خدمات متقابل مدیریت و حسابرسی داخلی در سازمان

حسابرسی داخلی یكی از اركان سازمانهای امروزی است و شناخت متقابل كاركردها و نیازهای كاركنان حسابرسی داخلی و مدیران سطوح مختلف سازمان از یكدیگر سازمان را در رسیدن به اهدافش یاری می كند

هر یك از قسمتهای یك سازمان در جهت اثربخشی و كارائی نیاز به ویژگیهائی در محیط فعالیت خود دارد. تعاملات و روابط حرفه‌ای حسابرسان داخلی، به عنوان یكی از قسمتهای مهم سازمان، با سایر مدیران، عامل مهمی در جهت نیل به اهداف حسابرسی داخلی و در مرحله بعد بهره مند شدن سازمان از آن است. حسابرسان داخلی و مدیران قسمتهای مختلف سازمان باید به دقت از وظائف و كاركردها و منافع متقابل همدیگرآگاهی داشته باشند. حسابرسان داخلی باید منطبق با استانداردهای حرفه‌ عمل كرده و همواره در حفظ استقلال نسبی و بی‌طرفی خود بكوشند. محدوده فعالیتها ، روشها و وظایف حسابرسی داخلی در سازمان و چگونگی گزارشگری آن باید به روشنی مشخص بوده و افراد و گروههای ذیصلاح دائما عملكرد حسابرسی داخلی را مورد ارزیابی قرار دهند. مدیران سازمان نیز باید از نتایج فعالیتهای حسابرسی داخلی در جهت بهبود سازمان و اصلاح عملكردها استفاده كنند.

حسابرسی داخلی یكی از اركان سازمانهای امروزی است و شناخت متقابل كاركردها و نیازهای كاركنان حسابرسی داخلی و مدیران سطوح مختلف سازمان از یكدیگر سازمان را در رسیدن به اهدافش یاری می كند. بسیاری از مدیران هنوز به حسابرسی داخلی به صورت سنتی نگاه كرده و اطمینان چندانی به نقش و اهمیت آن در سازمان ندارند در حالی كه تحولات زیادی در كاركردها و نقش سازمانی حسابرسی داخلی به وجود آمده است. حسابرسی داخلی نیز مانند سایر بخشهای سازمان باید در جهت اهداف سازمان بطور مؤثر عمل كرده و به ایجاد ارزش افزوده در سازمان كمك كند. در این مقاله سعی شده كاركردهای حسابرسی داخلی و نقاط تماس آن با سایر قسمتهای سازمان توضیح داده شود.

حسابرسی داخلی در سازمان

در دهه های اخیر تعاریف فراوان و گوناگونی توسط مراجع و صاحبنظران امور مالی و حسابداری در مورد حسابرسی داخلی ارائه شده است و سرانجام انجمن حسابرسان داخلی آمریكا در ژوئن ۱۹۹۹ در هیأت مدیره انجمن به اتفاق آرا تعریف جدیدی از حسابرسی داخلی به شرح زیر ارائه كرده است:

‹‹حسابرسی داخلی فعالیتی مشاوره‌‌ای ، اطمینان آور ، مستقل و بی طرفانه است كه به منظور افزودن ارزش و بهسازی عملیات سازمان طراحی می‌شود . هدف آن كمك به سازمان برای نیل به اهداف خود از طریق ارزیابی و بهسازی كارآیی فرایندهای مدیریت خطر، كنترل و نظارت سازمانی، با رویكردی منظم و منضبط است .››

متأسفانه بیشتر سازمانها وظیفهٔ اصلی حسابرسی داخلی را بررسی كفایت كنترل های داخلی و قابلیت اتكای اطلاعات صورتهای مالی تعیین كرده اند. اما در حال حاضر همان طور كه از این تعریف برمی‌آید دامنهٔ فعالیتهای حسابرسی داخلی به مراتب بیش از پیش گسترش یافته است آنها به بررسی كارایی عملیات، قابلیت اتكای فناوری اطلاعات، اثر بخشی و كارایی معاملات تجاری داخل و خارج از كشور، كمك به بهبود فرایندها و عملیات شركت و نظارت بر رضایت مشتریان می‌پردازند. این وظیفه جدید در كنار همان كاركرد قدیمی یعنی جست جو و كشف تقلب، صورت می‌گیرد. به عبارتی دیگر، دامنهٔ فعالیت آنها به مراتب از فضای كنترل مالی و نقش مباشرتی سنتی فراتر رفته است. از این زمان حسابرسان داخلی هم موقعیت موجود را درك كرده و تصمیم گرفتند از نقش حمایتی خود فراتر رفته و نقش پویاتر و اساسی‌تری در ساختار مدیریت داشته باشند و خدمات متنوعی را ارائه دهند. مدیریت نیز به گسترش خدمات ارائه شده از سوی آنها واكنش خوبی نشان داد و حسابرسان داخلی نقش و اهمیت بیشتری در بهبود عملیات سازمان پیدا كردند. این نقش نوین نیز برای مدیریت به مراتب ارزشمند تر بود زیرا توصیه حسابرسان داخلی غالباً مفیدتر از توصیه‌هایی بود كه نوعاً از طرف حسابرسان مستقل ارائه می گردید و مهمتر آنكه یافته ها در داخل سازمان باقی مانده و منتشر نمی‌شود.

