پرتال سازمانی شرکت مخابرات استان تهران راهی به سوی دولت الکترونیک

سازمان الکترونیکی یکی از جدیدترین و کلیدی ترین دستاوردهای عصر دیجیتال محسوب می شود

● مقدمه

سازمان الکترونیکی یکی از جدیدترین و کلیدی ترین دستاوردهای عصر دیجیتال محسوب می شود .این دستاورد پایه ای ترین فعالیتهای سازمانها و شرکتها را هدف قرار داده و می کوشد با بهینه سازی فعالیتهای موجود و ارائه خدمات از طریق اینترنت به شهروندان و فراهم آوردن امکان خدمت رسانی به پرسنل سازمان بر بستر اینترانت و برپایی اتوماسیون اداری ، سازمان را به بالاترین سطح کارائی ممکن برساند .

این کار به سازمان این امکان را می دهد تا بدون توجه به گستردگی و توزیع مکانی ، تعداد نیروی انسانی و حجم تراکنش های آن سازمان به برنامه ریزی و طراحی وپیاده سازی محیط های عملیاتی در سازمان بپردازد .

در راستای رسیدن به دولت الکترونیک ، شرکت مخابرات استان تهران بر آن است تا با راه اندازی پرتال شرکتی ،دامنه فعالیتهای خود را منطبق با برنامه های کلان جمهوری اسلامی گسترش دهد و بستر خود را برای چنین توسعه ای آماده کند .

در این مقاله سعی شده است ضمن تعریف پرتال سازمانی (پرتال انواع مختلف دارد که بحث ما در این مقاله بر روی پرتال های سازمانی می باشد ) مسائل و موانع موجود در راه رسیدن به پرتال سازمانی بیان گردد .عمده ترین موانع مربوط به قوانین حقوقی و آیین نامه های سازمانی و تامین اعتبارمالی جهت بستر سازی و پیاده سازی این طرح می باشد. پیشبرد تجارت الکترونیک در سازمانی با ابعاد شرکت ما ،هزینه بسیاری در بر دارد .به گزارش شرکت گارتنر که یک شرکت بزرگ معتبر و جهانی و مشاور در زمینه IT می باشد ، راه اندازی تجارت الکترونیک در سازمانها با توجه به اندازه آنها در سال ۲۰۰۳ بین ۳ میلیون تا ۱۵ میلیون دلار برای سازمانها هزینه در بر داشته است.لذا در صورتیکه ضرورت رسیدن به دولت الکترونیک و پیاده سازی پرتال سازمانی در شرکت پذیرفته شده است ، می بایست برای ایجاد این تحول در ITشرکت اعتبار مالی مناسبی در نظر گرفته شود .همچنین باید اقرار نمود که برخی از قوانین حقوقی ونیز آیین نامه های شرکت از قبیل قوانین مربوط به احراز هویت در واگذاری ،مالکیت ریز مکالمات و سایر موارد مشابه و نیزعدم وجود قانون جامع حمایت از داده / حریم خصوصی ، موانع مستحکمی درراه رسیدن به تجارت الکترونیک و رشد ITدر سازمان می باشد.لذا قبل از هر چیز وظیفه مسئولین تدوین آیین نامه های شرکت است که با بازنگری آیین نامه هایی که بعضاٌ عمر آنها به درازای عمر وزارت پست و تلگراف و تلفن !!! می باشد و تنظیم آیین نامه های جدید در راستای ارائه خدمات از طریق اینترنت ، گامی موثر در راستای دولت الکترونیک بر دارند .حتی در تصویب نامه هیئت وزیران به شماره ۳۱۷۶۶/ت ۳۳۲۲۹ه مورخ ././۸۴ یکی از وزارتخانه هایی که به عنوان متولی اصلاحات از آن نام برده شده است وزارت ارتباطات و فن آوری اطلاعات می باشد .به امید آن که مدیریت شرکت مخابرات استان تهران ، به عنوان یکی از بزرگترین شرکتهای تابعه وزارت، پیشگام در این امر مهم باشد.

● تعریف پرتال سازمانی

پرتالها در حقیقت رابط های مبتنی بر وب هستند که با اتصال به منابع اطلاعاتی مختلف و دریافت اطلاعات ، آنها را در یک چهارچوب منسجم و ساخت یافته در اختیار کاربران قرار می دهند .پرتال سازمانی درگاهی است که از طریق آن دستیابی توزیع شده به اطلاعات و خدمات و سرویسها برای کاربرانی که خواهان این اطلاعات و خدمات هستند به سادگی و با سرعت کافی امکان پذیرمی باشد .یکی از انواع پرتالهای سازمانی پرتالهای مبتنی بر نقش کاربران می باشد.در این نوع پرتالها که پیاده سازی آن در شرکت مد نظر اداره کل رایانه می باشد ،تمامی کارمندان و مشتریان با مراجعه به پرتال و ورود نام و رمز کاربری خود وارد صفحه شخصی خود شده و با توجه به نقش و حقوق تعریف شده در پرتال ،به اطلاعات ، خدمات و سرویسهای مختلف دستیابی پیدا می نمایند.برای مثال یک شهروند به اطلاعات و اخبار عمومی و امکانات درخواست تلفن ثابت و سایر سرویسهای مخابراتی امکان دسترسی داشته و با استفاده از بکارگیری ابزار مدیریت جریان در سیستمهای مکانیزه ،همواره از طریق صفحه شخصی در جریان مراحل انجام تقاضای خود در شرکت قرار خواهد گرفت .همچنین کارمندان با ورود به پرتال و صفحه شخصی می توانند کلیه درخواستها و وظایف سازمانی خود را انجام دهند .

