خرید به روایت KONEPS

بررسی سیستم تدارکات الکترونیکی کره جنوبی

ایجاد دولت الکترونیکی در سراسر دنیا یا الکترونیزه کردن خدمات دولتی چندی است که بدل به مهم ترین دغدغه حاکمان برای ارائه خدمات بهتر به مردمان خود شده است. در خط مقدم جهانی توسعه فناوری های اطلاعاتی و ارتباطات، کره جنوبی با انبوهی از تجربه های موفق قرار دارد و در زمینه چابک سازی و کوچک سازی دولت با سرعت غیرقابل وصفی در حال حرکت است. دولت کره جنوبی در سال های اخیر با ادغام و تجمیع وظایف، تعداد وزارت خانه های خود را تک رقمی کرده است. این اقدام با دو رویکرد خودکار سازی و تجمیع مدیریت ها صورت گرفته و به معنای کاهش تعداد کارکنان دولت نبوده است.

● دولت ها، بزرگ ترین خریداران

دولت ها نقش بزرگ ترین بنگا ه ها را در تمامی کشورها ایفا کرده و بیشترین میزان تقاضا و بالاترین حجم خرید ها را در کشور از آن خود کرده اند. این اقدامات در قالب فرآیند تدارکات دولتی صورت می گیرد. دولت ها به منظور کنترل و مدیریت این جریان و برای جلو گیری از فساد، قوانین و رویه های شفاف و مشخصی را وضع کرده و تمامی دستگاه های ذیل حاکمیت موظف به تبعیت از آن سیاست ها هستند. بسیاری از کشور ها به منظور بهینه سازی و کاهش هزینه های فرآیند تدارکات از یک سو اقدام به کنترل و نظارت بیشتر بر اجرای آن کرده و از سوی دیگر؛ خود کار سازی فرآیند تدارکات را در دستور کار قرار می دهند.

● تدارکات سنتی در مقابل تدارکات الکترونیکی

تامین کالاها و خدمات به روش های سنتی با معضلات بسیاری از جمله فقدان تمرکز، عدم شفافیت، ارتباط چهره به چهره خریدار و فروشنده، مراجعات مکرر طرفین، وجود بروکراسی زائد و رویه های دستی، پیچیده و ناکارآمد مواجه هستند. این مساله در مورد دولت ها به دلیل حجم بالای اعتبارات مالی از حساسیت ویژه ای برخوردار بوده و امکان کنترل و نظارت بر تدارکات سنتی به سهولت مهیا نیست. این امر برای دستگاه حاکم مورد پذیرش نیست. اما در مقابل؛ تدارکات الکترونیکی بسیاری از معضلات فوق الذکر را برطرف ساخته است.

تدارکات الکترونیکی متمرکز است، به گونه ای که تمامی خرید ها ثبت شده و امکان سوء استفاده و تخلف به حداقل می رسد. شفافی سازی تامین نیازمندی ها از برکات تدارکات الکترونیکی است و اهرم های نظارتی متعددی را در ید دستگاه های نظارتی قرار خواهد داد. سیستم الکترونیکی تدارکات موجب حذف ارتباطات چهره به چهره و مراجعات مکرر خریداران و فروشندگان می شوند، این امر منجر به کاهش فساد اداری خواهد شد. کارائی، به دلیل طراحی فرایندهای ساده، الکترونیکی و برخط (Online) افزایش خواهد یافت. در مجموع تمامی مزیت های فوق الذکر به کاهش قابل توجه هزینه ها منتج خواهد شد.

● تدارکات الکترونیکی در کره جنوبی

دولت حاکم کره جنوبی به عنوان بزرگ ترین خریدار در کشور خود، از سیستم تدارکات الکترونیکی بر خط کره جنوبی (KONEPS) به منظور خودکارسازی تدارکات دولتی استفاده می کند و تمامی قوانین و سیاست ها را از طریق این سیستم اعمال می نماید. سیستم KONEPS با اهداف کارایی، شفاف سازی و چابکی اقتصادی راه اندازی شده است. پروژه تدارکات الکترونیکی کره جنوبی مسئولیت انجام تمامی خرید های کالاها و خدمات در بخش دولتی را با ارزشی بیش از یک صد هزار دلار بر عهده دارد. همچنین عقد قرار داد های خدمات عمرانی که ارزش آنها از سه میلیون دلار بیشتر باشد، از طریق این سیستم پیگیری می شود. بسیاری از اقدامات دولتی در بخش بازرگانی نیز با استفاده از چنین سیستمی ره گیری می شود. پیاده سازی این سیستم از سال ۱۹۹۷ آغاز و از سال ۲۰۰۲ وارد فرآیندهای تدارکات دولتی شده و هم اکنون در حال گسترش و افزایش بخش های مختلف آن است.

