سامانه های یکپارچه مدیریت منابع سازمان

اصولا در تعریف پروژه های زیرساختی اصلی ترین هدفی که دنبال می کنند ایجاد یک بستر یکپارچه برای مدیریت فعالیت های سازمان است این یکپارچگی نه تن ها به فرایندهای سازمانی بلکه به گردش اطلاعات و حتی اصل داده ها باز می گردد

اصولا در تعریف پروژه‌های زیرساختی اصلی‌ترین هدفی که دنبال می‌کنند ایجاد یک بستر یکپارچه برای مدیریت فعالیت‌های سازمان است این یکپارچگی نه‌تن‌ها به فرایندهای سازمانی بلکه به گردش اطلاعات و حتی اصل داده‌‌ها باز می‌گردد. تدوین یک ساختار یکپارچه در دنیای امروز بر خلاف روش‌های مرسوم درگذشته تن‌ها در سطح معماری سامانه‌های اطلاعاتی صورت می‌گیرد که با استفاده از استاندارد تهیه شده در آن می‌توان هر یک از سامانه‌‌ها را به طور مجزا و لیکن مطابق با استاندارد تهیه و پیاده سازی نمود و در نهایت توسط یک میان‌لایه مجتمع سازی آن‌ها را به شاهراه اطلاعاتی سازمان متصل نمود.

● معماری فناوری اطلاعات (IT Architecture)

تجربه طراحی و استقرار سامانه‌های اطلاعاتی در سازمان‌های مختلف حاکی از آن است که بسیاری از سامانه‌های اطلاعاتی به‌دلیل عدم رعایت استاندارد‌های کلان و همگون نبودن پس از گذشت زمان باعث ایجاد بروکراسی و پیچیدگی فرآیند‌ها در سازمان شده‌اند.

لذا برای جلوگیری از این معضل، قبل از هرگونه اقدامی در فناوری اطلاعات، پیشنهاد می‌شود معماری فناوری اطلاعات سازمان، تهیه و تدوین شود و دستورالعمل‌های کلان و استانداردهای مربوطه در حوزه‌هایی همچون نرم افزار، سخت افزار، شبکه، امنیت، سازمان فناوری اطلاعات، یکپارچه سازی و ... مشخص و معین گردد.

معماری فناوری مذکور با ایجاد زیرساخت‌های فراگیر، آینده نگر و یکپارچه در سازمان تضمینی جهت کارآمدی استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان خواهد بود.

در این معماری استاندارد‌‌ها به‌طور کلی بیان می‌گردد. بعنوان مثال معیارهای مختلف یک سامانه‌ی نرم افزاری شامل ویژگی‌های بانک اطلاعات، زبان برنامه سازی مدل معماری نرم افزار و ... ارائه می‌شود.

● سامانه‌‌های یکپارچه مدیریت منابع سازمان (ERP)

امروزه حجم پردازش داده‌‌ها و اطلاعات در سازمان‌‌ها به اندازه ای زیاد است که بدون استفاده از رایانه و سامانه‌های کاربردی پشتیبانی کننده عملیات، انجام فعالیت‌‌ها و مدیریت داده‌‌ها ، کاری تقریبا غیر ممکن است. شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی نیز دارای شبکه‌ای بسیار گسترده هستند که علاوه بر دارا بودن واحدهای عملیاتی و پشتیبانی، دارای حجم وسیعی از فعالیت‌ها بوده که انجام آن‌ها ، مستلزم مدیریت فرآیندهای پیچیده و حجیم اطلاعاتی است.

عمده سامانه‌های کاربردی مورد استفاده این سازمان‌‌ها که در سال‌های گذشته و طبعا با فناوری‌های قدیمی ایجاد شده اند دارای دو مشکل اساسی هستند:

۱) عدم یکپارچگی

۲) فقدان سامانه‌های مرتبط با زنجیره ارزش مانند برنامه ریزی و کنترل خدمات مهندسی

جهت برقراری پیوند بین سامانه‌های موجود و سامانه‌های آتی ، استقرار مدرن‌ترین راه حل نرم افزاری یعنی سسامانه‌ی ERP یا Enterprise Resource Planning به‌عنوان هدف اصلی فناوری اطلاعات سازمان ، مناسب‌ترین راه حل ممکن است.

هدف سامانه ERP شناسایی ، تهیه و استقرار یک راه حل نرم افزاری مناسب تحت عنوان ERP در اینگونه سازمان‌ها است.ERP مجموعه نرم افزاری کاربردی کاملی است که تمام نیازهای اطلاعاتی شرکت را برآورده خواهد ساخت. سامانه‌های اطلاعاتی سنتی معادل اجزای این سامانه بزرگ در نظر گرفته می‌شود و اجزای سامانه ERP بر پایه فرآیندهای شرکت توسعه خواهند یافت به نوعی که هر جز (Component) فعالیت‌ها ، توابع و امکانات یک یا چند فرآیند را پوشش خواهد داد.

● مدیریت تغییر (Change Management)

دلایل پیدایش تغییرات در سازمان‌ها بسیار گوناگون است ، از جمله این دلایل می‌توان به مطرح شدن نیازهای جدید ، تغییرات فناوری‌ها ، رشد علوم ، اصلاح و بهینه سازی سازمان‌ها و .... اشاره نمود.

سامانه‌های نرم افزاری موفق باید قابلیت مدیریت پذیرش و اعمال تغییرات سازمان را با کمترین هزینه دارا باشند.

در سامانه‌های ERP ، مدیریت تغییرات بعنوان یک عامل موثر و کلیدی در نظر گرفته شده است تا چه در حین طراحی و تولید سامانه‌های اطلاعاتی و چه پس از نصب و راه اندازی سامانه‌ها ، تغییرات مورد نیاز به‌طور مستمر مدیریت ، بررسی و اعمال شوند.

از جمله برنامه‌های مدیریت تغییر که در سامانه‌های ERP در نظر گرفته می‌شود می‌توان به سمینار‌ها و دوره‌های آموزشی و همچنین بولتن خبری پروژه اشاره کرد.

● بلوغ سازمانی (Enterprise Maturity Model)

به منظور تحقق هدف رشدیافتگی سازمان‌ها و شرکت‌‌ها در دنیای کنونی و نیز ارزیابی میزان این رشدیافتگی امروزه در کشورهای پیشرفته از مدلهای بلوغ سازمانی متعددی استفاده می‌شود، یکی از این مدل‌ها که حاصل تجربیات یکی از بزرگترین موسسه‌ها مشاوره مدیریت به نام PWC ( Price Waterhouse Coopers ) میباشد که معمولا به عنوان مرجع در این طرح‌ها استفاده می‌شود که در ادامه اشاره مختصری به این مدل داریم ، با پیروی از این مدل تثبیت شده سازمان‌ها و شرکتهای مجهز به فن آوری اطلاعات می‌توانند انتظار بهبود در سه زمینه اصلی را داشته باشند : مدیریت روابط ، ارتقاء سود و کاهش هزینه ، لذا این مدل راه رسیدن به رشدیافتگی را در چهار مرحله ارائه می‌نماید.

هامون صباغی

---