طراحی سیستم ارزیابی عملكرد سازندگان قطعات

متقاعد ساختن مدیران و كاركنان سازمان به كارآ بودن این سیستم و داشتن زیر ساختارهای مناسب برای تحقق آن از جمله نكات قابل توجه در میزان كارآیی و تأثیر این سیستم است

امروز ارزیابی عملكرد سازندگان قطعات طرف قرارداد با تأمین‌كنندگان قطعات خودرو، به منظور اطمینان از انتخاب مؤثر سازندگان در قراردادهای تأمین اهمیت یافته است. با این ارزیابی، تصمیم‌گیری در خصوص تعیین شرایط خرید، پرداخت تسهیلات حمایتی و ارائهٔ راهكارهای هدایت و ارتقای سازندگان از اعتبار قابل توجهی برخوردار است. با توجه به موضوع تحقیق، مدل كارت امتیازات متوازن (B.SC.) بستر مناسب را برای سیستم پیشنهادی ایجاد كرده است. از آنجا كه هدف از طراحی این سیستم دو بخش مستقل «ارزیابی كلی عملكرد سازندگان» و «ارزیابی و انتخاب سازندگان» را شامل می شود، شاخصها و روش مناسب برای هر یك مشخص شده اند. فراوانی شاخصها در منابع تحقیق با در نظر داشتن شرایط خاص پروژه، معیار انتخاب شاخصهای سیستم پیشنهادی بوده است.

با انتخاب شاخصهای مطلوب با اوزان مشخص، امتیاز نهایی سازندگان از مجموعهٔ شاخصهای پیشنهادی، رتبهٔ سازنده را معین می‌سازد. در بخش ارزیابی و انتخاب سازندگان، با بهره گیری از چهار گروه شاخص اصلی، پیش الگویی از روش مبتنی بر سیستم خبره تهیه شده است كه با درج حقایق معرف وضعیت سازنده و استفاده از قواعد تصمیم‌گیری مشخص، سطح عملكرد سازنده را تعیین می‌كند.

● مقدمه

مدیریت هر سازمان بدون اندازه‌گیری عملكرد همانند هدایت یك كشتی بدون ابزار ناوبری است. از سویی متقاعد ساختن مدیران و كاركنان سازمان به كارآ بودن این سیستم و داشتن زیر ساختارهای مناسب برای تحقق آن از جمله نكات قابل توجه در میزان كارآیی و تأثیر این سیستم است. برای سیستمهای ارزیابی عملكرد، سه ویژگی در نظر گرفته شده است.اول اینكه قابل ارائه و قاعده‌مند باشد. پس از آن لازم است سیستم با سایر سیستمهای سازمان ادغام‌پذیر و در نهایت قابل به‌كارگیری باشد.

در مدلهای سنتی، سیستم ارزیابی عملكرد تنها بر كنترل هزینه‌های تولید و كارآیی مبتنی است. در حال حاضر به دلیل وجود تغییرات غیر قابل پیش‌بینی در محیط كسب و كار و دشواریهای مدیریتی ، فضای رقابتی بین بنگاهها ایجاد شده و توجه به برخی عاملهای غیر مالی لازم شده است. در چنین شرایطی معرفی و انتخاب مبانی، روش و شاخصهای ارزیابی از حساسیت زیادی برخوردار خواهد بود.

● مدل منتخب ارزیابی عملكرد

در این تحقیق، دو مدل كارت امتیازات متوازن (B.Sc.) و تعالی سازمانی (EFQM) مورد مطالعه قرار گرفته‌اند. كارت امتیاز متوازن (B.Sc.) به عنوان مدل منتخب در تحقیق حاضر، چهار بعد برای ارزیابی عملكرد در نظر می‌گیرد كه عبارت‌اند از :

الف) مشتری

ب) فرآیندهای داخلی كسب و كار

ج) رشد ، نوآوری و یادگیری سازمانی

د) مالی

● شاخصهای عملكرد

امروز طراحی و تعیین شاخهای ارزیابی عملكرد از جمله مواردی است كه هم در محافل دانشگاهی و هم در مجامع كاربردی مورد توجه خاص است. آنچه بیش از هر چیز در این بخش اهمیت می‌یابد متناسب بودن این شاخصها با اهداف سازمانی است.

براساس مطالعات لی و پاركر ، گلوبرسان و نیلی و دیگران برای هر شاخص شناسنامه‌ای با قید مشخصات زیر در نظر گرفته میشود .