● اهداف پرتال

▪ هماهنگ سازی و مجتمع کردن خدمات و اطلاعات درون سازمانی و برون سازمانی

▪ ارتقا ظرفیت جهت استفاده از اطلاعات و تکنولوژی اطلاعات در بین بخشهای مختلف

▪ ساده و موثر کردن خدمات دولتی در راستای ایجاد دولت الکترونیکی

▪ ارتقا کیفیت ارائه خدمات به عموم مردم

▪ ارتقا کارایی و اطمینان

● ارتباطات در پرتال شرکت مخابرات استان تهران

از آنجائیکه پرتال سازمانی درگاهی است که می بایست بتوان از طریق آن خدمات و سرویسهای شرکت را ارائه نمود ، می بایست سرویس گیرندگان و سرویس دهندگان در ارتباطات پرتال مشخص و امکانات و وظایف هر یک مشخص گردد.

▪ ارتباط مشتریان

یکی از ارتباطات مورد نیاز در پرتال کلیه افراد حقیقی و حقوقی می باشند که به نوعی پس از ارتباط با شرکت از طریق پرتال ، خواهان دریافت خدمت و یا اطلاعات می باشند .لذا در این بخش مشتریان شرکت به شرح زیر تعریف می گردند :

۱) متقاضیان تلفن ثابت

۲) مشترکین تلفن ثابت

۳) متقاضیان خط خصوصی و دیتا

۴) مشترکین خط خصوصی و دیتا

۵) متقاضیان استخدام و .....

▪ ارتباط کارمندان

ارتباطات کارمندان در پرتال به دو منظور گرفتن سرویس و خدمات مورد نیازشان و نیز انجام وظایف سازمانی از طریق پرتال تعریف می گردد.

▪ ارتباط پیمانکاران و شرکتها و سازمانهای

شرکت مخابرات جهت انجام وظایف خود و برخی فرآیندهای سازمانی با شرکتها و سازمانهای متعددی در ارتباط است که در پرتال نیازهر یک به تفکیک در نظر گرفته می شود

● سرویسهای قابل ارائه از طریق پرتال

در پرتال های سازمانی میبایست سرویسها و خدمات و اطلاعات مورد نیاز برای چهار نوع ارتباط که عبارتند از : ارتباط مشتریان،ارتباط پیمانکاران و همکاران،ارتباط کارمندان و ارتباط شرکاء در نظر گرفته شود.از آنجائیکه شرکت ما در واگذاری تلفن ثابت به صورت انحصاری عمل می نماید و هنوز شریک تجاری در بخش خصوصی ندارد،لذا جهت ارتباط فوق فعلاٌ سرویسی پیش بینی نگردیده است .

▪ سرویسهای مشتریان

اهم سرویسهایی که در این بخش دیده شده است عبارتند از :

۱) درخواست تلفن ثابت (با انواع واگذاری)

۲) درخواست تغییرنام فیش

۳) استرداد ودیعه

۴) درخواست دایری انواع سرویس ویژه

۵) درخواست قطع انواع سرویس ویژه

۶) درخواست تغییر مکان

۷) درخواست تغییر نام

۸) درخواست تعویض شماره

۹) درخواست اصلاح آدرس

۱۰) درخواست قطع و رزرو تلفن

۱۱) درخواست قطع تلفن

۱۲) درخواست وصل تلفن

۱۳) درخواست کشف مزاحم

۱۴) درخواست IN

۱۵) درخواست ISDN

۱۶) درخواست باز و بستن صفر اول

۱۷) درخواست باز و بستن صفر دوم

۱۸) مشاهده ریز مکالمات

۱۹) پرداخت صورت حساب

۲۰) استفاده از سیستم ۱۸۱۸

۲۱) درخواست خط خصوصی و دیتا

۲۲) درخواست انواع استخدام (در صورت مجوز جذب نیرو)

و ....

۲۳) اطلاعات و گزارشات متنوع از مراکز تلفنی ، وضعیت واگذاری در هر مرکز و به طور کلی هرگونه اطلاع رسانی که نیاز باشد از طریق بخشهای مرتبط در پرتال می تواند صورت گیرد

▪ سرویسهای کارمندان

دسته اول شامل اطلاعات کلی وسرویسهای عمومی مورد نیاز کلیه پرسنل است که همه کارمندان باید به آن دسترسی داشته باشند کلیه کارمندان شرکت می بایست با نام کاربری و رمز عبور وارد پرتال شرکت شده و به اطلاعات پرسنلی و رفاهی خود و سرویس هایی در این رابطه دستیابی داشته باشند. برخی از اطلاعات مورد نیاز عبارتند از :

۱) آیین نامه ها و قوانین

۲) اخبار سازمانی ،آموزشی ، رفاهی ، .....