به طور كلی حسابرسی داخلی طراحی و اثر بخشی سیستم كنترل را ارزیابی می‌كند. یك سیستم كنترل داخلی كه از طراحی خوب برخوردار باشد اطمینان می دهد، كه اهداف سازمان با هزینه های معقولی انجام خواهد شد . منظور از سیستم كنترلی كارا سیستمی است كه آنچه در هر مرحله طراحی مد نظر بوده به انجام برساند .

اداره كنندگان واحد تجاری كه از خدمات حسابرسی داخلی بهره‌مند می شوند‌، هیئت مدیره و مدیران اجرائی واحد تجاری هستند. ارائه اطلاعات مربوط به كفایت و كارآیی نظام كنترل های داخلی و كیفیت عملكرد واحد تجاری به مدیریت ، از مسئولیتهای حسابرسان داخلی است. اطلاعاتی كه به هر یك از حوزه‌های مدیریت و مدیران ارائه می‌شود، ممكن است با توجه به نیازها و خواسته‌های آنان، از لحاظ شكل و جزئیات متفاوت باشد. حسابرسی داخلی با بررسی و ارزیابی عملكرد واحدها و بخشهای تابعه نسبت به عملكرد مناسب مدیران واحدها در جهت منافع سازمان، اطمینان می‌دهد. دامنهٔ فعالیتهایِ وسیع و جامعِ حسابرسی داخلی، بررسی ادواری و ضمنی سازمان توسط حسابرسی‌داخلی و استقرار حسابرسی‌داخلی در داخل سازمان، حسابرسی داخلی را مرجعی مناسب و صاحب صلاحیت برای كنترل و ارزیابی تصمیم گیریهای مدیران ساخته است. برقراری و پیاده سازی حسابرسی‌داخلی نقطه‌ای برای شروع یك سیستم مدیریت پیشرفته است و به تبع آن برقراری یك نگرش مناسب برای حسابرسی‌داخلی یكی از مهمترین اقدامات است. برای دستیابی به اهداف حسابرسی داخلی نیز باید سطح بالایی از عملكرد و اثربخشی در حسابرسی‌ داخلی وجود داشته باشد.

● حسابرسی داخلی و حسابداری مدیریت

به دلیل ویژگیهای كاری و عملیاتی حسابرسی داخلی و حسابداری مدیریت دارای نقاط مشترك فراوانی هستند. حسابرسی داخلی نوین به دلیل مهارت حسابرسانش، ارائه پیشنهاد برای همه جنبه‌های سازمان، اختیارات و استقلال تاریخی‌اش در موقعیت خوبی برای ایجاد مشاركتی سازنده با سایر قسمتهای سازمان، قرار گرفته است. وسعت آموزشها، حسابرسان را قادر به درك فرایندهای تجاری و تولید و مشاركت در امر بهبود آن كرده و اختیار حسابرسی برای كمك به سازمان در جهت نگهداری و بهبود مستمر محیط كنترلی موجب ایجاد فرصتی برای حسابرسی داخلی در ایفای نقش فعال برای بهبود سازمانها شده است. حسابرسی داخلی دائماً نسبت به علائم هشدار دهنده ساختار هزینه یابی و مراكز هزینه از طریق رسیدگی به آنها حساسیت نشان می‌دهد و از این طریق آشكارا در استفاده بهینه از منابع و كارایی سازمان مشاركت می‌كند. حسابرسان داخلی می بایست بر تمامی مراحل پیاده‌سازی و استفاده از سیستم های هزینه‌یابی نظارت كنند. آنها ‌می‌بایست از همان مراحل ابتدائی پیاده سازی سیستم ها و در جلسات طراحی محصول، جلسات مهندسی تولید و جلسات برنامه‌ریزی و كنترل تولید شركت كنند. علاوه بر این، حسابرسان داخلی با ردیابی شاخصهای ضایعات ، ارزیابی اثربخشی و كارایی، حسابرسی عملیاتی را گسترش می دهند و به طور كلی به‌عنوان یك ارزیاب مستقل، حسابرسان می‌توانند مشاهده كنند، درخواست نمایند و فرصتهای حذف اتلاف و ساده سازی عملیات را بشناسانند.

