مدیریت توزیع فیزیكی

تجزیه و تحلیل, برنامه ریزی, كنترل سطوح خدمات و هزینه و تعادل بین آنها ازجمله وظایف مدیریت توزیع فیزیكی است بعد از مفاهیم آمیخته بازاریابی و آمیخته توزیع اكنون مفهوم آمیخته مدیریت توزیع فیزیكی مطرح می شود

توزیع همواره یكی از مهمترین معضلات سازمانها بوده است. امروزه با اصلاح دیدگاه مدیران و گسترش مسئله توزیع و شاخه های آن، مفهوم توزیع فیزیكی و مدیریت بر آن مهمتر می شود.

تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی، كنترل سطوح خدمات و هزینه و تعادل بین آنها ازجمله وظایف مدیریت توزیع فیزیكی است. بعد از مفاهیم آمیخته بازاریابی و آمیخته توزیع اكنون مفهوم آمیخته مدیریت توزیع فیزیكی مطرح می شود.

هدف این مقاله تشریح خلاصه ای از سیستم مدیریت توزیع فیزیكی (PHYSICAL DISTRIBUTION MANAGEMENT = PDM) است. در این بررسی عناصر و آمیخته آن موردبحث قرار می گیرد.

مفهوم لجستیك یا تداركات و پشتیبانی و ارتباط آن با سایر قسمتهای سازمان نیز مطرح می شود.

قبل از ورود به بحث مدیریت توزیع فیزیكی فرض بر این است كه درمورد سازماندهی كانال یا شبكه ای از واسطه ها تصمیم گرفته ایم. این واسطه ها مسئول نقل و انتقال كالا از تولیدكننده به مصرف كننده هستند.

هر عضو كانال باید به دقت انتخاب شود و شركت تصمیم بگیـرد كه خواستار چه نوع رابطه ای با آنهاست. با ایجاد چنین شبكه ای، سازمان درنظر می گیرد كه چگونه كالاها ازنظر فیزیكی به طور صحیح از تولید به مصرف انتقال می یابند.

مدیریت توزیع فیزیكی در ارتباط با اطمینان از تولید محصول در زمان و مكان مناسب است.

بازاریابان تجربی و عملی معمولاً روی یك زمینه برجسته بیش از سایر جنبه ها تمركز داشته اند. آنها متوجه این امر شده اند كه مدیریت توزیع فیزیكی همان جنبه برجسته از مدیریت بازاریابی عمومی است. بیشتر تجربیات بازاریابی از زمینه های نظامی الهام گرفته است. در زمان جنگ جهانی دوم و جنگهای كره و ویتنام، افسران پشتیبانی مدیریت توزیع فیزیكی را به صورت گسترده در زمینه ارسال غذا، اسلحه، دارو و سایر تجهیزات نظامی ازكلیه نقاط جهان به نقاط جنگی به كار می برده اند. مهارت نظامی كه بازاریابی برای استفاده در مدیریت توزیع فیزیكی به كار گرفت، امروزه لجستیك نام دارد.

مدیریت بازاریابی پی برد كه توزیع را باید به شیوه های علمی سازمان داد و به همین دلیل مفهوم لجستیك تجاری توسعه یافت و اهمیت مدیریت توزیع فیزیكی را افزایش داد.

همزمان كه اهمیت تجزیه و تحلیل بازاریابی افزایش یافت مدیران نیز به هزینه های توزیع فیزیكی واقف می شدند.

در زمانی كه نظامیان علاقه مند به پیروزی در جنگ هستند اولین هدف بازرگانی، جلب رضایت مشتری به روشی است كه منافع موسسه را نیز تامین كند.

روشهای لجستیك تجاری می تواند در مدیریت توزیع فیزیكی به كار برده شود. بدین منظور، نباید فراموش كنیم كه صرفه جویی زیاد در هزینه توزیع ممكن است در بلندمدت سبب كاهش فروش و نارضایتی مشتریان شود. از سوی دیگر، فراهم كردن خدمات در سطح عالی ممكن است اقتصادی به نظر نرسد و سبب زیان سازمان گردد.

ایجـــاد تعادل بین خدمات و هزینه ها مسئله ای است كه مدیران سیستم توزیع فیزیكی پیوسته با آن روبرو هستند. دلیل اصلی توجه به آن به عنوان یك وظیفه بازاریابی تغییرات محیطی روزافزون است.