- عنوان

- مقصود

- در ارتباط با

- هدف

- فرمول

- بسامد اندازه گیری

- بسامد بازنگری

- چه كسی اندازه‌گیری می كند ؟

- منبع اطلاعات پایه

- چه كسی از این شاخص استفاده می‌كند؟

- با این اطلاعات چكار می‌كند؟

- چه كسی با این اطلاعات كار می‌كند؟

- با این اطلاعات چكار می‌كند؟

- ملاحظات و پیشنهادات

شناسایی معیارها برای انتخاب و اندازه‌گیری كارآیی و انتخاب تأمین‌كنندگان از دههٔ ۱۹۶۰ به بعد مورد توجه بسیاری از مراكز دانشگاهی و كاربردی بوده است. به طور خلاصه مهمترین این مطالعات به شرح زیر ارائه شده است.

الف) كایزر، معیارهای شش گانه‌ای را جهت ازریابی عملكرد تأمین‌كنندگان ارائه می‌دهد .

ب) بچ معیارهایی را جهت ارزیابی عملكرد تأمین كنندگان در قالب ۸ گروه بیان كرده است .

ج) الرام نیز طبقه‌بندی چهارگانه‌ای در خصوص شاخصها انجام داده است .

د) دیكسون در سال ۱۹۶۶، ۲۳ شاخص زیر را به منظور تصمیم‌گیری در انتخاب تأمین‌كنندگان پیشنهاد كرده است.

۱) قیمت خالص

۲) قابلیت تأمین مشخصات كیفیت به نحو سازگار

۳) كیفیت خدمات معتبر

۴) قابلیت رعایت برنامه زمان‌بندی تحویل

۵) موقعیت جغرافیایی

۶) وضعیت مالی و مرتبه اعتبار

۷) امكانات تولید

۸) سابقه تجاری و فروش

۹) قابلیت فناوری

۱۰) مدیریت و سازمان‌دهی

۱۱) احتمال خریدهای آتی هر فروشنده

۱۲) وجود و كارگیری سیستم ارتباطی

۱۳) كنترلهای عملیاتی

۱۴) موقعیت هر فروشنده در صنعت

۱۵) سابقهٔ روابط كار

۱۶) اخلاق سازمانی

۱۷) اشتیاق كاری

۱۸) سیاستهای شكایت و تضمین

۱۹) قابلیت‌های بسته‌بندی محصول

۲۰) میزان تأثیرگذاری در برخورد

۲۱) امكان تأمین نیازهای آموزشی و تحصیلی در رابطه با محصول

۲۲) بهبود رویه‌ها

۲۳) سابقه عملكرد

هـ) در مطالعات لمن و دیگر ابتدا محصولات صنعتی به ۴ گروه دسته‌بندی و سپس برای هر گروه از محصولات برشمرده، شاخصهای ارزیابی پیشنهاد شده است.

و) گاورین در مطالعات خود در سال ۱۹۹۳ به تفصیل شاخهای عملكرد را ارائه كرده است.

▪ در این مطالعات ۵ شاخص پیشنهاد شده‌اند كه عبارت‌اند از:

۱) كیفیت

۲) هزینه

۳) تحویل به موقع

۴) خدمات

۵) انعطاف پذیری

ابعاد مورد نظر در خصوص هر پنج شاخص به شرح ادامه آورده می‌شوند.

▪ كیفیت

۱) عملكرد

۲) ویژگیها

۳) اعتبار

۴) تطابق

۵) دوام

۶) قابلیت سرویس‌دهی

۷) ظاهر (از لحاظ زیبایی‌شناسی)

۸) كیفیت دریافتی

▪ هزینه

۱) هزینهٔ اولیه

۲) هزینهٔ بهره‌برداری

۳) هزینهٔ تعمیرات

▪ تحویل به موقع

۱) دقت

۲) كفایت

۳) قابلیت اعتماد

۴) در دسترس بودن

۵) سرعت

۶) دسترسی به اطلاعات

۷) كیفیت

۸) سهولت سفارش‌دهی

۹) انعطاف‌پذیری در سفارش‌دهی

۱۰) انعطاف‌پذیری در حمل و نقل

۱۱) سهولت در برگشتی

▪ خدمات

۱) حمایت از مشتری

۲) پشتیبانی فروش

۳) حل مشكلات

۴) اطلاعات

▪ انعطاف پذیری

۱) انعطاف‌پذیری در محصول

۲) انعطاف‌پذیری در حجم

۳) انعطاف‌پذیری در فرآیند

▪ این بررسیها نشان می‌دهند كه شاخصهای زیر بیش از سایر موارد مورد توجه بوده اند.

