مدیریت اطلاعات گزینش نیروی انسانی

در این مقاله جمع آوری اطلاعات پرسنلی از داوطلبان استخدام از بعد میزان, نوع, زمان مناسب, نحوه ثبت, نگهداری, روزآمدسازی و پردازش در مراحل مختلف گزینش, مصاحبه و استخدام مورد بررسی قرار می گیرد

۱) مقدمه

یكی از اركان نظام جامع امور اداری، ركن منابع انسانی و از جمله فرآیندهای این ركن نیز «گزینش نیروی انسانی» است و در این نوشتار به مبحث مدیریت اطلاعات در گزینش نیروی انسانی می‌پردازیم.

در اغلب سازمان‌ها به هنگام استخدام و گزینش نیروی انسانی، فرم‌های خاصی جهت كسب حداقل اطلاعات شخصی داوطلبان استخدام، تهیه شده‌اند. هر چند این نكته عمومیت ندارد ولی كسب یا در اختیار داشتن اطلاعاتی كه از صحت آنها اطمینان نداریم، نه تنها كمكی به سازمان نمی‌كند بلكه موجب گمراهی سازمان نیز می‌شود.

به منظور جلوگیری از انحراف اطلاعات در ابتدا باید دید كسب اطلاعات پرسنلی به چه منظور انجام می‌شود؟ كسب اطلاعات پرسنلی قاعدتاً باید طی چندین مرحله انجام گیرد. سپس در مرحه تنفس یا در زمان تصمیم گیری برای استخدام، كلیه اطلاعات در كنار هم قرار داده شوند تا امكان بهره‌برداری از آنها میسر گردد.

۲) مرحله نخست جمع‌آوری اطلاعات

در این مرحله یكسری از حداقل اطلاعات برای شناخت داوطلبان استخدام لازم است. متأسفانه كم نیستند سازمان‌هایی كه در همین مرحله نیز مایل هستند تمامی اطلاعات داوطلبان اعم از مشخصات فردی و خانوادگی، تحصیلات، تجارب كاری، سوابق علمی و تألیفات و غیره را جملگی در یك فرم و در مرحله قبل از مصاحبه استخدامی كسب كنند.

این كار اولاً كمكی به سازمان نمی‌كند چرا كه كمتر مصاحبه‌كننده‌ای توانایی به خاطر سپردن تمامی این حجم اطلاعات متنوع از ده‌ها داوطلب استخدام را دارد و در ضمن اگر بر فرض محال توانایی این كار را هم داشته باشد تنوع و حجم این اطلاعات موجب كاهش قدرت تجزیه و تحلیل مصاحبه كننده می‌شود كه در هر صورت منتهی به تنزل كیفیت فرآیند گزینش نیروی انسانی می‌گردد.

ثانیاً در صورت عدم جذب بسیاری از داوطلبان (كه بدلیل محدودیت ظرفیت‌ها)، طبیعتاً تعداد قابل توجهی از داوطلبان در اغلب موارد استخدام نمی‌شوند و این موضوع (یعنی كسب تمامی اطلاعات اشاره شده در این مرحله) موجب اعتراض بحق داوطلبان می‌شود

به منظور جلوگیری از بروز این گونه مسائل پیشنهاد می‌گردد كه سازمان، در مرحله انتخاب اولیه از بین داوطلبان، به اطلاعاتی شامل اطلاعات فردی، تحصیلات، تجارب و سوابق كاری، سوابق علمی و شرایط اختصاصی بسنده نماید. برای جلوگیری از اتلاف وقت داوطلبان و سازمان، پیشنهاد می‌گردد بلافاصله پس از تكمیل فرم اطلاعات اولیه، در صورتیكه بنا به تشخیص واحد متولی گزینش نیروی انسانی، داوطلب برای احراز سمت مورد نظر مناسب تشخیص داده شد، آزمون‌های عمومی هوش و شخصیت از داوطلب بعمل آمده و با در نظر داشتن حداقل نیاز جایگاه سازمانی مورد نظر، جهت اخذ آزمون‌های تخصصی احتمالی توسط واحد یا شخص متقاضی نیروی انسانی اقدام گردد و در صورت موفقیت، مجموعه‌ای از اطلاعات اولیه اخذ شده، نظر واحد متولی گزینش نیروی انسانی و نتیجه آزمونهای هوش، شخصیت و آزمون تخصصی، همچنین رتبه هریك از داوطلبان به روی نمودار، به اطلاع شخص یا واحد متقاضی نیروی انسانی رسانده شود و در صورت صلاحدید واحد یا شخص مزبور، مصاحبه انجام گردد.

هم‌چنین لازم است در هر صورت، پس از پایان مصاحبه ابتدایی، نتیجه بطور ضمنی به اطلاع داوطلب رسانده شود ویا حداقل تأكید شود كه در صورت نیاز حداكثر ظرف مدت مشخصی جهت مصاحبه بعدی از داوطلب دعوت خواهد شد. همچنین لزومی به اطلاع داوطلب از نتیجه آزمونهای هوش، شخصیت و آزمون اختصاصی نیز نمی‌باشد و در صورت جویا شدن داوطلب نیز ذكر این نكته كه نتایج بصورت نسبی و مقایسه‌ای می‌باشد، كفایت می‌نماید.