در گذشته نگهداری موجودیهای زیاد كالا و موادخام برای سازمانها امری متداول بود. امروزه بخش خصــوصی و صنایع علی رغم خط مشی های متفاوت و دیدگاههای مختلف، میزان موجودیهای خود را در حداقل ممكن نگاه می دارند. نگهداری بیش از حد موجودی، اتلاف سرمایه تلقی می شود زیرا درآمدی را برای شركت ایجاد نمی كند.

▪ رابطه: تولید به موقع و مدیریت توزیع فیزیكی شركتهایی كه خواهان خدمات تولید به موقع از تامین كنندگان هستند اوقات كمی را روی مسائل ذخیره مواد و امور مربوط به آن صــرف می كنند و به طوركلی به خدمات عرضه كننده برای عدم وقفه در چرخه تولید متكی هستند. این سیستم توزیع به وسیله برخی از افراد شاغل در بخش تداركات یعنی افراد پیگیری كننده فعال می شود. این افراد وظیفه دارند كه پیشرفت سفارشات و محموله های ارسالی را نه تنها با عرضه كنندگان مستقیم چك كنند بلكه كل زنجیره عرضه را پوشش دهند.

خطوط تولید به طور وسیعی خود را با اتوماسیون تطبیق داده اند و قدرت خرید زیاد شركتها كنترل های غیرپولی را ایجاب می كند.

صرفه جوییهای وسیع مالی می تواند درنتیجه كاهش یا حذف هزینه های انبارداری ایجاد شود، درصورتی كه روش تولید به موقع به وسیله عرضه كنندگان به كار گرفته شود.

اگر در این اندیشه باشیم كه فرایند لجستیك صرفاً حمل و نقل را دربرمی گیرد، سخت در اشتباهیم. مدیریت توزیع فیزیكی در ارتباط با جریان كالاها از مرحله درخواست سفارش تا زمان تحویل به مشتری است. علاوه بر حمل و نقل، مدیریت توزیع فیزیكی مستلزم رابطه نزدیك با برنامه ریزی تولید، خرید و سفارش، كنترل مواد و انبارداری است. تمام این زمینه ها به منظور تعامل موثر با یكدیگر برای ایجاد سطح مناسب خدمات موردنیاز مشتری و هزینه های شركت باید كنترل شود.

تمام موارد فوق در ارتباط با یكدیگر باید با هزینه هایی قابل قبول، سطح مناسب خدمات موردنیاز مشتری را فراهم آورند.

▪ آمیخته مدیریت توزیع فیزیكی: مفاهیم اصلی مدیریت توزیع فیزیكی یا آمیخته آن عبارتند از:

۱ - پردازش سفارشات؛

۲ - سطوح موجودی؛

۳ - انبارداری؛

۴ - حمل ونقل.

مدیریت توزیع فیزیكی در ارتباط با تضمین این مطلب است كه تلاشهای فردی برای انجام وظیفه توزیع درحد مطلوب انجام می شود تا اهداف سازمان تحقق یابد.

این امر روش سیستمی یا نگرش سیستمی در مدیریت توزیع نام دارد و ویژگی اصلی آن این است كه تمامی عناصر فوق بایستی با یكدیگر ادغام شوند.

به دلیل اینكه مدیریت توزیع فیزیكی دارای یك مبنـــای علمی تعریف شده است تلاش می كنیم كه بعضی از روشهای تحلیلی كه مدیریت در توسعه یك سیستم لجستیك كارآمد به كار می گیرد، را نشان دهیم. دو مطلب اصلی باید مدنظر قرار گیرد:

۱ - موفقیت یك سیستم توزیع كارآمد، بر ادغام تلاشهــا متكی است. اهداف عمومی خدمات می تواند حاصل شود. گرچه ممكن است بعضی از موارد فردی و جزئی سیستم عمومی در حداكثر كارآیی انجام نشود. (دیدگاه سیستمی)؛

۲ - فراهم كردن حداكثر خدمات در حداقل هزینه امكان پذیر نیست.

خدمات سطح بالای درخواست شده ازطرف مشتریان، هزینه های بالاتری را نیاز دارد.

ابتدا سطح خدمات موردنیاز مشتری تعیین می شود، سپس شركت، شیوه های حداقل كردن هزینه ها را به كار می گیرد كه تحت هیچ شرایطی نباید به كاهش سطوح خدماتی مشخص شده قبلی منجر شود. (تعادل هزینه و خدمات).