حسابرسان داخلی محركی برای پذیرش سیستم های جدید توسط مدیران بوده و در پیاده سازی موفقیت‌آمیز و نگهداری مؤثر سیستم های اطلاعاتی نقش دارند و نیاز به تغییرات سیستم های اطلاعاتی را تشخیص می‌دهند.

بنابراین، برخی اطلاعات به دست آمده در طول حسابرسی داخلی ممكن است مورد استفاده مراجع و نهاده های بررسی كننده ای چون ارائه كنندگان خدمات مشاوره مدیریت و حسابداران مدیریت (وبالعكس) قرار گیرد كه در جست جوی راهكارهایی برای بهبود عملكرد سازمان هستند.

از سوی دیگر، بسیاری از نوشتارهای مربوط به مضامین مدیریت در ۳۰ سال گذشته در بارهٔ مفهوم كنترل بحث كرده اند. بزرگان و نظریه پردازان علم مدیریت همگی به شكلها و تعاریف متفاوت كنترل را به عنوان یكی از وظایف مدیریت شناسایی كرده‌اندو مدتها است كه مدیران سازمان موفق دریافته‌اند كه كنترل بدون جانبداری و اغماض مكمل سازماندهی و هدایت بوده و می‌تواند عملكردها را سنجش، ارزیابی و اصلاح كند و از انجام كامل برنامه ها اطمینان دهد. در سازمانهای كشورمان كنترل مؤثر و بدون جانبداری حلقه گم شده در فعالیتهای اجرائی مدیران است و اثربخشی عملكردها را با چالش جدی روبه رو ساخته است و از آنجا كه حسابرسی داخلی نقش مهمی در فرایند كنترل ایفا می كند توجه و استفاده بهینه از توانائی و قابلیتهای حسابرسی داخلی مزایای فراوانی برای مدیران دارد.

آنچه كه مدیران باید از آن آگاهی داشته باشند این است كه حسابرسی داخلی با داشتن چهار شرط كلی اثر بخش خواهد بود كه این شروط عبارتند از: ۱) برطرف كردن نیازهای ذینفعان، ۲)دستیابی به ظرفیتهای بهترین سطح(كلاس)، ۳) به كارگیری استانداردهای حرفه‌ای قابل اجرا، ۴) اندازه‌گیری نتایج. البته این شروط بسیار كلی در نظر گرفته شده اند. رویكرد حسابرسی داخلی باید اصولی , منطقی و شامل روشهای كنترل و بررسی نهایی كار باشد. حسابرس داخلی باید شواهد و مدارك كافی را برای همه نتیجه گیریها و قضاوتهای خود به دست آورد.

● رابطه سازمانی مدیران و حسابرسی داخلی

جایگاه حسابرسی داخلی باید به گونه‌ای باشد كه بتواند بطور اثر بخش عمل كند. از این رو، پشتیبانی مدیریت سازمان از حسابرسی داخلی، یك ضرورت است. حسابرسی داخلی باید با مشورت با مدیریت، ضرورتها و اولویتهای كار خود را تعیین كند. بنابراین، رییس حسابرسی داخلی باید آزادانه به مدیران ارشد، دسترسی داشته باشد و به آنها گزارش كند. نتایج یك تحقیق نشان می‌دهد كه عملكرد حسابرسی داخلی بیشتر به جایگاه مستقل آن بستگی دارد و حسابرسی ‌داخلی با جایگاه سازمانی مناسب و مستقل از واحدهای مورد حسابرسی از لحاظ ویژگی استقلال همانند حسابرسی‌ داخلیِ ‌برون‌ سپار شده است. با تامین جایگاه مناسب حسابرسی داخلی در ساختار سازمانی، می‌توان نسبت به استقلال واحد حسابرسی داخلی اطمینان لازم را به دست آورد. موقعیت سازمانی حسابرسی داخلی به توانایی و اثر بخشی آن بستگی دارد. در بیشتر سازمانها وظایف حسابرسی داخلی در بخش مالی و زیر نظر مدیر اجرایی است. این موقعیت تا حدی قابل قبول و رضایت بخش است ، زیرا حسابرسی داخلی باید به كسی گزارش دهد كه كل بخش عملیاتی را بررسی می كند.