لازم است كلیه مراحل بالا در حداقل زمان ممكن و در طی یك جلسه انجام گردد تا موجب اعتراض بعدی داوطلبانی كه به استخدام سازمان در نیامده‌اند، نگردد. به این منظور لازم است واحد متولی گزینش نیروی انسانی كلیه تلاش خود را مصروف راهبری و اجرای مرتب مراحل فوق نماید.

۳) مرحله مصاحبه استخدامی

پس از مصاحبه اولیه، چنانچه متقاضی نیروی انسانی، هر تعداد از داوطلبان را مناسب تشخیص دهد، واحد متولی گزینش نسبت به تكمیل مدارك و جمع آوری اطلاعات این دسته از داوطلبان بصورت متمركز و برگزاری مصاحبه استخدامی اقدام می‌نماید.

▪ لازم است در این مرحله، اطلاعات ثانویه شامل:

ـ مشخصات دقیق شناسنامه‌ای

ـ وضعیت تأهل، مشخصات و سوابق تأهل

ـ تعداد و مشخصات دقیق فرزندان و افراد تحت تكفل

ـ وضعیت مسكن و مشخصات دقیق مربوطه (شامل تملك، آدرس و كروكی) از مدت معینی تا به حال

ـ وضعیت و سوابق تحصیلی و مشخصات دقیق مربوط به زمان و مكان تحصیل

ـ سوابق علمی و آموزشی و مشخصات دقیق مربوط به زمان، مكان، نام استاد یا استاد راهنما یا مسئول گروه آموزشی و دلیل نیاز به آموزش‌ها

ـ سوابق و تجارب شغلی مرتبط و غیر مرتبط، با ذكر دقیق مقاطع زمانی، مكان، وظایف محوله، اقدامات انجام شده، طریقه آشنایی و علت قطع رابطه استخدامی، نام فرد یا افراد مافوق

نام، مشخصات و آدرس معرف یا معرف‌هایی با ذكر مدت، نوع و میزان آشنایی (ترجیحاً غیر منتسب)

ـ نام، مشخصات و آدرس بستگان درجه اول

ـ همراه با تعهد كتبی و مشروط به بیان واقعیات، از داوطلبان دریافت گردد. همچنین باید به كلیه داوطلبان تصریح گردد كه قطعاً اطلاعات و مدارك ارائه شده، كنترل و جهت احراز توانایی‌های شغلی پیرامون ایشان تحقیقاتی صورت خواهد گرفت.

سپس از داوطلبان، توسط مقام مسئول استخدام سازمان، مصاحبه بعمل آمده و نتیجه به واحد منابع انسانی اعلام می‌گردد. هر چند اطلاعاتی كه بلافاصله قبل از مصاحبه استخدامی اخذ می‌گردد، دارای دقت تقریباً زیادی هستند ولی برای رفع سوء تفاهم بعدی بهتر است كلیه اطلاعات قبل از اعزام داوطلب به مصاحبه نهایی، بوسیله واحد متولی گزینش و همراه با داوطلب كنترل شده و مجدداً نظر مشورتی واحد متولی گزینش در فرم كسب اطلاعات قید گردد.

۴) مرحله استخدام

هر چند به لحاظ محدودیت قوانین كار و تامین اجتماعی و مقررات تبعی، شروع بكار آزمایشی داوطلب قبل از استخدام رسمی و انعقاد قرارداد توصیه نمی‌شود. چنانچه بنا به نیاز سازمان، داوطلب بلافاصله پس از طی مراحل گزینش مشغول بكار گردد لازم است حداقل ظرف مدت ۱۰ روز نسبت به تحقیق در خصوص صحت مدارك، سوابق و اظهارات داوطلب اقدام و نتیجه به اطلاع مقام مسئول استخدام سازمان برسد. در اینصورت پیشنهاد می‌گردد در صورت مواجهه با موارد متناقض با اظهارات داوطلب یا مخالف مقررات سازمان، ضمن اطلاع فوری به واحد متقاضی نیروی انسانی، موضوع با داوطلب در میان گذاشته شده و حل و فصل گردد كه البته این موضوع منحصراً به سیاستهای سازمان و سبك مدیریت منابع انسانی سازمان مرتبط می‌باشد.

در پایان، لازم است اطلاعات ثانویه مستخدم و سوابق تحقیقات گزینش، در پرونده محرمانه پرسنلی و مجزا از اطلاعات پرسنلی كاركنان كه احتمالاً در اختیار مدیران و سرپرستان قرارداده می‌شود، نگهداری گردند. همچنین لازم است اطلاعات اولیه نیز بصورت ادواری روزآمد شده و در اختیار سرپرستان یا مدیران مربوطه قرار گرفته و سپس در پرونده پرسنلی كاركنان نگهداری گردد.

نویسنده : خوشوقتی، آرمین