چالشهای اجرا و پیاده سازیERP در سازمانهای كشور

نظر به هزینه های بسیار بالای پیاده سازی ERP در سازمانها , اغلب آنها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازی ERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سریعا از این سیستم كسب كنند و به دنبال آن كاهش چشمگیر هزینه ها را داشته باشند

جهانی شدن رقابت سازمانها و شركتها جهت عرضه محصولات و خدمات خود، آنها را ناگزیر به پیوستن به بازارهای جهانی كرده است .یكی از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات كه نقش مهمی در یكپارچگی اطلاعات در سازمان دارد و از شروط اصلی پیوستن به بازارهای جهانی است، سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی ( ERP ) است. این سیستم هم اكنون به عنوان جدیدترین و موثرترین ابزار برنامه ریزی كل منابع سازمان مطرح بوده و شامل یك نظام بهم پیوسته اطلاعاتی، مهندسی و مدیریتی است كه همه نیازهای یک سازمان را با نگرشی فرایندی ( در جهت نیل به اهداف سازمان و یکپارچه سازی تمام عملیات ) برآورده می كند. ERP با یك نگاه متفاوت روند کلیه فعالیتهای شركتها را از حالت وظیفه گرایی به فرایند محوری تغییر جهت می دهد.

پیاده سازی ERP علاوه بر پرهزینه و وقت گیر بودن، با ایجاد تغییرات بنیادین در فرایندها باعث ایجاد تنشهایی در اکثر بخشهای سازمان می شود که اگر سازمان بدون توجه و اطلاع از مشکلات و چالشهایی كه هنگام پیاده سازی ERP با آنها مواجه خواهدشد، اقدام به پیاده سازی كند، قطعا با شكست مواجه خواهدشد.

این مقاله سعی كرده است با استفاده از یك دهه تجربه تحلیل ،طراحی و پیاده‌سازی سیستم های اطلاعاتی در یكی از صنایع بزرگ كشور ،به عمده مشکلات ، محدودیتها و چالشهای پیاده سازی سیستم های یكپارچه و یا به عبارتی برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) بپردازد و ضمن ارائه راهکارهای تجربی برای برخورد با مشکلات طرح شده، طرحی پیشنهادی برای پیاده سازی سیستم‌های یکپارچه در سازمانها ارائه كند.

● مقدمه

در عصر كشاورزی نیروی بازو عامل بقا و ماندگاری بشر در عرصه کار و زندگی محسوب می شده است. در انتهای این دوران كه حدود ۲۹۰۰۰ سال به‌طول انجامید ،ابزار به معنای واقعی اختراع و به دنبال آن دستورالعملهای كار با آن تدوین شد، كه همین عامل سرمنشاء اصلی ورود انسان به عصر صنعتی بود . ابزار، باعث تحول و رشد انسان در تمامی عرصه های علمی ،اقتصادی،پزشكی،كشاورزی ،اجتماعی و..... شد و در این دوره كه بیش از ۵۰۰ سال به‌طول انجامید هر دو مقوله اطلاعات و فناوری رشدی بسیار فزاینده ای داشتند. به‌طوری‌كه انسان را به اوج پیشرفت در عرصه صنعت رساند. در عصر انقلاب صنعتی، هم اطلاعات و هم فناوری عرصه رقابت را از هم ربوده بودند ولی جای خالی ارتباطات كاملا محسوس بود. نبود ارتباطات مناسب در طول دوران صنعتی با عث شد تعداد قابل ملاحظه ای از نوآوریها چندین بار وحتی با چند دهه اختلاف كشف و اختراع شوند . در این مقطع انقلاب ارتباطات رخ داد و اطلاعاتی كه هزاران سال در قالب كتاب در قفسه های كتابخانه ها محبوس بودند نفس راحتی كشیدند و خود را كمتر از چند ثانیه به دست جویندگان علم رساندند.

هم اكنون به لطف ارتباطات علم انسان هر دوسال یكبار دو برابر و به واسطه همین افزایش ، داناییش نیز فزون می شود، به‌طوری‌كه دیگر بدون تحقیق و مقایسه دست به ریسك نمی زند .مشتری امروز دیگر از تخت پادشاهی پایین آمده و شریك تولید كننده شده است . مشتری حق انتخاب پیدا كرده است و براحتی توسط تولید كننده شكار نمی شود. وی تنوع طلب است ،باید نیازمندیهای معقول و حتی غیر معقول او برآورده شود. دیگر مشتری، خودروی كارخانه فورد را كه رنگ آن بنا به سلیقه شخصی مدیرعامل آن شركت همیشه مشكی طراحی می شده است خریداری نمی كند وحق انتخاب، این قدرت را به او داده است كه تولید كننده را وادار كند هم بازار و هم نیاز وی را بصورت علمی مورد تحقیق و تفحص قرار دهد . هم اكنون ۷۰ درصد سازمانها و شركتهای مطرح دنیا در آمریكا و اروپا قادرند با استفاده مهمترین ابزار فناوری اطلاعات و ارتباطات یعنی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی مراحل مختلف منبع و بازاریابی ، تولید ، توزیع و خدمات پس از فروش را بصورت كاملا مجزا و در یك گستره جغرافیایی وسیع و بعضا در دفترهای مجازی انجام دهند.