۱) تحویل به موقع

۲) قیمت (هزینه)

۳) كیفیت

۴) انعطاف پذیری

۵) خدمات (قبل و بعد از فروش)

۶) پاسخگویی

۷) فناوری

۸) اعتبار

۹) مدیریت و سازمان

بدین ترتیب فراوانی شاخصهای پیشنهادی از یك سو و لزوم امكان دسترسی به اطلاعات شاخصها، اعتبار نسبی منابع، زمان ارائهٔ مرجع ذیربط و هدف از به‌كارگیری شاخص اعم از ارزیابی كلی یا ارزیابی و انتخاب سازنده، مجموعه عواملی است كه در انتخاب شاخصها مؤثر واقع شده‌اند.

● روشهای منتخب ارزیابی عملكرد

در مطالعات انجام شده، ۱۰ روش ارزیابی شناسایی

شدهاند كه البته روش وزن دهی بیشترین كاربرد را داشته است. با توجه به مورد خاص این تحقیق – تأمین‌كنندگان شركت ساپكو - و ماهیت شاخصهای ارزیابی، در مطالعات اولیه روش مبتنی بر هوش مصنوعی (سیستم خبره) و روش رتبه‌بندی وزنی بیش از سایر روشها مناسب تشخیص داده شده‌اند. گفتنی است یك سیستم خبره در واقع برنامهٔ كامپیوتری‌ای است كه از خصوصیات فرد خبره كه در دنیای واقعی قادر به حل مسئله است و دانش او، تقلید می كند .

در بررسیهای انجام شده، تجربیات برخی شركتهای موفق خارجی نیز در زمینهٔ ارزیابی عملكرد تأمین‌كنندگان – تاحد امكان – مطالعه شده است.

منویسنده:

سعید جوانروح و سیما سلمان زاده رجعها

۱- Choy K.L. and Lee W.B. (۲۰۰۲), “A Generic Tool for the Selection and Management of Supplier Relationships in an Outsourced Manufacturing Environment”, Journal of Logistics Information Management, Vol. ۱۵, No. ۴, PP. ۲۳۵-۲۵۳.

۲- Homphreys P., Mcivor R. and Huang G. (۲۰۰۱), “An Expert System for Evaluating The Make or Buy Decision”, Journal of Computers & Industrial Engineering, No. ۴۲, pp. ۵۶۷-۵۸۵.

۳- Neely A., Mills J., Platts K., Richards H., Gregory M., Bourne M. and Kennerley M. (۲۰۰۲), “Performance Measurement System Design: Developing and testing a process-based approach”, International Journal of Operations & Production Management, Vol. ۲۰, No. ۱۰, pp. ۱۱۱۹-۱۱۴۵.

۴- Holmberg S. (۲۰۰۲), “A System Perspective on Supply Chain Measurements”, International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, Vol. ۳۰, No. ۱۰, pp. ۸۴۷-۸۶۸.

۵- Liu J., Ding F. and Lall V.(۲۰۰۰), “Using Data Envelopment Analysis to Compare Suppliers for Supplier Selection and Performance Improvement”, International Journal of Supply Chain Management, Vo,. ۵, No. ۳, pp. ۱۴۳-۱۵۰.

۶- Norton D.(۱۹۹۹), “Translating Strategy into Action: The Balanced Scorecard”, SAP Strategic Enterprise Management, The Balanced Scorecard Collaborative, Inc. and SEM Product Management, www.sap.com

۷- Neely A., Richards H., Mills J., Platts K. and Bourne M. (۱۹۹۷), “Designing Performance Measures: a structured approach”, International Journal of Operations & Production Management, Vol. ۱۷, No. ۱۱, pp. ۱۱۳۱-۱۱۵۲.

۸- Vokurka R. J., Choobineh J. and Vadi L. (۱۹۹۶), “A Prototype Expert System for the Evaluation and Selection of Potential Suppliers”, International Journal of Operations & Production Management, Vol. ۱۶, No. ۱۲, pp. ۱۰۶-۱۲۷.

۹- Garvin D.(۱۹۹۳), “Manufacturing Strategic Planning”, California Management Review, Summer Vol., pp. ۸۵-۱۰

مهمترین پایگاه‌های اینترنتی جستجوهای تحقیق:

۱- WWW.ECERALD_LIBRARY.COM

۲- WWW.EBSCOHOST.COM

۳- WWW.SAP.COM

۴- WWW.PEOPLESOFT.COM

۵- WWW.BALDRIGEPLUS.COM

۶- WWW.۱۲.COM

۷- WWW.QPRONLINE.COM

۸- WWW.BAAN.COM

۹- WWW.SeeCOMMERCE.COM

---