داشتن استقلال سازمانی كافی و بی طرفی باعث می شود كه خدمات حسابرسی داخلی به بهترین شكل ارائه شود هر چند برخی معتقدند كه بی‌طرفی در عمل یك افسانه است و دستیابی به یك بی‌طرفی واقعی به دلیل ویژگیهای اقتصادی و فشارهای موجود دست‌نیافتنی است. ولی موضوع اینجاست كه باید سعی شود تا در بهترین موقعیت ممكن قرار گرفت.

از آنجایی كه دامنهٔ اثر بخشی فعالیتهای حسابرس داخلی به میزان پذیرفتگی مافوقش بستگی دارد، موقعیت سازمانی نسبتاً بالا و حمایت بی چون و چرای مدیریت مافوق برای حسابرسی داخلی لازم و ضروری است. حسابرسان داخلی باید موقعیتی هم تراز با مدیران اجرایی داشته باشند و جزو كاركنان آنها نباشند. همچنین باید توجه داشت كه اگر حسابرسان داخلی توانستند وظایف خود را به طور مؤثری انجام دهند به دلیل حمایت مدیریت است زیرا كه آنها دارای هدف مشتركی هستند. اما داشتن موقعیت انحصاری، ممتاز و نسبتاً بالا در نمودار سازمانی به طور خودكار، مسائل را به طرز اثربخشی حل نمی‌كند. معمولاً حسابرس داخلی به حمایت مدیر عامل نیاز دارد. در سازمانهای پیشرو معمولاً یك مدیر اجرایی قوی حامی نیروهایش است و آنها را هدایت می‌كند. در گام نخست حسابرس به حمایت او نیاز دارد. در نقطهٔ مقابل نیز مدیر می تواند منافع قابل توجهی را از خدمات حسابرسی انتظار داشته باشد. مدیران معمولاً یك زمینهٔ تخصصی دارند. شایسته است حسابرس داخلی فعالیت خود را در زمینه ای شروع كند كه مدیر با آن آشنا باشد و این بهترین فرصتی است كه می‌تواند توانایی خود را نشان دهد.

منابع و مأخذ

۱. نیكخواه آزاد، علی و قناد، حمید رضا،«عوامل عدم توسعه و روشهای ارتقای حسابرسی داخلی در ایران» مجله بررسی‌های حسابداری و حسابرسی زمستان ۷۶و بهار۷۷ شماره ۲۲-۲۳ .

۲. Ahlawat, Sunita S., and Lowe, D. Jordan. An Examination of Internal Auditor Objectivity: In-House versus Outsourcin;. Auditing : A Journal of Practice & Theory. Vol.۲۳, No۲ September ۲۰۰۴ pp.۱۴۷-۱۵۸.

۳. Anderson, Dick. "Strengthening Internal Audit Effectiveness". Corporate Governance , September ۱۵,۲۰۰۴, Dow Jones & company,Inc

۴. Bae, Benjamin., Epps, Ruth W., Gwathmay, Susan S., "Internal Control Issues". Information System control Journal.Volume ۴,‏ ۲۰۰۳

۵. Flott, Leslie W.Quality Control ,Internal Auditor Journal, november ۲۰۰۰.

۶. Krogstad, Jack L., Ridley, Anthoney, J & Rittenberg, Larry E, "Where We Are Going?" .Internal Auditor Journal, oct, ۱۹۹۹. PP ۲۷-۳۳.

۷. Ray, M.R., & Gupta, P.P. "Activity Based Costing" Internal Auditor Journal (Desember ۱۹۹۲) ;PP۴۵-۵۱

۸. Robbins, Stephen P. "Organizational Behavior" NewJwrsey,۱۹۹۳.p۴۵.

۹. Stoner,E. & Stagliano, A.J. "A Survey of U.S Manufacturers on Implemention of ABC" Journal of Cost Management (March/April ۱۹۹۷);PP۳۹-۴۱.

۱۰. Tatikonda, L.U., & Tatikonda, R.J., "Overhead Cost Containment" Internal Auditor Journal, (February ۱۹۹۳);P۵۱-۵۵.

* علی خوزین: كارشناس ارشد حسابداری

---