● وضعیت ایران

در ایران، سالانه شاهد برگزاری دهها همایش و سمینارهای معرفی ERPو مزایای آن هستیم ولی با استفاده از نتایج مقالات و تحقیقات صورت گرفته اقدام عملی خاصی انجام نداده ایم .آیا مشکل ، کمبود تجهیزات است و متخصص می دانیم كه به دلیل عبارت همیشه تکراری «پهنای باند ناکافی»_ واحد اطلاعات اكونومیست در رده بندی سال ۲۰۰۶ اعلام کرده است در میان ۶۸ کشوری که در گزارش آمادگی کشورها در زمینه ICT مورد ارزیابی قرار گرفته اند، ایران با شش پله سقوط نسبت به سال ۲۰۰۵ از مکان ۵۹ به ۶۵ تنزل پیدا کرده است و همچنین طبق گزارشهای معتبر جهانی كه هفتمین گزارش EIU در زمینه ICT ارائه نموده است، کشورهای در حال توسعه با سرعت بیشتری نسبت به کشورهای توسعه یافته در حال رشد هستند. به طوری که اگر رتبه بندی کشورها به سه دسته ۲۰ کشور بالا ، ۲۰ کشور میانی و ۲۰ کشور پایینی تقسیم شود مشاهده می شود که شاخص ۲۰ کشور اول تنها ۵/۲ درصد رشد داشته در حالی که ۲۰ کشور میانی ۰۶/۰ درصد پیشرفت داشته اند و ۲۰ کشور آخر به طور متوسط با رشد قابل توجه ۰۹/۰ درصد مواجه بوده اند . حال با توجه به گزارش فوق جایگاه ما در این رده بندی کجاست‌؟ و عامل اصلی سقوط ۶ پله ای کشور ما چیست و چه عواملی باعث اینهمه تنزل در توسعه فناوری شده است ؟_ متاسفانه سوالها بسیار است و پاسخها مبهم _

در ادامه ابتدا به بررسی عواملی پرداخته می شود که باعث بحران در سیستمهای اطلاعاتی موجود سازمانها شده است، سپس به چالشهای پیاده سازی ERP می پردازیم و بعد، طرح پیشنهادی تهیه سیستمهای یکپارچه سازمانها ارائه می شود.

۱) فناوری با كمترین احساس نیاز وارد كشور شد و مورد استفاده ناصحیح قرار گرفت .

ضرب المثل معروف نیاز، مادر اختراع است را همه شنیده ایم. آیا در سازمانها و شركتهای بزرگ كشور نیاز به داشتن فناوری واقعا بطور كامل حس شده بود كه بی حد وحصر وارد سازمانها شد؟ وظیفه فناوری در كجای فرایندهای قدیمی و دستی شركتها و سازمانهای كشور تعریف شده بود؟ آیا فناوری آمده بود كه همان سیستم های حتی مكانیزه دستی نشده را سرو سامان دهد یا اینكه تواناییهای دیگری هم داشت؟ كدام سازمان بر اساس توانمندی فناوری، سیستم‌های خودراتحلیل، طراحی و پیاده سازی كرد ؟ چه كسانی در سازمانها بطور کامل بر توانمندی فناورهای وارد شده واقف بودند ؟ استفاده از این فناوری بیشتر جنبه كاربردی داشت یا تبلیغاتی ومد‌؟_ و آیا مدیران ارشدی كه به زحمت قادر به خاموش و روشن كردن كامپیوترها بودند می توانستند توانمندی این سیستم را در فرایند تولید حس كنند؟ هنوز هم در بعضی از سازمانها هیچگونه نیازی به داشتن سیستم های برنامه‌ریزی حس نمی شود، ولی در برخی از آنها نیاز كاملا مشهود است. سازمانهایی كه احساس نیاز كرده اند، می توانند ابتدا باتشکیل یک تیم با تجربه از شرکتهای صاحب نظر ، گروهIT و کارشناسان مرتبط سازمان، به امکان سنجی پذیرش ERP اقدام كنند.

۲) در سازمانها سیستمهای موجود دستی، مكانیزه شد نه فرایندهای صحیح كاری

اكثرسازمانها و شركتهای بزرگ كشور، دهه‌های اخیر فقط توانسته‌اند برای سیستم‌‌های قدیمی و دستی خود بطور جزیره ای نرم افزار تهیه و آنها را مكانیزه كرده و در قالب رایانه‌های منفرد و یا تحت شبكه اجرا كنند .