▪ فرایند توزیع: فــــرایند توزیع از زمانی آغاز می شود كه تامین كننده سفارشی را از جانب مشتری دریافت می كند. مشتری از چگونگی سیستم توزیع تامین كننده و مشكلات آن آگاهی ندارد.

درواقع برای او فقط كارآیی سیستم توزیع اهمیت دارد. به عبارت بهتر، دریافت كالا در زمان موردنظر، خواسته او است.

زمان انتظار (LEAD - TIME) دوره زمانی است كه میان زمان سفارش و دریافت كالا وجود دارد. این زمان بسته به نوع كالا و سازمان می تواند متفاوت باشد.

مشتریان زمانی كه سفارش می دهند برپایه همان زمان توافقی برنامه تولید خود را شكل می دهند. آنها انتظار دارند كه برآوردهای زمانی دقیق باشد و تأخیر در تحویل برای آنها غیرقابل تحمل است.

▪ پردازش سفارشات: پردازش سفارشات اولین گام از مراحل فرایند لجستیكی است.

كارآیی این فرایند تاثیر مستقیم روی زمان انتظار دارد. سفــــارشات ازطریق بخش فروش دریافت می شود.

شركتها معمولاً روشی یكنواخت و منظم برای تامین سفارشات ایجاد می كنند و همین روشهای منظم است كه سبب می شود، تـــامین كنندگان به طور موفق سفارشات را انجام دهند.

معمولاً فیمابین خریدار و فروشنده برای عرضه مواد و تجهیزات توافق حاصل شده و زمانی كه خریدار به چیزی نیاز دارد، بدون نیاز به عقد قرارداد، سفارشات خریدار توسط فروشنده برآورده می شود. اگر این حالت بین طرفین ایجاد شود آن را منبع یابی مشاركتی می نامند.

سیستم سفارش باید سریع و دقیق عمل كند. بخشهای دیگر سازمان باید مطلع شوند كه درخواست سفارش واصل شده است و مشتری از زمان ارسال وتحویل دقیقاً مطلع شود. ضعف واحد فروش در امور دفتری و اداری یك مورد ناشناخته سوءتفاهم بین خریدار و فروشنده است. درهنگام بررسی تامین كنندگان، كارایی پردازش سفارشات عامل مهمی در ارزیابی آنها محسوب می شود. سیستم خدمات رایانه ای مناسب سبب می شود كه برنامه سطوح موجودی و تحویل به طور اتوماتیك به روز شود و مدیریت بتواند به سرعت و دقت، دید صحیحی از وضعیت فروش به دست آورد. همان طور كه دستورالعمل های طراحی شده برای كوتاه كردن سیكل سفارش اهمیت دارد، دقت در پردازش سفارشات نیز مهم است.

▪ موجودی: مدیریت موجودیها یك مسئله مهم در مدیریت توزیع فیزیكی است زیرا سطوح موجودی تاثیر مستقیم روی میزان خدمات و رضایت مشتریان دارد. حد مطلوب موجودی برای شركت بستگی به بازار و محیطی دارد كه در آن فعالیت می كند. كمتر شركتی می تواند ادعا كند كه هیچگاه مشكل كمبود موجودی نداشته است، ولــی چنانچه این امر اتفاق بیفتد به طور طبیعی سهم بازار شركت به سوی رقبا متمایل می شود.

تكنیك های كنترل سطوح موجودی وجود دارد كه فعلاً موضوع بحث ما نیست. موجودی كمتر از نقطه سفارش سبب وقفه در خطوط تولید می شود و موجودی بیشتر از حد، غیرضروری بوده و سبب تحمیل هزینه های اضافی می گردد.

تحلیل هزینه / موجودی در نگرش سیستمی برای مدیریت توزیع فیزیكی قابل بحث است. مــــوجودیها نشان دهنده هزینه هــای فرصتی هستند.

زیرا همواره تامین كنندگان برای عرضه محصولات خود به سازمان ما درحال رقابت هستند. اگر، شركت خواهان سطح موجودی بالا باشد، منافع این امر باید بیشتر از هزینه حمل آن به دفعات باشد.

گاهی اوقات یك شركت ممكن است مجبور شود برای اجرای تعهدات فرد موجودیهای زیادی را در انبار نگاه دارد كه این امر به دلیل كمبود زمان اجرای تعهدات است. در ایــن حالت شركت باید جهت كاهش هزینه ها در دیگر زمینه های مدیریت توزیع فیزیكی اقدام كند.

منبع: www.marketing masters.co.uk/geoff/physical disrib.doc

مترجم: منوچهر متكی

---