۳) بخشنامه های داخلی

۴) اطلاعات انواع وام ها

۵) تعرفه های درمان

۶) لیست مراکز خدمات درمانی طرف قرارداد

۷) لیست کلیه اماکن رفاهی

برخی از اطلاعاتی که در صفحات شخصی می بایست به آن دسترسی داشته باشند عبارت است از :

۱) اطلاعات احکام سالانه (کارکنان رسمی ، قراردادی ،پیمانی ، بیمه ای )

۲) اطلاعات ارزشیابی های سالانه

۳) اطلاعات مربوط به آموزش

۴) اطلاعات مربوط به مرخصی ها

۵) اطلاعات مربوط به ماموریتها

۶) اطلاعات مربوط به ابلاغ ها (ابقا ، انفصال ، بازنشستگی ، طرح نیمه وقت ،مرخصی بدون حقوق، انتقال ، مرخصی استعلاجی بیشتر از ۱۲۰ روز و .. )

۷) اطلاعات حقوق و دستمزد(برای شاغلین و بازنشستگان)

و .....

برخی از سرویسهایی که در صفحات شخصی می بایست به آن دسترسی داشته باشند عبارت است از :

۱) درخواست مرخصی

۲) درخواست ماموریت تحصیلی

۳) درخواست استفاده از اماکن رفاهی

۴) درخواست استفاده از وام

با توجه به خدمات وسرویسهایی که قرار است در پرتال به ارتباطات مختلف ارائه گردد، بسیاری از پرسنل شرکت درگیر ارائه خدمت یا سرویس فوق خواهند بود .لذا امکان دسترسی به سیستمهای موجود و یا سیستمهایی که بایدطراحی و پیاده سازی گردد ، ازطریق پرتال باید وجود داشته باشد. پرتال نقش یک درگاه را جهت دسترسی به کلیه سیستمهای کاربردی مانند اتوماسیون اداری،طرح جامع مشترکین ، طرح جامع مالی ، طرح جامع تدارکاتی و انبار ، طرح جامع رفاه ، طرح جامع نیروی انسانی و .... برای کاربران سیستمهای فوق خواهد داشت .

▪ سرویسهای پیمانکاران و شرکتها و سازمانهای

دراین بخش پرتال می بایست نیازهای اطلاعاتی و خدماتی شرکتها و سازمانهایی که رابطه تعریف شده ای می توانند با شرکت مخابرات استان تهران داشته باشند ، در نظر گرفته شود .با توجه به آنکه امکان سنجی پرتال هنوز پایان نیافته است ،سرویسهای مورد نیاز نیز به طور کامل شناسایی نگردیده است ولی برخی از آنها عبارتند از :

۱) برگزاری مناقصات و مزایده ها از طریق پرتال

۲) ارتباط اطلاعاتی شرکتهای مخابراتی استانها از طریق پرتال (مانند دستیابی به اطلاعات ، نرم افزارها و مستندات و ....)

۳) امکان برقراری ارتباط از طریق ویدئو کنفرانس ، تالار گفتمان و ... با شرکتهای استانی

۴) ارتباط بیمارستانهای طرف قرارداد

و ......

● تعیین سر فصل های اجرایی تحقق پرتال شرکت

جهت دستیابی به پرتال سازمانی می بایست مقدماتی ایجاد گردد .سرفصل های اجرائی تحقق پرتال به شرح زیر می باشد :

▪ امکان سنجی و بررسی نیازها

ابتدا در سطح کل سازمان امکانسنجی گسترده ای صورت گرفته و نیازهای سطوح مختلف سازمان بررسی می گردد.می بایست تمام سرویسها و خدمات عمده ای که از طریق پرتال در ارتباطات مختلف قابل ارائه می باشد ، شناسایی گردد.

▪ تهیه RFPپرتال

بر اساس امکانسنجی انجام شده ،RFPپرتال تهیه و مشخصات و شرایط که باید نرم افزار ایجاد کننده پرتال داشته باشد ، تا بتواند خواسته های شرکت را تامین نماید، مکتوب می گردد.همکاری بخشهای مختلف سازمانی در ارائه اطلاعات مورد نیاز در مرحله امکان سنجی ، مستلزم رسیدن به سند فوق می باشد .

▪ برگزاری مناقصه و تعیین پیمانکار

پس از تهیه RFPپرتال ، شرکت می تواند جهت برگزاری مناقصه اقدام و پیمانکار را مشخص نماید .بدیهی است که با توجه به رشد روز افزون تکنولوژی نرم افزار، طولانی گردیدن روند مناقصه باعث می گردد که بر انطباق RFPتهیه شده با تکنولوژی روز خدشه وارد شده و نیاز به تهیه مجدد آن باشد .

طاهره تقوی محرملی

کارشناس ارشد و مسئول سیستمهای اطلاعات مدیریتی اداره کل رایانه

---