تجربه نشان داده است در صورتی كه یكسری داده از چندین كانال ارتباطی وارد نرم افزارها شود، اختلاف عمیق در اطلاعات و گزارشهای حاصل شده به‌وجود خواهد آمدو به دنبال آن داده ها با افزونگی وناسازگاری مواجه خواهند شد. خلاصه اینكه سازمانها ، به‌جای تهیه سیستم بر مبنای توانمندی فناوری و فرایندهای بهینه ، برای همان سیستمهای قدیمی ،سنتی و دستی موجود، نرم افرار تهیه كردند كه این تغییر روند، بدور از هدف اصلی مکانیزه كردن سیستم ها بود و در عمل هیچ اتفاق خاصی جهت بهبود سیستم و یكپارچه كردن آنها صورت نگرفت.

۳) هزینه های اجرای این سیستم و مدت زمان بازگشت سرمایه زیاد است.

نظر به هزینه های بسیار بالای پیاده سازی ERP در سازمانها ، اغلب آنها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازی ERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سریعا از این سیستم كسب كنند و به دنبال آن كاهش چشمگیر هزینه ها را داشته باشند. ولی چنین امری در بدو امر امكان پذیر نیست و لازم است مدت زمانی از نصب و اجرای سیستم ، گذشته باشد و بهبودهایی در فرایند موجود نیز حاصل شده باشد تا زمان بازدهی این پروژه آغاز شود.

در اكثر سازمانهای بزرگ دولتی كشور به‌دلیل هزینه بسیار بالای تهیه سیستم های یکپارچه وبه تبع آن عدم برنامه ریزی كل منابع سازمان بطور یكپارچه، توانایی محاسبه قیمت تمام شده محصولات و خدمات وجود نداشته و بعضا سازمانها بدون داشتن قیمت واقعی وحتی با متحمل شدن ضرر به فروش مجصولات خود اقدام می كنند.

۴) ساختار سازمانی اكثر سازمانهای كشور غیر منعطف است.

ERP یك سیستم فرآیند نگر است و این نوع دیدگاه در تناقض با روند انجام فعالیتهای اكثر سازمانها و شركتهای كشور که بصورت وظیفه ای انجام می‌شود است. دید فرایندی به روند تولیدات یك شركت‌، بعضا باعث تغییر ساختار آن سازمان می‌شود كه در بیشتر مواقع در میان كاركنان و حتی مدیران ارشد آن سازمان تنش ایجاد می كند. بنابراین سازمانی موفق خواهد بود كه قابلیت تغییر ساختار سازمانی و فرایندهای كسب و كار را در جهت انطباق با فرآیندهای بهینه داشته باشد.

۵) فرایندهای موجود سازمان با فرایندهای بهینه ERP تطابق ندارد.

اگر نتیجه کارشناسی امكان سنجی پذیرش ERP در سازمان های بزرگ ایران ، خرید سیستم ERP را بر تهیه و ساخت آن ترجیح دهد آن‌وقت این سوال مطرح است كه آیا مجموعه نرم افزارهای ERP با وضع سیستم‌ها و فرایندهای موجود سازمان، تطابق دارد ؟ در صورت تطابق نداشتن، مطمئنا در روند پیاده سازی ERP اختلال ایجادمی شود که این اختلال می تواند عامل وقفه و یا شکست اجرای ERP باشد. در چنین شرایطی سه روش وجود دارد:

الف) سازمان یا شركت خریدار باید فرایندهای موجود خود را تغییر و تلاش کند فرایندهای خود را با سیستم ERP مطابقت دهد. در این حالت تغییرات عمده ای در ساختار سازمانی ، وظایف وجایگاه شغلی كاركنان ،مسئولیتها ، نحوه كار و روشهای انجام كار ایجاد می شود و به عبارتی لازم است فرایند مهندسی مجدد در سطح شركت اجرا شود كه به نظر می‌رسد اگر سازمانی واقعا تصمیم به پیاده سازی ERP گرفته است و می خواهد ریسك شكست را به حداقل برساند می بایستی یك انقلاب فرایندی به وجود آورد و ابتدا فرایند مهندسی مجدد را در سازمان خود اجرا كند، سپس به به پیاده سازی ERP اقدام كند.

علیرضا ابراهیمی اسکندی

[e-mail]

منابع و ماخذ

۱ - عبدالحمید اشراق نیا ، «امكان سنجی آمادگی پذیرش ERPII در ایران ». دانشگاه صنعتی شریف، ۱۳۸۴

۲ - سید محمد بنی جمال، « ارائه چارچوبی به منظور ارزیابی آمادگی سازمانهای ایرانی برای پیاده سازی ERP‌». دانشگاه تهران، ۱۳۸۴

ـ علیرضا ابراهیمی: كارشناس ارشد فناوری اطلاعات

---