چگونه به شکل حرفه ای گزارش های ارزیابی از خود را ارائه کنیم

یک گروه کاری بزرگ تا حد زیادی به استخدام اشخاص شایسته متکی است, اما به این نیز بستگی دارد که چطور باعث رشد و پیشرفت کسانی شوید که در حال حاضر برای شما کار می کنند گزارش های خودارزیابی بخشی کلیدی از رشد و پیشرفت یک گروه بزرگ هستند

یک گروه کاری بزرگ تا حد زیادی به استخدام اشخاص شایسته متکی است، اما به این نیز بستگی دارد که چطور باعث رشد و پیشرفت کسانی شوید که در حال حاضر برای شما کار می‌کنند. گزارش‌های خودارزیابی بخشی کلیدی از رشد و پیشرفت یک گروه بزرگ هستند.

گزارش‌های خود ارزیابی، اگر به درستی انجام شوند، می‌توانند الهام‌بخش کارمندان شما در رسیدن به درجات بالاتر باشند، می‌توانند باعث شوند آنها بر هدف‌های کسب و کار تمرکز کنند و خلاقیت در آنها شکوفا شود. گزارش‌های مربوط به میزان کارآیی کارمندان می‌توانند یکی از ابزارهای قدرتمند رشد و ترقی کسب‌وکار شما باشند.

اگر همین حالا دارید به کارمندانتان ارائه این گزارش را پیشنهاد می‌کنید به خودتان یک ستاره طلایی جایزه بدهید. اما اغلب صاحبان کسب و کارهای کوچک به گزارش‌های مربوط به میزان کارآیی مبادرت نمی‌ورزند؛ در حالی که گزارش‌های مربوط به خود ارزیابی در پیاده‌سازی و به اجرا در آوردن آنقدرها هم دشوار نیست. در ادامه، فرآیندی عملی برای انجام گزارش‌های مربوط به خود ارزیابی آورده شده است:

گام اول: طراحی پرسشنامه‌های خودارزیابی.ارزشیابی از خود (Self‌Assessments) یعنی هر کارمند بتواند خودش کار خودش را ارزیابی کند و گزارش عملکردهای خود را به مسوول بالادست تقدیم کند. به عنوان اولین قدم در فرآیند گزارش‌های عملکرد اکیدا پیشنهاد می‌کنم که از کارمندانتان بخواهید به طور جدی به این پرسشنامه‌ها پاسخ دهند. این امر می‌تواند به سادگی و پیش از نشستی که برای جلسه گزارش‌های رسمی برقرار می‌شوند، انجام شود. این کار باعث می‌شود چیزی بیش از دو شیوه بحث در کار باشد و کمتر مجال می‌دهد که رییس در مقام قاضی یک جا بنشیند و درباره‌ تصویب حکم، رای دهد. ارزیابی از خود همان‌قدر می‌تواند در شفاف‌سازی برای شما تاثیرگذار باشد، که برای کارمندانتان. چیزهایی که می‌توانید بیاموزید، جالب هستند: (۱) از چشم کارمندانتان گزارش عملکردشان را می‌بینید. شاید به تشخیص این امر برسید که آنها تحت شرایط چالش‌برانگیزتر کارآیی بهتری در قیاس با آنچه تاکنون حس می‌کردید، از خود بروز دهند. (۲) ارزیابی از خود باعث می‌شود کارمندان گشودگی پیدا کنند و انگیزه آنها در کار افزایش یابد. (۳) اگر نوعی انفصال میان آن چیزی که شما حس می‌کنید کارمند باید توجه و دقتش را بر آن متمرکز کند و آنچه خود کارمند درباره کارش فکر می‌کند، وجود داشته باشد، آنگاه ارزیابی از خود، این انفصال را به سطح می‌آورد و افشا می‌کند. آن وقت خواهید توانست درباره‌اش به بحث بنشینید و این اختلاف یا شکاف را متعادل کنید.

گام دوم: «مساله بر سر مباحثه است و نه فرم.» بیشتر بر بحث عملکرد متمرکز شوید (بازخوردها، آماده‌سازی، و تدارک هدف) و کمتر بر خود فرم کار. برای این دلیل، من ترجیح می‌دهم از فرم‌های گزارش کوتاه و ساده استفاده کنم. من زمانی را به عنوان رییس منابع انسانی در حرفه‌ام گذرانده‌ام. در این مدت برنامه‌های ارزیابی و عملکردی خوب و بد بسیاری دیده‌ام. برخی فرم‌ها به نحوی طراحی شده بودند که پاسخگویی به انها چند ساعت زمان می‌برد. مورد دیگری بوده که نیازمند فرآیند بازخورد پیچیده ۳۶۰ درجه بود؛ برای اغلب کسب و کارهای کوچک این نوعی زیاده‌روی است.

اگر باعث شوید که فرآیند بسیار پیچیده و زمان‌بر شود، کارمندان تمایل به طفره رفتن خواهند داشت. با صداقت، همدلی و متانت به سراغ بحث عملکرد بروید. ۵۰ درصد تمرکزتان را معطوف به گذشته کنید و پنجاه درصد نگاهتان را به آینده بدوزید. یعنی نیمی از پرسش‌ها را صرف مرور و بررسی عملکردهای گذشته کنید. بعضی مدیران دوست دارند از یک نسبت سه به پنج از اظهار نظرهای تقویتی «مثبت» برای یک نقد ساخت‌گرایانه استفاده کنند.

این به شما مربوط است، فقط آن را مطلقا منفی نکنید (مگر آنکه یک مشکل عملکردی جدی در کار باشد). سپس نیمه دیگر وقتتان را به بحث درباره سالی که در راه است اختصاص دهید، به اشتیاق‌های شغلی که بناست پی‌ریزی شوند و نیز به مسوولیت‌های تازه‌ای که آنها برای به عهده گرفتنشان به پیشواز خواهند رفت. در آخر اهدافی برای کارمندان طرح‌ریزی کنید و سعی کنید اهداف کارمندان را با اهداف کسب‌وکار تطبیق دهید.

گام سوم: «نهایی‌کردن فرم و گفت‌وگو درباره افزایش دستمزد». در انتهای بحث بازنگری عملکرد یا میزان کارآیی، به کارمندان این موارد را بگویید: ۱ـ با چه میزان از افزایش حقوق موافق خواهید بود؛ ۲ـ از چه زمانی این تغییر عملا به اجرا در می‌آید.

اگر ترفیعی به شما اعطا شد، به همین صورت با آن برخورد کنید. در خصوص افزایش دستمزدها و اینکه چطور با آنها مواجه شویم مکاتب فکری متفاوتی وجود دارند. به نظر من افزایش دستمزدها مستقیما با میزان کارآیی و عملکرد گره خورده است. بنابراین طبیعی است که درباره‌ افزایش دستمزد در پایان بررسی و ارزیابی گزارش‌ها و پرسشنامه‌های خودارزیابی به بحث بنشینید. دستمزد را در انتهای کار بررسی گزارش یا حتی یکی دو روز بعد از آن ارتقا دهید. زودتر از آن چنین نکنید؛ زیرا با این کار همه بحث‌های آماده‌سازی را ضایع خواهید کرد.

نویسنده: آنیتا کمبل

مترجم: سیمین راد