این سیستم توانسته میان تامین کنندگان و بنگاه های دولتی برای فرآیند تدارکات و خرید، ارتباطی مستقیم و بدون واسطه ایجاد کند، به گونه ای که کل فرایند تدارکات به صورت الکترونیکی هدایت می شود. سیستم تدارکات الکترونیکی برخط کره جنوبی، سیستم های نرم افزاری بیش از ۸۰ بنگاه دولتی و ارتباط بیش از ۳۹۰۰ نهاد دولتی و عمومی و ۱۵۰.۰۰۰ تامین کننده کالاها و خدمات را به صورت یکپارچه در آورده است. این سیستم در سال ۲۰۰۷ تامین تدارکاتی معادل ۵۶ میلیارد دلار را مدیریت کرده است که در مقایسه با روش سنتی تدارکات، حدود شش میلیارد دلار صرفه جویی کرده است. سهم بخش خصوصی در این صرفه جویی نزدیک به ۹۰ درصد بوده و تنها ۱۰ درصد آن نصیب دولت کره جنوبی شده است.با مقایسه آمار های مربوط به قراردادها و تعداد کارکنان در کشور کره جنوبی و استفاده از شاخصی به نام تعداد قرارداد به نسبت تعداد کارمند مشخص شده است که این سیستم موجب افزایش ۳۹۴ درصدی کارائی در تدارکات شده است. در بخش مناقصات الکترونیکی نیز تا سال ۲۰۰۷ بیش از ۲۱ میلیون شرکت کننده ثبت نام کرده و بیش از ۲۰.۰۰۰ مناقصه شرکت داشته اند.

همچنین آمار های جالبی در خصوص این سیستم به دست آمده است، بدین صورت که روزانه ۱۸۰.۰۰۰ بازدید از وب سایت آن ثبت و بیش از ۱۴۰.۰۰۰ سند به صورت برخط مبادله می شود. آمارها نشان دهنده کاربرد های فراوان این سیستم و فراگیر بودن آن در طول مدت اجراست.البته مجریان KONEPS پس از پیاده سازی اولیه، ویژگی های جدیدی را به صورت سالانه به قابلیت های کنونی افزوده اند . از جمله می توان به مدیریت اموال دولتی، مناقصه های الکترونیکی و بی سیم، سیستم اطلاع رسانی مبتنی بر موبایل و به کارگیری تکنولوژی RFID در مدیریت موجودی اشاره کرد که که برخی از آنها در حال پیاده سازی است. صفحه اصلی پورتال KONEPS برای کاربران تدارکات الکترونیکی کره جنوبی همانند یک پنجره واحد (Single Window) عمل می کند. به این معنا که تمام اقداماتی که برای کاربران آن از اخذ مجوز گرفته تا پرداخت الکترونیک لازم است، از طریق این صفحه انجام می شود.

● عوامل موفقیت

مجریان این پروژه پنج عامل را به عنوان عوامل موفقیت خود مطرح می کنند.عامل اول؛ عزم جدی دولت برای ایجاد تغییر در ساختار های سنتی دولت و فرایند های مرتبط با تدارکات دولتی است، به گونه ای که کمیته ویژه ای از سال ۱۹۹۷ از سوی دولت ماموریت یافته تا زمان استقرار این سیستم، پیگیری اجرائیات این پروژه را بر عهده داشته باشد.عامل دوم؛ زیرساخت اینترنتی کره جنوبی است. بر اساس آمارها رسمی، نزدیک به ۹۳ درصد کاربران خانگی از اینترنت سریع با پهنای باند بالا استفاده می کنند.

این عامل تاثیر فراوانی بر فراگیری KONEPS داشته است.عامل سوم؛ به کارگیری صحیح مهندسی مجدد (BPR) و فناوری های نوین از جمله امضا دیجیتالی، رمزنگاری، مستندات الکترونیکی در این پروژه بوده است.عامل چهارم؛ آموزش صحیح کاربران این سیستم عنوان شده است. مرکز ارتباط با مشتری مستقلی برای راهنمایی کاربران ایجاد شده است، همچنین مرکز آموزش KONEPS برنامه های آموزشی مدونی برای کاربران تدارک دیده است.و در نهایت کارکنان حرفه ای و دارای روحیه اصلاح به عنوان عامل پنجم از عوامل موفقیت تدارکات الکترونیکی کره جنوبی معرفی شده است.

● زیرساخت های تدارکات الکترونیکی

راه اندازی چنین پروژه ای بدون در نظر گرفتن زیرساخت های موردنیاز امکان پذیر نیست. امکان تبادل الکترونیکی اسناد (EDI) از مهم ترین زیرساخت های موردنیاز برای پیاده سازی تدارکات الکترونیکی است. این کار در کشور کره جنوبی از طریق استانداردسازی مستندات و الکترونیکی سازی آنها بر پایه استاندارد های XML، SOAP و BP صورت گرفته است. از این رو تمامی مستندات دولتی و تجاری بر روی بستری سریع، ایمن و مطمئن میان بنگاه ها و سازمان ها مبادله شده و نیازی به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ نیست. البته تحقق این کار مستلزم صرف زمانی دراز است، به طوری که در کشور کره جنوبی از سال ۱۹۹۷ انجام آن به عنوان زیرساخت پروژه های دولت الکترونیک از جمله تدارکات الکترونیک آغاز شده و همچنان ادامه دارد. پروژه الکترونیکی سازی اسناد در کره جنوبی با نام UTradeHub پیاده سازی شده است. این پروژه در سه سطح پایه، در حال توسعه و پیشرفته از سال ۱۹۹۷ تاکنون اجرا شده است.

