگوهای فرضی دانایی محور بیشترین كمك و مساعدت را به مصرف كننده می كند تا از طریق آن در مدیریت دانایی محور به بهترین فهم از نیازهای مصرف كنندگان پی ببرد، كه تنها از این طریق ما می توانیم مدیریت دانایی بدون نقصی را اجرا كنیم. مدیران دانایی محور می توانند از تجربه مدیران اطلاعاتی نیز كمك بگیرند، كه مدلها و الگوهای پیچیده اطلاعاتی كه ایجادكننده ساختار آینده است را به خوبی تشخیص دهند. بنابراین، مدیران دانایی محور باید تمامی اهتمام خود را در برنامه ریزی باتوجه به نیازمندیهای بازار صورت دهند تا به موفقیت دست یابند.

محمدحسن صیف

مقداد كرمی

منابع و مآخذ:

احمدپور داریانی، محمود (۱۳۸۱)، كارآفرینی: تعاریف، نظریات، الگوها، تهران: نشر مولف.

۱ - DAVEN PORT, THOMAS, & OTHER(۱۹۹۸) SUCCESSFUL KNOWLEDGE MANAGEMENT PROJECT, SOLAN MANAGEMENT REVIEW.

۲ - DAVEN PORT, THOMAS. (۱۹۹۸). SOME PRINCIPLES OF KNOWLEDGE MANAGEMENT, GRADUATE SCHOOL OF BUSINESS, UNIVERSITY OF TEXAS AT AUSTIN.

۳ - HARIHARAN, ARUN. ۲۰۰۲, KNOWLEDGE MANAGEMENT: STRATEGIC TOOL. JOURNAL OF KNOWLEDGE MANAGEMENT PRACTICE.

۴ - HUSCHILD, S. LICHT, T, STEIN, W,۲۰۰۱ “CREATING A KNOWLEDGE CULTURE”, MC.KINSEY QUARTERLY. NO ۴.

۵ - WIIG. KARL, ۱۹۹۹ “KNOWLEDGE MANAGEMENT: AN EMERGING DISCIPLINE ROOTED, IN ALONG HISTORY. EUROPEAN MANAGEMENT JOURNAL.

۶ - WIIG. KARL. ۱۹۹۹ “SUCCESSFUL KNOWLEDGE MANAGEMENT”. EUROPEAN MANAGEMENT JOURNAL.

محمدحسن صیف : كارشناس ارشد تحقیقات آموزشی دانشگاه تهران مقداد كرمی : كارشناس ارشد مدیریت آموزشی دانشگاه تهران

---