۱۰۰دلار برای ۳ دلار، مسئله این است! مثالی از کاربرد مفاهیم «مهندسی دوباره فرآیندها» برای کاهش هزینه های سربار

تعریف صحیح فرایندهای کاری، یکی از مهمترین موضوعات مطرح در سازمانها است. تعریف نادرست فرآیندها می تواند هزینه های زیادی را به سازمانها تحمیل کند.

از ویژگی های مهم مهندسی مجدد فرآیندها،BPR عبور کار از مرزهای سازمانی است. در سازمان های سنتی، حسابداران تنها به حساب و کتاب می پردازند و کارمندان تدارکات هستند که روش خرید و سفارش را می دانند. بنابراین هنگامی که اداره حسابداری به چند مداد تازه نیازمند است، باید درخواست خود را به اداره تدارکات بدهد. این اداره است که فروشنده را یافته، قیمت را تعیین کرده، سفارش می دهد، کالا را به هنگام ورود بازرسی و کنترل می کند و صورتحساب را می پردازد.

چنین فرآیندهایی بسیار گران تمام می شوند، زیرا علاوه بر درگیر نمودن چندین اداره، هزینه بالاسری چشمگیری نیز برای پیگیری ها و هماهنگ کردن تکه های فرآیند، به بار می آورند. شرکتی را سراغ داریم که با یک آزمایش کنترل شده، به این نتیجه رسید که برای خرید یک عدد باطری ۳ دلاری، ۱۰۰ دلار هزینه شده است. همچنین دریافت که ۳۵ درصد از درخواست خریدهایش مبلغی کمتر از ۵۰۰ دلار داشته اند !

پذیرش هزینه سازمانی ۱۰۰ دلار برای خرج کردن ۵۰۰ دلار، هوشمندانه نبود. بنابراین شرکت یاد شده، ادارات خود را در خریدهای کوچک آزاد گذاشت. به سخن دیگر، اکنون حسابداران، خود مدادهای مورد نیازشان را می خرند. آنها می دانند از کجا باید خرید کنند و چقدر بپردازند. زیرا اداره تدارکات، فهرستی از فروشندگان تایید شده و قیمت های مورد توافق را در اختیارشان گذاشته است هر یک از واحدهای سازمانی در این شرکت اینک کارت اعتباری تا حد ۵۰۰ دلار به نسبت تعداد مشخصی از کارکنان در اختیار دارند که نیازهای اداری خود را برای مدتی معین از محل آن خریداری می کنند. در پایان هر ماه، بانک صادر کننده کارت، فایل گزارش خریدهای همه کارتها را برای شرکت می فرستند. حسابداری نیز هزینه ها را جداگانه در دفتر کل خود ثبت کرده و به حساب بودجه ادارات مختلف منظور می نماید.

در نتیجه درخواست کننده، کالای مورد نیاز خود را سریعتر و بدون بگو مگو بدست آورده و شرکت نیز در فرآیند خرید، هزینه ای بسیار کمتر از ۱۰۰ دلار متحمل شده است.

در واقع با اینکه تقسیم کار، امری گریزناپذیر است ولی تقسیم کار به اجزا بسیار کوچک باعث می شود کار برای کارکنان بی معنا و غیرجذاب شود. به علاوه امکان بروز اشتباه در دست به دست شدن کار افزایش می یابد و زمان و هزینه های بالاسری (سربار) زیاد می شود.

منبع: کتاب مهندسی دوباره شرکتها، تالیف: مایکل همر - جیمز شامپی، ترجمه عبدالرضا رضائی نژاد

ایثار باتمان قلیچ