در سطح پایه؛ مستنداتی چون مجوز ها، مانیفست ها و اسناد گمرک بر بستر EDI مورد مبادله قرار گرفت.در سطح دوم؛ بستر اینترنت مورد استفاده قرار گرفت و دامنه مستندات گسترش پیدا کرد، به طوری که اسناد مالی و بانکی نیز بر روی این بستر مورد تبادل قرار گرفتند.در سطح نهایی؛ EDI به طور کامل جای خود را اینترنت خواهد داد و تبادلات اسناد به طور کامل بر مبنای بستر وب (Web-Based) صورت خواهد گرفت و هیچ سند کاغذی وجود نخواهد داشت. حتی محرمانه ترین مستندات نیز با تضمین امنیت لازم بر بستر اینترنت جابه جا خواهند شد.تمامی دستگاه های دولتی، بانک ها، شرکت های بیمه گذار، شرکت های حمل و نقل و کاربران، اسناد خود را از طریق این سیستم مبادله خواهند کرد. پروژه UTradeHub به دلیل استفاده از استاندارد های بین المللی، امکان تبادل اسناد میان کشور های دیگر از جمله ژاپن و کانادا را فراهم نموده است.وضع قوانین لازم، از جمله زیرساخت های تدارکات الکترونیکی به شمار می رود.

در صورت فقدان قوانین شفاف و صریح، به کارگیری راه حل های نوین مبتنی بر فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی در تدارکات ممکن نخواهد بود. این مساله دولت کره را از سال ۲۰۰۱ به خود مشغول داشته است. استاندارد سازی شناسایی، طبقه بندی و کد گذاری اقلام و محصولات نیز از ارکان ایجاد تدارکات الکترونیکی به شمار می رود که منجر به شناسایی بهتر محصولات و اقلام شده و بسیاری از هزینه های زائد را کاهش خواهد داد. در پروژه تدارکات الکترونیکی کره، طبقه بندی و کد گذاری محصولات بر پایه استاندارد طبقه بندی و کد گذاری سازمان ملل (UNSPSC) صورت گرفته و مجریان طرح با بومی سازی آن مطابق با نیاز های پروژه به کد گذاری محصولات کشور کره پرداخته اند. سیستم کد گذاری محصولات کشور کره جنوبی با نام e-Catalogue از سال ۱۹۹۷ اقدام به ثبت اطلاعات کالاها و خدمات نموده و هم اکنون بانک اطلاعاتی کاملی از محصولات را در بر گرفته است. آمارهای به دست آمده نشان می دهد تا سال ۲۰۰۶ بیش از ۷۸۰.۰۰۰ قلم کالا و خدمت در این سیستم دارای کد اختصاصی و کاتالوگ هستند.

● تدارکات کره جنوبی، راه حل جهانی

سیستم KONEPS توسط برخی از سازمان های بین المللی به عنوان بهترین سرویس تدارکات الکترونیک در دنیا معرفی شده است. سازمان ملل متحد در سال ۲۰۰۳ جایزه رتبه نخست خدمات عمومی را به این سیستم اهدا کرد. همچنین در سال ۲۰۰۷ موفق به اخذ جایزه E-Asia در حوزه خدمات عمومی شده است. این سیستم اخیراً توسعه بین المللی داشته و در برخی از کشور های آسیایی نیز اجرا شده است و مزایای ملموسی را برای بخش بازرگانی آنها به ارمغان آورده است. یکی از توانمندی های این سیستم کاهش فساد در فرآیند تدارکات است. به عنوان مثال استقرار سیستم تدارکات الکترونیکی برخط کره در کشور هند سبب شده است مصادیق فساد اداری در بخش بازرگانی این کشور به طور چشم گیری کاهش یابد. این سیستم در سال ۲۰۰۸ از رد و بدل شدن بیش از چهار میلیارد دلار رشوه در بخش بازرگانی هند جلو گیری کرده است. این امکان از طریق حذف ارتباط چهره به چهره میان تامین کنندگان و مامورین خرید و سایر کارکنان بخش بازرگانی کشور هند فراهم شده است.

به منظور دریافت اطلاعات بیشتر در مورد این سیستم می توانید به نشانی اینترنتی www.pps.go.kr مراجعه کنید. البته ذکر این نکته ضرورت دارد که این درگاه به زبان کره ای است و متاسفانه بخش انگلیسی آن محتوای مناسبی ندارد!در پایان ذکر این نکته خالی از لطف نیست که وزارت بازرگانی جمهوری اسلامی ایران نیز مطالعات گسترده ای را با همکاری همتای کره ای خود به منظور استفاده از سیستم تدارکات الکترونیکی در کشورمان آغاز کرده و توسط سازمان های ذی ربط اقدام به راه اندازی زیر ساخت های لازم مانند نظام ملی طبقه بندی و خدمات شناسه کالا و خدمات ایران، ملت کارت اصناف، ساماندهی شرکت های پخش و مواردی دیگر نموده است.

نویسنده: محمد باقری