چگونه جلسات کاری مفیدی داشته باشیم

برگزاری جلسات کاری سرزنده و لذت بخش, کارآیی جلسه را نیز افزایش می دهد و بر خلاف آنچه بسیاری فکر می کنند, در این گونه جلسات خطر ایجاد تنش وجود نخواهد داشت

برگزاری جلسات کاری سرزنده و لذت بخش، کارآیی جلسه را نیز افزایش می‌‌دهد و بر خلاف آنچه بسیاری فکر می‌‌کنند، در این گونه جلسات خطر ایجاد تنش وجود نخواهد داشت.

مدیریت چنین جلساتی کار چندان سختی نیست و برای برگزاری موفق آن چهار قانون ساده وجود دارد:

۱) همیشه هدفی مشخص برای جلسه داشته باشید و امکان برقراری ارتباط در سطح گسترده را فراهم کنید.

۲) کسانی را که در جلسه شرکت می‌‌کنند به افرادی که حضورشان برای تحقق اهداف جلسه ضروری است، کاهش دهید.

۳) تحقیقات و مطالعات مورد نیاز را قبل از جلسه انجام دهید.

۴) جلسه را به موقع شروع کنید و به موقع به پایان برسانید.

اگر این کارها را انجام دهید، جلسات مفید و لذت بخشی خواهید داشت، چون عواملی را که موجب غیرقابل تحمل بودن جلسه شده‌اند، حذف کرده‌اید.

راه دیگر برای اینکه جلسات مفیدتری داشته باشید این است که رهبر گروهتان را وارد فرآیند برنامه ریزی کنید و به او در امور برنامه ریزی محیط، فعالیت‌ها و موضوع اصلی جلسه مسوولیت‌هایی واگذار کنید. هر تیمی که من تاکنون با آن کار کرده‌ام شخص اولی دارد که با همه اعضای گروه آشنا است. به طور معمول، وقتی صحبت از فرهنگ‌سازی برنامه‌ریزی شده به میان می‌‌آید، اینگونه اشخاص به کار گرفته نمی‌شوند که این فرصت از دست رفته بزرگی است.

در اینجا دیدگاه‌ها و تجربیات دو مدیر عامل را در زمینه بهینه‌سازی جلسات کاری بازگو می‌کنیم:

برنت بشور، مدیرعامل و مالک شرکت Adventures، میسوری

«در سال‌های اخیر، جلسات کاری به کیسه بوکس صاحب‌نظران امر کسب و کار تبدیل شده است. این روزها گفته می‌‌شود که جلسات کاری، غیرموثر و بسیار وقت گیرند و سرشار از صحبت‌های بی‌نتیجه، اما این گونه نیست. جلسات امکان تبادل اطلاعات را از طریق راه‌حل‌های تصویری و شنیداری فراهم می‌‌کنند و نیز فرصتی برای اعتمادسازی و شفاف‌سازی ایجاد می‌‌کنند که این کار از طریق ارسال ایمیل هیچ گاه حاصل نمی‌شود.

جلسات باید همیشه یک هدف کاملا مشخص داشته باشند. هیچ گاه برای گپ و گفت‌وگوی دوستانه دور هم جمع نشوید. جلسات نیاز به زمان بندی دارند و هر کس که در آن شرکت می‌‌کند باید بداند که محدودیت زمانی وجود دارد. در جلسات تنها افرادی باید شرکت کنند که حضورشان در جلسه ضروری است. حضور تعداد زیادی از افراد که هدف خود را از حضور در جلسه نمی‌دانند و چارچوب زمانی مشخصی ندارند، به راحتی می‌‌تواند جلسه را خراب کند.

سعی کنید تایمرهای کوچکی را وسط میز جلسه قرار دهید. وجود این وسیله به همه یادآوری می‌‌کند که به زمان‌بندی توجه کنند. در نهایت، کاری کنید که همه در جلسه صحبت کنند تا دلیل حضورشان برای گروه مشخص شود. اگر حرفی برای صحبت کردن نباشد، حضور آن شخص در جلسه ضرورتی نداشته است.»

پابلو پالاتنیک، مدیرعامل فروشگاه آنلاین ShadesDadday.com، فلوریدا

«محیط کار برای همه، از بالاترین افراد تا پایین ترین آنها از اهمیت زیادی برخوردار است. با نگاهی به بزرگ‌ترین شرکت‌های تکنولوژی، می‌‌توان دریافت که محیط کار مثل یک زمین بازی برای افراد بزرگسال است. فراهم کردن یک محیط کاری خوب برای کارمندان، به فرهنگ شرکت و انتظارات شما از محیط کار و بازده کار برای مشتریان بستگی دارد.

جلسات یا غیر از آن، کار یا سرگرمی می‌‌توانند همزمان وجود داشته باشند تا شرکتی موفق داشته باشید. برای این کار فقط کافی است فرهنگ آن را ایجاد کنید و اجازه دهید کارمندانتان بخشی از بینش و جنبش شرکت شما باشند.»

مترجم: مریم رضایی

منبع: Washington Post